На первый год автоматизации закладывайте 1,4–1,8 суммы договора. Если подрядчик назвал 1 200 000 ₽, планируйте примерно 2 000 000 ₽ и не удивляйтесь, когда касса покажет 2 071 800 ₽ — именно столько получается в модельной смете ниже. Разница не в том, что подрядчик обманул: договор оплачивает создание системы, а первый год оплачивает ещё и её жизнь.
Разрыв возникает в четырёх местах. Смежные системы требуют новых лицензий и рабочих мест. Решению нужны сервер, резервные копии и сертификат. После запуска начинается поддержка, и до конца календарного года набегает девять её оплат. И, наконец, ваши сотрудники тратят часы на приёмку, обучение и параллельную работу в двух системах — эти часы стоят денег, даже если по ним не выставляется счёт.
Ниже — семь блоков бюджета первого года, полная смета на модельном проекте с проверяемой арифметикой, три готовые сметы под разные договоры и способ показать эти цифры собственнику так, чтобы проект не остановили на середине. Общая логика вилок разобрана в опорной статье раздела — сколько стоит автоматизация бизнеса; здесь мы берём одну сумму договора и доводим её до полного счёта за 12 месяцев.
Семь блоков, из которых состоит первый год
Бюджет удобно собирать не по хронологии, а по источникам расходов: у каждого блока свой плательщик, свой ритм и своя предсказуемость. Три блока из семи вообще не попадают в договор с подрядчиком, и именно они чаще всего выпадают из планирования.
| Блок | Что в него входит | Кому платите | В договоре? |
|---|---|---|---|
| Обследование и ТЗ | Интервью, замеры объёмов, карта процесса, сценарии с исключениями, критерии приёмки | Подрядчику | Да, обычно первый этап |
| Внедрение по этапам | Проектирование, разработка, интеграции, тестирование, запуск, документация | Подрядчику | Да, основная часть |
| Лицензии и подписки | Новые рабочие места в CRM, модуль обмена, тариф ЭДО, платформа | Вендорам напрямую | Нет |
| Инфраструктура | Сервер или облако, резервное копирование, домен, TLS-сертификат | Хостингу напрямую | Нет |
| Эксплуатация | Поддержка по SLA, вызовы языковой модели, минуты телефонии, хранение | Подрядчику и поставщикам | Отдельным договором |
| Обучение и часы сотрудников | Приёмка, обучение, параллельная работа в старой и новой системе | Своему фонду оплаты труда | Нет |
| Резерв | Изменившийся справочник, второй канал, новая роль, дополнительная выгрузка | Подрядчику по допсоглашению | Нет |
Обратите внимание на колонку «В договоре?». Четыре блока из семи оплачиваются мимо основного договора, и на пресейле их обсуждают редко: подрядчик отвечает за свою часть, а вендорские лицензии и часы ваших людей — формально не его зона. Формально верно, практически — именно здесь бюджет и рвётся. Мы поэтому показываем прогноз эксплуатации до подписания и не перепродаём чужие тарифы; принципы разобраны на странице открытых цен.
Полная смета первого года: договор 1 200 000 ₽
Вводные модельного примера. Компания 15 человек, оптовая торговля. Задача: заявки приходят в двух каналах, менеджер вручную переносит их в учётную систему и сверяет остатки. Строим приём заявок с проверкой по справочникам и созданием документа в 1С. Срок внедрения 12 недель, запуск в начале четвёртого месяца, значит в первом календарном году система работает 9 месяцев. Поддержка — базовый тариф 25 000 ₽/мес. Ставка часа сотрудника взята как полная стоимость с налогами и рабочим местом: 800 ₽ у рядового специалиста и 2 000 ₽ у руководителя, который выступает владельцем процесса.
