Планирование закупок
Система считает потребность по каждой позиции — из прогноза спроса, остатков, сроков поставки, минимальных партий и доступных денег — и каждое утро выдаёт план заказа с объяснением каждой строки. Решение остаётся за закупщиком.
Иллюстрация показывает рабочий контур направления; конкретные шаги и интеграции разобраны ниже.
Как это выглядит без автоматизации
Пока ассортимент помещался в голове закупщика, заказы «по ощущениям» работали. На тысяче и более SKU это заканчивается всегда одинаково: по ходовым позициям — дефицит в сезон, по остальным — склад, забитый неликвидом. Деньги компании лежат на полках, причём именно там, где не нужны.
Заказ считается от остатка на сегодня, а не от спроса завтра
Закупщик смотрит текущий остаток и заказывает «как в прошлый раз». Сезонный рост, тренд, длинное плечо поставки и его разброс в Excel не помещаются — товар заканчивается за неделю до прихода следующей партии.
Дефицит по ходовым позициям — упущенная выручка каждый день
Типично 5–8% спроса приходится на позиции «нет в наличии». Клиент не ждёт: покупает у конкурента, а в опте нередко переносит туда весь заказ целиком — добирать в двух местах неудобно.
Излишки съедают оборотку и склад
По 15–25% позиций запаса хватит на полгода и больше: когда-то заказали «с запасом», спрос не подтвердился. Эти деньги заморожены, место занято, впереди — уценка и списание.
Тысячи позиций физически не пересчитать руками
Закупщик успевает вдумчиво посчитать А-группу, остальные 80% ассортимента заказываются по накатанной. Один цикл расчёта занимает 2–3 дня — и устаревает в день выгрузки остатков.
Во что это обходится: Дистрибьютор с запасом 45 млн ₽: около 20% запаса — излишки, то есть 9 млн ₽ заморожено (стоимость этих денег при 20% годовых — 150 000 ₽/мес). Плюс дефицит 6% спроса при выручке 30 млн ₽ и марже 20% — ещё ~360 000 ₽ недополученной маржи. Итого ~510 000 ₽ в месяц — цена закупок по интуиции.
Возможности системы
Мы строим расчётный контур поверх ваших систем: 1С, WMS и каналов продаж. Каждую ночь он пересчитывает прогноз спроса и потребность по каждому SKU и складу, а утром закупщик получает готовый план заказа — с объяснением, откуда взялась каждая цифра. Система рекомендует, человек решает: утверждённый заказ уходит обратно в 1С.
Прогноз спроса по каждой позиции
Модель учитывает сезонность, тренд, промо и календарь. Редкие и «рваные» позиции прогнозируются вероятностно — вместо бессмысленного среднего за три месяца, которое для них всегда врёт.
Точка заказа и страховой запас — по фактическим срокам
Момент заказа считается с учётом срока поставки и его реального разброса, восстановленного из истории приходов. Сервис-уровень задаётся по группам: по А-группе — 98%, по хвосту ассортимента дешевле допустить редкий дефицит, чем держать запас.
Ограничения поставщика встроены в расчёт
Минимальные партии, кратность коробки и паллеты, график приёма заказов, альтернативные поставщики одной позиции. План собирается по поставщикам так, чтобы его можно было отправить без ручной доводки.
Деньги — тоже ограничение
Если бюджет закупки ограничен, система ранжирует строки по риску дефицита и марже и показывает, чем вы жертвуете при урезании. План закупки сходится с деньгами компании, а не живёт отдельной жизнью.
Каждая рекомендация — с объяснением
Не «закажите 240 штук», а: остаток, прогноз, срок поставки, страховой запас, минимальная партия — и дата, когда без заказа наступит дефицит. Закупщик проверяет логику, а не верит на слово.
Контроль результата на дашборде
Дефицит, излишки, оборачиваемость и точность прогноза по товарным группам — на одном экране руководителя. Видно, где модель ошибается и сколько денег система приносит фактически.
Путь одного события через систему
Каждый шаг оставляет след в журнале: любое решение системы можно открыть и проверить — что пришло, что проверено, что сделано.
Ночной сбор данных
Остатки по складам, продажи за день, открытые заказы поставщикам, приходы и цены собираются из 1С, WMS и каналов продаж. Ручных выгрузок нет — контур живёт на API и расписании.
