Автоматизация для образовательных компаний

Автоматизация онлайн-школы: заявка не остывает, ученик доходит до первого занятия

Вы уже заплатили за каждую заявку — вопрос только в том, ответят на неё через две минуты или к утру. Мы закрываем места, где деньги утекают молча: медленный первый ответ, сорванное вводное занятие, кураторы на потоке одинаковых вопросов и тихий отток, который виден лишь в отчёте за месяц.

Разобрать мой бизнес Стартовый пакет

Рабочая среда отрасли «Образование и онлайн-школы» — автоматизация для образовательных компаний
**Образование и онлайн-школы**

Специфика отрасли — глазами инженера

Образование — бизнес двух воронок подряд. Первая ломается на скорости: решение о курсе принимают за один вечер, а больше трети заявок приходит тогда, когда отдел продаж уже не работает. Вторая ломается тихо: ученик не объявляет об уходе, он просто перестаёт заходить в кабинет, пропускает два занятия и в следующем месяце не платит. Обе воронки целиком живут в вашей CRM и LMS — значит, обе автоматизируются поверх них, только программной частью, без замены платформы, без переписывания учебного процесса и полностью удалённо.

Где утекают деньги

Боли отрасли — с ценниками, а не эпитетами

Каждая проблема ниже оцифрована на модельном примере. Узнаёте свою — значит, есть что считать на диагностике.

Лид остывает за часы, а отдел продаж работает с 10 до 19

Родитель выбирает секцию поздним вечером, взрослый на программе ДПО — после работы, студент — ночью. К тому моменту, когда менеджер утром доходит до заявки, человек уже поговорил с двумя другими школами и записался туда, где ответили первыми. Обиднее всего, что теряется самая горячая часть потока: тот, кто оставил заявку в 23:40, готов был начать завтра.

≈ Из 600 заявок в месяц 240 приходят вне рабочего окна — при цене лида 900 ₽ это 216 000 ₽ рекламного бюджета, который работает вполсилы. Потеря даже 2 п.п. конверсии на этой части потока — 5 оплат, около 190 000 ₽ выручки ежемесячно.

До первого занятия доходит чуть больше половины записавшихся

Между заявкой и вводным уроком проходит два-пять дней. За это время у ребёнка находится тренировка, у взрослого — переработка, а мотивация, которая была на пике в момент заявки, успевает остыть. Напоминания рассылают вручную и не всем: у менеджера в этот день был созвон, и половина списка осталась неотработанной.

≈ 260 записей на вводное занятие при доходимости 60% — это 104 несостоявшихся визита в месяц. Вернуть даже треть из них — 35 визитов и около 10 оплат, то есть 380 000 ₽ выручки в месяц.

Кураторы пишут одни и те же ответы вместо работы с учениками

Где ссылка на занятие, как оплатить следующий модуль, где запись прошлого урока, как получить справку и договор, можно ли перенести — этот поток идёт в чат группы, в личку куратору и на почту одновременно. На каждый вопрос отвечает живой человек, часто третий раз за день и почти дословно так же. В итоге на реальную работу — разбор задания, звонок родителю отстающего — времени не остаётся.

≈ 3 200 обращений в месяц × 5 минут = 266 часов, это 1,6 ставки. Две трети вопросов типовые: около 80 000 ₽ в месяц ФОТ уходит на ответы, которые не требуют человека.

Расписание и переносы держатся на одном администраторе и таблице

Заболел преподаватель — надо переставить три группы, обзвонить родителей, поменять ссылки на занятия и не забыть про тех, кто занимается индивидуально. Всё это живёт в общей таблице и голове администратора учебной части, а при его отпуске встаёт целиком. Один пропущенный контакт превращается в ученика, который пришёл к закрытой комнате и написал об этом в отзывах.

≈ 2,5 часа в день на переносы, замены и обзвоны — 55 часов в месяц. Плюс три-пять сорванных занятий ежемесячно из-за несообщённого переноса: возвраты, компенсации и разбор жалоб на 30 000–60 000 ₽.

Отток тихий и заметен только в конце месяца

Ученик не пишет, что уходит. Он пропускает два занятия, перестаёт открывать материалы, отвечает односложно — и просто не оплачивает следующий модуль. Сигналы об этом лежат в LMS и CRM с первого дня, но их никто не сводит: куратор ведёт сорок человек и замечает только самых громких.

≈ 900 активных учеников, отток 7% в месяц — 63 человека. При среднем недоплаченном остатке по договору 16 000 ₽ мимо кассы проходит около 1 000 000 ₽ выручки ежемесячно.

