Политика конфиденциальности и обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика определяет порядок обработки и защиты персональных данных посетителей сайта https://process-buro.com (далее — Сайт) и заказчиков услуг бюро автоматизации бизнеса «ПРОЦЕСС» (далее — Бюро).

1.2. Оператором персональных данных является Общество с ограниченной ответственностью «ФОРТУНА» (ИНН 7810991747, ОГРН 1237800135352), далее — Оператор.

1.3. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — 152-ФЗ) и иными нормативными актами Российской Федерации.

1.4. Отправляя форму на Сайте и проставляя отметку о согласии на обработку персональных данных, посетитель выражает информированное и добровольное согласие с условиями настоящей Политики и Согласия на обработку персональных данных.

2. Состав персональных данных

2.1. Оператор обрабатывает данные, которые посетитель сам указывает в формах Сайта, и технические сведения, сопровождающие отправку:

• имя (фамилия, имя, отчество — в указанном объёме);
• контакт для связи: номер телефона, адрес электронной почты, имя аккаунта в мессенджере (Telegram, WhatsApp, MAX);
• наименование компании, сфера деятельности, должность — если указаны;
• содержание обращения: текст задачи, ответы на вопросы формы, голосовое сообщение (аудиозапись), если посетитель его записал;
• технические данные: IP-адрес, User-Agent браузера, адрес страницы отправки, источник перехода и рекламные метки (utm, yclid), идентификатор посетителя Яндекс.Метрики (при согласии на аналитические cookies), дата и время отправки;
• данные, необходимые для заключения и исполнения договора: наименование и реквизиты организации, ФИО и должность подписанта, контакты ответственных сотрудников заказчика.

2.2. Оператор не собирает и не обрабатывает специальные категории персональных данных и биометрические данные. Голосовое сообщение используется исключительно для понимания задачи и не применяется для идентификации личности по голосу.

2.3. Персональные данные третьих лиц (клиентов, сотрудников заказчика), к которым Бюро получает доступ в ходе внедрения систем, обрабатываются по поручению заказчика в порядке ч. 3 ст. 6 152-ФЗ на условиях договора — см. раздел 7.

3. Цели обработки

• ответ на обращение, связь с посетителем выбранным им способом, уточнение задачи, проведение бесплатной диагностики;
• подготовка плана автоматизации, коммерческого предложения, спецификации и договора;
• заключение, исполнение и учёт договоров на оказание услуг, выставление счетов и закрывающих документов;
• ведение истории обращений и переписки в CRM Оператора;
• направление сервисных сообщений по обращению или договору: уточняющие вопросы, статусы этапов, акты, уведомления о работах на поддержке;
• подтверждение факта получения согласия (ч. 1 ст. 9 152-ФЗ);
• улучшение Сайта на основе обезличенной статистики (при согласии на аналитические cookies);
• исполнение требований законодательства (бухгалтерский и налоговый учёт, ответы на запросы уполномоченных органов).

3.1. Рекламные рассылки в рамках настоящей Политики не направляются. Сообщения Оператора касаются только обращения посетителя или заключённого договора и не являются рекламой в значении Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ.

4. Правовые основания

• согласие субъекта персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ) — для обращений через Сайт;
• заключение и исполнение договора, стороной или выгодоприобретателем которого является субъект (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ);
• исполнение обязанностей, возложенных на Оператора законодательством (п. 2 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).

5. Способы обработки и место хранения

5.1. Обработка ведётся с использованием средств автоматизации и без них: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

5.2. Обращения с Сайта поступают в CRM Оператора, размещённую на серверах ООО «ТАЙМВЭБ.КЛАУД» на территории Российской Федерации; переписка по электронной почте ведётся через почтовый сервис того же провайдера. Требование ч. 5 ст. 18 152-ФЗ о записи, хранении и обработке данных граждан РФ с использованием баз данных на территории России соблюдается.

6. Защита персональных данных

6.1. Оператор принимает организационные и технические меры по ст. 19 152-ФЗ и Постановлению Правительства РФ № 1119:

• передача данных только по защищённым каналам (HTTPS/TLS 1.2+);
• доступ к CRM — по индивидуальным учётным записям с ограничением попыток входа и журналом входов;
• принцип минимально необходимого доступа; доступ к данным заказчиков — только у сотрудников, занятых в проекте;
• защита форм Сайта от автоматических отправок, ограничение частоты запросов;
• резервное копирование баз данных и хранение копий на территории РФ;
• доступы к системам заказчика запрашиваются на срок работ и возвращаются после сдачи; пароли и ключи не хранятся в переписке.

6.2. Ни одна информационная система не может гарантировать абсолютную защищённость от целенаправленных действий злоумышленников или уязвимостей стороннего программного обеспечения. Оператор не отвечает за последствия несанкционированного доступа, ставшего возможным в результате таких обстоятельств, при надлежащем исполнении им обязанностей по защите данных.

6.3. При выявлении неправомерной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных Оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов, а о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов (ч. 3.1 ст. 21 152-ФЗ).