Горизонтальная столбчатая диаграмма из семи полос с подписями в рублях и процентах от 2 071 800 ₽: договор 1 200 000 ₽ (58 %), эксплуатация 279 000 ₽ (13 %), обучение и часы сотрудников 188 800 ₽ (9 %), резерв 188 000 ₽ (9 %), инфраструктура 120 000 ₽ (6 %), лицензии 96 000 ₽ (5 %). Первая полоса выделена цветом, остальные шесть — серой штриховкой и объединены скобкой с подписью «871 800 ₽ мимо договора». Заголовок сверху: «Первый год, договор 1 200 000 ₽».
Проверьте арифметику: 1 200 000 + 96 000 + 120 000 + 279 000 + 188 800 = 1 883 800 ₽, резерв 10 % от этой суммы — 188 000 ₽ округлённо, итого 2 071 800 ₽. Отношение к договору 1,73. Это середина диапазона 1,4–1,8, и попадает сюда проект средней сложности со своим сервером, языковой моделью и одной серьёзной интеграцией.
Решение живёт целиком внутри одной системы и не требует своего сервера. Лицензии смежных систем у вас уже оплачены на нужное число мест. В решении нет языковой модели, телефонии и распознавания — то есть нет расходов, растущих от объёма. Процесс описан и не менялся последние полгода, поэтому резерв почти не расходуется. Если хотя бы два условия из четырёх не выполняются, планируйте от 1,7.
Время сотрудников в деньгах: расчёт для команды 15 человек
Это единственная строка бюджета, по которой вам никто не выставит счёт, — и поэтому её обычно пишут словами «ну, потратим немного времени». Немного — это 182 часа рабочего времени за первый год, и в деньгах они стоят почти столько же, сколько годовая инфраструктура и лицензии вместе взятые.
Диаграмма из четырёх горизонтальных полос с двойной подписью «часы / рубли»: владелец процесса 36 ч — 72 000 ₽, обучение 60 ч — 48 000 ₽, приёмочные проверки 36 ч — 28 800 ₽, параллельная работа 50 ч — 40 000 ₽. Справа итоговая плашка «182 часа = 188 800 ₽». Под диаграммой сноска: «ставки полной стоимости часа: 800 ₽ специалист, 2 000 ₽ руководитель».
Две строки в этом расчёте стоит защищать от сокращения особенно упрямо. Часы владельца процесса — потому что без них решения принимает подрядчик, а он принимает их в свою пользу: там, где непонятно, будет сделано проще. Часы приёмки — потому что дефект, найденный на приёмке, чинится бесплатно по гарантии, а тот же дефект, найденный через три месяца, оформляется как доработка по ставке. Как устроена приёмка по этапам, мы описали в разделе о порядке работы.
Две недели, когда заявки заводятся и в старую, и в новую систему, стоят в модели 40 000 ₽. Соблазн сэкономить их огромен. Но именно параллельный период показывает расхождения: где новая система теряет поле, где справочник не сходится, где сотрудник делает шаг, которого нет ни в одном регламенте. Компании, которые пропускают этот период, экономят 40 000 ₽ и почти всегда возвращают их в виде доработок по 90 000–150 000 ₽ через квартал.
Три сметы первого года: 500 000, 1 200 000 и 3 000 000 ₽
Коэффициент разрыва ведёт себя не так, как ожидают. Кажется, что у большого проекта постоянные расходы размазываются и доля переплаты падает. На практике происходит обратное: чем крупнее договор, тем дороже поддержка, тем длиннее список лицензий смежных систем и тем больше людей нужно обучить. Ниже три сметы, посчитанные по одной методике.
