У мероприятия нет второй попытки: свет либо приехал к восьми утра, либо не приехал. Поэтому агентство держит в голове сотню подрядчиков, три площадки на одну дату и тайминг на семнадцать позиций — и на этом держании и сгорает маржа: забытый пункт сметы, срочный подрядчик по двойной ставке, аванс без акта. Мы переносим этот груз из головы продюсера в систему.
ПРОЦЕССБольше двадцати сцен из жизни отрасли: где деньги утекают сегодня, что система делает на каждом участке и что в итоге видит собственник. Со звуком — голос за кадром объясняет каждый шаг.
Событийный бизнес живёт на разнице между сметой, которую подписал клиент, и счетами, которые пришли от подрядчиков. Разница эта тонкая, а меняется всё до последнего дня: гостей стало больше, площадка попросила доплату за монтаж, кейтеринг поднял ставку. Пока эти изменения существуют только в переписке, посчитать проект вовремя нельзя — можно только удивиться потом.
Смета собирается вручную из прошлого похожего проекта. В ней есть площадка, кейтеринг и звук, но нет третьего часа монтажа, второй машины под декор и переработки персонала после полуночи. Эти позиции всплывают в день мероприятия, когда отказаться уже нельзя, и закрываются из вашей маржи.
до 51 000 ₽ в месяцВедущий заболел за три дня, декоратор уехал на другой проект, у прокатной компании разобрали комплект. Замену ищут по переписке за год и берут первого, кто согласился — по ставке, которую он назовёт. База подрядчиков со ставками и занятостью существует у каждого агентства, но в виде памяти двух продюсеров.
до 34 000 ₽ в месяцКейтеринг встал в пробке, площадка не открыла зал вовремя, звук перенёс саундчек — и вся цепочка поехала. Сдвиг на полтора часа означает переработку персонала, доплату площадке за поздний демонтаж и нервный вечер продюсера. О задержке узнают, когда она уже случилась, а не когда её ещё можно было передвинуть.
до 27 000 ₽ в месяцПодрядчику ушёл аванс, мероприятие прошло, акт не пришёл. Через месяц бухгалтерия не может подтвердить расход, а продюсер уже не помнит, кому и за что платили. Часть платежей уходит дважды: один раз с карты продюсера на площадке, второй — по счёту из офиса.
до 20 000 ₽ в месяцВосемь сцен из жизни агентства: слева ход мероприятия или действие клиента, справа то, что делает система. Данные типовые для агентства на девять человек с дюжиной проектов в месяц.
Заявка ночью не уходит конкуренту: бот собирает бриф, показывает реально свободные на дату площадки и заводит проект до утра.
Смета собирается из карточек подрядчиков с их актуальными ставками, а маржа считается сразу. Забытый час монтажа и вторая машина под декор больше не всплывают в день мероприятия.
База помнит ставки, занятость и историю: кто сорвал монтаж в июне, кто вытянул площадку без света и у кого ставка не менялась третий сезон.
Опция на площадку ставится с таймером. Не подтвердили за двое суток — дата возвращается в продажу, и менеджер узнаёт об этом заранее, а не от площадки.
Каждый подрядчик видит свой отрезок и отмечает готовность. Задержка кейтеринга всплывает в половине первого, когда её ещё можно перекрыть, а не в шесть вечера при гостях.
Хостес, официанты, техники и грузчики отмечаются по QR на входе. Недостача людей видна на монтаже, а не за час до прихода гостей.
Каждый платёж привязан к мероприятию и к документу: видно, что оплачено, что просрочено и по какому подрядчику бухгалтерия так и не увидит расход.
Смета, счета подрядчиков и переработки сходятся в одну цифру по каждому мероприятию — не в конце квартала, когда менять уже нечего.
Расчёт для агентства на девять человек: 12–14 мероприятий в месяц, средний бюджет проекта 850 000 ₽, база подрядчиков около 120 позиций, площадки в работе — свои и партнёрские. Считаем только прямые потери: недосчитанную смету, переплату за срочность, переработки из-за сорванного тайминга и платежи без закрывающих. Проекты, выигранные за счёт быстрого ответа на ночной бриф, в модель не заложены.
Модельный расчёт. 51 000 ₽ на трёх сметах, где забытый пункт больше не закрывается вашей маржой, по 17 000 ₽ + 34 000 ₽ на четырёх срочных подрядчиках с переплатой по 8 500 ₽ + 27 000 ₽ на трёх мероприятиях без переработок за сорванный тайминг, по 9 000 ₽ + 20 000 ₽ на авансах, которые перестали уходить повторно и без закрывающих. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.
В ролике — типовая модель отрасли. За 1–2 дня инженер разберёт ваши процессы и цифры, покажет главные потери и рассчитает, что можно вернуть автоматизацией.
