Платёжный календарь
Единая очередь платежей вместо заявок в чатах: маршруты согласования, контроль лимитов по статьям, приоритеты и остаток на счетах по дням на месяц вперёд. Кассовый разрыв виден за три недели, а не в день зарплаты.
Иллюстрация показывает рабочий контур направления; конкретные шаги и интеграции разобраны ниже.
Как это выглядит без автоматизации
Пока заявки на оплату живут в чатах, почте и устных договорённостях, платёжный день выглядит так: казначей с утра собирает реестр по крупицам, финансовый директор согласует по телефону между встречами, а остаток проверяется в банк-клиенте «на сейчас». Что будет со счётом через две недели, не знает никто — пока не наступает день зарплаты или НДС.
Заявки теряются и дублируются
Счёт приходит снабженцу в почту, пересылается в чат бухгалтерии, тонет под сотней сообщений. Итог: часть счетов оплачивается с просрочкой и пенями, часть — дважды, потому что поставщик прислал тот же счёт повторно. Казначей тратит 2–3 часа в день на сбор реестра и ответы «где мой платёж».
Согласование — чёрный ящик
Заявка висит «у кого-то» третий день, и никто не видит, у кого именно. Срочное проталкивают голосом мимо процедуры, несрочное согласуется быстрее срочного — порядок определяет настойчивость инициатора, а не интересы компании.
Лимиты бюджета проверяются на глаз
БДДС утверждён, но при одобрении конкретного платежа остаток лимита по статье никто не сверяет — некогда и негде. Перерасход всплывает в отчёте через месяц, когда деньги уже ушли и обсуждать нечего.
Кассовый разрыв обнаруживается в день икс
Сегодня остаток позволяет — оплатили несрочные счета. Через неделю зарплата и налоги, а на счету пусто: деньги ушли на то, что могло подождать. Дальше экстренный овердрафт по повышенной ставке или звонок поставщику с просьбой подождать.
Во что это обходится: Казначей: 3 часа в день на сбор реестра и статусы ≈ 40 000 ₽/мес ФОТ; 4 согласующих руководителя × 15 минут в день в чатах ≈ 20 000 ₽/мес; пени и штрафы по просроченным счетам ≈ 45 000 ₽/мес; экстренные овердрафты и потерянные скидки за раннюю оплату ≈ 25 000 ₽/мес. Итого ≈ 130 000 ₽ ежемесячно — ещё до подсчёта перерасхода лимитов, который никто не ловит.
Возможности системы
Мы строим платёжный календарь поверх ваших 1С и банк-клиентов: единая очередь заявок, маршруты согласования по правилам, автоматический контроль лимитов и расчёт будущего остатка по дням. Деньги система не трогает — право подписи остаётся у ваших людей. Она гарантирует другое: до банка доходит только согласованное, в рамках бюджета и в правильном порядке.
Единое окно подачи заявок
Сотрудник заполняет короткую форму, а счёт из ЭДО или почты распознаётся автоматически: сумма, ИНН, реквизиты и НДС подставляются сами. Повторный счёт на ту же сумму от того же контрагента система помечает как возможный дубль до оплаты, а не после.
Маршруты согласования по правилам
Кто согласует, определяют сумма, статья, ЦФО и проект: до 100 000 ₽ — руководитель подразделения, выше — плюс финансовый директор. Замещения на отпуск, эскалация при молчании, полный след: кто, когда и что согласовал.
Согласование в один клик из Telegram
Согласующему приходит карточка: контрагент, сумма, статья, остаток лимита, комментарий инициатора и сам счёт. Кнопки «согласовать», «отклонить», «вопрос». Руководителю не нужно заходить ни в 1С, ни в отдельную систему — поэтому цикл сжимается с дней до часов.
Лимиты по статьям, которые нельзя обойти
Заявка сверх остатка лимита по статье БДДС не проходит по обычному маршруту — только через отдельную визу с обоснованием. Остаток лимита виден инициатору уже при подаче: лишние заявки отсеиваются до согласования.
Платёжная позиция по дням
Остатки всех счетов всех юрлиц плюс ожидаемые поступления минус одобренные платежи — по дням на 30–60 дней вперёд. Прогнозируемый дефицит подсвечивается заранее: видно, какой платёж двигать и когда брать плановое финансирование.
Приоритеты и реестр в банк
Налоги, зарплата и критичные поставщики стоят в календаре неподвижно, несрочное автоматически сдвигается с дефицитных дат. Одобренный реестр дня выгружается в 1С готовыми платёжками, выписка возвращается и закрывает заявки фактом оплаты.
Путь одного события через систему
Каждый шаг оставляет след в журнале: любое решение системы можно открыть и проверить — что пришло, что проверено, что сделано.
