Бухгалтерский аутсорс продаёт клиенту спокойствие, а расплачивается за него часами: полмесяца уходит на выпрашивание документов, вторая половина — на ручной ввод того, что наконец прислали. Собираем этот контур целиком — поверх вашей 1С, без переезда в чужую программу.
ПРОЦЕССБольше двадцати сцен из жизни отрасли: где деньги утекают сегодня, что система делает на каждом участке и что в итоге видит собственник. Со звуком — голос за кадром объясняет каждый шаг.
Ни одна из этих потерь не про квалификацию бухгалтера. Они про то, что фирма живёт на чужих документах: пока клиент не прислал накладную, работать не с чем — и выпрашивает её тот же человек, который потом эту накладную и вобьёт.
Накладные, акты и счета-фактуры вбиваются строка за строкой: контрагент, номенклатура, сумма, счёт учёта. Именно этот ввод, а не консультации и не отчётность, составляет основную себестоимость обслуживания одного клиента — и именно он не растёт в цене, когда клиент растёт в обороте.
до 63 000 ₽ в месяцПятого числа бухгалтер пишет в личку: «Пришлите аренду». Десятого — «Пришлите, пожалуйста, аренду». Двадцатого клиент присылает фото стопкой, где половина не читается. На это уходит время квалифицированного человека, а в акте оно никак не отражено.
до 40 500 ₽ в месяцТребование лежит в кабинете, пока до него дойдут руки: сначала квитанция о приёме, потом пояснения, потом блокировка счёта у клиента. Штраф формально платит клиент — гасит его фирма, чтобы не терять договор. И всё равно через полгода он уходит.
до 15 000 ₽ в месяцАбонемент назначили три года назад, когда у клиента было двадцать документов в месяц. Сейчас их полторы сотни, а цена та же. Никто не считает часы по клиентам, поэтому убыточный договор живёт годами и тянет вниз всю фирму.
самая тихая потеряВосемь сцен из рядового месяца: что происходит у клиента и в налоговой — и что в эту минуту делает система. Данные типовые для фирмы на девять бухгалтеров.
Бот сам пишет клиенту, называет по именам недостающие документы и принимает фото прямо в чате — бухгалтер в переписке не участвует.
Система читает документ, подбирает контрагента и счёт учёта из вашей же базы и показывает бухгалтеру только то, что вызвало сомнение.
У каждого клиента свой режим и свой набор форм. Система ведёт сроки и заранее показывает, у кого ещё нет документов для расчёта.
Система забирает требование через оператора ЭДО, считает срок, поднимает документы по спорному контрагенту и не даёт пропустить квитанцию о приёме.
Книга покупок сверяется с тем, что контрагенты провели в ЭДО: разрывы всплывают, пока декларацию ещё можно поправить без пояснений.
Что сдано, какие документы ждём, сколько платить и когда — в кабинете, а не в личке главбуха в воскресенье вечером.
Абонемент, сверхнормативные документы и разовые работы складываются в счёт, акт уходит в ЭДО, а неоплаченный счёт напоминает о себе без участия человека.
Часы по каждому клиенту складываются сами: видно, где абонемент в 18 000 ₽ обходится фирме в 26 300 ₽ и держится только на давнем знакомстве.
Расчёт для фирмы на девять бухгалтеров: около 140 клиентов на обслуживании, из них сорок на общей системе, средний абонемент — 18 000 ₽ в месяц, себестоимость часа бухгалтера — 900 ₽. Считаем только снятую ручную работу и деньги, которые фирма отдавала за собственные просрочки. Клиенты, которых удастся взять на освободившейся ёмкости, идут сверх модели.
Модельный расчёт. 70 часов снятого ручного ввода (63 000 ₽) + 45 часов, уходивших на выпрашивание документов (40 500 ₽) при себестоимости часа бухгалтера 900 ₽ + штрафы и пени за свои просрочки, которые фирма гасила за собственный счёт (15 000 ₽). Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.
В ролике — типовая модель отрасли. За 1–2 дня инженер разберёт ваши процессы и цифры, покажет главные потери и рассчитает, что можно вернуть автоматизацией.
4 вопроса · около 60 секунд · в конце — план и вилка цены от инженера
Пакет «Автоматизация бухгалтерской фирмы» — 310 000 ₽ и 5 недель. Первый месяц поддержки внутри пакета, дальше 24 000 ₽/мес. На разборе скажем прямо, нужен ли он целиком: у большинства фирм болят два блока — сбор документов и календарь сдачи, и тогда всё остальное покупать незачем.
Обсудить пакетРаботающее демо в конце каждой недели. Текущая работа не останавливается: система запускается рядом со старым процессом.
