Напоминание об оплате
Система сама ведёт каждый выставленный счёт до оплаты: вежливо напоминает по каскаду каналов — от письма до голосового звонка, принимает обещание платежа и мгновенно замолкает, как только деньги поступили. Менеджерам остаются только спорные случаи.
Иллюстрация показывает рабочий контур направления; конкретные шаги и интеграции разобраны ниже.
Как это выглядит без автоматизации
Просроченная дебиторка редко возникает из-за злостных неплательщиков. Чаще счёт просто тонет: у бухгалтера контрагента он лежит двадцать седьмым в стопке, у родителя ученика — погребён под уведомлениями. А напоминать неудобно: менеджеры откладывают неприятные звонки, и долг тихо стареет.
Обзвон должников — работа, которую откладывают все
Просить деньги неприятно. Менеджер сначала сделает всё остальное и только потом позвонит двум-трём самым крупным должникам. Систематически, каждый день, по всем счетам не звонит никто: на 700 просроченных счетов в месяц нужна отдельная ставка, которую никто не выделяет.
Замороженные деньги стоят конкретных денег
Кассовый разрыв закрывается овердрафтом или задержкой платежей поставщикам. При ставке 24% годовых каждый миллион просроченной дебиторки обходится примерно в 20 000 ₽ в месяц — просто за то, что деньги лежат не у вас.
Старый долг возвращается хуже нового
Пока просрочка меньше месяца, хватает напоминания. После 60–90 дней у контрагента меняется бухгалтер, спорные детали забываются, и долг переходит в категорию, где нужны претензии и юристы. Раннее системное напоминание дешевле любой претензионной работы.
Напоминают громким, копят мелких
Вручную звонят крупным и заметным должникам. Сотни мелких счетов по 5–15 тысяч рублей не трогает никто: по отдельности — мелочь, вместе — миллионы, которые незаметно стареют в отчёте по дебиторке.
Во что это обходится: 6 500 000 ₽ просроченной дебиторки × 24% годовых ≈ 130 000 ₽/мес стоимости замороженных денег + 84 часа ручного обзвона (≈ 42 000 ₽ ФОТ) + списания безнадёжных долгов ≈ 85 000 ₽/мес — ручной процесс обходится порядка 250 000 ₽ в месяц.
Возможности системы
Мы строим программный контур поверх вашего биллинга или 1С: система сама ведёт каждый счёт от выставления до оплаты. Напоминания идут каскадом от дешёвых каналов к настойчивым, тексты и тон утверждаете вы, а платёж, поступивший в учётную систему, мгновенно останавливает цепочку. Это не коллекторский робот: система возвращает забывчивых, а спорные и конфликтные случаи отдаёт людям.
Каскад каналов — от дешёвого к настойчивому
Сначала письмо или сообщение в мессенджере, затем SMS, и только для тех, кто не отреагировал, — голосовой звонок. Большинство платит после бесплатных цифровых касаний; дорогие каналы достаются меньшинству.
Замолкает сразу после оплаты
Система сверяется с биллингом: поступление денег снимает счёт с каскада на любой ступени в течение часа. Ситуация «мы уже оплатили, а вы звоните» исключена архитектурно, а не обещанием.
Принимает обещание платежа
На фразу «оплатим в пятницу» робот фиксирует дату, ставит каскад на паузу и возвращается, только если обещание не исполнено. Все обещания видны в CRM — по клиенту накапливается платёжная история.
Даёт оплатить в один клик
В каждом сообщении и после звонка — ссылка на оплату по СБП или на выставленный счёт. Между «вспомнил» и «заплатил» не остаётся ни поиска реквизитов, ни звонка в вашу бухгалтерию.
Спорное переводит человеку
«Услуга не оказана», «счёт не получали», несогласие с суммой — робот не спорит, а создаёт задачу ответственному менеджеру с записью разговора и всей историей касаний. Конфликт гасится на первой реплике.
Разный тон для разных сегментов
До срока — сервисное напоминание, первые дни просрочки — вежливое, глубокая просрочка — настойчивое, но корректное. VIP-клиентов и госконтракты можно исключить из каскада или вести отдельным мягким сценарием.
Путь одного события через систему
Каждый шаг оставляет след в журнале: любое решение системы можно открыть и проверить — что пришло, что проверено, что сделано.
Счёт попадает в каскад
При выставлении счёта в 1С или биллинге система заводит цепочку напоминаний: сумма, срок, контакты плательщика, сегмент и применимые правила — всё подтягивается автоматически.
Преднапоминание до срока
За 2–3 дня до срока — письмо или сообщение в мессенджере: сумма, дата, ссылка на оплату. Самая бесконфликтная ступень: заметная часть просрочек не возникает вовсе.