Отдел продаж работает без контроля качества разговоров

Один менеджер отрабатывает сомнение и назначает следующий шаг, другой отвечает на вопрос и кладёт трубку. Руководитель слушает выборочно и обычно те звонки, на которые уже пожаловались, то есть после потери. Никто не знает, сколько раз за месяц в разговоре вообще не прозвучала цена или предложение записаться на вводное.

≈ 4 менеджера × 45 разговоров в неделю = 720 разговоров в месяц, руководитель успевает прослушать 20–25, около 3%. Разброс конверсии между менеджерами 6–14%: подтянуть отстающих до среднего — 5 оплат, около 190 000 ₽ выручки в месяц.

Один рабочий день

Как выглядит смена до и после автоматизации

сейчас

Всё держится на людях и памяти

019:20 — куратор открывает чаты: за ночь 34 сообщения, из них 11 про ссылку на занятие; три заявки с сайта висят с 23:40.

0211:00 — менеджер добирается до вчерашних вечерних заявок: половина не берёт трубку, двое уже записались в другую школу.

0313:30 — преподаватель заболел: администратор учебной части переставляет три группы в таблице и обзванивает родителей.

0415:00 — вводное занятие: из 12 записавшихся пришли 7, напоминание накануне успели отправить не всем.

0518:40 — родитель просит перенести четверг, договорились в личном мессенджере куратора; в CRM об этом переносе нет ни строки.

06Конец месяца — сводка: 9 учеников не продлились. Кто именно начал отваливаться и когда — восстановить уже нельзя.

после внедрения

Система работает, люди решают

✓Круглосуточно — заявка получает ответ за 40 секунд: система уточняет возраст, уровень и цель, отсеивает нецелевых и предлагает свободные слоты вводного занятия.

✓9:00 — у менеджера в CRM очередь квалифицированных заявок с расшифровкой запроса, а не список из имени и телефона.

✓За сутки и за два часа до вводного — ученик получает напоминание и подтверждает участие; освободившийся слот сразу уходит листу ожидания.

✓В течение дня — бот закрывает вопросы про доступ, оплату, справки и переносы по вашей базе знаний, а сложное отдаёт куратору вместе с историей переписки.

✓Понедельник — куратор получает именной список учеников с растущим риском ухода: пропуски, падение активности в LMS, изменившийся тон сообщений.

✓Ежедневно — у владельца дашборд: заявки, доходимость до первого занятия, конверсия по каждому менеджеру, отток по группам и преподавателям.

Что внедрять

Порядок внедрения — от самого быстрого эффекта

Не нужно автоматизировать всё сразу. Ниже — приоритет для вашей отрасли: первые пункты дают эффект уже в первые месяцы и финансируют следующие шаги.

Квалификация входящих заявок

Продажи и CRM · от 150 000 ₽

Заявка от родителя первоклассника, от взрослого на программу ДПО и от человека, который искал бесплатные материалы, стоят в рекламе одинаково, а в деньгах — нет. Квалификация выясняет возраст, уровень, цель и сроки до того, как менеджер снял трубку, и приносит ему разговор, к которому уже есть контекст.

+4 п.п. к конверсии заявка → запись на вводное занятие

ИИ-продавец в чате

Продажи и CRM · от 150 000 ₽

Решение о курсе принимают за один вечер, и побеждает тот, кто ответил первым. ИИ-продавец ведёт диалог сразу и в том канале, где человек написал: рассказывает программу, называет стоимость и условия рассрочки, снимает типовые сомнения и ставит запись на вводное занятие прямо в расписание.

первый ответ до 2 минут в любое время, +25 записей на вводное в месяц

Подтверждение записи и визита

Звонки и контакт-центр · от 100 000 ₽

Самая дорогая точка воронки — разрыв между записью и первым занятием: деньги за лид уже потрачены, а ученика ещё нет. Подтверждение за сутки и напоминание за два часа возвращают тех, кто просто забыл, а отказавшиеся слоты немедленно предлагаются листу ожидания вместо того, чтобы сгореть.

доходимость до первого занятия с 60% до 70%

Чат-бот поддержки

Поддержка клиентов · от 200 000 ₽

Поток вопросов про доступ к платформе, запись прошлого урока, оплату модуля, справку и перенос занятия одинаков во всех школах и полностью описывается вашими же регламентами. Бот отвечает по утверждённой базе знаний там, где ученик уже пишет, и работает ночью перед дедлайном по домашнему заданию.

