Автоматизация продаж не окупается примерно до 170 заявок в месяц. Это не мнение, а точка, в которой возврат от системы сравнивается с её стоимостью на модельных вводных ниже. До этого порога те же деньги вернутся быстрее в рекламе или в найме, и разница не в разы, а на порядок — на потоке 60 заявок автоматизация уходит в минус на 30 907 ₽ каждый месяц.
Порог — только первый из шести признаков. Остальные пять не про объём, а про устройство компании: один продавец, меняющийся продукт, продажи на личных связях, отсутствие владельца процесса, идущая прямо сейчас перестройка. В каждом из этих случаев система будет работать технически исправно и не даст ничего — потому что автоматизировать нечего или не поручено кому.
Ниже — расчёт порога с проверяемой арифметикой, шесть признаков с конкретной альтернативой для каждого, сравнение трёх способов вложить одни и те же 350 000 ₽, границы связки «таблица плюс регламент» и список действий на ноль рублей, после которых будущий проект станет считаемым.
Порог: 170 заявок в месяц
Вводные модельного примера. Компания продаёт услуги и оборудование частным лицам и небольшим организациям. Средний чек 70 000 ₽, валовая маржинальность 30 % — то есть 21 000 ₽ валовой прибыли со сделки. Конверсия заявки в сделку 11 %. При ручном режиме теряется 14 % заявок: не записаны, отвечены к вечеру, забыты после первого звонка. Базовый контур — единое окно заявок, распределение и напоминания — стоит 350 000 ₽ разово и 18 000 ₽ в месяц. Ставка менеджера 900 ₽ за час полной стоимости.
Порог сдвигается вместе с вводными, и сдвигается предсказуемо. Чек 200 000 ₽ вместо 70 000 ₽ опускает его примерно до 60 заявок: каждая возвращённая заявка стоит втрое дороже. Потери 25 % вместо 14 % опускают его до 100 заявок. И наоборот — если ручной ввод занимает не 5 минут, а полторы, и терять нечего, потому что заявок мало и каждую помнят по имени, порог уезжает за 300. Поэтому считать надо на своих числах, а не брать 170 как правило.
Двухосевой график. По горизонтали поток заявок в месяц от 0 до 400, по вертикали рубли в месяц от 0 до 120 000 ₽. Прямая линия из начала координат с наклоном 271 ₽ на заявку подписана «возврат от автоматизации». Горизонтальная штриховая линия на уровне 47 167 ₽ подписана «расходы: 350 000 ₽ ÷ 12 + 18 000 ₽/мес». Точка пересечения на отметке 174 заявки выделена и подписана «порог окупаемости». Слева от точки область заштрихована и подписана «дешевле не автоматизировать», справа — «система выигрывает». Отдельная выноска на отметке 60 заявок: «−30 907 ₽/мес». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Шесть признаков и что делать вместо
Пять оставшихся признаков не считаются формулой — они видны сразу. Для каждого есть альтернатива, и это не отговорка «сначала наведите порядок», а конкретное действие с ценой.
| Признак | Почему система не поможет | Что делать вместо |
|---|---|---|
| Поток меньше 170 заявок в месяц | Возврат линеен потоку, расходы постоянны | Таблица и регламент на одну страницу; деньги — в рекламу или в найм |
| Продаёт один человек, обычно собственник | Автоматизация экономит на передаче данных между людьми, а передавать не между кем | Заметки в одном месте и календарь с датами следующего шага |
| Продукт или условия меняются чаще раза в квартал | Сценарии, шаблоны и правила устаревают быстрее, чем окупаются | Дождаться, пока предложение устоится два квартала подряд; параллельно вести таблицу |
| Продажи держатся на личных связях | Автоматизировать нечего: сделка приходит по звонку знакомого, воронки нет | Считать повторные продажи и вести карту контактов; система нужна, когда пойдёт входящий поток |
| Нет владельца процесса | Решения по настройке примет подрядчик и в свою пользу — там, где непонятно, будет сделано проще | Назначить человека с правом говорить «нет» и 3 часами в неделю; без него проект не начинать |
| Компания перестраивает продукт или структуру | Резерв в 10 % не покроет и трети переделок | Отложить на квартал после стабилизации; в это время собирать данные о потоке |
Пятая строка — единственная, где ответ жёсткий. Если владельца процесса нет, проект не спасают ни бюджет, ни хороший подрядчик: 36 часов участия за 12 недель внедрения — минимальная цена, и без них система будет спроектирована по умолчаниям. Мы подробно считали эту строку бюджета в статье про бюджет первого года автоматизации.
Куда те же деньги вернутся быстрее
Автоматизация конкурирует не с беспорядком, а с другими способами вложить деньги. Сравним три на потоке 60 заявок в месяц — то есть заметно ниже порога.