| Строка бюджета | Договор 500 000 ₽ | Договор 1 200 000 ₽ | Договор 3 000 000 ₽ |
|---|---|---|---|
| Что это за проект | Бот первой линии в одном канале, без интеграции | Приём заявок с интеграцией в 1С | Контур из трёх систем с витринами данных |
| Срок до запуска | 6 недель | 12 недель | 5 месяцев |
| Месяцев эксплуатации в первый год | 9 | 9 | 7 |
| Договор | 500 000 ₽ | 1 200 000 ₽ | 3 000 000 ₽ |
| Лицензии и подписки | 24 000 ₽ | 96 000 ₽ | 420 000 ₽ |
| Инфраструктура | 6 000 ₽ | 120 000 ₽ | 150 000 ₽ |
| Эксплуатация | 153 000 ₽ | 279 000 ₽ | 770 000 ₽ |
| Обучение и часы сотрудников | 96 000 ₽ | 188 800 ₽ | 547 600 ₽ |
| Резерв 10 % | 78 000 ₽ | 188 000 ₽ | 489 000 ₽ |
| Итого первый год | 857 000 ₽ | 2 071 800 ₽ | 5 376 600 ₽ |
| Коэффициент к договору | 1,71 | 1,73 | 1,79 |
Сравнение в три колонки. В каждой — две вертикальные полосы рядом: тёмная «договор» и светлая «первый год целиком». Первая колонка: 500 000 ₽ и 857 000 ₽, подпись «×1,71». Вторая: 1 200 000 ₽ и 2 071 800 ₽, подпись «×1,73». Третья: 3 000 000 ₽ и 5 376 600 ₽, подпись «×1,79». Под колонками общая подпись: «разницу делают поддержка, лицензии и число обучаемых людей».
У левой колонки поддержка взята 15 000 ₽/мес — рыночная цена сопровождения простого бота без интеграций. У средней 25 000 ₽/мес, у правой 90 000 ₽/мес: контур из трёх систем требует дежурства и разбора обменов. Именно поддержка объясняет большую часть разницы в коэффициентах, и подробные вилки по типам решений мы разбираем в отдельной статье про стоимость поддержки. Второй по величине множитель — обучение: 15 человек по 4 часа и 60 человек по 4 часа отличаются вчетверо.
Что можно перенести на второй год, а что нельзя
Когда бюджет не сходится, первое желание — вынести часть расходов за горизонт года. Часть строк действительно переносится без ущерба, часть — только выглядит переносимой. Разделительная линия проходит просто: переносить можно расширение, нельзя — то, без чего запущенное не работает или не проверяется.
- 1Переносится: второй и третий каналы
Запуск в одном канале и добавление следующего через полгода стоит дороже суммарно, но дешевле в первый год примерно на 120 000–200 000 ₽ и снимает риск: если гипотеза не подтвердилась, второй канал вы не оплатили.
- 2Переносится: отчётность и дашборды
Первые месяцы всё равно смотрят выгрузку в таблице. Полноценные витрины имеет смысл строить, когда данные уже накопились и известно, какие показатели действительно спрашивают.
- 3Переносится: редкие ветки сценария
Сценарии, которые встречаются реже чем в 2 % обращений, на старте можно отдавать оператору. Разработка одной такой ветки — 15 000–40 000 ₽, а совокупно они дают до трети сметы логики.
- 4Не переносится: обработка сбоев
Очередь, повторные попытки, защита от дублей и журнал обменов. Без них связка работает до первой недоступности смежной системы, а потери считаются не деньгами разработки, а потерянными заявками.
- 5Не переносится: тестовый контур
Без него любая правка идёт на боевых данных. Экономия 40 000–80 000 ₽ оборачивается ошибками в учёте, которые потом разбирает бухгалтерия по своей ставке часа.
- 6Не переносится: обучение и документация
Система, которой не научили пользоваться, не даёт экономии, ради которой её покупали. А без описания её нельзя передать другой команде — и вы привязаны к подрядчику не договором, а незнанием.
Горизонтальная лента из 12 месяцев для проекта на 1 200 000 ₽. На месяцах 1–3 столбики платежей по этапам 20/30/30/20: 240 000 ₽, 360 000 ₽, 360 000 ₽ и 240 000 ₽ на четвёртом. С четвёртого месяца ровная полоса «поддержка и модель 31 000 ₽/мес» до конца года. Отдельными метками: месяц 1 — лицензии и сервер, месяц 4 — обучение и параллельная работа, месяцы 7 и 11 — расход резерва. Подпись под лентой: «итого 2 071 800 ₽».