Заявка попадает в систему
Сотрудник заполняет форму, либо счёт приходит из Диадока, СБИС или почты и распознаётся автоматически. Реквизиты сверяются с карточкой контрагента в 1С, дубли отсекаются на входе.
Проверка лимита и построение маршрута
Система списывает заявку с остатка лимита по статье и ЦФО и строит цепочку согласования по матрице: сумма и статья определяют, чья виза нужна. Сверхлимитная заявка идёт по отдельному маршруту с обоснованием.
Согласование с напоминаниями
Карточка заявки уходит согласующим в Telegram и почту. Молчание сутки — напоминание, двое суток — эскалация руководителю выше. Виден каждый шаг: у кого лежит, сколько лежит, что сказал.
Постановка в календарь по приоритету
Одобренная заявка встаёт на дату оплаты с учётом приоритета и платёжной позиции. Если на дату прогнозируется дефицит, система предлагает сдвиг несрочных платежей — решение остаётся за казначеем.
Реестр дня уходит в банк
Утром платёжного дня одобренный реестр превращается в платёжки в 1С. Подписант проверяет и подписывает их в банк-клиенте как обычно — право распоряжаться деньгами остаётся только у него.
Факт закрывает контур
Банковская выписка возвращается в систему: заявки закрываются фактом оплаты, лимиты пересчитываются по факту, просрочки и отклонения от календаря видны на дашборде финансового директора.
Что происходит по неделям
Каждый этап заканчивается результатом, который вы видите и принимаете. Оплата привязана к приёмке, а не к обещаниям.
Обследование платёжного контура
Разбираем, как платежи ходят сейчас: откуда возникают заявки, кто и как согласует, где теряются. Инвентаризируем юрлица, счета, банки и справочник статей ДДС. Вместе с финансовым директором фиксируем правила: матрицу согласования, лимиты, приоритеты платежей.
Ядро: заявки, маршруты, лимиты
Разворачиваем систему на сервере в РФ (вашем или арендованном), настраиваем форму заявки, загружаем справочники статей, ЦФО и контрагентов из 1С, включаем маршруты согласования и контроль лимитов. Подключаем согласование через Telegram и почту.
Интеграции: 1С, банки, ЭДО
Настраиваем обмен с 1С: контрагенты, договоры, счета, формирование платёжек из одобренного реестра. Подключаем остатки и выписки банков — через API банка или ДиректБанк. Заводим входящие счета из Диадока и СБИС с распознаванием реквизитов.
Платёжная позиция и приоритеты
Настраиваем расчёт остатка по дням: подтверждённые остатки плюс ожидаемые поступления из графиков договоров минус одобренные списания. Задаём приоритеты платежей, правила автосдвига несрочного и алерты о прогнозируемом разрыве.
Пилот параллельно со старым процессом
Одну-две недели реестр ведётся параллельно — старый процесс никто не выключает. Ежедневно сверяем календарь с фактом, докручиваем маршруты и права, обучаем казначея и согласующих. Затем переводим подразделения в новый контур по одному.
Сопровождение и развитие
Правим маршруты под оргизменения, добавляем юрлица и банки, обновляем лимиты на новый квартал, следим за качеством распознавания счетов и сходимостью прогноза остатка с фактом.
Модельный расчёт: из чего складывается эффект
Не «до 90% экономии», а конкретная модель с вводными, которые можно оспорить и пересчитать под себя.
| Показатель | Сейчас | После внедрения |
|---|---|---|
| Просроченные платежи поставщикам | 20–25 в месяц | 2–3 в месяц (только спорные) |
| Сбор реестра на день | 2–3 часа вручную из чатов | 15–20 минут: реестр собирается сам |
| Цикл согласования заявки | 2–4 дня с напоминаниями голосом | 4–8 рабочих часов |
| Горизонт видимости остатка | сегодняшний остаток в банк-клиенте | по дням на 30 дней вперёд |
| Перерасход лимита статьи | виден в отчёте через месяц | останавливается при подаче заявки |
Полная цена владения — три составляющие
Никаких скрытых платежей: внешние сервисы вы оплачиваете напрямую по своим договорам, мы не делаем наценку на чужие тарифы.
