Автоматизация для стоматологий

Автоматизация стоматологии: полное расписание без пропущенных звонков

Кресло, которое простаивает час, стоит дороже любого софта. Мы убираем причины простоя: пропущенные звонки, неявки, забытые повторные визиты и ручную рутину регистратуры.

Разобрать мой бизнес Стартовый пакет

Рабочая среда отрасли «Стоматологии» — автоматизация для стоматологий
**Стоматологии**

Специфика отрасли — глазами инженера

Стоматология — бизнес дорогих часов: выручка жёстко привязана к заполненности кресел, а заполненность — к работе регистратуры. При этом администраторы физически разрываются между стойкой, телефоном и мессенджерами, а до 30% обращений приходит в нерабочее время. Хорошая новость: почти вся эта механика — запись, напоминания, подтверждения, возврат пациентов — алгоритмизируется и автоматизируется поверх вашей МИС, без её замены.

Где утекают деньги

Боли отрасли — с ценниками, а не эпитетами

Каждая проблема ниже оцифрована на модельном примере. Узнаёте свою — значит, есть что считать на диагностике.

Пропущенные звонки

Обед, вечер, оба администратора заняты пациентами у стойки — трубку не взял никто. Пациент с острой болью не перезванивает: он записывается в следующую клинику из выдачи.

≈ 90–150 пропущенных звонков в месяц × ~40% готовых записаться × средний чек 6 000 ₽ ≈ 220 000–360 000 ₽ упущенной выручки ежемесячно.

Неявки и поздние отмены

Пациент забыл, перепутал, не смог — а кресло и время врача уже зарезервированы. Ручной обзвон накануне администраторы делают «когда успевают», то есть нестабильно.

≈ При 600 визитах в месяц 8–12% неявок — это 50–70 пустых слотов ≈ 300 000–420 000 ₽ недополученной выручки.

Пациенты не возвращаются на профгигиену и лечение по плану

После лечения пациенту назначен контроль через полгода — но никто не позвал: база «спит» в МИС. Возвращаемость держится на памяти администраторов.

≈ База из 3 000 пациентов при +5 п.п. возвращаемости на гигиену даёт ~150 дополнительных визитов в год ≈ 900 000 ₽ выручки.

Регистратура тонет в рутине

Подтверждения, переносы, «сколько стоит», «как подготовиться», согласия, анкеты — типовые операции занимают до 70% времени администратора, и на живого пациента у стойки внимания не остаётся.

≈ 0,5–1 лишняя ставка администратора ≈ 40 000–80 000 ₽/мес ФОТ, плюс очередь у стойки и на линии.

Отзывы копятся без ответа

Для стоматологии карты и отзовики — главный канал новых пациентов. Негатив без ответа в топе выдачи отпугивает сильнее, чем цена.

≈ Снижение рейтинга с 4,8 до 4,4 на картах заметно режет поток первичных обращений — это самый дорогой трафик клиники.

Собственник не видит цифр

Заполненность кресел, конверсия из звонка в визит, выработка врачей, LTV пациента — всё это «где-то в МИС», а решения принимаются по ощущениям в конце месяца.

≈ Решения с опозданием на месяц: пустые окна у одних врачей при записи «через две недели» у других.

Один рабочий день

Как выглядит смена до и после автоматизации

сейчас

Всё держится на людях и памяти

018:55 — на линии уже трое, администратор ещё включает компьютер; один звонок сорвался.

0211:30 — пациент у стойки ждёт, пока администратор закончит телефонный перенос записи.

0314:00 — обзвон завтрашних пациентов начат, но прерван — привезли материалы, дальше не успели.

0416:40 — пациентка просит перенести четверг: администратор листает расписание, параллельно копится очередь на линии.

0519:30 — клиника закрыта. До утра позвонят ещё 12 человек — им никто не ответит.

06Пятница — собственник спрашивает «как загрузка на след неделю?» — администратор считает вручную по сетке.

после внедрения

Система работает, люди решают

✓Круглосуточно — робот отвечает за 2 секунды: записывает, переносит, отвечает на типовые вопросы; сложное переводит людям.

✓Накануне визита — каждый пациент получил напоминание и подтвердил визит кнопкой или голосом; отказавшиеся слоты тут же предложены листу ожидания.

✓Каждое утро — администратор видит очередь задач: 3 переноса, 2 вопроса врачу, 1 жалоба — всё с контекстом, ничего в голове.

