Сколько стоит BI-отчётность: лицензии, витрины и внедрение

Внедрение BI для компании в 100 человек с тремя источниками данных и восемью показателями стоит в модельном расчёте 680 000 ₽ и занимает шесть недель. Из этой суммы 510 000 ₽ уходит на подготовку данных и витрины и только 170 000 ₽ — на платформу, дашборды и обучение. Первый год целиком, вместе с лицензиями и поддержкой, обходится в 1 280 000 ₽.

Когда цену BI называют одной цифрой, обычно называют лицензии: они видны в прайсе и легко считаются на число пользователей. Но лицензия — это право открыть окно, в котором нарисованы графики. Чтобы в этом окне появились правильные числа, кто-то должен свести выгрузку из учётной системы, заказы с сайта и плановые таблицы к общим справочникам и общим определениям. Эта работа и есть основная статья расходов.

Разбираем обе части сметы раздельно, показываем расходы второго года и называем порог, ниже которого BI покупать не надо. Ставки те же, что и в остальных материалах раздела: 3 000 ₽ за час подрядчика и 700 ₽ за полный час сотрудника заказчика. Как выбирать саму платформу — отдельный разговор, он разобран в статье как выбрать российскую BI-систему; здесь речь только о деньгах.

Три четверти сметы уходит до первого дашборда

Пропорция 75 на 25 устойчива и почти не зависит от выбранной платформы. Причина простая: рисование графика — это часы, а согласование того, что считать выручкой, — это недели. В модельной компании выручка есть в 1С:Управление торговлей, в заказах с сайта и в плановой таблице коммерческого директора, и во всех трёх местах она разная: где-то с НДС, где-то без, где-то с учётом отменённых заказов, а где-то по дате отгрузки вместо даты оплаты.

Смета на 680 000 ₽ построчно

Модельная компания: оптово-розничная торговля, 100 сотрудников, 15 пользователей отчётности. Три источника: 1С:УТ, заказы с сайта, плановые таблицы. Восемь показателей: выручка по каналам, маржа по товарным группам, оборачиваемость, дебиторка с просрочкой, воронка заявок, выполнение плана продаж, средний чек и просрочка отгрузок. Срок — шесть недель.

Строка «сверка на трёх закрытых периодах» выглядит формальной, но именно она отделяет работающий отчёт от красивого. Пока цифра в витрине не сошлась с закрытым месяцем в учётной системе, дашборд остаётся гипотезой, и первый же спор на планёрке заканчивается возвратом к ручной выгрузке. Почему одна и та же цифра расходится между системами и что с этим делать до старта BI, разобрано отдельно в материале дашборд начинается со справочников.

Лицензии: чем тарифицируют и где реестр решает всё

Лицензия на 15 именованных пользователей на живом российском рынке стоит 180 000–600 000 ₽ в год; в модельном расчёте берём 300 000 ₽, то есть 25 000 ₽ в месяц. Разброс объясняется не качеством платформы, а моделью тарификации: у одних вендоров платят за именованного пользователя, у других — за одновременные подключения, у третьих — за ядра сервера, и на 15 читателях отчётов эти модели дают трёхкратную разницу.

Про реестр стоит сказать отдельно, потому что этот пункт снимает платформу с дистанции ещё до сравнения цен. Yandex DataLens формально не включён в реестр отечественного ПО, хотя данные лежат в российском облаке. Для частной компании без государственных контрактов это не имеет значения. Для госзаказчика, компании с госучастием или участника закупок по 223-ФЗ — это стоп-фактор, и узнать о нём лучше в первый день, а не на приёмке.

Первый год — 1 280 000 ₽, второй — 930 000 ₽

Поддержка начинается после приёмки, поэтому в первом году её десять месяцев, а не двенадцать. Лицензии оплачиваются на год вперёд с начала эксплуатации.

Сверх этой суммы есть строка, которую невозможно оплатить подрядчику: владелец отчёта внутри компании. На поддержание определений, приёмку изменений и разбор расхождений уходит около 8 часов в месяц — 5 600 ₽, или 67 200 ₽ за год. Сумма небольшая, но обязательство постоянное, и именно на нём проекты чаще всего и ломаются.

Последние три строки — 270 000 ₽ — это не аварии, а нормальный износ. Компания открывает канал продаж, меняет структуру подразделений, перекраивает номенклатуру, и каждое такое изменение проходит по всей цепочке до витрины. Дашборд без владельца, который отслеживает эти изменения, перестаёт быть правдивым примерно за квартал: числа продолжают рисоваться, но соответствуют они уже позапрошлой реальности. Полный перечень таких строк по всем видам систем собран в материале скрытые расходы на автоматизацию.

Когда BI не нужен и что брать вместо него

BI почти никогда не окупается одной экономией часов, и честнее сказать это прямо. Чтобы 680 000 ₽ внедрения вернулись за двенадцать месяцев при постоянных расходах 55 000 ₽ в месяц, экономия должна составлять 111 667 ₽ в месяц — это около 160 часов ручной отчётности, почти полная ставка аналитика. В контуре вдвое проще — один источник, четыре показателя, готовые справочники — порог опускается примерно до 85 часов, но и это много.

Поэтому реальный аргумент за BI другой: скорость и единство решения. Когда коммерческий директор и финансист смотрят на одну и ту же цифру и не спорят о её происхождении, дороже стоит не сэкономленное время, а решение, принятое на неделю раньше. Это тоже можно оценить в деньгах, но считается такая оценка иначе — через методику из статьи как измерить эффект автоматизации.

• До пяти показателей из одного источника. Выгрузка из 1С плюс сводная таблица закрывают задачу за 4 часа руководителя в месяц — 2 800 ₽, или 33 600 ₽ за год против 1 280 000 ₽ первого года BI. Разница почти в сорок раз, и никакая красота дашборда её не оправдывает.
• Справочники не в порядке. Если контрагенты дублируются, а одна и та же позиция номенклатуры записана в четырёх вариантах, BI покажет неправильные числа быстро и убедительно. Сначала порядок в данных, потом витрины — иначе вы оплатите оба этапа дважды.
• Некому владеть отчётом. Без человека, который отвечает за определения показателей и принимает изменения, контур деградирует за квартал. Если такого человека в компании нет и нанимать его не планируют, дешевле остановиться на регулярной выгрузке по расписанию.
• Данные нужны раз в квартал. BI окупается частотой обращения. Отчёт, который смотрят четыре раза в год, собирается руками за день и не требует ни лицензий, ни поддержки.

Промежуточный вариант, который мы предлагаем чаще, чем полноценный BI: сделать витрину и регулярную выгрузку без платформы. Это 300 000–400 000 ₽ вместо 680 000 ₽, никаких лицензий, отчёт приходит в таблице или в мессенджере по расписанию. Когда показателей станет больше восьми, а читателей — больше десяти, витрина уже готова, и остаётся оплатить только вторую часть сметы. Три бюджетных сценария такого поэтапного входа собраны на странице бюджеты автоматизации.