Психологический центр держится на специалисте и на аккуратности вокруг него. Человек редко пишет дважды: не ответили вечером — он закрыл вкладку и пошёл искать дальше. Мы собираем административный контур так, чтобы он не мешал терапии и не лез в то, о чём специалист говорит с клиентом.
ПРОЦЕССБольше двадцати сцен из жизни отрасли: где деньги утекают сегодня, что система делает на каждом участке и что в итоге видит собственник. Со звуком — голос за кадром объясняет каждый шаг.
Психологический центр — редкий бизнес, где человек приходит на пределе и второй попытки может не сделать. Не ответили вечером — он передумал; не напомнили — не дошёл; не заметили паузу — работа оборвалась на середине. Администратор в это время сводит оплаты в таблице и физически не успевает ни того, ни другого, ни третьего.
Решение обратиться к психологу почти никогда не принимается в рабочие часы. Человек пишет в одиннадцатом часу, из последних сил формулируя запрос, — и получает ответ во вторник утром. К этому моменту он уже либо записался в другой центр, либо передумал совсем.
до 33 600 ₽ в месяцКлиент отменил за три часа или просто не подключился к видеокомнате. Час специалиста, забронированный неделю назад, исчезает, а трое, готовых занять это время сегодня, о свободном окне не узнают. Правило отмены за сутки формально есть, но применять его руками у администратора не доходят руки.
до 29 400 ₽ в месяцПервые встречи прошли, дальше пауза: отпуск, тяжёлая неделя, «стало полегче». Через месяц человек уже не помнит, на чём остановился, и не возвращается. Специалист узнаёт об этом случайно, когда сверяет расписание, — и обычно слишком поздно.
до 21 000 ₽ в месяцКлиент пишет специалисту в личный WhatsApp, оплаты переводит на карту, заметки лежат в блокноте. Пока всё хорошо, это удобно. Когда специалист уходит, вместе с ним уходит и часть базы — и вопрос, кто был оператором этих персональных данных, встаёт уже без хорошего ответа.
потеря, которую не вернутьВосемь сцен: слева — то, что видит клиент, справа — что делает система. Цифры взяты для центра с четырнадцатью специалистами, очным приёмом и онлайном.
Бот не консультирует и не задаёт вопросов о состоянии: он уточняет формат и предпочтения и показывает подходящих специалистов с их методом и свободными окнами.
Очные и онлайн-окна живут в общем графике специалиста: он не может оказаться одновременно в кабинете и в видеокомнате, а клиент видит время в своём часовом поясе.
Оплата, напоминание в часовом поясе клиента, ссылка на комнату и отметка о проведённой сессии идут одной цепочкой, без администратора в середине.
Напоминание с правилом, подтверждение кнопкой, а освободившийся час немедленно предлагается тем, кто ждал ближайшего окна.
Остаток, срок, дата оплаты и следующая встреча лежат в карточке. Содержание сессий в неё не попадает и не попадёт.
Система показывает, у кого прервалась череда встреч и у кого заканчивается срок пакета. Писать или не писать — решает специалист, а не рассылка.
Переписка идёт в рабочем канале центра, заметки видит только ведущий специалист, каждое открытие карточки попадает в журнал.
Проведённые встречи, оплаты пакетами и разные ставки сводятся сами, а спорные строки подсвечиваются до выплаты, а не после.
Расчёт для центра, где ведут приём 14 специалистов — часть очно в двух кабинетах, часть онлайн: около 620 сессий и 240 входящих обращений в месяц, средняя стоимость сессии 4 200 ₽, примерно половина клиентов покупает пакеты по 5 и 10 сессий. Считаем только те встречи, которых иначе не было бы вовсе: перенос на другой день возвратом не считаем, рост стоимости часа и продажу супервизий в модель не закладываем.
Модельный расчёт. 8 обращений, доведённых до первой встречи (33 600 ₽) + 7 спасённых сессий (29 400 ₽) + 5 возвращений после паузы (21 000 ₽) при стоимости сессии 4 200 ₽, плюс 4 000 ₽ высвобожденного времени администратора — 16 часов по 250 ₽. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.
В ролике — типовая модель отрасли. За 1–2 дня инженер разберёт ваши процессы и цифры, покажет главные потери и рассчитает, что можно вернуть автоматизацией.