−55% типовых обращений, 0,9 ставки куратора возвращается к живой работе

Прогноз оттока клиентов

Аналитика и прогнозирование · от 400 000 ₽

Ученик уходит не в день отказа, а за две-три недели до него. Модель собирает сигналы из LMS и CRM — пропуски, падение активности, несданные работы, тон переписки — и даёт куратору именной список с причиной риска, пока вмешательство ещё способно что-то изменить.

отток с 7% до 5,5% активных учеников в месяц

Автоматические повторные касания

Продажи и CRM · от 90 000 ₽

Большая часть заявок не покупает с первого контакта, и почти никто из них не получает второго касания. Цепочки по сегментам — не дошёл до вводного, был и думает, закончил курс и может взять следующий — работают с базой, за которую вы уже заплатили в рекламе, вместо веерной рассылки по всем подряд.

+5 оплат в месяц из существующей базы без нового бюджета

Речевая аналитика

Звонки и контакт-центр · от 250 000 ₽

При разбросе конверсии между менеджерами от 6% до 14% руководитель слушает три разговора из ста и почти всегда не те. Автоматическая оценка всех разговоров показывает, кто не назвал цену, не отработал сомнение и не назначил следующий шаг, — и превращает обучение отдела в работу с фактами, а не с ощущениями.

оценка 100% разговоров вместо 3%, +2–4 п.п. к конверсии отдела

BI-дашборды для бизнеса

Аналитика и прогнозирование · от 200 000 ₽

Данные о наборе лежат в трёх местах: CRM, LMS и платёжная система. Ручная сводка собирается полдня и появляется, когда группа уже стартовала, а решение по ней принимать поздно. Дашборд показывает воронку, доходимость, отток и выработку преподавателей в тот же день.

картина набора и оттока за текущий день вместо сводки раз в неделю

Стартовый пакет для образовательных компаний

«Цифровая приёмная» — один проект, закрывающий главное

готовый состав · можно менять

Цифровая приёмная

Стартовый пакет для учебного центра или онлайн-школы с 300–1500 активными учениками. Закрывает первую воронку целиком: от заявки, которая упала в ночь, до момента, когда ученик сел на первое занятие. Ставится поверх вашей CRM и LMS, полностью удалённо, учебный процесс и договоры не меняются.

квалификация входящих заявок со всех каналов: сайт, соцсети, мессенджеры, формы лендингов и рекламных кабинетов
ИИ-продавец в чате: программа, стоимость, рассрочка, ответы на типовые сомнения и запись на вводное занятие круглосуточно
подтверждение и напоминание о вводном занятии в мессенджере и голосом, автоосвобождение слота и лист ожидания
чат-бот поддержки по вашей базе знаний с передачей сложных вопросов куратору вместе с историей переписки
интеграция с CRM, LMS и платёжной системой — единая карточка ученика вместо трёх несвязанных экранов
дашборд руководителя: заявки, доходимость, конверсия по менеджерам, стоимость оплаченного места

Внедрение

850 000 – 1 250 000 ₽

Поддержка пакета

от 75 000 ₽/мес

Срок запуска

7–10 недель

Ожидаемый эффект

+25% оплат из того же рекламного бюджета: с 47 до 60 в месяц за 3–4 месяца

Пересчитать под себя

Экономика

Модельный расчёт для типового предприятия

Профиль примераучебный центр, 900 активных учеников, 4 менеджера, 5 кураторов

Поток заявок600 в месяц, цена лида 900 ₽, рекламный бюджет 540 000 ₽/мес

Воронка260 записей на вводное → доходимость 60% → 156 визитов → 47 оплат

Средний чек курса38 000 ₽, маржинальность после преподавателей и платформы 45%

Отток7% активных учеников в месяц, недоплаченный остаток 16 000 ₽

Показатель	Сейчас	После внедрения
Первый ответ на заявку	от 40 минут до утра следующего дня	до 2 минут круглосуточно
Доходимость до первого занятия	60%, 156 визитов/мес	70%, 200 визитов/мес
Оплат в месяц при том же бюджете	47	60
Отток активных учеников	7% в месяц, 63 человека	5,5% в месяц, 50 человек
Типовые обращения на кураторах	3 200 в месяц	1 450 в месяц