SMS в день срока и в первые дни просрочки
Короткое SMS с суммой и ссылкой. Между ступенями выдержаны паузы: система не бомбит клиента, а ведёт его по согласованному расписанию.
Голосовой звонок тем, кто не отреагировал
Робот называет счёт и сумму, спрашивает о сроках, принимает обещание платежа и фиксирует дату. Звонки идут только в разрешённое время, частота ограничена настройками каскада.
Оплата или обещание останавливают цепочку
Платёж в биллинге снимает счёт с каскада в течение часа. Обещание платежа ставит цепочку на паузу до названной даты — и возобновляет её, только если деньги не пришли.
Спорное — менеджеру, картина — финдиректору
Возражения уходят задачей ответственному с полной историей касаний. Дашборд показывает дебиторку по возрасту и стадиям каскада: видно, что вернётся само, а где нужно вмешаться.
Что происходит по неделям
Каждый этап заканчивается результатом, который вы видите и принимаете. Оплата привязана к приёмке, а не к обещаниям.
Аудит дебиторки и правил
Выгружаем из 1С/биллинга реестр счетов и оплат за 6–12 месяцев: считаем долю просрочки по сегментам, суммам и возрасту, смотрим, кто и как напоминает сейчас. Сегментируем плательщиков и согласуем политику: с какого дня начинаем, сколько ступеней, кого исключаем.
Тексты и голосовой сценарий
Пишем тексты каждой ступени для каждого канала — от сервисного преднапоминания до настойчивого звонка. Проектируем голосовой диалог: подтверждение суммы, приём обещания платежа, реакции на «уже оплатил» и «счёт не получали». Частоту и время контактов сверяем с вашим юристом.
Интеграция с биллингом и каналами
Подключаемся к 1С/биллингу (счета, оплаты, контрагенты, контакты), к телефонии, SMS-шлюзу, мессенджерам и почте. Настраиваем главное — обратную связь по оплатам: поступивший платёж снимает счёт с каскада. Если выбрана оплата в один клик — генерация ссылок СБП и сверка поступлений.
Пилот на одном сегменте
Запускаем каскад на ограниченном сегменте — например, счета до 50 000 ₽ с просрочкой до 30 дней. Ежедневно разбираем результаты: сколько оплат после каждой ступени, сколько обещаний исполнено, были ли жалобы. Правим формулировки и паузы между ступенями.
Полный запуск и дашборд
Расширяем каскад на весь портфель счетов. Настраиваем дашборд для финдиректора: дебиторка по возрастам и стадиям, обещания платежей, эскалации. Обучаем менеджеров работе со спорными случаями — им приходят задачи с полным контекстом разговора.
Тюнинг каскада
Ежемесячно смотрим конверсию ступеней: где платят после письма, а где нужен звонок. Убираем лишние касания, усиливаем работающие, обновляем тексты и правила при изменениях в биллинге, тарифах и составе клиентов.
Модельный расчёт: из чего складывается эффект
Не «до 90% экономии», а конкретная модель с вводными, которые можно оспорить и пересчитать под себя.
| Показатель | Сейчас | После внедрения |
|---|---|---|
| Доля счетов, оплаченных в срок | 72% | 85–88% |
| Просроченная дебиторка в моменте | ≈ 6 500 000 ₽ | ≈ 4 000 000 ₽ |
| Время менеджеров на обзвон | 84 часа в месяц | ≈ 14 часов (только спорные случаи) |
| Средняя длительность просрочки | 12 дней | 4–6 дней |
| Списания безнадёжных долгов | ≈ 85 000 ₽/мес | ≈ 45 000 ₽/мес |
Полная цена владения — три составляющие
Никаких скрытых платежей: внешние сервисы вы оплачиваете напрямую по своим договорам, мы не делаем наценку на чужие тарифы.
Внедрение
- типовой проект: 280 000 ₽
- срок: 4–7 недель
- диагностика, разработка, интеграции, пилот
- документация и обучение команды
Поддержка
- мониторинг и реагирование по SLA
- исправление дефектов бесплатно
- обновление сценариев и интеграций
- ежемесячный отчёт о работе системы
Эксплуатация
- SMS через агрегатор: 3–6 ₽ за сообщение
- Телефония, синтез и распознавание речи: 3–6 ₽ за минуту звонка
- Языковая модель для диалогов и разбора ответов: 1 000–5 000 ₽/мес на типовых объёмах
- WhatsApp Business API (если подключаем): 2 000–6 000 ₽/мес + 4–8 ₽ за диалог
- сложность интеграции с биллингом: типовая 1С быстрее, самописный биллинг или несколько юрлиц дольше
- число сегментов и ступеней каскада с отдельными правилами, текстами и расписаниями
- набор каналов: SMS и голос — базово; мессенджеры и почта снижают переменные расходы, но добавляют интеграций
- оплата в один клик: генерация ссылок СБП/ЮKassa и автоматическая сверка поступлений
- B2C-портфель: дополнительная логика законных лимитов частоты и времени контактов
Участие заказчика
На диагностике достаточно обезличенных примеров. Боевые доступы — только после договора и NDA, через защищённые каналы.