4 вопроса · около 60 секунд · в конце — план и вилка цены от инженера
Пакет «Автоматизация психологического центра» — 240 000 ₽ и 4 недели. Первый месяц поддержки внутри пакета, дальше 18 000 ₽/мес. На разборе скажем честно, нужен ли пакет целиком: если запись и оплаты у вас уже собраны, останется контур данных и отчётность — и соответствующая часть цены.
Обсудить пакетРаботающее демо в конце каждой недели. Текущая работа не останавливается: система запускается рядом со старым процессом.
Смотрим, как к вам приходит заявка и что с ней происходит дальше: каналы, время ответа, конверсия в первую встречу, доля поздних отмен, где сейчас лежат оплаты и переписка. Фиксируем цифры «до» и договариваемся о правилах доступа к данным до того, как их получим.
Запускаем ответ в мессенджерах и на звонки с подбором специалиста по формату и методу, общее расписание на очный приём и онлайн, онлайн-запись, напоминания и лист ожидания.
Связываем оплату, ссылку на видеокомнату и отметку о проведённой встрече в одну цепочку. Включаем учёт пакетов со сроками, видимость пауз в работе и расчёт выплат специалистам.
Разграничиваем доступ по ролям, включаем журнал обращений к карточкам, переносим переписку из личных телефонов в рабочий канал. Собираем сводку руководителю, обучаем администраторов и специалистов, передаём систему и регламенты.
CRM и сервис записи остаются вашими: мы подключаемся к ним через API или обмен и ничего не заставляем переносить. Видеовстречи проводятся там, где вы их проводите сейчас, — мы лишь собираем оплату, напоминание, ссылку и отметку о встрече в одну цепочку. Содержание сессий во внешние сервисы не уходит: в мессенджеры и СМС попадают только служебные уведомления о времени и оплате. Доступ к карточкам разграничиваем по ролям, обращения к данным пишем в журнал, NDA подписываем до получения любых доступов.
Мы зарабатываем на работающих системах, а не на подписанных договорах. Если ваш случай в этом списке — скажем об этом на разборе, до оплаты.
Нет. Мы работаем поверх Битрикс24, amoCRM, YCLIENTS и 1С через API или обмен. Расписание, база и оплаты остаются там, где они есть, специалисты не переучиваются. Менять придётся только то, чего система вообще не покрывает, — например, если оплаты сейчас идут переводами на карту специалиста и нигде не фиксируются.
Это примерно 57 сессий, то есть меньше одной десятой месячной выручки центра на четырнадцать специалистов. По нашей модели пакет возвращается за три-четыре месяца за счёт двадцати дополнительных сессий в месяц — это чуть больше трёх процентов к потоку, а не удвоение. Если на разборе окажется, что поток меньше и такой возврат не наберётся, мы скажем об этом до договора.
Первым включается то, что дороже всего стоит простоя: ответ на заявку и запись поднимаются на второй неделе, дальше идут оплаты, пакеты и контур данных. Полностью система собирается за четыре недели, потому что разграничение доступа и перенос переписки из личных телефонов нельзя делать наспех — это ровно та часть, где спешка потом дорого обходится.
Частично так и будет, и разговаривать об этом нужно до запуска, а не после. Поэтому мы с самого начала фиксируем границу: система видит время, формат и оплату, но не видит содержания встреч — заметки специалиста доступны только ему, и это техническое ограничение, а не обещание. Взамен специалист перестаёт сам напоминать, слать ссылки, считать свои сессии и спорить о выплатах. Обучение и регламенты входят в пакет.
Бот работает только на входе — до того, как человек стал клиентом конкретного специалиста: уточняет формат, показывает окна, записывает. Дальше переписка идёт между клиентом и специалистом, и никакие автоматические сценарии в неё не вмешиваются и её не анализируют. Персональные данные остаются в вашем контуре, доступ разграничен по ролям, каждое открытие карточки пишется в журнал. Согласия на обработку собираем на этапе записи, а не задним числом.
Система ваша и работает без нас. Дальше поддержка — 18 000 ₽/мес: мониторинг, реакция на сбои, правка сценариев под новые форматы и новых специалистов, дообучение бота на реальных диалогах. Первый месяц входит в пакет, отказаться можно в любой момент, доступы и данные остаются у вас.
Один разбор — и станет видно, где рвётся путь клиента. Посмотрим, как к вам попадает заявка, что с ней происходит ночью и в выходной и после какой встречи люди чаще всего исчезают. Скажем прямо, сколько часов специалистов уходит впустую и нужен ли вам пакет целиком.