Это не развилка «или — или». Аутсорсер считает по тем же документам, которые вы ему передаёте, и его тариф прямо зависит от того, в каком виде документы до него доезжают. Поэтому правильная постановка вопроса другая: сколько стоит учётная функция целиком в трёх конфигурациях — своим штатом, внешней фирмой и внешней фирмой с автоматизированным контуром передачи документов.
Модельная компания у нас та же, что и в остальных материалах кластера: оптовая торговля, 90 сотрудников, одно юрлицо на общей системе, 3 000 входящих документов в месяц. Полная стоимость часа бухгалтера — 844 ₽, главного бухгалтера — 1 300 ₽, собственника — 2 500 ₽. Методика полной ставки разобрана в материале про настоящую цену часа сотрудника; брать вместо неё голый оклад — самый быстрый способ получить неверный ответ.
Дальше — три сметы на одном объёме, разбор того, из чего складывается счёт аутсорсера, риски аутсорсинга, которые не считаются в рублях, и признаки, при которых свой финансовый человек нужен независимо от количества документов.
Конфигурация А: своя бухгалтерия
На 3 000 входящих документов участок первички занимает 310 часов в месяц, закрытие месяца — ещё 118, зарплата на 90 человек — около 50, отчётность, банк и сверки — порядка 90. Это примерно 568 часов, то есть четыре человека: три бухгалтера и главный бухгалтер.
Цифра 146 часов — не описка. Это реально доступное время сотрудника в месяц после вычета отпусков, больничных и обучения, и именно на него делится полная стоимость. Если разделить оклад на 168 календарных рабочих часов, ставка получится 446 ₽ вместо 844 ₽, и вся дальнейшая арифметика поедет вдвое.
Прямое сравнение сумм будет нечестным, если про это умолчать. Свой главный бухгалтер отвечает на вопрос за десять минут, ходит на переговоры с банком, знает, почему у конкретного клиента отсрочка 60 дней, и вытаскивает управленческие срезы, которых нет в договоре обслуживания. Всё это стоит денег и в конфигурациях ниже частично исчезает. Ниже мы возвращаем эти пункты в расчёт отдельной строкой, а не делаем вид, что их нет.
Конфигурация Б: аутсорсинг «как есть»
Здесь начинается главное. Счёт аутсорсинговой фирмы почти никогда не бывает фиксированным: он состоит из платы за ведение юрлица и отчётность, платы за зарплатный участок по числу сотрудников и платы за документ, которая зависит от формата. Документ по ЭДО приходит с готовыми реквизитами и позициями — его надо только проверить и провести. Фотография накладной, снятая в кузове машины, требует ручного ввода целиком.
Две последние строки — те, которые в разговоре про аутсорсинг обычно теряются. Документы не переносятся к внешней фирме сами: кто-то внутри собирает их из почты, папки сканов и сумки менеджера, раскладывает по месяцам, отвечает на запросы «пришлите договор к этой накладной» и добирает то, что поставщик не прислал. Это 68 часов в месяц, и они никуда не деваются от того, что учёт ведёт кто-то другой. Время собственника при этом растёт, а не падает: контролировать внешнего исполнителя приходится по отчётам, а не заглядывая в соседний кабинет.
Сравнение в три вертикальные колонки, каждая — составной столбик с подписанными сегментами. Колонка «А. Свой штат — 581 472 ₽»: сегменты «три бухгалтера 369 672 ₽», «главный бухгалтер 189 800 ₽», «лицензии 12 000 ₽», «собственник 10 000 ₽». Колонка «Б. Аутсорсинг как есть — 325 100 ₽»: «счёт аутсорсера 247 500 ₽», «передача документов внутри 47 600 ₽», «собственник 30 000 ₽». Колонка «В. Аутсорсинг с конвейером — 220 500 ₽»: «счёт аутсорсера 177 300 ₽», «эксплуатация конвейера 22 000 ₽», «передача документов внутри 11 200 ₽», «собственник 10 000 ₽». Под колонками строка «цена одного документа: 193,8 ₽ / 108,4 ₽ / 73,5 ₽». Чертёжная штриховка, подписи по-русски.
Конфигурация В: тот же аутсорсер и контур передачи
Третья конфигурация не меняет исполнителя. Она меняет то, что доезжает до исполнителя. Контур принимает документы из почты, папки сканов, ЭДО и фотографий, определяет тип, извлекает поля, проверяет комплектность и отдаёт аутсорсеру структурированную пачку вместо россыпи файлов. Параллельно десять крупнейших поставщиков переводятся в электронный документооборот — это переговоры, а не разработка, и стоит ноль рублей.
Результат в цифрах: доля документов, приходящих к аутсорсеру в машиночитаемом виде, растёт с 40 % до 92 %. Механика самого конвейера подробно разобрана в статье про обработку первички без ручного ввода — здесь он строится в усечённом виде, без проведения в учётной системе, потому что учёт ведёт внешняя фирма.