Внедрение
- типовой проект: 450 000 ₽
- срок: 4–8 недель
- диагностика, разработка, интеграции, пилот
- документация и обучение команды
Поддержка
- мониторинг и реагирование по SLA
- исправление дефектов бесплатно
- обновление сценариев и интеграций
- ежемесячный отчёт о работе системы
Эксплуатация
- Сервер под систему (VPS в РФ): 3 000–10 000 ₽/мес
- Распознавание входящих счетов (OCR + LLM): 1–3 ₽ за документ, при 600 счетах — до 2 000 ₽/мес
- API банков и оператора ЭДО: 0–5 000 ₽/мес по тарифам банка и оператора
- Проверка контрагентов по ИНН (DaData и аналоги): 0–3 000 ₽/мес
- число юрлиц, счетов и банков — и способ подключения: API банка либо обмен через ДиректБанк и выгрузки
- сложность матрицы согласования: количество ЦФО, проектные маршруты, замещения, сверхлимитные визы
- нужно ли распознавание входящих счетов из ЭДО и почты, или заявки подаются только вручную
- состояние справочника статей ДДС: есть рабочий БДДС с лимитами или собираем структуру с нуля
- глубина интеграции с 1С: типовая конфигурация подключается быстрее, доработанная требует анализа обменов
Участие заказчика
На диагностике достаточно обезличенных примеров. Боевые доступы — только после договора и NDA, через защищённые каналы.
С чем соединяем
Работаем с тем, что у вас уже есть. Если вашей системы нет в списке — скорее всего, подключимся через API: уточним на диагностике.
Как это решение работает в разных бизнесах
Завод, 700 платежей в месяц, сырьё частично по предоплате. Приоритеты настроены так, что счета за сырьё под запущенные заказы не сдвигаются никогда: час простоя линии дороже любых пеней. Просрочки поставщикам упали с 22 до 3 в месяц — отгрузки сырья больше не блокируются.
Подрядчик с 6 объектами: лимиты привязаны к сметам, заявка прораба сверх остатка статьи объекта не проходит без визы руководителя проекта. Перерасход по материалам ловится при подаче заявки, а не при закрытии объекта — раньше на этом теряли 2–3% сметы.
Оптовик, 1 200 платежей в месяц, покупатели платят с отсрочкой 30–45 дней. Платёжная позиция показывает разрыв за три недели: финансирование берут планово, на 3–5 п.п. дешевле экстренного овердрафта, а скидку 2% за раннюю оплату ключевому поставщику перестали терять.
Перевозчик на 45 машин: лизинг, топливо, ремонты. Лизинговые платежи и страховки стоят в календаре с высшим приоритетом — просрочка лизинга грозит изъятием техники. Счета на ремонт согласуются из Telegram за 2–3 часа, машины не простаивают в ожидании визы.
УК на 38 домов: платежи ресурсоснабжающим организациям идут под пени 1/130 ключевой ставки за каждый день просрочки. Календарь держит РСО первым приоритетом и в сезон неплатежей показывает, какие платежи двигать безопасно, — пени сократились в разы.
Что обычно спрашивают
В 1С уже есть «Заявки на расходование средств» — зачем ещё система?
Наши руководители не будут заходить ни в какую систему.
Система получает доступ к деньгам компании?
Насколько точен прогноз остатка?
Не встанут ли платежи на время перехода?
А что со срочными платежами, которые нужны «вчера»?
Когда это решение не окупится
- меньше ~300 исходящих платежей в месяц — хватит регламента, реестра в таблице и типовых заявок 1С; поможем настроить это за пару консультаций, отдельная система не окупится
- все платежи проводит лично собственник и держит обязательства в голове — пока согласующих меньше двух, система добавит порядка, но не сэкономит денег
- нет учётной системы: календарю нужны справочники контрагентов и факт оплат из 1С или аналога — сначала наведём базовый учёт
- уже внедрён и реально используется казначейский модуль 1С:УХ или БИТ.Финанс — миграция ради миграции не окупится, честнее донастроить то, что есть
- ожидание, что календарь сам закроет кассовый разрыв: он делает разрыв видимым за недели и наводит дисциплину, но работу с дебиторкой и финансированием не отменяет
Если на диагностике расчёт не сойдётся — мы предложим более простой вариант или честно скажем, что автоматизация вам пока не нужна. Это дешевле для всех, чем проект ради проекта.
Прогноз денежного потока
Система собирает историю и планы из 1С, банков и CRM и каждое утро строит прогноз остатков на 13 недель вперёд по трём сценариям. Кассовый разрыв виден за месяц-полтора — когда его ещё можно закрыть плановыми деньгами, а не экстренным займом.
Финансы и закупкиАвтоматическая сверка документов
Система связывает заказ, поставку, акт и оплату в единый комплект и построчно сверяет их между 1С, ЭДО, банком и складом. Бухгалтерия получает не гору первички, а короткую очередь конкретных расхождений — с суммами, сроками и ответственными.
Документы и знанияРаспознавание счетов и актов
Счета, акты и УПД из почты, ЭДО и сканов превращаются в документы 1С без ручного ввода: система извлекает реквизиты и табличные позиции, проверяет контрагента, договор и суммы по правилам, а бухгалтеру оставляет только очередь исключений.
Посчитать «Платёжный календарь» на ваших цифрах?
Пришлите объёмы и пару примеров — вернёмся с картой процесса, честным расчётом экономики и точной сметой. Если не сойдётся — так и скажем.