7. Передача персональных данных третьим лицам

7.1. Оператор не передаёт персональные данные третьим лицам без правовых оснований. Передача осуществляется только в следующих случаях и объёмах:

• ООО «ТАЙМВЭБ.КЛАУД» (ИНН 7810945525, ОГРН 1227800052215, Российская Федерация) — размещение Сайта, CRM и почтового сервиса Оператора в дата-центрах на территории РФ; действует по поручению Оператора (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ);
• ООО «ЯНДЕКС» (ИНН 7736207543, ОГРН 1027700229193, Российская Федерация) — сервис веб-аналитики Яндекс.Метрика. Передача осуществляется только при наличии согласия, выраженного в окне выбора cookies (категория «Аналитические»). Состав: cookies-идентификаторы, IP-адрес, User-Agent, сведения о браузере и устройстве, события навигации, записи действий на страницах (Вебвизор) без содержимого полей ввода. Условия — Политика конфиденциальности Яндекса. Срок хранения определяет Яндекс;
• операторы связи и мессенджеров, которые посетитель сам выбрал для общения (телефон, Telegram, WhatsApp, MAX) — в объёме, необходимом для доставки сообщений (см. раздел 7.А);
• сервис безопасных сделок и банк — при выборе заказчиком оплаты через сервис безопасных сделок либо при выставлении счетов: в объёме, необходимом для проведения платежа и оформления документов;
• уполномоченные государственные органы — по официальному запросу в случаях, предусмотренных законодательством РФ.

7.2. Лица, действующие по поручению Оператора, обрабатывают данные в объёме и для целей, определённых Оператором, и не вправе использовать их в собственных целях.

7.3. Данные заказчиков-организаций в ходе внедрения. При проектировании и внедрении систем Бюро может получать доступ к персональным данным клиентов и сотрудников заказчика (базы CRM, записи звонков, переписка, документы). В этом случае оператором таких данных остаётся заказчик, а Бюро выступает лицом, осуществляющим обработку по его поручению (ч. 3 ст. 6 152-ФЗ). Перечень действий, цели, состав данных, обязанность соблюдать конфиденциальность и меры защиты закрепляются в договоре и спецификации. По умолчанию системы разворачиваются в контуре заказчика, а тестовые данные обезличиваются.

7.А. Мессенджеры как канал связи

7.А.1. Telegram и WhatsApp — иностранные сервисы обмена сообщениями, MAX — российский сервис (ООО «МАХ», ИНН 9714058267). Они не являются лицами, обрабатывающими данные по поручению Оператора: посетитель самостоятельно выбирает мессенджер, указывая его в форме или начиная переписку, так же как выбирает почтового провайдера или оператора связи. Обмен сообщениями регулируется соглашением между посетителем и оператором мессенджера.

7.А.2. Через мессенджер передаются только сведения, необходимые для общения по обращению: имя аккаунта, текст переписки, присланные посетителем файлы. Использование мессенджеров не обязательно — связаться с Бюро можно по электронной почте info@process-buro.com или по телефону.

7.А.3. Оператор не осуществляет трансграничную передачу персональных данных в значении ст. 12 152-ФЗ. Переписка в иностранном мессенджере, инициированная самим посетителем со своего аккаунта, к такой передаче не относится.

8. Cookies и аналитика

8.1. Сайт использует строго необходимые cookies (хранение выбора по cookies) и локальное хранилище браузера (метка первой посещённой страницы для понимания источника обращения), а также — только при согласии — аналитические cookies Яндекс.Метрики. Полный перечень, сроки и порядок управления — в Политике использования cookies.

8.2. Изменить или отозвать согласие на аналитические cookies можно по ссылке «Настройки cookies» внизу любой страницы.

9. Права субъекта персональных данных

9.1. Субъект вправе: получить сведения об обработке своих данных; требовать их уточнения, блокирования или уничтожения; отозвать согласие; обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или в суд.

9.2. Запрос направляется на электронную почту info@process-buro.com или почтой по адресу Оператора. Ответ — в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента получения.

10. Порядок отзыва согласия

10.1. Согласие можно отозвать в любой момент (ч. 2 ст. 9 152-ФЗ) письмом на info@process-buro.com с темой «Отзыв согласия на обработку персональных данных» либо почтовым отправлением по адресу Оператора. В заявлении указываются имя, контакт, оставленный в форме, и явное волеизъявление об отзыве; по запросу Оператора — подтверждение личности для исключения злоупотреблений.

10.2. В течение 30 (тридцати) календарных дней Оператор прекращает обработку и уничтожает данные, кроме тех, хранение которых обязательно по закону (договоры, акты, счета, бухгалтерские документы — 5 лет), и направляет подтверждение на адрес, с которого получен запрос.

10.3. Если обработка продолжается на ином законном основании (исполнение договора, обязанность по закону), Оператор уведомляет об этом субъекта и ведёт обработку только в пределах таких целей.

11. Сроки обработки и хранения

• обращения с Сайта и переписка, по которым договор не заключён, — 3 (три) года с момента последнего взаимодействия, затем уничтожаются;
• данные заказчиков по договорам — в течение срока действия договора и 5 (пяти) лет после его исполнения (требования законодательства о бухгалтерском учёте и налогах);
• сведения о согласии (дата, IP-адрес, версия) — в течение срока обработки данных, к которым относится согласие;
• голосовые сообщения — до подготовки плана или коммерческого предложения, но не дольше 12 (двенадцати) месяцев;
• технические журналы (доступ к CRM, отправки форм) — 12 (двенадцать) месяцев;
• cookies — согласно Политике использования cookies.

12. Ответственный за обработку

12.1. Лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных (ст. 22.1 152-ФЗ), назначается приказом генерального директора ООО «ФОРТУНА». Обращения по вопросам персональных данных: info@process-buro.com.

13. Изменение Политики

13.1. Оператор вправе изменять Политику. Актуальная редакция размещается по адресу https://process-buro.com/legal/privacy; дата редакции указана вверху страницы. Продолжение использования Сайта после изменений означает согласие с новой редакцией.

14. Контактная информация Оператора