✓Раз в неделю — система сама зовёт пациентов на профгигиену и контрольные визиты по плану лечения из МИС.

✓Новый отзыв на картах — через 15 минут в клинике задача с черновиком ответа; негатив эскалирован управляющему сразу.

✓В любой момент — у собственника дашборд: заполненность кресел, конверсия звонок→визит, неявки, выработка по врачам.

Что внедрять

Порядок внедрения — от самого быстрого эффекта

Не нужно автоматизировать всё сразу. Ниже — приоритет для вашей отрасли: первые пункты дают эффект уже в первые месяцы и финансируют следующие шаги.

Голосовой робот для входящих звонков

Звонки и контакт-центр · от 350 000 ₽

Регистратура физически не может отвечать всегда и мгновенно — робот может. Для клиники это прямая защита самого дорогого трафика: первичных обращений.

пропущенные звонки ≈ 0, до 65% потока без администратора

Подтверждение записи и визита

Звонки и контакт-центр · от 100 000 ₽

Неявка — самая дорогая дыра расписания. Автоматическое подтверждение с переносом и листом ожидания заполняет слоты, которые раньше просто сгорали.

неявки с 10–12% до 4–6%

Возврат потерянных клиентов

Продажи и CRM · от 200 000 ₽

В МИС спят сотни пациентов с незавершённым планом лечения и просроченной гигиеной. Системный возврат по сегментам — самая дешёвая выручка клиники.

+10–15% визитов из существующей базы

Чат-бот поддержки

Поддержка клиентов · от 200 000 ₽

«Сколько стоит», «как подготовиться», «есть ли парковка» — бот отвечает в мессенджерах и на сайте по утверждённой базе, а запись доводит до расписания.

−50% типовых обращений на администраторах

Мониторинг репутации

Маркетинг и e-commerce · от 180 000 ₽

Карты и отзовики — главный источник первичных пациентов. Каждый отзыв должен получать ответ в день публикации, негатив — эскалацию немедленно.

ответ на 100% отзывов, рост рейтинга на картах

BI-дашборды для бизнеса

Аналитика и прогнозирование · от 200 000 ₽

Заполненность кресел, выработка врачей, конверсия воронки записи — собственник управляет клиникой по цифрам, а не по кассе в конце месяца.

загрузка кресел видна на недели вперёд

Речевая аналитика

Звонки и контакт-центр · от 250 000 ₽

Администраторы по-разному отвечают на «подумаю» и по-разному предлагают запись. Оценка 100% разговоров показывает, где теряется конверсия.

+5–10 п.п. к конверсии звонка в запись

Обработка электронной почты

Документы и знания · от 120 000 ₽

Анкеты, согласия, снимки от пациентов и запросы страховых разбираются автоматически и попадают в карту пациента без ручной пересылки.

−2–3 часа ручного разбора в день

Стартовый пакет для стоматологий

«Цифровая регистратура» — один проект, закрывающий главное

готовый состав · можно менять

Цифровая регистратура

Стартовый пакет для клиники на 4–10 кресел: закрывает главные утечки выручки за один проект. Робот на линии, подтверждение визитов, возврат пациентов и дашборд загрузки — поверх вашей МИС.

голосовой робот на входящие: запись, перенос, типовые вопросы, перевод на администратора
автоматическое подтверждение и напоминание о визитах (голос + мессенджеры) с листом ожидания
сценарии возврата: профгигиена, незавершённые планы лечения, «спящие» пациенты
интеграция с вашей МИС и телефонией, запись разговоров в карточку
дашборд руководителя: звонки, записи, неявки, заполненность кресел
обучение администраторов и регламенты работы с новой линией

Внедрение

650 000 – 950 000 ₽

Поддержка пакета

от 55 000 ₽/мес

Срок запуска

6–9 недель

Ожидаемый эффект

+15–25% к заполненности кресел за 3–4 месяца

Пересчитать под себя

Экономика

Модельный расчёт для типового предприятия

Профиль примераклиника, 6 кресел, 600 визитов/мес

Средний чек6 000 ₽, маржинальность 45%

Пропущенные звонки120/мес до внедрения

Неявки10% визитов до внедрения

Администраторы3 ставки × 70 000 ₽ ФОТ

Показатель	Сейчас	После внедрения
Пропущенные звонки	120/мес	≈ 0
Неявки	60 слотов/мес	25–30 слотов/мес
Возврат на гигиену/контроль	вручную, эпизодически	+35–45 визитов/мес системно
Ставки регистратуры	3	2 (третья — в зал, к пациентам)
Ответы на отзывы	выборочно, с задержкой	100% в день публикации

