Автоматизация для агентств недвижимости и застройщиков
Автоматизация агентства недвижимости: ответ клиенту за минуту, а не за час
Лид с рекламы живёт минуты: кто ответил первым, тот и показывает квартиру. Мы отдаём системе скорость, квалификацию и рутину, чтобы агент выходил на клиента первым и подготовленным.
автоматизация для агентств недвижимости и застройщиков
НедвижимостьСпецифика отрасли — глазами инженера
Недвижимость — бизнес дорогого обращения и длинного цикла: заявка с Авито, Циана или таргета стоит от 1 500 до 6 000 ₽, а до сделки доходит примерно одна из сорока. Всё, что происходит между заявкой и сделкой, держится на памяти агента: блокнот, личный мессенджер, десять звонков ради одного показа. При этом каждая операция — квалификация, распределение, напоминание, заполнение карточки, подготовка договора — алгоритмизируется и надстраивается поверх вашей CRM и телефонии, без их замены. Мы не трогаем разговор агента с клиентом: забираем то, что он делает неохотно и поэтому плохо.
Где утекают деньги
Боли отрасли — с ценниками, а не эпитетами
Каждая проблема ниже оцифрована на модельном примере. Узнаёте свою — значит, есть что считать на диагностике.
Лид остывает быстрее, чем освобождается агент
Заявка падает в 11:40, агент на показе. Перезванивает в 13:10 и слышит, что клиенту уже ответили из двух других агентств, а один вариант он посмотрел вчера. Заявки вечера, ночи и выходных ждут до утра понедельника вместе с рекламным бюджетом, который за них заплачен.
≈ Из 800 обращений в месяц около 240 получают ответ позже часа или не получают вовсе. Даже если бы при быстром ответе до сделки дошёл 1% из них — это 2–3 сделки × 200 000 ₽ комиссии ≈ 400 000–600 000 ₽ в месяц.
Один показ стоит десяти звонков
Свести покупателя, собственника, ключи и агента на один час — это созвон, перенос, ещё созвон, сообщение консьержу и подтверждение накануне. В новостройках сверху ложится бронь у застройщика и согласование времени с отделом продаж ЖК.
≈ 25 агентов × 3 согласования в день × 10 минут = 12,5 часа в день, 260 часов в месяц. По ставке 700 ₽/час это около 180 000 ₽ рабочего времени, потраченного не на продажу.
Карточки CRM пустые — клиент живёт в блокноте агента
Бюджет, район, состояние своей квартиры, одобренная ипотека, срок переезда, настоящее возражение — всё это прозвучало в разговоре и осталось в голове агента. В CRM имя, телефон и статус «в работе», который не менялся три месяца.
≈ При текучке 25% в год из 25 агентов уходит шестеро, каждый уносит около 25 живых контактов. 150 клиентов в год × 3% конверсии ≈ 4–5 сделок ≈ 900 000 ₽ комиссии, не считая того, что руководитель не видит воронку и не может её чинить.
Юрист набивает договоры вручную
ДКП, авансовое соглашение, агентский договор, ДДУ, допники, справки об оплате: паспортные данные, кадастровые номера, площади, доли, реквизиты счетов переносятся руками из сканов и сверяются с выпиской ЕГРН.
≈ 2 юриста × 2,5 часа в день на ввод и сверку × 21 день × 800 ₽/час ≈ 84 000 ₽ в месяц. Отдельно — цена одной опечатки в номере лицевого счёта или в площади: сделка встаёт на несколько дней, а иногда и на неделю.
База отказников и старых клиентов не работает
«Дорого», «подумаем», «пока не продали свою», «ждём снижения ставки» — это не отказ, а «не сейчас». Через 6–18 месяцев эти люди покупают, но у того агентства, которое про них вспомнило и позвонило с конкретным поводом.
≈ База 6 000 контактов, из них около 1 500 отказников за два года. Даже 1% возврата — это 15 сделок в год ≈ 3 000 000 ₽ комиссии. Сегодня базу поднимают эпизодически, когда у кого-то из агентов пусто в календаре.
Руководитель управляет отделом вслепую
Сколько заявок пришло, сколько осталось без ответа, какой канал дал сделку, а какой только звонки, кто из агентов держит хорошие лиды мёртвым грузом — всё это собирается вручную и с опозданием на неделю.
