Столовая держится на трёх цифрах: сколько сварить, сколько стоит порция и кто за неё платит. Ошибка в первой видна вечером — котлом, который уехал в списание. Ошибка во второй всплывает через квартал, когда блюдо давно продаётся ниже себестоимости. Мы собираем этот контур целиком и оставляем вас в той учётной системе, в которой вы работаете сегодня.
ПРОЦЕССБольше двадцати сцен из жизни отрасли: где деньги утекают сегодня, что система делает на каждом участке и что в итоге видит собственник. Со звуком — голос за кадром объясняет каждый шаг.
Столовая — производство с горизонтом в один день: не продал сегодня — выбросил завтра. Поэтому здесь дорого стоит любая неточность в прогнозе, в калькуляции и в табеле. И все три считаются вручную, обычно одним человеком и обычно поздно вечером.
Повар ориентируется на «как обычно», а обычного не бывает: короткий день перед праздником, дождь, командировка половины отдела. К половине третьего на линии остаётся полная гастроёмкость супа, которую нельзя ни продать завтра, ни вернуть в закупку.
до 43 000 ₽ в месяцУ сотрудника тридцать минут, из них десять уходит на очередь и ещё пять на выбор. Часть людей перестаёт ходить совсем: берут кофе с булкой или уезжают в сетевое кафе напротив. Еда тут ни при чём — линия просто не пропускает такой поток за сорок минут пика.
до 30 000 ₽ в месяцВ начале месяца бухгалтер сверяет проходы по пропускам, ведомости с раздачи и лимиты по четырём компаниям, потом собирает счета и акты. Три-пять рабочих дней уходит на арифметику, а спор «у нас было не 1 840 обедов» решается перепиской, а не выгрузкой.
до 25 000 ₽ в месяцГовядина подорожала на треть, масло — на четверть, а техкарты не пересчитывались с прошлой ревизии. Блюдо продолжает стоить как раньше и тихо уходит в минус, и понять это можно только когда кто-то вручную поднимет калькуляцию по каждой позиции меню.
до 20 000 ₽ в месяцСлева — кухня, линия раздачи и бухгалтерия, справа — что система делает в этот момент. Данные типовые для столовой на 1 100 обедов в день с тремя корпоративными договорами.
Сотрудник выбирает комплекс с телефона, часть суммы списывается с лимита компании, остальное — с его карты. К десяти утра кухня знает точное число порций.
Цикличное меню строится по нормам, остаткам склада и закупочным ценам: система не даёт поставить гуляш дважды за четыре дня и заранее показывает, чего не хватит к четвергу.
Прогноз считается по продажам в такой же день недели, по предзаказам и по производственному календарю. Короткий день — это минус треть обедов, и кухня узнаёт об этом накануне вечером.
Калькуляция пересчитывается на каждой приходной накладной: подорожала говядина — заведующая видит новую себестоимость порции в тот же день и решает, менять цену или менять блюдо.
У каждого сотрудника свой лимит: компания платит часть, остальное списывается с карты. Перерасход, гостевые обеды и уволенные считаются сами, а не выясняются в конце месяца.
Табель питания собирается из проходов и предзаказов, счёт и акт формируются в учётной системе, УПД уходит в ЭДО. Спорные позиции подсвечены до отправки, а не после претензии.
Видно, как поток расходится по окнам выдачи и в какие минуты собирается затор. Отсюда решения: где открыть второе окно, на какое время развести предзаказы разных компаний.
Остаток на линии виден в реальном времени. Сначала предложение навынос по чату бизнес-центра, потом уценка на кассе, и только потом акт списания.
Расчёт для столовой при бизнес-центре, которая кроме зала кормит по договору три компании: около 1 100 обедов в рабочий день, комплекс 340 ₽, 22 рабочих дня — примерно 8,2 млн ₽ выручки в месяц. Считаем не выручку, а вклад после стоимости продуктов: порядка 150 ₽ с обеда при фудкосте около 55%. Новые корпоративные договоры и рост среднего чека в модель не заложены.
Модельный расчёт. 30 000 ₽ — 200 обедов в месяц, которые раньше уходили в кафе напротив, при вкладе 150 ₽ с обеда + 43 000 ₽ — сокращённое перепроизводство и списание готовой еды + 25 000 ₽ — часы бухгалтера и заведующей на табели, счета и акты + 20 000 ₽ — блюда, вовремя вынутые из минуса после пересчёта калькуляций. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.