Как защитить этот бюджет перед собственником
Главная ошибка при защите бюджета — показать сумму договора и окупаемость, посчитанную от неё же. Через полгода фактические расходы окажутся в полтора раза больше, а обещанный срок окупаемости уже назван вслух. Дальше разговор идёт не про экономику проекта, а про доверие к тому, кто его защищал. Считайте сразу от полного бюджета.
Возьмём тот же модельный проект. Сейчас шесть сотрудников тратят по 4 часа в день на ручной перенос заявок и сверку остатков: 6 × 4 × 21 рабочий день × 800 ₽ = 403 200 ₽ в месяц. После запуска ручной остаётся примерно треть операций — 6 × 1,2 часа в день, то есть 120 960 ₽ в месяц. Экономия 282 240 ₽, из неё вычитаем 31 000 ₽ ежемесячной эксплуатации.
1 792 800 ₽ — это всё, кроме ежемесячной эксплуатации, которая уже вычтена из экономии: договор, лицензии, инфраструктура, часы сотрудников и резерв. Обе цифры честные, просто отвечают на разные вопросы. Первая — «когда окупится счёт подрядчика», вторая — «когда компания вернёт то, что реально потратила». Собственнику нужна вторая, и она по-прежнему хорошая: год работы после точки окупаемости приносит около 3 000 000 ₽ высвобожденного ресурса. Методику расчёта эффекта мы разбирали в статье про окупаемость автоматизации, а полную трёхлетнюю картину — в материале про стоимость владения.
Введите сумму договора и месячную эксплуатацию — калькулятор покажет срок возврата. Чтобы получить вторую, честную цифру, умножьте сумму договора на 1,5 и повторите расчёт.
Сколько стоит ручная работа в вашем процессе
Расчёт учитывает только время сотрудников. Возвращённые продажи, снятые ошибки и штрафы, скорость реакции — сверх этой модели. На диагностике считаем по вашим фактическим цифрам.
Когда такой бюджет закладывать не надо
Полный бюджет первого года стоит считать только тогда, когда проект вообще имеет смысл начинать. Четыре ситуации, в которых честнее не начинать, чем начинать наполовину.
- Сумма экономии за 12 месяцев меньше бюджета первого года. Не меньше суммы договора, а меньше полного бюджета. В модельном примере это порог около 172 000 ₽ экономии в месяц: ниже него год закроется в ноль, и любая неточность в оценке уводит проект в минус.
- Нет денег на второй год. Первый год — самый дорогой, но не последний: дальше остаются поддержка, лицензии и инфраструктура, в модели это 588 000 ₽ в год. Запускать систему, на содержание которой в следующем году бюджета нет, — способ потратить 2 000 000 ₽ и через 14 месяцев вернуться к ручной работе.
- Процесс меняется прямо сейчас. Идёт смена учётной системы, переезд склада, реорганизация отдела. Автоматизировать имеет смысл то, что устоялось: иначе резерв в 10 % не покроет и трети переделок, а к концу года вы оплатите проект дважды.
- Некого выделить владельцем процесса. 36 часов руководителя за 12 недель — минимальная цена участия. Если этих часов нет ни у кого, решения будут приниматься подрядчиком по умолчанию, и бюджет первого года вы потратите на систему, которой никто в компании не считает своей.
И последнее, что стоит сказать про сам коэффициент. 1,4–1,8 — это не наценка и не запас на всякий случай, а нормальная стоимость перехода от «система написана» к «системой пользуются». Компании, у которых он стабильно выходит около 1,2, обычно не экономнее остальных: у них просто часть расходов не посчитана и лежит в фонде оплаты труда, в ручной работе бухгалтерии и в вечерах системного администратора. Эти деньги всё равно потрачены — просто не видны в бюджете проекта.
Договор оплачивает создание системы. Первый год оплачивает то, что ею начали пользоваться.
