В кейтеринге деньги теряются до мероприятия, а не на нём: смету считают в трёх файлах, коммерческое уходит на второй день, а на площадку забывают погрузить то, что потом покупают в ближайшем супермаркете за наличные. Собираем контур от заявки до возврата посуды — поверх вашего учёта.
ПРОЦЕССБольше двадцати сцен из жизни отрасли: где деньги утекают сегодня, что система делает на каждом участке и что в итоге видит собственник. Со звуком — голос за кадром объясняет каждый шаг.
Каждая из этих потерь появляется, пока мероприятие ещё живёт в переписке и в голове менеджера. На площадке разбираться уже поздно: там всё решается такси, наличными и извинениями перед заказчиком.
Заказчик пишет пятерым и выбирает из тех, кто ответил первым. Менеджер честно собирает расчёт: уточняет у шефа выход, у склада — свободна ли посуда, у бухгалтерии — цену проката. Пока он это делает, дата уходит к тем, кто прислал смету в тот же вечер.
до 45 000 ₽ в месяцМеню в одном, персонал во втором, прокат и логистика — в голове старшего смены. В каждом расчёте что-то забывают: аренду фуршетных столов, второй рейс, переработку официантов после полуночи, доставку до загорода. Заказчику это уже не выставишь.
до 26 000 ₽ в месяцКомплектуют по списку из головы старшего: недосчитались фужеров — едет второй рейс, забыли термоконтейнер — горячее подают тёплым, не хватило скатертей — покупают на месте. И то же самое обратно: посуда не возвращается, а недостача всплывает через месяц.
до 19 000 ₽ в месяцНакануне менеджер обзванивает пятнадцать человек, чтобы найти восьмерых. Кто-то не берёт трубку, кто-то соглашается и не приходит. В итоге на площадке лишний официант «на всякий случай» или нехватка рук, которую закрывают переработкой по двойной ставке.
до 22 000 ₽ в месяцВосемь коротких сцен: слева — заказчик, цех и площадка, справа — что делает система. Данные типовые для компании, которая ведёт двадцать с небольшим мероприятий в месяц.
Менеджер выбирает формат, число гостей и меню — выход на человека, посуда, персонал, прокат и логистика считаются по вашим нормативам. Заказчик добавил пятнадцать гостей за два дня до банкета — смета, задание цеху и счёт пересчитываются сами.
Заявка с сайта или из почты сама становится карточкой мероприятия: система проверяет свободу даты, собирает расчёт и коммерческое из шаблона и следит за реакцией заказчика.
Система напоминает заказчику и менеджеру о сроке, а если деньги не пришли — снимает бронь и открывает дату другим, не дожидаясь разговора «мы точно будем».
Видно, какие даты заняты, где не хватает официантов и когда два банкета накладываются на один комплект оборудования — за месяц, а не в пятницу вечером.
Бот пишет свободным официантам по опыту и рейтингу на этой площадке, собирает подтверждения и добирает людей по списку, пока смена не закрыта.
Лист собирается из сметы: посуда, текстиль, оборудование и расходники с отметками загрузки. Тот же лист работает на возврат — по нему пересчитывают всё на площадке.
Маршрут строится по времени подачи блюд, окну разгрузки на площадке и возврату оборудования тем же вечером — с учётом того, что склад и цех в разных концах города.
Факт сводится со сметой: перерасход по продуктам, часы официантов сверх плана, такси и докупки на месте — по каждому банкету, пока всё помнят.
Расчёт для кейтеринговой компании, которая ведёт около 22 мероприятий в месяц при среднем чеке 180 000 ₽ — примерно 4 млн ₽ выручки. Вклад после продуктов, персонала и логистики — порядка 45 000 ₽ с мероприятия. Считаем только то, что можно потрогать: выигранные заявки, недосчитанные позиции сметы, лишние рейсы и переплаты по персоналу. Ускорение оборота за счёт предоплат в модель не заложено — это про кассовый разрыв, а не про прибыль.
Модельный расчёт. Одна дополнительно выигранная заявка в месяц за счёт быстрого расчёта (45 000 ₽ вклада) + позиции, которые раньше терялись в смете: аренда, доставка, переработка (26 000 ₽) + лишний рейс и докупки на площадке (19 000 ₽) + переплаты по персоналу и сорванные смены (22 000 ₽). Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.