≈ Отчёт по воронке готовится к понедельнику и устаревает к среде. При бюджете 600 000 ₽ в месяц на площадки и таргет решение о перераспределении опаздывает на месяц — это 150 000–200 000 ₽, вложенных в каналы, которые уже не приносят сделок.
Один рабочий день
Как выглядит смена до и после автоматизации
сейчас
Всё держится на людях и памяти
019:20 — за ночь пришло 14 заявок с Авито, Циана и сайта; руководитель раскидывает их по агентам по памяти, кто вроде бы свободен.
0211:40 — заявка на трёшку в новом корпусе: агент на показе, перезванивает через полтора часа и слышит, что клиент уже смотрит с другим агентством.
0313:00 — согласование одного показа: звонок покупателю, звонок собственнику, перенос, звонок консьержу, ещё два уточнения. Час на один просмотр.
0415:30 — юрист третий раз за день переносит паспортные данные и кадастровый номер из сканов в договор и сверяет площадь с выпиской ЕГРН.
0518:00 — агент едет домой с мыслью «занесу клиентов в CRM завтра». Не заносит ни завтра, ни послезавтра.
06Понедельник — руководитель полдня собирает воронку в таблице; к среде цифры уже не описывают реальность отдела.
после внедрения
Система работает, люди решают
✓Круглосуточно — заявка с любой площадки получает ответ за 30–60 секунд: система уточняет бюджет, район, срок и ипотеку, отсекает конкурентов и тех, кто просто спрашивает цену.
✓Через две минуты — квалифицированный лид у агента, который ведёт этот район и свободен; не взял за 10 минут — заявка уходит следующему, руководителю приходит уведомление.
✓Днём — время показа собирается автоматически: покупателю и собственнику предложены слоты, выбранный час падает в календарь агента, накануне обоим уходит напоминание.
✓После каждого звонка — карточка заполняется сама: расшифровка, резюме, бюджет, объект, возражение, следующий шаг и срок. Агент подтверждает одной кнопкой.
✓На сделке — паспорта, выписка ЕГРН и бронь застройщика разобраны в черновик договора; юрист проверяет десять минут вместо часа ручного ввода.
✓Еженедельно — система поднимает отказников по конкретному поводу (новая очередь ЖК, снижение цены, изменение ставки), а у собственника на экране скорость ответа, воронка по каналам и стоимость сделки.
Что внедрять
Порядок внедрения — от самого быстрого эффекта
Не нужно автоматизировать всё сразу. Ниже — приоритет для вашей отрасли: первые пункты дают эффект уже в первые месяцы и финансируют следующие шаги.
1
Квалификация входящих заявок
Продажи и CRM · от 150 000 ₽
Заявки идут с Авито, Циана, Домклика, сайта и таргета вперемешку: целевые покупатели, собственники, конкуренты и любопытные. Агент тратит на выяснение, с кем он вообще говорит, самый ценный контакт — первый.
−50% нецелевых заявок до агента, первый ответ менее чем за минуту
2ИИ-продавец в чате
Продажи и CRM · от 150 000 ₽
Больше половины обращений приходит в переписку и вне рабочих часов. Ассистент отвечает по вашей базе объектов и условиям ипотеки, подбирает варианты по бюджету и району, ставит показ в календарь и не даёт клиенту уйти к тому, кто ответил быстрее.
до 40% заявок доводятся до записи на показ без агента
3Распределение заявок
Продажи и CRM · от 30 000 ₽
Ручная раздача заявок руководителем — это задержка плюс вкусовщина. Правило маршрутизации учитывает район, тип объекта, ЖК застройщика, текущую загрузку и результат агента, а SLA на первый контакт делает потерянную заявку видимой в ту же минуту.
время до первого контакта с 40–70 минут до 2–5 минут
4Автозаполнение CRM
Продажи и CRM · от 60 000 ₽
Агенты ведут клиентов в блокнотах и личных мессенджерах, поэтому вместе с агентом уходит и клиент. Карточка должна заполняться сама — иначе она не заполняется никогда, сколько бы регламентов вы ни написали.