Обработка документов в счёте аутсорсера падает со 171 000 ₽ до 100 800 ₽ — минус 70 200 ₽ в месяц; фиксированные части счёта при этом не меняются вовсе. Разовое вложение в контур — 380 000 ₽. При экономии 104 600 ₽ в месяц оно возвращается за 3,6 месяца, и это единственная строка в статье, где вообще появляется слово «окупаемость»: ни штат, ни аутсорсинг сами по себе не окупаются, они просто стоят разных денег. Полная смета такого конвейера в развёрнутом виде, вместе с проведением в 1С, разобрана в материале про цену автоматизации бухгалтерии — там она выходит в 700 000 ₽, потому что закрывает шесть станций вместо четырёх.
Почему тариф падает: аутсорсер продаёт минуты, а не документы
Разница между 30 ₽ и 75 ₽ за документ — это не наценка за жадность, а замер трудоёмкости. Документ по ЭДО обрабатывается за 2 минуты, PDF с текстовым слоем — за 7, скан или фотография — за 11. При себестоимости часа бухгалтера в аутсорсинговой фирме порядка 560 ₽ это 18,7 ₽, 65,3 ₽ и 102,7 ₽ прямых затрат соответственно. Отсюда и тариф, и отсюда же готовность фирмы его пересмотреть, когда поток меняет формат.
| Формат поступления | Минут на документ | Тариф аутсорсера | Доля до контура | Доля после |
|---|---|---|---|---|
| ЭДО и структурированная выгрузка | 2 | 30 ₽ | 40 % | 92 % |
| PDF с текстовым слоем | 7 | 75 ₽ | 30 % | 5 % |
| Скан, фото, бумага | 11 | 75 ₽ | 30 % | 3 % |
| Документ, пришедший после закрытия периода | плюс перепроведение | тариф ×2 или отказ | около 8 % | около 1 % |
Последняя строка таблицы — та, о которой договариваются реже всего, а стоит она дороже всех. Документ, приехавший после сдачи отчётности, требует не обработки, а перепроведения периода, и большинство договоров обслуживания тарифицируют это отдельно либо просто отказывают до следующего квартала. Как это влияет на срок закрытия и во что обходится, разобрано в материале про сроки закрытия месяца.
Если тариф за документ в вашем договоре фиксированный и не зависит от формата, вся экономия от автоматизации достанется аутсорсеру: он получит структурированный поток и продолжит выставлять счёт по прежней ставке. Порядок правильный — сначала переговоры о шкале тарифа по форматам с фиксацией в допсоглашении, потом строительство контура. Иначе вы оплатите один и тот же конвейер дважды: один раз подрядчику по автоматизации, второй — внешней бухгалтерии в составе неизменившегося счёта.
Риски аутсорсинга, которые не считаются в рублях
Три из них проявляются не в смете, а в решениях, и именно они чаще всего возвращают компании к штатной бухгалтерии — обычно уже после того, как деньги на переход потрачены дважды.
- 1Скорость ответа
Свой главный бухгалтер отвечает на вопрос «можем мы сейчас отгрузить этому клиенту» за десять минут. Договор обслуживания обычно даёт сутки, а в период сдачи отчётности — трое суток. Если решения в компании принимаются быстрее, чем аутсорсер отвечает, вы получите либо решения без данных, либо параллельную таблицу у собственника. Лечится это не сменой фирмы, а тем, что оперативные данные берутся из вашего торгового учёта, а не из бухгалтерского, — разбор этой связки в материале про бухгалтерию и торговый учёт.
- 2Доступ к собственным данным
Ключевой вопрос к договору: чья база и где она физически лежит. Если учёт ведётся в базе аутсорсера на его сервере, при расставании вы получаете выгрузку, а не работающую систему, и восстановление занимает от месяца. Рабочая практика — база ваша, доступ фирме выдаётся именованными учётными записями с ограничением по сроку, выгрузка забирается раз в квартал и хранится у вас. Правила разграничения прав и хранения — в материале про хранение документов и права доступа.
- 3Зависимость от одного исполнителя
Внутри аутсорсинговой фирмы ваш участок ведёт один конкретный человек. Он уходит в отпуск, увольняется или получает ещё пять клиентов — и качество меняется без всякого уведомления, потому что формально договор исполняется. Проверяемый признак: в договоре названы не только сроки, но и порядок передачи участка при смене исполнителя, а у вас лежит актуальное описание учётной политики и настроек, а не только доступ к базе.