Денежный эффект+460 000 ₽/мес

Расходы на систему−100 000 ₽/мес

Окупаемость внедрения4 месяца

Модельный расчёт. Модель складывается из четырёх частей: 13 дополнительных оплат за счёт мгновенного ответа, квалификации и доходимости (13 × 38 000 ₽ × 45% ≈ 220 000 ₽) + 13 сохранённых от оттока учеников (13 × 16 000 ₽ × 45% ≈ 90 000 ₽) + высвобожденные 0,9 ставки куратора (≈ 65 000 ₽) + 5 оплат из реактивации базы (5 × 38 000 ₽ × 45% ≈ 85 000 ₽) = 460 000 ₽. Расходы 100 000 ₽/мес: поддержка пакета 75 000 ₽ и эксплуатация 25 000 ₽ — модели, транскрибация разговоров, телефония подтверждений, серверы. Чистый эффект 360 000 ₽ в месяц, типовое внедрение 1 050 000 ₽ окупается за три месяца работы на полной мощности; с учётом разгона первых недель считаем четыре. Вводные консервативные: эффект речевой аналитики и снижение стоимости оплаченного места с 11 500 до 9 000 ₽ в расчёт не заложены вовсе. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.

Сомнения владельца

Отвечаем на возражения прямо

У нас выраженная сезонность: набор в августе и январе, летом почти мёртво. Не хочу платить за систему круглый год.

Сезонность — аргумент за, а не против. Именно в пик команда не справляется с потоком и теряет самые дорогие заявки: за две недели набора проходит столько же обращений, сколько за квартал межсезонья. Летом работают другие модули — удержание текущих учеников и реактивация базы под осенний набор. Окупаемость считаем по годовому обороту, а не по июлю, а поддержку в низкий сезон можно снизить до минимального тарифа — это фиксируется в договоре заранее.

Кураторы и живое общение — это и есть наш продукт. Бот убьёт то, за что нам платят.

Бот забирает то, за что вам не платят: ссылки, реквизиты, справки, повторное объяснение, где найти запись урока. Разбор задания, поддержка после проваленного теста и разговор с родителем остаются людям, и на них наконец появляется время. Куратор дополнительно получает риск-лист и пишет тем, кто уже начал уходить, а не только тем, кто громче написал в чат.

У нас GetCourse и amoCRM, у части направлений — своя LMS. Туда ничего не подключить.

Мы работаем поверх того, что уже стоит, и ничего не заменяем. У GetCourse, Moodle, amoCRM и Bitrix24 есть документированные API, у большинства коробочных LMS — тоже. Если у самописной платформы интерфейсов нет, делаем обмен через выгрузки и вебхуки. Проверяем это на бесплатной диагностике — до договора и до любой предоплаты, и говорим прямо, если какая-то часть технически не сшивается.

У нас образовательная лицензия и данные несовершеннолетних. Насколько это вообще законно?

Данные остаются в вашем контуре: мы подключаемся к вашим системам, а не выгружаем базу к себе. Работаем по договору с NDA, доступы ролевые и журналируются, требования 152-ФЗ и порядок согласий законных представителей учитываем в архитектуре с первого дня. Бот отвечает строго по утверждённой вами базе знаний и не даёт значимых обещаний о зачислении, оценках и документах об образовании — такие вопросы он передаёт человеку вместе с контекстом.

Мы небольшой центр, 850 000 ₽ — это наш месячный оборот. Слишком дорого.

Не берите пакет целиком. Начните с одного модуля: ИИ-продавец в чате или подтверждение записи стоят от 250 000 ₽ и окупаются на первом же наборе, а расширяться можно по факту результата. Расчёт выше пересчитаем на ваших цифрах до договора — и если по вашей воронке окупаемость выходит дольше года, мы это скажем и предложим не начинать.

Что будем измерять после запуска

скорость первого ответа на заявку (цель: до 2 минут в любое время суток)конверсия заявка → запись на вводное занятиедоходимость до первого занятия (цель: выше 70%)конверсия визит → оплата в разрезе менеджеровмесячный отток активных учеников и точность прогноза рискадоля типовых обращений, закрытых без участия куратора

готовый пакет для отрасли

Онлайн-школы и учебные центры: автоматизация под ключ

Если разбираться в решениях по одному некогда — есть собранный пакет под эту отрасль: фиксированная цена и срок, живые примеры работы систем и расчёт окупаемости.

330 000 ₽

5 недель · всё включеноПосмотреть пакет

Первый шаг — диагностика

Посчитаем эффект для вашего бизнеса?

Расскажите о своём предприятии — сколько точек, людей, обращений. Вернёмся с персональной картой автоматизации и честным расчётом окупаемости. Бесплатно.

Пройти диагностику Как устроена работа

Голосовое описание задачи превращается в карту процесса и план внедрения

Можно голосом: запишите сообщение прямо в форме — расшифруем и разберём сами

NDA по запросу до передачи любых данных

Смета и план этапов — до договора, оплата только по принятым этапам

Ответ живого инженера, а не менеджера по продажам