полнота карточки с 40–50% до 95% и выше
5Расшифровка и резюме звонков
Звонки и контакт-центр · от 60 000 ₽
Звонок — единственное место, где звучат реальный бюджет, срок переезда, состояние своей квартиры и одобренная ипотека. Расшифровка превращает разговор в поля сделки и в следующий шаг с датой, а не в строчку «созвонились».
100% звонков с резюме и следующим шагом, −30–40 минут в день у агента
6Возврат потерянных клиентов
Продажи и CRM · от 200 000 ₽
Отказ в недвижимости почти всегда значит «не сейчас». Сценарии поднимают базу по конкретному поводу: вышла новая очередь ЖК, упала цена на объект из подборки, изменилась ставка по ипотеке, у клиента заканчивается срок аренды.
+1–2 сделки в месяц из базы, которая уже оплачена рекламой
7Извлечение данных из договоров
Документы и знания · от 150 000 ₽
ДКП, авансовое, агентский, ДДУ и допники собираются из одних и тех же данных: паспорта, кадастровые номера, площади, доли, реквизиты. Извлечение из сканов и выписок убирает ручной ввод и главную причину срыва сроков — опечатку.
подготовка пакета документов с 40–60 минут до 7–10 минут
8BI-дашборды для бизнеса
Аналитика и прогнозирование · от 200 000 ₽
Стоимость лида по площадкам, конверсия по агентам и по ЖК, скорость первого касания, застрявшие сделки — без этих цифр рекламный бюджет распределяется по ощущениям, а слабый агент месяцами держит хорошие заявки.
решение по рекламному бюджету раз в неделю вместо раза в квартал
Стартовый пакет для агентств недвижимости и застройщиков
«Первая минута» — один проект, закрывающий главное
готовый состав · можно менять
Первая минута
Стартовый пакет для агентства на 10–40 агентов и для отдела продаж застройщика. Закрывает главную утечку отрасли — время между заявкой и первым живым контактом — и снимает зависимость от того, ведёт ли агент CRM. Всё строится поверх вашей CRM, телефонии и выгрузок на площадки, без замены систем.
- приём и квалификация заявок со всех каналов (Авито, Циан, Домклик, сайт, таргет, звонки) с ответом за 30–60 секунд круглосуточно
- ИИ-продавец в чатах и мессенджерах: подбор по бюджету и району, ответы по объектам и ипотеке, запись на показ
- распределение заявок по агентам с учётом района, объекта и загрузки, SLA на первый контакт с эскалацией руководителю
- автозаполнение CRM: расшифровка звонков, резюме, поля сделки, следующий шаг с напоминанием
- сценарии возврата отказников и спящей базы по поводам: цена, новая очередь, ставка по ипотеке
- дашборд руководителя: скорость ответа, воронка по каналам и агентам, стоимость лида и стоимость сделки
Внедрение
850 000 – 1 300 000 ₽
Поддержка пакета
от 75 000 ₽/мес
Срок запуска
7–10 недель
Ожидаемый эффект
Пересчитать под себя время первого ответа с 40–70 минут до одной минуты и +15% сделок из того же трафика
Экономика
Модельный расчёт для типового предприятия
Профиль примераагентство недвижимости, 25 агентов, вторичка и новостройки
Входящие обращения800/мес со всех каналов
Рекламный бюджет600 000 ₽/мес на площадки и таргет
Средняя комиссия агентства200 000 ₽ со сделки, агенту 50%
Сделок20/мес, конверсия обращения в сделку 2,5%
Бэк-офискоординатор и 2 юриста, ФОТ 260 000 ₽/мес
| Показатель | Сейчас | После внедрения |
|---|---|---|
| Время до первого контакта | 40–70 минут, вечером и ночью — до утра | менее 1 минуты круглосуточно |
| Обращения без ответа в первые сутки | до 25% | менее 3% |
| Сделок в месяц | 20 | 24–25 |
| В том числе сделки из спящей базы | эпизодически, когда у агента пусто в календаре | +1–2 в месяц по расписанию сценариев |
| Полнота карточки CRM | 40–50% полей, следующий шаг у половины сделок | резюме и следующий шаг по 100% звонков |
| Подготовка пакета документов | 40–60 минут ручного ввода | 7–10 минут проверки готового черновика |
Денежный эффект+585 000 ₽/мес
Расходы на систему−110 000 ₽/мес
Окупаемость внедрения3 месяца
Модельный расчёт. Модель: +3 сделки в месяц от скорости ответа, квалификации и распределения (300 000 ₽ маржи агентства при 100 000 ₽ со сделки после выплаты агенту) плюс 1,5 сделки из возврата базы (150 000 ₽), плюс высвобожденная ставка координатора (80 000 ₽), плюс сокращение договорной рутины на 70 из 105 часов юристов (55 000 ₽). Расходы: поддержка пакета 75 000 ₽ и эксплуатация около 35 000 ₽ — телефония, модель, серверы. Рост среднего чека и экономия рекламного бюджета за счёт перераспределения каналов в расчёт не заложены. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.
