Автоматизация для транспортных компаний
Автоматизация транспортной компании: меньше пустого пробега, больше рейсов в окне
В перевозках маржа живёт в двух местах: в километре и в дне отсрочки. Мы убираем лишний пробег, недогруз, ручную сборку рейсов и бумажный документооборот — программно, поверх вашей телематики, TMS и 1С.
автоматизация для транспортных компаний
Транспорт и логистикаСпецифика отрасли — глазами инженера
Транспортная компания зарабатывает на разнице между ставкой за рейс и себестоимостью километра, а теряет — на мелочах, которые никто не считает: холостой прогон между выгрузкой и следующей погрузкой, четыре свободных паллетоместа, час простоя на терминале, неделя до выставленного счёта. При парке 20–200 машин весь этот учёт держится на памяти диспетчера и на телефоне: план собирается в Excel, статус рейса узнают звонком, ТрН едет в кабине до конца недели. Ничего из этого не требует замены систем — телематика, TMS и 1С у вас уже есть, не хватает алгоритмического слоя поверх них, и он ставится удалённо.
Где утекают деньги
Боли отрасли — с ценниками, а не эпитетами
Каждая проблема ниже оцифрована на модельном примере. Узнаёте свою — значит, есть что считать на диагностике.
Лишний пробег и холостые прогоны
Маршрут собирается по опыту: диспетчер помнит, что до Воронежа удобно через М4, и ставит машины так, как ставил в прошлый вторник. Обратная загрузка ищется постфактум, когда борт уже разгрузился и стоит. Никто не считает, сколько километров в месяц компания проезжает вхолостую.
≈ 60 машин × 8 000 км = 480 000 км в месяц при переменных расходах 20 ₽/км — это 9,6 млн ₽. Даже 4% лишнего пробега = 19 200 км × 20 ₽ ≈ 384 000 ₽ в месяц, или 4,6 млн ₽ в год мимо кассы.
Недогруз: машина уходит с воздухом в кузове
В сборном рейсе остаются 4 паллетоместа из 33, но узнают об этом за час до выезда, когда догружать уже нечем. Ограничения по весу на ось, совместимости грузов и порядку выгрузки живут в голове логиста, поэтому кладут «с запасом» — так спокойнее.
≈ Разрыв между загрузкой 71% и достижимыми 85% — это примерно каждый шестой рейс, который везёт воздух. Консолидируется не всё, но даже осторожные −3% выездов на 1 200 рейсах = 36 рейсов × 8 000 ₽ средней себестоимости ≈ 288 000 ₽ в месяц.
Клиент узнаёт о срыве окна первым и звонит сам
Машина встала в очередь на терминале или попала в ремонт трассы — диспетчер увидит это, когда позвонит грузовладелец. Дальше идёт цепочка звонков: клиенту, водителю, на склад разгрузки, снова клиенту. Окно уже сорвано, обсуждается только степень вины.
≈ Из 1 200 рейсов в месяц 7% приходят вне окна — 84 рейса. Штрафы и удержания по контрактам 5 000–15 000 ₽ за случай плюс переезд заявки к конкуренту: 100 000–250 000 ₽ прямых потерь ежемесячно, не считая репутации в тендерах на следующий год.
Диспетчер собирает рейсы вручную по памяти
Вечером на столе 14 заявок и 9 свободных машин. Надо развести их по допускам, пропускам в центр, режиму труда и отдыха, окнам разгрузки и весогабариту. Хороший диспетчер делает это за два часа и делает неплохо, а в отпуске хорошего диспетчера план собирает тот, кто есть.
≈ 5 диспетчеров × 90 000 ₽ полной стоимости ставки = 450 000 ₽ ФОТ в месяц; до 40% времени уходит на ручной перебор вариантов — 180 000 ₽ в месяц за работу, которую алгоритм делает за 40 секунд. Качество плана при этом зависит от того, кто сегодня в смене.
Документы рейса оформляются на бумаге
ТрН, путевой лист, акт, счёт — водитель везёт пачку в кабине или присылает мятое фото в мессенджер. Оператор перебивает номера, даты, количество мест и грузоотправителя в 1С, потом ищет, у кого из клиентов не хватает подписанного экземпляра.
