Арендный бизнес держится на календаре: пропущенная индексация не догоняется, акт без подписи превращается в спор, а пустая секция тихо съедает ставку каждый день. Собираем этот контур целиком — поверх 1С и вашей CRM, без переезда и смены учёта.
ПРОЦЕССБольше двадцати сцен из жизни отрасли: где деньги утекают сегодня, что система делает на каждом участке и что в итоге видит собственник. Со звуком — голос за кадром объясняет каждый шаг.
Портфель на девяносто договоров не помещается ни в голову, ни в Excel: файл жив, пока его ведёт один человек, и рассыпается в тот месяц, когда он уходит в отпуск. Деньги при этом уходят беззвучно — непроведённая индексация не пишет претензий и не звонит по телефону.
В договоре написано: ставка пересматривается раз в год на согласованный процент. Напоминать об этом должен файл, а файл молчит. Два-три месяца по каждому забытому договору не догоняются никогда — задним числом счёт не выставишь, а спорить арендатор не станет ровно до того дня, когда вы вспомните.
до 62 000 ₽ в месяцАрендатор предупредил о выходе за три месяца, а брокеры узнали об этом за две недели до передачи ключей. Секция стоит пустой, ставка не начисляется, и на вопрос «что у нас сейчас свободно» каждый раз уходит полдня обзвона управляющих.
110 000 ₽ за месяц простояДевяносто два начисления в месяц, и каждое из нескольких частей: базовая ставка, переменная по счётчикам, эксплуатационные, парковка, реклама на фасаде. Бухгалтер собирает это два дня, потом рассылает, потом ищет, кто не подписал и почему.
18 000 ₽ в месяц«У нас не работает кондиционер» приходит управляющему в личные сообщения в 19:40. Он пересылает инженеру, инженер забывает, через неделю про это помнят все. На переговорах о продлении ставки этот кондиционер вам и припомнят.
аргумент против вас на переговорахВосемь сцен по одному месяцу: договор, индексация, закрытие, долг, свободные площади, показы и заявки. Данные типовые для портфеля из трёх объектов и девяноста с лишним арендаторов.
Срок, индексация, обеспечительный платёж и право на досрочный выход лежат в одном месте и напоминают о себе заранее.
Система заранее поднимает список, готовит уведомления с расчётом, а после срока сама пересчитывает начисления.
Базовая ставка, переменная часть по счётчикам и эксплуатационные считаются вместе, счета и акты уходят в ЭДО пакетом.
Просрочка запускает лестницу: напоминание, звонок управляющему, пени по договору, претензия и удержание из обеспечительного платежа.
Карта помещений по этажам показывает занятое, освобождающееся и пустующее, а на выходящие площади брокеры получают задачу за три месяца.
Заявка на просмотр падает в календарь объекта, пропуск на охрану выписывается заранее, после показа брокер отвечает на три вопроса.
Обращение из Telegram попадает в журнал вместе с помещением и договором, уходит инженеру и держится под сроком из регламента.
Вакансия, собираемость, средняя ставка и доход с метра по каждому зданию — одним сообщением, без сведения таблиц по вечерам.
Расчёт для портфеля из трёх объектов — бизнес-центр, торговое здание и складской блок: 21 000 м² в аренде, 92 арендатора, средняя ставка 1 100 ₽/м² в месяц, начисления около 23 млн ₽, вакансия 6%. Считаем только три вещи, которые видно в выписке: вовремя проведённую индексацию, сокращённый простой одной секции и снятую ручную работу бухгалтера. Пени и удержания из обеспечительных платежей в модель не заложены.
Модельный расчёт. 62 000 ₽ индексации, проведённой в срок, + 55 000 ₽ за секцию 100 м², сданную на полмесяца раньше (110 000 ₽ в месяц по ставке 1 100 ₽/м²), + 18 000 ₽ времени бухгалтера на начислениях и актах. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.
В ролике — типовая модель отрасли. За 1–2 дня инженер разберёт ваши процессы и цифры, покажет главные потери и рассчитает, что можно вернуть автоматизацией.