В ролике — типовая модель отрасли. За 1–2 дня инженер разберёт ваши процессы и цифры, покажет главные потери и рассчитает, что можно вернуть автоматизацией.
4 вопроса · около 60 секунд · в конце — план и вилка цены от инженера
Пакет «Автоматизация столовой» — 290 000 ₽ и 4 недели. Поддержка первого месяца уже в пакете, дальше 22 000 ₽/мес. Пакет делится: если болит только закрытие месяца по юрлицам, это отдельный блок за меньшие деньги — посчитаем на разборе.
Обсудить пакетРаботающее демо в конце каждой недели. Текущая работа не останавливается: система запускается рядом со старым процессом.
Поднимаем продажи и списания за три месяца, смотрим техкарты и калькуляции, считаем реальное перепроизводство и время на закрытие месяца, записываем стартовые цифры.
Запускаем бот предзаказа с лимитами компаний, настраиваем прогноз порций по истории и календарю, связываем его с заявкой на кухню.
Собираем цикличное меню с контролем повторов, включаем пересчёт калькуляций на приходе и контроль порога наценки по каждому блюду.
Настраиваем табель питания, счета, акты и УПД в ЭДО, собираем вечернюю сводку, обучаем заведующую, поваров и бухгалтера, передаём систему.
Учётная система остаётся вашей: мы подключаемся к 1С:Общепиту, iiko, «Трактиръ» или МойСкладу через API и обмен, техкарты и номенклатуру не переносим. Табель питания собирается из того, что у вас уже есть: проходы из системы контроля доступа бизнес-центра, отметки на раздаче, предзаказы из бота — конкретный источник выбираем на разборе, потому что у каждого объекта он свой. Ветеринарные документы в «Меркурии» и маркировка молочной группы остаются в вашем контуре: мы не встаём между вами и государственными системами, а только убираем ручной ввод накладных.
Мы зарабатываем на работающих системах, а не на подписанных договорах. Если ваш случай в этом списке — скажем об этом на разборе, до оплаты.
Нет. Мы работаем поверх 1С:Общепита, iiko, «Трактиръ» и МойСклада через API и обмен данными. Заведующая продолжает вести те же техкарты и накладные, повар видит тот же лист заказа. Меняется то, что происходит вокруг: предзаказ, прогноз порций, пересчёт калькуляций и закрытие месяца по юрлицам.
Для точки на двести обедов в день — да, и мы это говорим прямо. Расчёт выше сделан на 1 100 обедах с тремя корпоративными договорами: там пакет возвращает себя примерно за три месяца, потому что перепроизводство и ручное закрытие месяца растут вместе с объёмом. Если объём меньше, обычно берут два блока — предзаказ с прогнозом либо табель со счетами.
Часть не станет, и линия для них остаётся как была — предзаказ не заменяет раздачу, а разгружает пик. Работает это тогда, когда у предзаказа есть выгода: отдельное окно выдачи без очереди, гарантированное блюдо, которое к часу дня уже кончилось, оплата с корпоративного лимита без карты. Первые две недели мы смотрим долю предзаказов по каждой компании и подкручиваем именно это.
Обычно наоборот, если начинать с их боли. Первое, что снимает система, — вечернее сведение заявки на кухню и ручной пересчёт калькуляций при каждом подорожании. Труднее идёт дисциплина по остатку на линии: отмечать фактический выход к 13:00 приходится каждый день. Мы делаем это одной кнопкой на экране раздачи и первые две недели проходим смены вместе с заведующей. Обучение и регламенты входят в пакет.
Данные. Прогноз порций нельзя включить на пустом месте: нужна история продаж хотя бы за квартал, разложенная по дням недели и по производственному календарю. Калькуляции обычно приходится приводить в порядок — в половине столовых часть техкарт не совпадает с реальной закладкой. Если горит, запускаем предзаказ на второй неделе, а себестоимость и табель доводим следом.
Система остаётся у вас и продолжает работать. Поддержка — 22 000 ₽/мес: мониторинг обмена с учёткой и кассами, реакция на сбои в обед, правка прогноза под сезон и новые договоры, добавление компаний в лимиты и табель. Первый месяц уже оплачен пакетом, отказаться можно в любой момент, доступы и настройки при этом остаются у вас.
Отметьте, что болит, и покажите две выгрузки — продажи и списания за три месяца. Пересчитаем себестоимость десяти ходовых блюд и скажем цифрой, сколько стоит перепроизводство и сколько — ручное закрытие месяца по корпоративным клиентам.