Денежный эффект+390 000 ₽/мес

Расходы на систему−75 000 ₽/мес

Окупаемость внедрения3 месяца

Модельный расчёт. Модель: маржа возвращённых пропущенных записей (~120 000 ₽) + заполненные слоты неявок (~90 000 ₽) + маржа визитов возврата базы (~110 000 ₽) + высвобожденная ставка (70 000 ₽). Расходы: поддержка пакета и эксплуатация (телефония, LLM). Вводные консервативные — рост первичных из-за рейтинга на картах не учтён. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.

Сценарий внедрения

Разбор типового проекта в отрасли

Модельный проект: типовая для нашей практики сеть частных стоматологий в городе-миллионнике. Три клиники в разных районах, единый телефонный номер, общая регистратура из трёх администраторов посменно. Взрослый приём: терапия, хирургия, ортопедия, гигиена. Цифры и ход работ — консервативная модель типового внедрения, а не отчёт по конкретному заказчику.

Сеть стоматологий: регистратура, которая не пропускает ни одного звонка

Три клиники, 14 кресел, 1800 визитов в месяц. Теряли около 200 звонков и 222 слота из-за неявок ежемесячно. За 11 недель собрали голосового робота, автоподтверждение визитов, лист ожидания и дашборд загрузки кресел поверх существующей МИС.

эффект +266 000 ₽/месокупаемость 4 мес.

Сомнения владельца

Отвечаем на возражения прямо

У нас специфичная МИС, к ней ничего не подключить.

Мы работаем поверх того, что есть: у большинства МИС (IDENT, Renovatio, Dental4Windows, 1С:Медицина и др.) есть API или база, к которой можно аккуратно подключиться. Если интеграция невозможна технически — скажем честно на бесплатной диагностике, до договора.

Пациенты — люди, им нужен живой голос, а не робот.

Пациенту нужен решённый вопрос: записали, перенесли, ответили — за минуту, без «оставайтесь на линии». Сложные и деликатные случаи робот сразу переводит администратору. Альтернатива роботу ночью — не живой голос, а короткие гудки.

Администраторы будут саботировать — решат, что их заменяют.

Мы проектируем так, чтобы администраторам стало легче, а не страшнее: рутина уходит, живая работа с пациентом остаётся. На запуске обучаем команду и вместе с вами проговариваем роли. Обычно через месяц администраторы первыми просят «дайте роботу ещё и переносы».

Это дорого для клиники нашего размера.

Пакет окупается за 3–4 месяца при 6 креслах — расчёт выше, с консервативными вводными, и мы пересчитаем его на ваших цифрах до договора. Можно начать с одного модуля (например, только робот на линию) от 350 000 ₽ и расширяться по результату.

А персональные данные пациентов? Это же медицина.

Данные остаются в вашем контуре: мы подключаемся к вашей МИС, а не выгружаем базу к себе. Работаем по договору с NDA, доступы — по ролям и журналируются. Требования 152-ФЗ и врачебной тайны учитываем в архитектуре с первого дня.

Что будем измерять после запуска

доля пропущенных звонков (цель: <1%)конверсия обращения в запись и записи в визитдоля неявок (цель: <5%)заполненность кресел по неделямвизиты по сценариям возврата (гигиена, планы лечения)скорость и полнота ответов на отзывы

готовый пакет для отрасли

Стоматологические клиники: автоматизация под ключ

Если разбираться в решениях по одному некогда — есть собранный пакет под эту отрасль: фиксированная цена и срок, живые примеры работы систем и расчёт окупаемости.

290 000 ₽

4 недели · всё включеноПосмотреть пакет

Первый шаг — диагностика

Посчитаем эффект для вашего бизнеса?

Расскажите о своём предприятии — сколько точек, людей, обращений. Вернёмся с персональной картой автоматизации и честным расчётом окупаемости. Бесплатно.

Пройти диагностику Как устроена работа

Голосовое описание задачи превращается в карту процесса и план внедрения

Можно голосом: запишите сообщение прямо в форме — расшифруем и разберём сами

NDA по запросу до передачи любых данных

Смета и план этапов — до договора, оплата только по принятым этапам

Ответ живого инженера, а не менеджера по продажам