У рекламы есть своя точка перелома, и её тоже стоит держать в голове: предельная стоимость лида равна валовой прибыли на заявку, то есть 21 000 ₽ × 11 % = 2 310 ₽. Как только реальная стоимость лида подходит к этой границе, реклама перестаёт быть очевидным выбором, и вопрос смещается обратно к потерям в обработке — а это уже задача для системы. Найм в этом сравнении проигрывает обоим просто потому, что мощность одного менеджера больше всего потока: второй человек будет простаивать.
Сравнение в три колонки с заголовками «Автоматизация», «Ещё один менеджер», «Реклама». В каждой три плашки сверху вниз: что покупаем (единое окно и напоминания / 160 часов в месяц / 389 лидов), что получаем (16 260 ₽ возврата / мощность 90 заявок при потоке 60 / 42,8 сделки), итог (−30 907 ₽/мес / простой / 898 800 ₽ валовой прибыли). Третья колонка выделена. Под колонками общая строка-оговорка: «граница разворота — стоимость лида 2 310 ₽ и поток 170 заявок в месяц». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Таблица плюс регламент: до какого размера этого хватает
Связка из общей таблицы и регламента на одну страницу честно работает до трёх продавцов и примерно 120 сделок в месяц. Дальше она начинает терять деньги быстрее, чем экономит время, но до этой границы она не хуже системы, а по скорости изменений лучше. Колонок нужно семь, не больше.
- 1Дата и время обращения. Без неё нельзя посчитать скорость ответа — первый показатель, который понадобится в любом будущем расчёте.
- 2Канал или источник. Одним словом из закрытого списка, а не свободным текстом.
- 3Клиент и контакт. Телефон в едином формате, иначе дубли придётся склеивать руками.
- 4Запрос словами клиента. Одна строка, без интерпретаций — она пригодится через полгода.
- 5Ответственный. Фамилия, а не «отдел».
- 6Дата следующего шага. Единственная обязательная колонка: строка без неё считается несуществующей сделкой.
- 7Статус и причина проигрыша. Три слова из закрытого списка причин. Через квартал этот список станет самым полезным документом компании.
Регламент к таблице — одна страница: кто отвечает на обращения в какие часы, за сколько минут, кто подхватывает при отсутствии, что делает менеджер, если клиент не отвечает. Развёрнутый вариант такого документа мы разбирали в статье про регламент обработки заявки. Пока правил нет, автоматизировать нечего: система лишь ускорит выполнение несуществующего порядка.
Три сигнала, что момент всё-таки настал
Признаки перехода стоит проверять цифрами, а не ощущением «мы выросли». Все три считаются по данным, которые уже есть.
- Поток пересёк порог два месяца подряд. Один всплеск — не тенденция; сезонный пик проходит, а расходы на систему остаются.
- Отдел начал отказываться от заявок из-за нехватки рук. Каждая отказанная заявка стоит 2 310 ₽ валовой прибыли, и если таких набирается два десятка в месяц, это 46 200 ₽ — уже сопоставимо с расходами на систему.
- Расхождение между числом обращений в каналах и числом строк в таблице больше 10 %. Считается за один вечер: сверьте журнал звонков, ящик и мессенджеры с таблицей за прошлый месяц. Расхождение и есть та самая доля потерь, ради которой затевается проект.
Что сделать за ноль рублей уже сейчас
Даже если решение — не автоматизировать, полгода до следующего разговора стоит потратить с пользой. Шесть действий не требуют бюджета и превращают будущий проект из угадывания в расчёт.
- 1Свести каналы к считаемым. Один номер, один ящик, один аккаунт в мессенджере вместо личных телефонов сотрудников — иначе поток невозможно измерить.
- 2Завести таблицу из семи колонок и договориться, что строка без даты следующего шага не существует.
- 3Замерить скорость первого ответа за неделю. Не среднюю, а долю обращений, отвеченных в норматив: среднюю вытягивают несколько мгновенных ответов.
- 4Записывать причину проигрыша тремя словами из закрытого списка. Через квартал станет видно, теряете вы на цене, на сроке или на молчании.
- 5Написать регламент на одну страницу и повесить его там, где менеджеры его увидят.
- 6Считать конверсию и средний чек помесячно. Это те самые числа, без которых расчёт окупаемости любого будущего проекта — фантазия. Методику мы разбирали в статье про окупаемость автоматизации.
Самая частая ошибка после решения «нам рано» — вообще ничего не менять. Через год компания приходит к подрядчику с тем же беспорядком, но большим потоком, и обследование обходится дороже, потому что описывать приходится не процесс, а разнобой. Шесть действий выше — это и есть подготовка: они стоят ноль рублей и сокращают будущую смету на обследование примерно вдвое, а заодно дают шанс, что автоматизация не понадобится вовсе.
И встречное замечание для тех, у кого поток заведомо выше порога. Превышение порога само по себе не означает, что проект окупится: если менеджеры не заполняют систему, эффект будет нулевым при любом объёме. Причины и порядок их устранения разобраны в статье о том, почему менеджеры не ведут CRM, а список типовых промахов внедрения — в материале про ошибки автоматизации продаж.
Система не создаёт поток, она уменьшает потери в нём. Когда терять почти нечего, экономить тоже не на чем.