Две горизонтальные составные полосы одна над другой, общая ось в рублях. Верхняя «До контура — 247 500 ₽»: сегменты «ЭДО, 1 200 документов — 36 000 ₽», «сканы и фото, 1 800 документов — 135 000 ₽», «ведение и отчётность — 45 000 ₽», «зарплатный участок — 31 500 ₽». Нижняя «После контура — 177 300 ₽»: «ЭДО и структурированная передача, 2 760 документов — 82 800 ₽», «сканы и фото, 240 документов — 18 000 ₽», «ведение и отчётность — 45 000 ₽», «зарплатный участок — 31 500 ₽». Справа вертикальная скобка между полосами с подписью «минус 70 200 ₽ в месяц». Две правые части полос выделены как неизменные с пометкой «фиксированные части не меняются». Чертёжная штриховка, подписи по-русски.
Когда нужен свой финансовый человек независимо от объёма
Все расчёты выше — про обработку документов. Есть отдельный класс задач, который аутсорсинг не закрывает в принципе, потому что его нет в предмете договора: это не ведение учёта, а работа с деньгами компании. Признаков, по которым видно, что вам нужен не второй бухгалтер, а финансист, четыре.
- Решения принимаются по данным, которых нет в бухгалтерском учёте. Маржа по клиенту с учётом отсрочки, себестоимость с распределением косвенных, план платежей на три недели вперёд. Бухгалтерская отчётность отвечает на вопросы налоговой, а не собственника — разница разобрана в материале про управленческую и бухгалтерскую отчётность.
- Есть заёмные деньги или регулярные кассовые разрывы. Как только появляется кредитная линия, овердрафт или факторинг, кто-то должен вести платёжный календарь и считать стоимость денег. При ставке коротких денег 28 % годовых каждый миллион, зависший в разрыве на месяц, обходится в 23 333 ₽ — и такие суммы не видны ни в одном тарифе за документ.
- Больше одного юрлица или разные системы налогообложения. Свод по группе, внутренние обороты и распределение расходов между юрлицами — задача, которую аутсорсер по договору на одно юрлицо просто не делает.
- Готовится сделка, кредит или вход инвестора. Здесь нужен человек, который отвечает на вопросы покупателя и банка от имени компании, а не пересылает их подрядчику.
Важно, что это не возврат к штатной бухгалтерии. Финансист на половину ставки — 73 часа в месяц по полной стоимости 1 392 ₽/час, то есть 101 616 ₽ в месяц, — закрывает все четыре пункта, пока учёт ведёт внешняя фирма. В сумме с конфигурацией В это 322 116 ₽ в месяц: всё ещё заметно дешевле штата в 581 472 ₽ и при этом с управленческими данными, которых в штатной конфигурации из четырёх бухгалтеров тоже могло не быть.
Схема из трёх горизонтальных дорожек, у каждой вертикальная пунктирная линия — граница компании. Дорожка «А. Свой штат»: все блоки слева от границы — «приём», «ввод», «проведение», «отчётность», «управленческие данные». Дорожка «Б. Аутсорсинг»: слева «приём», «сортировка», «добор недостающего» (68 часов), справа «ввод», «проведение», «отчётность»; через границу идёт толстая стрелка с подписью «россыпь файлов, 1 800 документов сканами». Дорожка «В. Аутсорсинг с контуром»: слева блок «конвейер: приём, тип, поля, комплектность» (16 часов), справа те же блоки; через границу тонкая стрелка с подписью «структурированная пачка, 2 760 документов». Под третьей дорожкой отдельный блок «финансист 0,5 ставки — 101 616 ₽» с пунктирной привязкой к «управленческим данным». Чертёжная штриховка, подписи по-русски.
Когда ничего из этого делать не надо
Три ситуации, в которых сравнение выше не работает и правильный ответ — оставить как есть.
- Поток меньше 500 документов в месяц. Постоянная часть контура — поддержка и инфраструктура — почти не зависит от объёма, а экономия растёт линейно. На малом потоке дешевле навести порядок в источниках и договориться об ЭДО с десятью главными поставщиками; условия отказа мы разбираем отдельно — когда автоматизация учёта не окупится.
- Тариф аутсорсера фиксированный и не пересматривается. Тогда экономия от контура уходит исполнителю. Сначала допсоглашение со шкалой по форматам, потом проект — обратный порядок не работает.
- Учётная функция меняется в ближайшие полгода. Смена системы налогообложения, разделение или объединение юрлиц, продажа бизнеса. Контур строится под текущую конфигурацию потока, и после переезда его придётся перенастраивать; разумнее подождать и заложить эту работу в проект перехода.
И одно наблюдение, которое стоит всех трёх сравнений. Компания, недовольная своим аутсорсером, почти никогда не недовольна качеством учёта. Недовольство вызывает другое: одни и те же документы приходится пересылать трижды и каждый раз объяснять, что к чему относится. Это не претензия к внешней фирме, а описание сломанного стыка. Стык чинится дешевле, чем меняется исполнитель, и остаётся починенным при любом следующем исполнителе.
Аутсорсер выставляет счёт не за учёт, а за минуты, которые уходят на ваши документы. Уменьшить счёт можно только уменьшив минуты.