≈ 1 200 рейсов × 4 документа = 4 800 бумаг в месяц; 6 минут ручного ввода на документ = 480 часов, почти 3 полные ставки ≈ 216 000 ₽ в месяц. Плюс счёт уходит клиенту на 5–7 дней позже, чем мог бы, и ровно на столько же позже приходят деньги.
Дебиторка от грузовладельцев и слепая рентабельность рейса
Отсрочка по договору 30 дней, фактическая оплата — на 47-й, потому что напоминает тот, у кого дошли руки. Параллельно рентабельность считается котлом раз в месяц: какой конкретно рейс ушёл в минус, выясняется в квартальном закрытии, когда повторять его уже поздно.
≈ При выручке 26,4 млн ₽ в месяц каждые 7 дней просрочки замораживают 6,2 млн ₽ оборотных средств — это ~120 000 ₽ процентов по овердрафту ежемесячно. Плюс 8% убыточных рейсов (96 из 1 200) с минусом 5 000 ₽ каждый — ещё 480 000 ₽, которые видно только постфактум.
Один рабочий день
Как выглядит смена до и после автоматизации
сейчас
Всё держится на людях и памяти
0106:40 — водитель звонит: на терминале очередь на погрузку, окно у клиента в 11:00 уже нереально. Диспетчер обещает перезвонить и уходит разбираться.
0208:15 — сборка завтрашнего плана в Excel: 14 заявок, 9 машин, распределение по памяти — кто знает Ростов, у кого пропуск в центр, у кого добит тахограф.
0311:20 — грузовладелец звонит сам с вопросом, где машина. Диспетчер открывает телематику, ищет борт, перезванивает через 15 минут.
0414:00 — водитель фотографирует ТрН в кабине и присылает в мессенджер; снимок смазан, оператор просит переснять на следующей стоянке.
0517:30 — в сборном рейсе на завтра остаются 4 паллетоместа из 33, догружать некогда, машина уходит с воздухом.
0619:00 — бухгалтерия сверяет реестр за прошлый месяц: у трёх клиентов нет подписанных актов, счета не выставлены, оплата сдвигается ещё на месяц.
после внедрения
Система работает, люди решают
✓06:40 — телематика зафиксировала простой на терминале, система пересчитала ETA и сама предупредила клиента и диспетчера: прибытие в 12:30, окно переназначено.
✓08:15 — план на завтра собран за 40 секунд с учётом допусков, режима труда и отдыха, окон разгрузки и весогабарита. Диспетчер правит две строки и утверждает.
✓11:20 — грузовладелец не звонит: у него ссылка со статусом рейса и актуальным ETA, которая обновляется без участия людей.
✓14:00 — водитель снял ТрН в приложении, система распознала номер, дату, грузоотправителя и количество мест, сверила с заявкой и приложила к рейсу в 1С.
✓17:30 — свободные паллетоместа система показала за сутки и подобрала попутную заявку из очереди: машина уходит загруженной на 96%.
✓19:00 — по закрытым рейсам счета сформированы и ушли в тот же день, должникам с просрочкой три дня робот напомнил об оплате голосом и письмом.
Что внедрять
Порядок внедрения — от самого быстрого эффекта
Не нужно автоматизировать всё сразу. Ниже — приоритет для вашей отрасли: первые пункты дают эффект уже в первые месяцы и финансируют следующие шаги.
1
Оптимизация маршрутов
Склад и логистика · от 350 000 ₽
Километр — это основная статья себестоимости, и именно она собирается вручную. Алгоритм строит маршруты с учётом реальных ограничений: окна разгрузки, весогабарит, платные участки, режим труда и отдыха, пропускной режим в городах.
−4–8% пробега, −2–3 часа работы диспетчера в день
2Планирование загрузки транспорта
Склад и логистика · от 450 000 ₽
Недогруз незаметен в отчёте, но оплачивается полной стоимостью рейса. Система считает раскладку по массе, объёму и порядку выгрузки, показывает свободный объём заранее и подбирает под него догруз из очереди заявок.
коэффициент загрузки с 71% до 85%, −3–5% рейсов на том же объёме
3Прогноз времени доставки
Склад и логистика · от 450 000 ₽
Срыв окна стоит денег не сам по себе, а из-за того, что о нём узнают поздно. Прогноз ETA по телематике, пробкам и истории точек даёт предупреждение за часы, когда ещё можно передоговорить окно или переставить машину.
