300 000 ₽ по рыночной ставке инженера 3 000 ₽ за час — это 100 часов работы. Их хватает ровно на один законченный процесс, если в него входят обработка сбоев, тестирование и обучение. Три конкретных проекта, которые в эту сумму помещаются целиком: единое окно заявок из трёх каналов, бот первой линии на типовые вопросы и обмен между сайтом и учётной системой по заказам и остаткам. Разложены они ниже по часам, чтобы можно было сверить с чужим предложением.
Не помещаются за эту сумму три задачи, которые под неё регулярно продают: голосовой робот на входящих с интеграцией и записью, промышленное распознавание первичных документов и отчётность, собранная из трёх источников. Их реальные вилки — 450 000–900 000 ₽, от 500 000 ₽ за пилот и 600 000–1 200 000 ₽ соответственно. Купленная за 300 000 ₽ версия любой из них — это демонстрация без обработки сбоев.
И третья часть, которую в разговорах о бюджете пропускают чаще всего: сверх сметы понадобится ещё около 299 300 ₽ в первый год — эксплуатация, лицензии, инфраструктура и время ваших сотрудников. Полная картина первого года и то, как выбрать между тремя вариантами, — ниже.
Правило одного результата
Соблазн разделить сумму на три задачи по 100 000 ₽ понятен и обходится дороже всего. Причина арифметическая: в каждом проекте есть неприкосновенная часть — обработка сбоев, тестирование и приёмка, обучение, — и она почти не зависит от размера задачи. В трёх сметах ниже она занимает 20–34 часа из ста. На проекте в 33 часа она останется примерно такой же, то есть от полезной работы не останется почти ничего.
Разделив бюджет на три части, вы получите три решения, каждое из которых работает при благоприятном сценарии и молча теряет данные при недоступности смежной системы. Дальше происходит одинаковое: сотрудники перестают им доверять и возвращаются к ручной работе, а следующий подрядчик считает переделку от нуля. Один законченный процесс с обучением и документацией даёт измеримую экономию и служит каркасом, к которому второй и третий пристраиваются дешевле — принцип разобран в статье про то, как снизить смету на автоматизацию.
Вариант первый: единое окно заявок из трёх каналов
Для кого: компания получает обращения из мессенджера, с сайта и на почту, каждый канал живёт отдельно, часть заявок теряется. Что получается на выходе: общая лента обращений с единой карточкой клиента, автоматическим назначением ответственного и таймером на первый ответ. Срок 5 недель.
Что остаётся ручным и почему. Телефония в эту сумму не входит: подключение звонков с записью и привязкой к карточке стоит отдельно около 75 000 ₽. Чистка дублей в существующей базе тоже за рамками — склейка настраивается для новых обращений, а старые записи разбираются силами компании. Отчётность первые месяцы собирается выгрузкой в таблицу. Полный разбор каналов, их цен и того, что не переносится, — в статье про единое окно заявок.
Вариант второй: бот первой линии с передачей оператору
Для кого: в поддержку или в продажи приходит поток однотипных вопросов — статус, условия, наличие, цены, режим работы. Что получается на выходе: бот в одном канале отвечает на типовые вопросы по вашей базе знаний и передаёт оператору всё остальное. Доля обращений, закрываемых без оператора, в первый месяц — 35–55 % на типовом наборе вопросов. Срок 6 недель.
Ограничение здесь одно и существенное: бот отвечает по базе знаний, а не по данным ваших систем. Вопрос «где мой заказ» он закроет только после отдельной интеграции с учётной системой, а это ещё 120 000–250 000 ₽. Тексты ответов при этом пишет заказчик — если их пишет подрядчик, срок и смета вырастают примерно на 60 000 ₽. Вилки по чат-ботам с интеграцией разобраны отдельно — в статье про то, сколько стоит чат-бот с интеграцией.
Сравнение в три колонки с заголовками «Единое окно заявок», «Бот первой линии», «Обмен сайта и учёта». В каждой колонке четыре плашки сверху вниз: срок (5 недель / 6 недель / 5–6 недель), главный результат одной фразой, что остаётся ручным (телефония 75 000 ₽, чистка дублей, отчётность / вопросы по данным систем, второй канал / сопоставление номенклатуры, оплаты, статусы доставки), эксплуатация в месяц (18 000–22 000 ₽ / 22 000–28 000 ₽ / 15 000–20 000 ₽). Внизу общая строка: «в каждом варианте 100 часов, из них 20–34 — неприкосновенные: сбои, приёмка, обучение». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Вариант третий: обмен между сайтом и учётной системой
Для кого: заказы с сайта переносятся в учётную систему руками, а остатки на сайте обновляются выгрузкой раз в неделю и потому вечно неверны. Что получается на выходе: заказ с сайта создаёт документ в учётной системе, остатки и цены уезжают обратно по расписанию. Срок 5–6 недель.
Главное исключение этого варианта — сопоставление номенклатуры. Если на сайте и в учёте разные названия и коды, кто-то должен свести 3 000 позиций в соответствие. Подрядчику это 40 часов и 120 000 ₽, своему сотруднику — 60 часов и 42 000 ₽ по полной стоимости часа. Второй путь дешевле, но требует выделенного времени, а не вечеров. Не входят также обмен по клиентам и оплатам и статусы доставки — каждый добавляет 60 000–120 000 ₽.