4 вопроса · около 60 секунд · в конце — план и вилка цены от инженера
Пакет «Автоматизация событийного агентства» — 310 000 ₽ и 5 недель. Первый месяц поддержки внутри пакета, дальше 24 000 ₽/мес. На разборе честно скажем, нужен ли он целиком: если болит только смета и база подрядчиков, соберём два блока и возьмём в разы меньше.
Обсудить пакетРаботающее демо в конце каждой недели. Текущая работа не останавливается: система запускается рядом со старым процессом.
Проходим путь проекта от брифа до закрытия, смотрим 1С, CRM и папки со сметами, поднимаем три прошлых мероприятия и считаем, где смета разошлась с фактом.
Собираем базу: подрядчики, площадки, ставки, занятость, история срывов и выручек. Без неё смета получится красивой угадайкой, как в Excel.
Запускаем сборку сметы по карточкам подрядчиков с контролем маржи и обязательными позициями, подключаем брони площадок с таймером.
Ставим тайминг дня для команды и подрядчиков, отметку смены по QR и приёмку площадки по акту с фото.
Заводим авансы, графики платежей и контроль закрывающих, включаем факт по проекту и сводку владельцу, обучаем продюсеров и передаём систему.
Учётная система остаётся вашей: 1С:УНФ или «Бухгалтерия» отвечают за деньги и закрывающие, CRM — за клиентов и сделки. Мы достраиваем то, чего в них нет по факту событийного бизнеса: карточки подрядчиков со ставками и занятостью, смету с живой маржой, брони площадок и тайминг дня. Проверку нового подрядчика перед авансом делаем через Контур.Фокус, документы забираем из Диадока или Saby, если ЭДО у вас уже настроено, — заводить их второй раз руками не нужно.
Мы зарабатываем на работающих системах, а не на подписанных договорах. Если ваш случай в этом списке — скажем об этом на разборе, до оплаты.
Нет. Мы работаем поверх того, что стоит: 1С:УНФ, «Бухгалтерия», Битрикс24, amoCRM или МойСклад. Деньги, договоры и закрывающие остаются там же, менеджеры продолжают вести сделки в привычном окне. Появляется слой, которого в этих системах нет: подрядчики со ставками, смета с маржой, брони площадок и тайминг.
Так и есть, поэтому и считаем не мероприятием, а месяцем. Это цена за пять недель работы инженера внутри вашего процесса и за девять блоков сразу. По модельному расчёту пакет возвращает себя примерно за три месяца — на сметах, которые перестают недосчитывать, на подрядчиках, которых не берут срочно втридорога, и на переработках. Если у вас смета и так собирается по нормам, а подрядчиков ведёт один человек с идеальной таблицей, честный ответ будет «вам хватит блока про деньги» — и стоить он будет заметно меньше.
Тогда разумнее начать после пика, а не в нём: вторая неделя целиком уходит на базу подрядчиков и ставки, и делать это в разгар декабря вы физически не сможете. Если ждать нельзя — запускаем блоками: смета и подрядчики к концу третьей недели дают основной эффект, тайминг и деньги добираем после сезона.
Заполнять почти нечего: смета собирается выбором подрядчика из базы, тайминг — перетаскиванием блоков, отметка на площадке — QR на входе. Продюсер перестаёт делать то, что ненавидит: сводить счета вечером, искать в переписке ставку декоратора и объяснять бухгалтерии, кому ушёл аванс. Обучение и регламенты входят в пакет, и пишем мы их вместе с вашим ведущим продюсером.
Значит, часть работы уже сделана: если в файле есть нормы и ставки, это лучше, чем у большинства. Проблема Excel не в арифметике, а в том, что он не знает, свободен ли ведущий 14 ноября, не помнит, что декоратор сорвал монтаж в июне, и не видит, что аванс кейтерингу ушёл, а акта нет три недели. Если у вас закрыто всё, кроме расчёта, — оставайтесь в Excel, мы вам не нужны.
Система ваша и работает, доступы и данные остаются у вас. Поддержка — 24 000 ₽/мес: мониторинг обменов, реакция на сбои, новые подрядчики и площадки в базе, пересмотр ставок к сезону, новые форматы мероприятий в смете. Первый месяц входит в пакет, отказаться можно в любой момент. Рынок живой: подрядчики поднимают ставки два раза в год, и без поддержки смета разъедется с реальностью за один сезон.
Возьмите три закрытых мероприятия за последний квартал — с них и начнём. Инженер сведёт подписанную смету с фактическими счетами подрядчиков и покажет, где именно ушла разница: в забытых позициях, в срочных заменах или в поздней сдаче площадки. Разбор занимает один-два дня, квиз перед ним — минуту.