Пересчёт прогноза спроса
По каждой позиции и складу обновляется прогноз с сезонностью и трендом. Периоды, когда товара не было на складе, не считаются нулевым спросом — история дефицита учтена, иначе модель занижала бы потребность.
Расчёт потребности
Для каждого SKU определяется дата будущего дефицита с учётом срока поставки и его разброса, затем объём заказа — с учётом минимальной партии, кратности и графика поставщика.
Сборка плана закупки
Строки группируются по поставщикам и проверяются против бюджета закупки. При нехватке денег план ранжируется по риску дефицита и марже — видно, что режем и чем это грозит.
Закупщик решает
Утром план на экране: каждая строка раскрывается в объяснение. Закупщик правит, что считает нужным, и утверждает — заказ выгружается в 1С и уходит поставщику письмом, через EDI или API.
Сверка факта и дообучение
Система сравнивает прогноз с фактом продаж, ловит опоздания поставщиков и обновляет сроки. Дефицит, излишки и оборачиваемость считаются ежедневно — эффект внедрения виден в цифрах, а не в ощущениях.
Что происходит по неделям
Каждый этап заканчивается результатом, который вы видите и принимаете. Оплата привязана к приёмке, а не к обещаниям.
Аудит данных и процесса закупки
Выгружаем историю продаж, остатков и приходов за 1–2 года, проверяем полноту: фиксируются ли сроки поставки, есть ли история дефицита, насколько учёт остатков совпадает со складом. Разбираем, как заказ считается сейчас и какие ограничения закупщики держат в голове.
Витрина данных и проверка прогноза на истории
Строим витрину: очищенная история спроса с восстановлением периодов дефицита, справочники поставщиков со сроками из фактических приходов. Обучаем модель прогноза и прогоняем бэктест: как она отработала бы прошлый год против вашего фактического метода.
Движок пополнения
Настраиваем расчёт точек заказа и страховых запасов под согласованные сервис-уровни, встраиваем ограничения: минимальные партии, кратность, график и календарь поставщиков, бюджет закупки. Прогоняем расчёт на живых данных.
Рабочее место закупщика и интеграция с 1С
Собираем интерфейс плана: строки с объяснениями, правки, утверждение. Настраиваем выгрузку утверждённого заказа в 1С и отправку поставщикам принятым у вас способом — документ, письмо, EDI.
Параллельный пилот
Две-три товарные группы ведутся по рекомендациям системы, остальные — по-старому. Еженедельно сверяем дефицит, излишки и оборачиваемость пилотных групп с контрольными, разбираем каждый промах модели и правим настройки.
Раскатка и сопровождение
Расширяем контур на весь ассортимент и склады, следим за точностью прогноза, дообучаем модель на свежих данных, обновляем ограничения при смене поставщиков и условий.
Модельный расчёт: из чего складывается эффект
Не «до 90% экономии», а конкретная модель с вводными, которые можно оспорить и пересчитать под себя.
| Показатель | Сейчас | После внедрения |
|---|---|---|
| Товарный запас | 45 млн ₽ | 38 млн ₽ (−15%) |
| Дефицит (неудовлетворённый спрос) | 6% | 2–2,5% |
| Доля излишков в запасе | ~20% | 8–10% |
| Оборачиваемость запаса | 56 дней | 48 дней |
| Цикл расчёта заказа | 2–3 дня работы закупщика | ночной пересчёт + 1–2 часа проверки |
Полная цена владения — три составляющие
Никаких скрытых платежей: внешние сервисы вы оплачиваете напрямую по своим договорам, мы не делаем наценку на чужие тарифы.
Внедрение
- типовой проект: 850 000 ₽
- срок: 8–14 недель
- диагностика, разработка, интеграции, пилот
- документация и обучение команды
Поддержка
- мониторинг и реагирование по SLA
- исправление дефектов бесплатно
- обновление сценариев и интеграций
- ежемесячный отчёт о работе системы
Эксплуатация
- Облако под витрину данных и ночной расчёт (PostgreSQL/ClickHouse): 5 000 – 25 000 ₽/мес
- Хранение истории продаж и прогнозов (S3): до 3 000 ₽/мес
- Обмен заказами с поставщиками через EDI-провайдера (если используется): по тарифу провайдера, от 3 000 ₽/мес
- LLM-токены на текстовые пояснения к рекомендациям (опционально): 1 000 – 5 000 ₽/мес
- число складов и товарных групп в первом контуре запуска
- качество данных: если сроки поставки и история дефицита нигде не фиксировались, добавляется этап восстановления
- куда встраиваем рекомендации: отдельная веб-панель быстрее, обработка внутри 1С дольше
- как отправляются заказы поставщикам: выгрузка в 1С, письма, EDI или API поставщика
- характер спроса: стабильные позиции проще, рваный спрос и короткий жизненный цикл товара требуют больше работы с моделью
Участие заказчика
На диагностике достаточно обезличенных примеров. Боевые доступы — только после договора и NDA, через защищённые каналы.