4 вопроса · около 60 секунд · в конце — план и вилка цены от инженера
Пакет «Автоматизация арендного бизнеса» — 320 000 ₽ и 5 недель. Первый месяц поддержки внутри пакета, дальше 24 000 ₽/мес. На разборе честно скажем, нужен ли он целиком: часто половина эффекта закрывается двумя блоками — реестром договоров с индексацией и закрытием месяца.
Обсудить пакетРаботающее демо в конце каждой недели. Текущая работа не останавливается: система запускается рядом со старым процессом.
Собираем договоры в один реестр: сроки, ставки, формулы переменной части, даты индексации и обеспечительные платежи. Сверяем с 1С и фиксируем цифры «до».
Включаем напоминания по датам, готовим шаблоны уведомлений и автоматический пересчёт ставок с переносом в начисления.
Настраиваем расчёт начислений со всеми частями, пакетную сборку счетов и актов и отправку в ЭДО с контролем подписания.
Подключаем лестницу работы с долгами, карту свободных площадей, задачи брокерам и календарь показов.
Запускаем журнал заявок арендаторов со сроками, собираем сводку по объектам, обучаем управляющих и бухгалтерию, передаём систему.
Учёт остаётся вашим: начисления, счета и акты живут в 1С, мы подключаемся к ней через API или обмен и приносим туда готовые расчёты. Реестр договоров строим поверх вашей CRM, если она есть, или собираем отдельным модулем — переезжать никуда не надо. Проверку контрагента перед подписанием договора подключаем к Контур.Фокусу, документооборот — к Диадоку или Saby, смотря чем вы уже пользуетесь.
Мы зарабатываем на работающих системах, а не на подписанных договорах. Если ваш случай в этом списке — скажем об этом на разборе, до оплаты.
Нет. Начисления, счета и акты остаются в 1С, мы подключаемся к ней через API или обмен и приносим готовые расчёты. Бухгалтер продолжает работать в своём окне, просто больше не собирает начисления по частям вручную. Если у вас отраслевая конфигурация или доработанная типовая — на разборе посмотрим, что цепляется напрямую, а где нужен обмен файлами.
Считать надо не от количества объектов, а от суммы, которая проходит мимо. По модели одна вовремя проведённая индексация и полмесяца сокращённого простоя одной секции возвращают пакет примерно за три месяца. Если после разбора окажется, что индексация у вас идёт как часы, а болит только закрытие месяца, — соберём один блок, и он будет стоить в разы меньше.
Реестр договоров с напоминаниями по датам работает уже к концу второй недели: это самая дешёвая и самая денежная часть, поэтому она первая. Закрытие месяца добавляется на третьей, к ближайшему отчётному периоду вы успеваете. Быстрее делают те, кто ставит таблицу с напоминалками без связи с 1С — через два месяца она снова расходится с начислениями.
Обычно не хочет, потому что этот файл — его страховка. Мы не отбираем его: первый импорт делаем именно из него, и управляющий видит, что все цифры на месте. Дальше он перестаёт вести файл сам не по приказу, а потому что напоминания приходят раньше, чем он успевает вспомнить. Обучение и регламент входят в пакет, а параллельную работу по старинке первый месяц никто не запрещает.
Это норма для коммерческой аренды, и именно поэтому реестр строится на первой неделе, а не в последний день. Формулы разбираем по договорам: базовая ставка, индексация, эксплуатационные, счётчики, парковка, реклама на фасаде, каникулы и скидки на время ремонта. Что не описывается формулой — остаётся ручным вводом, но с напоминанием и проверкой, а не в чьей-то памяти.
Система ваша и работает. Поддержка — 24 000 ₽/мес: мониторинг, реакция на сбои, новые договоры и формулы, изменения в шаблонах документов, сопровождение при вводе нового объекта в портфель. Первый месяц входит в пакет, отказаться можно в любой момент, доступы и данные остаются у вас.
Дайте нам реестр договоров и выгрузку начислений за квартал — дальше сами. За день-два скажем, где индексация прошла позже срока, во сколько обходится средний простой секции и что из этого закрывается за пять недель.