Сомнения владельца
Отвечаем на возражения прямо
У нас сезонность: летом и в январе заявок мало. Зачем платить за систему круглый год?
Сезонность — как раз аргумент за. В пик система забирает вал, который отдел физически не переваривает, и вы не теряете самые дорогие заявки года. В спад каждое обращение стоит дороже, и потерять его больнее. Фиксирована только поддержка; эксплуатация — телефония и токены модели — считается по факту и в низкий сезон падает вместе с трафиком. Отдельные модули можно перевести в режим ожидания на пару месяцев.
Агенты не будут вести CRM. Они и сейчас её не ведут, хотя мы требуем на каждой планёрке.
Поэтому мы и не просим их ничего вести. Карточка заполняется из расшифровки звонка и переписки автоматически, агент только подтверждает следующий шаг одной кнопкой. Система не должна требовать дисциплины от двадцати пяти человек — она требует её от одного сервиса. Побочный эффект, который обычно снимает сопротивление: агенту больше не нужно вечером вспоминать, о чём был разговор в одиннадцать утра.
У нас Битрикс с кучей доработок и выгрузка на площадки через фид. Всё сломается.
Мы работаем поверх и ничего не переносим. Битрикс24, amoCRM, отраслевые системы, самописные базы, фиды на Авито и Циан — почти везде есть API или прямой доступ к данным, и мы дописываем слой рядом, не трогая ваши доработки. Если по конкретной системе интеграция технически невозможна, скажем об этом на бесплатной диагностике: до договора и до денег.
Квартира — покупка на всю жизнь. Тут нужен человек, а не бот.
Бот не продаёт квартиру. Его задача — не дать клиенту уйти в первые пятнадцать минут: ответить на «сколько стоит и что ещё есть», уточнить бюджет, район и ипотеку, поставить показ в календарь и передать агенту готовый контекст. Продаёт по-прежнему агент, но выходит на разговор первым и подготовленным. Альтернатива боту в 22:40 в субботу — не живой голос, а тишина.
Персональные данные покупателей и продавцов, 152-ФЗ, записи разговоров, сверху 115-ФЗ. Это законно?
Данные не покидают ваш контур: мы подключаемся к вашей CRM, телефонии и хранилищу, копию базы к себе не забираем. Записи разговоров, сканы паспортов и выписки обрабатываются на ваших серверах или в вашем облаке, доступы выдаются по ролям и журналируются. Согласие на обработку и уведомление о записи разговора встраиваем в сценарии обязательным шагом. Работаем по договору с NDA и полностью удалённо, программной частью поверх ваших систем.
Что будем измерять после запуска
медианное время до первого контакта по каналам (цель: менее 1 минуты)доля обращений без ответа в первые сутки (цель: менее 3%)конверсия обращение → показ → сделка в разрезе каналов и агентовполнота карточки CRM и доля звонков с резюме и следующим шагомсделки из сценариев возврата отказников и спящей базыстоимость лида и стоимость сделки по каждой площадке
Первый шаг — диагностика
Посчитаем эффект для вашего бизнеса?
Расскажите о своём предприятии — сколько точек, людей, обращений. Вернёмся с персональной картой автоматизации и честным расчётом окупаемости. Бесплатно.
Можно голосом: запишите сообщение прямо в форме — расшифруем и разберём сами
NDA по запросу до передачи любых данных
Смета и план этапов — до договора, оплата только по принятым этапам
Ответ живого инженера, а не менеджера по продажам