С чем соединяем
Работаем с тем, что у вас уже есть. Если вашей системы нет в списке — скорее всего, подключимся через API: уточним на диагностике.
Как это решение работает в разных бизнесах
Дистрибьютор, 6 000 SKU, два закупщика: расчёт заказа занимал три дня в Excel и покрывал только А-группу. После внедрения запас снизился на 18% — высвобождено ~8 млн ₽, дефицит по ходовым позициям упал с 7% до 2%, план по всем поставщикам готов каждое утро.
Сеть из 30 магазинов с распределительным центром: заказ на РЦ и подсортировка точек считаются от прогноза по каждому магазину с учётом графика подвоза. Списания скоропортящихся категорий сократились на четверть — при этом полка не опустела.
Продавец на Wildberries и Ozon, 3 000 SKU, поставки из Китая с плечом 45–60 дней: система считает заказ под длинное плечо и его разброс и следит за лимитами приёмки складов. Нулевых остатков в высокий сезон стало втрое меньше — карточки не теряют позиции в выдаче.
Завод, 1 200 позиций сырья и комплектующих: потребность считается от плана производства и фактического расхода, страховые запасы пересчитаны по разбросу сроков каждого поставщика. Запас материалов снизился на 20% — без единого простоя линии за полгода наблюдения.
Сеть автосервисов с центральным складом запчастей на 8 000 SKU: система развела регулярные позиции (масла, фильтры, колодки) и заказные. Доля ремонтов в статусе «ждём запчасть» упала с 15% до 5%, неликвид перестал расти.
Что обычно спрашивают
В 1С уже есть управление запасами. Зачем что-то ещё?
Насколько точен прогноз? Что будет, когда модель ошибётся?
Сроки поставки у нас нигде не записаны, справочники неполные. Это стоп?
Закупщики не примут советы от машины.
Что если денег на весь рекомендованный план не хватит?
Сколько нужно истории данных для старта?
Когда это решение не окупится
- ассортимент меньше ~1 000 SKU: закупщик справляется таблицей, эффект не окупит внедрение — начните с прогнозирования спроса или управленческой отчётности
- истории продаж меньше года: модели не на чем учиться — сначала накопите данные в учётной системе
- закупки только под заказ клиента, без собственного склада: оптимизировать запас негде, важнее цена и срок — посмотрите сравнение поставщиков
- учёт остатков расходится с реальным складом на десятки процентов: сначала инвентаризация и складской учёт, иначе рекомендации будут считаться от фикции
- ожидание полного автозаказа с первого дня: первые 2–3 месяца система работает рекомендациями рядом с закупщиком — это осознанный этап внедрения, а не недоделка
Если на диагностике расчёт не сойдётся — мы предложим более простой вариант или честно скажем, что автоматизация вам пока не нужна. Это дешевле для всех, чем проект ради проекта.
Сравнение поставщиков
Единая модель оценки поставщиков: цена, сроки, качество, история исполнения и риски — вместо выбора по последнему КП и личным отношениям. Карточка каждого поставщика с фактами и сверка счетов с согласованными условиями.
Финансы и закупкиПрогноз денежного потока
Система собирает историю и планы из 1С, банков и CRM и каждое утро строит прогноз остатков на 13 недель вперёд по трём сценариям. Кассовый разрыв виден за месяц-полтора — когда его ещё можно закрыть плановыми деньгами, а не экстренным займом.
Аналитика и прогнозированиеПрогнозирование спроса
Модель на вашей истории продаж считает спрос по каждой паре «товар — точка» с учётом сезонности, промо и трендов, а затем сверяет прогноз с фактом и объясняет отклонения. Результат уходит прямо в закупки и производство: меньше дефицита при меньшем складском запасе.
Посчитать «Планирование закупок» на ваших цифрах?
Пришлите объёмы и пару примеров — вернёмся с картой процесса, честным расчётом экономики и точной сметой. Если не сойдётся — так и скажем.