рейсы в окне с 93% до 97–98%, −50% звонков «где машина»
4Контроль транспорта и отклонений
Склад и логистика · от 350 000 ₽
Отклонение от маршрута, сверхнормативный простой, скачок расхода топлива и опоздание на погрузку сегодня всплывают выборочно и с задержкой. Система разбирает все рейсы и приносит диспетчеру только отклонения с контекстом.
−20–30% сверхнормативного расхода топлива и простоев
5Обработка накладных
Документы и знания · от 200 000 ₽
ТрН, путевые листы и акты — это данные, которые уже есть на бумаге и трижды перебиваются руками. Распознавание с проверкой по заявке закрывает рейс в день выгрузки, а не в конце недели, и ускоряет выставление счёта.
−70% ручного ввода, счёт клиенту на 5–7 дней раньше
6Напоминание об оплате
Звонки и контакт-центр · от 150 000 ₽
Грузовладелец платит тому, кто напоминает системно, а не тому, у кого дошли руки. Робот ведёт лестницу касаний по каждому счёту: письмо, голос, эскалация менеджеру, стоп-лист на новые заявки.
срок поступления оплаты −5–8 дней, высвобождение 4–7 млн ₽ оборотки
7BI-дашборды для бизнеса
Аналитика и прогнозирование · от 200 000 ₽
Пока рентабельность считается котлом раз в месяц, убыточные направления повторяются ещё три раза. Дашборд даёт маржу по рейсу, ₽/км по направлениям, загрузку и долю рейсов в окне на следующий день после выгрузки.
маржа рейса на следующий день вместо закрытия квартала
8Обработка электронной почты
Документы и знания · от 120 000 ₽
Заявки на перевозку приходят почтой в свободной форме, у каждого клиента свой шаблон. Разбор письма в структурированную заявку убирает ручное занесение и не даёт заявке пролежать до вечера в общем ящике.
заявка в системе за 3 минуты вместо 40, ноль потерянных писем
Стартовый пакет для транспортных компаний
«Диспетчерская без ручного планирования» — один проект, закрывающий главное
готовый состав · можно менять
Диспетчерская без ручного планирования
Стартовый пакет для парка 30–100 машин: закрывает четыре главные утечки — километр, недогруз, сорванное окно и бумажный рейс. Ставится поверх вашей телематики, TMS и 1С, без замены систем и без выезда на площадку.
- оптимизация маршрутов с ограничениями по окнам, весогабариту, платным участкам и режиму труда и отдыха
- планирование загрузки и подбор догрузов по свободному объёму в сборных рейсах
- прогноз ETA и автоматическое уведомление грузовладельца об изменении времени прибытия
- контроль отклонений: маршрут, простой, расход топлива, опоздание на погрузку
- распознавание документов рейса (ТрН, путевой лист, акт) со сверкой по заявке и выгрузкой в 1С
- дашборд руководителя: маржа рейса, ₽/км по направлениям, загрузка, доля рейсов в окне
Внедрение
1 300 000 – 2 100 000 ₽
Поддержка пакета
от 95 000 ₽/мес
Срок запуска
8–12 недель
Ожидаемый эффект
Пересчитать под себя −3,5–6% транспортных расходов и 97%+ рейсов в окне за квартал
Экономика
Модельный расчёт для типового предприятия
Профиль примераперевозчик, 60 машин, FTL и LTL по РФ, 1 200 рейсов/мес
Пробег и себестоимость480 000 км/мес, переменные расходы 20 ₽/км = 9,6 млн ₽/мес
Диспетчерская5 диспетчеров, полная стоимость ставки 90 000 ₽/мес
Документооборот4 800 документов рейса в месяц, 6 минут ручного ввода на каждый
Расчёты с клиентамивыручка 26,4 млн ₽/мес, деньги приходят на 47-й день, овердрафт 24% годовых
| Показатель | Сейчас | После внедрения |
|---|---|---|
| Переменные расходы парка | 9,6 млн ₽/мес | ≈ 9,26 млн ₽/мес (−3,5%) |
| Коэффициент загрузки по объёму | 71% | 84–88% |
| Рейсы в согласованном окне | 93% | 97–98% |
| Ручной ввод документов рейса | 480 часов/мес | 140–150 часов/мес (проверка исключений) |
| Срок поступления оплаты | 47 дней | 40 дней |
Денежный эффект+746 000 ₽/мес
Расходы на систему−145 000 ₽/мес
Окупаемость внедрения3 месяца
Модельный расчёт. Складываем: −3,5% переменных расходов парка за счёт маршрутов и консолидации догрузов (336 000 ₽); одна диспетчерская ставка из пяти уходит с перебора вариантов на работу с клиентами (90 000 ₽); распознавание документов снимает 70% ручного ввода (150 000 ₽); минус 7 дней к сроку оплаты высвобождают 6,2 млн ₽ оборотных средств — 120 000 ₽ процентов в месяц; предупреждение о смещении ETA сокращает штрафы за сорванные окна вдвое (50 000 ₽). Расходы: поддержка 95 000 ₽ и эксплуатация 50 000 ₽ (OCR 4 800 страниц, LLM, серверы, картографические сервисы). Дополнительная выручка от высвобожденных машин в модель не заложена — считаем только снижение затрат. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.