Смотрим, как сейчас собираются документы и ведутся сроки, считаем часы на ручной ввод по трём клиентам, подписываем NDA и разворачиваем контур на вашем сервере.
Запускаем бота в мессенджерах и почте, настраиваем перечень ожидаемых документов по каждому клиенту и автозапрос по ЭДО.
Подключаем распознавание к вашей 1С, обучаем на ваших контрагентах и номенклатуре, разбираем спорные случаи вместе с бухгалтерами.
Собираем календарь сдачи по всем клиентам, контроль требований со сроками ответа и сверку книги покупок с данными контрагентов.
Включаем кабинет клиента, автоматические счета и акты, отчёт по рентабельности договоров, обучаем команду и передаём систему.
Учётная система остаётся вашей: подключаемся к 1С или Saby через обмен и API, ничего не переносим и не заставляем бухгалтера осваивать новый интерфейс. Требования, квитанции и входящие документы забираем через вашего оператора ЭДО — Контур или Saby, — а не через личный кабинет налогоплательщика с чужой подписью: так корректнее и надёжнее. Модель, которая читает первичку, работает внутри вашего контура: документы клиентов не уезжают в чужое облако. Для бухгалтерской фирмы это вопрос не маркетинга, а условий договоров, которые вы подписали с клиентами.
Мы зарабатываем на работающих системах, а не на подписанных договорах. Если ваш случай в этом списке — скажем об этом на разборе, до оплаты.
Нет. Мы работаем поверх того, что стоит: 1С:Бухгалтерия, 1С:БухОбслуживание или Saby для учёта, Контур.Экстерн для сдачи, Диадок или Saby для ЭДО. Бухгалтер продолжает вести клиента в той же базе и тем же способом. Меняется то, что происходит вокруг: как приходят документы, как они попадают в базу, как считаются сроки и как выставляются счета. Если у части клиентов учёт живёт в Excel, на разборе честно скажем, что можно подключить, а что придётся сначала завести.
Это цена за двенадцать блоков сразу. По модельному расчёту пакет возвращает себя за три-четыре месяца, но только на снятых часах и погашенных штрафах — то есть на том, что можно проверить по табелю и по платёжкам. Проверять надо на ваших цифрах, а не на наших. Если на разборе окажется, что ввод у вас уже автоматизирован, а болит только сбор документов, соберём один блок и возьмём в разы меньше. Продавать пакет целиком там, где он не нужен, бессмысленно: через полгода вы просто перестанете платить за поддержку.
Сбор документов работает уже к концу второй недели, распознавание — к концу третьей, и это две самые дорогие вещи. Дальше добавляются сроки, требования и сверка НДС. Быстрее делают те, кто ставит распознавание отдельной коробкой без привязки к вашим контрагентам: тогда бухгалтер правит подстановки вручную, через месяц бросает, и всё возвращается к ручному вводу. Пять недель — срок, за который система переживает полный цикл: сбор, разноску, закрытие и сдачу.
Так и есть, поэтому мы не строим систему на дисциплине. Бухгалтер не заводит документы в новом окне: распознанное появляется в его же 1С, и он либо соглашается, либо правит. Спорные строки подсвечены, остальные уже проведены. Сопротивление обычно проходит после первого месяца, когда выясняется, что двадцатых чисел стало заметно легче. Обучение и регламенты входят в пакет, а руководитель видит по каждому сотруднику, сколько документов прошло автоматом и сколько правилось руками.
Именно поэтому система не проводит документы молча. Чистые типовые документы от знакомых контрагентов уходят в базу и отражаются в ленте на проверку, всё остальное встаёт в очередь к бухгалтеру с подсветкой: сумма не сошлась с договором, контрагент новый, номенклатура не опознана. Первые две недели после запуска мы держим повышенный контроль и разбираем с вами каждый спорный случай, чтобы система училась на ваших документах. Ответственность за проведённое перед клиентом остаётся на фирме — это не то, что можно передать программе, и мы этого не обещаем.
Система ваша и работает. Поддержка — 24 000 ₽/мес: мониторинг, реакция на сбои, обновление интеграций, когда 1С или операторы ЭДО меняют форматы, донастройка правил под новых клиентов и новые формы отчётности. Первый месяц входит в пакет, отказаться можно в любой момент, доступы, данные и сервер остаются у вас. Своих копий документов ваших клиентов мы не держим — уходя, нам нечего забирать.
Отдайте на разбор любой закрытый месяц: как собирались документы, сколько строк вбили руками и кто из клиентов не успел к 25-му. За день-два вернёмся с цифрами — сколько часов снимается и какие блоки пакета вам действительно нужны.