С чем соединяем
Работаем с тем, что у вас уже есть. Если вашей системы нет в списке — скорее всего, подключимся через API: уточним на диагностике.
Как это решение работает в разных бизнесах
УК на 4 000 лицевых счетов: каждый пятый житель оплачивает квитанцию с опозданием, бухгалтер обзванивает должников между сверками. Каскад из сообщения в мессенджере, SMS и звонка поднял собираемость к 10-му числу с 83% до 91%, ручной обзвон остался только по хроническим неплательщикам.
Оптовая компания, 600 клиентов с отсрочкой 14 дней: менеджеры напоминали только крупным должникам, мелкие счета старели незамеченными. Система напоминает за 3 дня до конца отсрочки и дальше по каскаду — средняя просрочка сократилась с 11 до 4 дней, из дебиторки высвободилось около 3 000 000 ₽ оборотных денег.
Сеть языковых школ, 1 200 учеников с помесячной оплатой: администраторы стеснялись напоминать родителям о деньгах, к 10-му числу платили 60% семей. Вежливое преднапоминание со ссылкой на оплату подняло долю оплат в срок до 85%, а разговоры о долгах перестали доставаться педагогам.
Сеть фитнес-клубов с годовыми картами в рассрочку: каждый шестой взнос зависал, менеджеры тратили вечера на обзвон. Робот напоминает за 3 дня, в день платежа присылает ссылку и принимает обещание оплаты — вовремя приходит более 90% взносов, вечерний обзвон отменён.
Транспортная компания, сотни счетов за перевозки с отсрочкой 30 дней: о должниках вспоминали на квартальной сверке, когда долг уже старел. Напоминания стартуют до срока и эскалируются автоматически — дебиторка старше 30 дней сократилась примерно на 40% за два месяца.
Что обычно спрашивают
Не испортят ли автоматические напоминания отношения с клиентами?
Это не коллекторская деятельность? Что с 230-ФЗ?
У нас самописный биллинг. Подключитесь?
Клиент говорит роботу, что уже оплатил. Что происходит?
Когда лучше начинать напоминать — до срока или после?
Сколько стоят сами уведомления при нашем объёме?
Когда это решение не окупится
- меньше ~2 000 уведомлений в месяц — контур не окупится: хватит задач в CRM или шаблонного SaaS-обзвона
- портфель из 5–10 крупных контрактов — там дебиторкой управляет личный звонок руководителя, а не каскад
- долги старше 90 дней и конфликтные взыскания — это претензионная работа юристов; система передаёт туда счета, но не заменяет её
- счета выставляются вручную и нигде системно не учитываются — сначала нужен порядок в биллинге (поможем настроить)
- ожидание, что робот вернёт деньги тех, кто не платит осознанно, — система возвращает забывчивых и дисциплинирует необязательных, но не заменяет суд
Если на диагностике расчёт не сойдётся — мы предложим более простой вариант или честно скажем, что автоматизация вам пока не нужна. Это дешевле для всех, чем проект ради проекта.
Робот для исходящего обзвона
Прозванивает базы по сценарию: подтверждения, напоминания, опросы, реактивация. Распознаёт ответ по смыслу, фиксирует каждый результат в CRM, нестандартные разговоры переводит на сотрудников.
Звонки и контакт-центрПодтверждение записи и визита
Напоминает клиенту о визите в мессенджере и голосом, принимает подтверждение, перенос или отмену и сам обновляет расписание. Освободившиеся окна сразу предлагает листу ожидания — неявки снижаются с 8–15% до 4–6%.
Финансы и закупкиПлатёжный календарь
Единая очередь платежей вместо заявок в чатах: маршруты согласования, контроль лимитов по статьям, приоритеты и остаток на счетах по дням на месяц вперёд. Кассовый разрыв виден за три недели, а не в день зарплаты.
Посчитать «Напоминание об оплате» на ваших цифрах?
Пришлите объёмы и пару примеров — вернёмся с картой процесса, честным расчётом экономики и точной сметой. Если не сойдётся — так и скажем.