Сомнения владельца
Отвечаем на возражения прямо
У нас сезон: зимой провал, летом завал. Система будет полгода простаивать.
В низкий сезон планировщик работает на другую задачу: меньше заявок — острее вопрос загрузки, и алгоритм режет как раз недогруженные рейсы и холостые прогоны. В пик он даёт то, чего в пик не купишь — пропускную способность диспетчерской без найма. Поддержка фиксированная, эксплуатация считается по факту объёма, так что в тихие месяцы счёт меньше.
Диспетчеры не примут алгоритм, а водители начнут глушить датчики.
Алгоритм не отправляет машины сам: он готовит план, диспетчер правит и утверждает — решение остаётся за человеком, уходит только перебор вариантов. С водителями вопрос не технический, а мотивационный: контроль отклонений имеет смысл вместе с прозрачным расчётом премии за экономию топлива и рейсы в окне. Эту логику проектируем вместе с вами на старте.
У нас 1С:TMS, Wialon и самописный учёт заявок — туда ничего не встроить.
Мы ничего не заменяем и не переписываем: подключаемся к тому, что есть, через API телематики, обмен с 1С и базу вашего учёта, читаем данные и возвращаем результат обратно в привычные экраны. Работаем полностью удалённо, только программная часть. Если у самописа нет ни API, ни доступа к базе — скажем об этом на бесплатной диагностике, до договора, а не на третьем месяце проекта.
А ЭТрН, тахографы, режим труда и отдыха, «Платон» — вы это учтёте?
Нормы режима труда и отдыха и остаток по тахографу — это жёсткие ограничения планировщика: рейс, который водитель физически не может выполнить легально, система не предложит. Платные участки и пропускной режим учитываются в стоимости маршрута. По электронным транспортным накладным мы не подменяем оператора ЭДО и ГИС ЭПД, а работаем рядом: распознаём бумажные экземпляры и подхватываем электронные, пока парк переходит постепенно. Персональные данные водителей остаются в вашем контуре, требования 152-ФЗ учитываем в архитектуре.
Наш старший диспетчер за 12 лет знает всё: где разворот, где не пускают, кому какую машину. Алгоритм так не сможет.
И не должен угадывать — эти знания заводятся в систему как правила: запреты по точкам, предпочтения по водителям, реальное время выгрузки на конкретном складе вместо договорного. Первые две недели после запуска мы сравниваем ручной план и машинный на одних и тех же заявках и показываем разницу в километрах. Если ваш диспетчер стабильно лучше — правила донастраиваем, а не спорим с ним.
Что будем измерять после запуска
доля холостого пробега и ₽ себестоимости на километркоэффициент загрузки по массе и по объёмудоля рейсов, прибывших в согласованное окномаржа рейса и доля убыточных рейсовсрок от выгрузки до выставленного счёта, днисрок поступления оплаты и доля просроченной дебиторки
Первый шаг — диагностика
Посчитаем эффект для вашего бизнеса?
Расскажите о своём предприятии — сколько точек, людей, обращений. Вернёмся с персональной картой автоматизации и честным расчётом окупаемости. Бесплатно.
Можно голосом: запишите сообщение прямо в форме — расшифруем и разберём сами
NDA по запросу до передачи любых данных
Смета и план этапов — до договора, оплата только по принятым этапам
Ответ живого инженера, а не менеджера по продажам