Три вертикальных составных столбца одинаковой высоты, подписанных «100 часов = 300 000 ₽». Первый «единое окно»: обследование 12, коннекторы 34, лента и склейка 22, распределение 12, тестирование 12, обучение 8. Второй «бот первой линии»: разбор обращений 14, база знаний 20, сценарии 24, канал и окно оператора 20, прогон 14, регламент 8. Третий «обмен сайта и учёта»: обследование 10, приём заказа 30, выгрузка остатков 26, обработка сбоев 18, тестовый контур 12, документация 4. Сегменты тестирования, обработки сбоев и обучения во всех трёх столбцах выделены одинаковой штриховкой и объединены общей подписью справа: «неприкосновенные 20–34 часа». Ось в часах, чертёжный стиль, подписи по-русски.
Три задачи, которые за эту сумму не делаются
Все три регулярно предлагают «под ключ» в бюджете 200 000–300 000 ₽. Предложение существует, продукт по нему — нет. Ниже реальные вилки и то, что именно вырезают, чтобы уложиться в цену.
| Задача | Реальная вилка | Что вырезают ради цены 300 000 ₽ |
|---|---|---|
| Голосовой робот на входящих с интеграцией и записью | 450 000–900 000 ₽ плюс минуты от 3 ₽ | Распознавание речи на своём словаре, обработку перебиваний, запись и разбор разговоров, интеграцию с карточкой |
| Распознавание первичных документов в потоке | От 500 000 ₽ за пилот на 50 000 документов; рабочий контур 700 000–1 500 000 ₽ | Обучение на ваших формах, контроль качества, ручную доразметку спорных, сверку с учётной системой |
| Отчётность, собранная из трёх источников | 600 000–1 200 000 ₽ | Модель данных, регламент ведения справочников, сверку показателей между источниками |
Признак у всех трёх урезанных версий одинаковый: они прекрасно выглядят на демонстрации и разваливаются на реальном потоке. Голосовой робот отвечает на подготовленный вопрос и не понимает живого клиента, распознавание работает на образцовом счёте и ошибается на мятом, отчёт сходится на выгрузке и расходится с бухгалтерией. Подробные вилки по этим направлениям — в статьях про голосового робота на три тысячи звонков и про то, сколько стоит BI-отчётность.
Что заложить сверх 300 000 ₽
Смета оплачивает создание решения. Первый год оплачивает ещё и то, что им начали пользоваться. Считаем для варианта с единым окном: запуск на пятой неделе, значит эксплуатация оплачивается 9 месяцев; в компании 12 человек работают в системе.
Соотношение здесь выше, чем на крупных проектах, и это не ошибка расчёта. У поддержки есть нижняя граница около 15 000 ₽ в месяц независимо от размера системы, а обучение зависит от числа людей, а не от суммы договора. Поэтому маленький проект удваивается за первый год, тогда как проект на 1 200 000 ₽ вырастает примерно в 1,7 раза — эта арифметика разобрана в статье про бюджет первого года автоматизации.
Один вертикальный составной столбец с подписью «первый год — 599 300 ₽». Снизу вверх сегменты с подписями в рублях и долях: «работы по договору — 300 000 ₽, 50 %», «эксплуатация 9 месяцев — 198 000 ₽, 33 %», «часы сотрудников — 75 300 ₽, 13 %», «лицензии и инфраструктура — 26 000 ₽, 4 %». Нижний сегмент выделен цветом, три верхних — штриховкой и объединены скобкой с подписью «299 300 ₽ мимо договора». Слева мелкая сноска: «запуск на пятой неделе, 12 человек в системе». Ось в рублях, чертёжный стиль, подписи по-русски.
Когда эти 300 000 ₽ лучше не тратить вовсе
Четыре ситуации, в которых сумма вернётся лучше в другом месте — и это честный ответ, а не фигура вежливости.
- Нет денег на второй год. Первый год стоит 599 300 ₽, второй — около 264 000 ₽ эксплуатации и лицензий. Запускать систему, на содержание которой в следующем году бюджета нет, — способ потратить полмиллиона и через год вернуться к ручной работе.
- Некого выделить владельцем процесса. Десять часов участия за пять недель — минимальная цена. Без них решения принимает подрядчик и принимает их проще, чем нужно вам.
- Процесс меняется прямо сейчас. Смена учётной системы, переезд склада, реорганизация отдела: сценарии устареют быстрее, чем окупятся. Отложить на квартал дешевле, чем переделать.
- Задача решается готовым сервисом. Отраслевой сервис за 30 000 ₽ разово и 5 000–25 000 ₽ в месяц хуже по гибкости, но за три года обходится примерно втрое дешевле заказной разработки. Сравнение форматов закупки с числами есть в статье про то, сколько стоит автоматизация бизнеса.
Ни один из трёх вариантов не даст порядка в процессе, достоверных справочников и ответственного за результат. Если заявки теряются потому, что за канал никто не отвечает, единое окно ускорит их поступление в ту же пустоту. Если номенклатура ведётся вручную тремя людьми, обмен с сайтом будет исправно переносить три версии одного товара. Подробный список того, что не продаётся ни за какие деньги, — в отдельной статье о том, что нельзя купить в автоматизации.
На ограниченном бюджете выигрывает не тот, кто получил больше функций, а тот, кто получил один процесс, которому сотрудники доверяют.