В ролике — типовая модель отрасли. За 1–2 дня инженер разберёт ваши процессы и цифры, покажет главные потери и рассчитает, что можно вернуть автоматизацией.
4 вопроса · около 60 секунд · в конце — план и вилка цены от инженера
Пакет «Автоматизация кейтеринга» — 300 000 ₽ и 4 недели. Первый месяц поддержки внутри пакета, дальше 23 000 ₽/мес. На разборе скажем прямо, нужен ли он целиком: если болит только расчёт и коммерческое, это дешевле и быстрее.
Обсудить пакетРаботающее демо в конце каждой недели. Текущая работа не останавливается: система запускается рядом со старым процессом.
Разбираем последние десять мероприятий: сметы против факта, переписку по коммерческим, графики смен и акты возврата проката. Собираем нормативы выхода, цены проката и ставки персонала — это самая трудоёмкая неделя, и без вашего шефа она не проходит.
Запускаем калькулятор банкета, шаблоны коммерческих, карточку мероприятия и календарь дат с проверкой пересечений по оборудованию и людям.
Подключаем задания цеху, комплектовочные листы, акты возврата, маршруты рейсов и сбор смены официантов через бота.
Настраиваем контроль предоплат и снятие брони по сроку, сводим факт со сметой и считаем маржу мероприятия. Обучаем менеджеров и старших смен, передаём систему.
Учётная система и CRM остаются вашими: подключаемся к 1С:УНФ, 1С:Общепиту, Битрикс24, amoCRM или МойСкладу через API и обмен. Нормативы выхода, цены проката и ставки персонала мы не выдумываем — вытаскиваем из ваших последних мероприятий и утверждаем с шеф-поваром, иначе калькулятору не поверит никто. Ветеринарные сопроводительные документы на мясо, рыбу и молочку остаются в «Меркурии», а маркировка — в вашем ЭДО: мы их не подменяем, а убираем двойной ввод накладных.
Мы зарабатываем на работающих системах, а не на подписанных договорах. Если ваш случай в этом списке — скажем об этом на разборе, до оплаты.
Уникально меню и подача, а не арифметика. Выход на гостя по форматам, число официантов на количество персон, комплекты посуды, время погрузки и рейсы у вас уже устоялись — просто живут в голове шефа и старших смен. Мы вытаскиваем их из последних десяти мероприятий, показываем вам расхождения и утверждаем. Дальше менеджер собирает 80% сметы автоматически, а уникальную часть добивает руками.
Нет. Работаем поверх 1С:УНФ, 1С:Общепита, Битрикс24, amoCRM и МойСклада через API и обмен данными. Менеджер остаётся в своей CRM, бухгалтерия — в своей 1С. Меняется то, что между ними: расчёт, коммерческое, календарь оборудования, комплектовка, смены и сведение факта со сметой.
При пяти-семи мероприятиях в месяц это дорого, и мы так и говорим. Модель начинает работать примерно от пятнадцати мероприятий или от среднего чека в 150 000 ₽: там одна выигранная заявка в месяц уже перекрывает поддержку. Пакет разбирается на части — расчёт и коммерческое отдельно, площадка и персонал отдельно, на разборе посчитаем оба варианта.
Менеджеры обычно переходят на сторону системы за неделю: калькулятор снимает с них самую противную часть работы. Труднее со старшими смен — им нужно отмечать погрузку и возврат по листу, а не по памяти. Мы делаем отметки в два касания на телефоне и первые два мероприятия выезжаем на площадку вместе с ними. Обучение и регламенты входят в пакет.
Первая неделя уходит на справочники и нормативы, и сжать её нельзя: без них калькулятор посчитает красиво и неправильно. Если горит, запускаем расчёт и коммерческое ко второй неделе — это та часть, которая приносит выигранные заявки, — а площадку, персонал и отчётность доводим в сезон, не останавливая работу.
Система ваша и работает. Поддержка — 23 000 ₽/мес: мониторинг, реакция на сбои в субботу вечером, обновление нормативов и цен проката, доработка шаблонов коммерческих под новые форматы. Первый месяц входит в пакет, отказаться можно в любой момент, все доступы и данные остаются у вас.
Покажите нам последние десять мероприятий — этого хватит. Сравним сметы с фактом, посмотрим переписку по коммерческим и графики смен и скажем, где утекает больше: в расчёте, на площадке или в персонале.