Выбирать поставщика по цене можно ровно в одном случае: когда все остальные условия у претендентов совпадают. Это редкость. В обычной закупке отличаются срок поставки и его разброс, условия оплаты, минимальная партия, доля брака, скорость замены и то, когда придут закрывающие документы. Каждое из этих отличий переводится в рубли по короткой формуле — и сумма этих формул регулярно оказывается больше, чем разница в прайсе.
Ниже — восемь критериев с формулой перевода каждого в деньги и разбор модельной закупки на 12 000 000 ₽ в год, где поставщик, выигравший тендер по цене, за двенадцать месяцев обошёлся дороже на 390 772 ₽. Цифры модельные, но арифметика прозрачная: подставьте свои объёмы и ставки и пересчитайте. Речь здесь о выборе поставщика на горизонте года — приведение самих предложений к одной сравнимой цене мы разбирали отдельно в решении «Сравнение коммерческих предложений».
Важная оговорка с самого начала. Всё, что описано дальше, работает только на фактических данных о прошлых поставках: реальные даты приёмки, реальные недостачи, реальный брак. Если этих данных нет, критерии превращаются в анкету, которую поставщик заполнит в свою пользу. С чего начать их собирать — в последнем разделе.
Восемь критериев и формула перевода каждого в рубли
Таблица ниже — рабочий инструмент, а не список пожеланий. В левой колонке критерий, в средней — вопрос, который надо задать поставщику так, чтобы ответ нельзя было толковать двояко, в правой — как превратить ответ в сумму. Ставка стоимости денег во всех расчётах — 24 % годовых: это ориентир по стоимости оборотного финансирования, замените на свою.
| Критерий | Что спрашивать, чтобы ответ был однозначным | Как перевести в рубли |
|---|---|---|
| 1. Цена за единицу | Цена с НДС, за какую единицу измерения, при какой кратности упаковки, входит ли доставка | Годовой объём × разница в цене. В примере: 4 % от 12 000 000 ₽ = 480 000 ₽ |
| 2. Срок поставки | Срок от подачи заявки до приёмки на нашем складе, а не от оплаты до отгрузки | Лишние дни срока увеличивают страховой запас: дни × среднедневной расход × 24 % годовых |
| 3. Стабильность срока | Сколько поставок за прошлый год пришло позже заявленного срока и на сколько дней | Дни простоя × стоимость дня простоя. В примере 6 дней × 48 000 ₽ = 288 000 ₽ |
| 4. Отсрочка платежа | Сколько дней отсрочки и с какого события она считается: отгрузка, приёмка или дата документа | Объём × ставка стоимости денег × дни ÷ 365. В примере 40 дней разницы = 302 992 ₽ |
| 5. Доля брака | Какой процент брака вы считаете нормой и за чей счёт обратная логистика | Повторная приёмка + срочная замена + рекламации своих клиентов. В примере 174 180 ₽ |
| 6. Минимальная партия | Минимальная отгрузка в штуках и в рублях, кратность упаковки, можно ли добирать позициями | Партия 500 шт при потребности 180 шт/мес даёт средний излишек 250 шт × 640 ₽ = 160 000 ₽, при 24 % это 38 400 ₽ |
| 7. Документы и ЭДО | В какой срок приходит УПД, работаете ли вы в ЭДО и в каком операторе | Часы на дозапросы + сдвиг вычета НДС. В примере 24 поставки × 40 минут = 16 часов × 900 ₽ = 14 400 ₽ |
| 8. Замена и возврат | Сколько дней от претензии до замены и кто оплачивает обратную перевозку | Случаи × стоимость обратной логистики. В примере 11 × 4 800 ₽ = 52 800 ₽ |
Обратите внимание на критерий 2: в модельной закупке оба поставщика заявляют один и тот же срок — 10 рабочих дней от заявки до приёмки. Поэтому он не даёт разницы и в итоговый расчёт не входит. Разницу даёт критерий 3 — то, насколько заявленный срок соблюдается. Это два разных критерия, и путать их дорого: срок написан в предложении, стабильность видна только в приходных документах за прошлый год.
Сравнение в две колонки. Левая — «Видно в коммерческом предложении»: цена за единицу, заявленный срок 10 рабочих дней, условия оплаты, минимальная партия. Правая — «Выясняется за год работы»: фактическая доля поставок в срок, средняя просрочка, доля брака по приёмке, реальный срок прихода УПД, кто платит за обратную перевозку. Под правой колонкой итоговая плашка «870 772 ₽ в год». Чертёжный стиль, все подписи по-русски.
Сколько стоит день простоя
Это единственное число, которое придётся посчитать самому: у производственного участка, у оптового склада и у сервиса оно разное на порядок. Считать надо не упущенную выручку — она вернётся, когда товар придёт, — а расходы, которые вы понесли, ничего не получив взамен, плюс прямые доплаты за срыв собственных обязательств.
У торговой компании расчёт другой: там день простоя — это упущенная маржа по позициям, которых не было на складе в момент спроса, и она не возвращается. У сервисной — сорванные записи клиентов. Формула одна и та же: что вы заплатили и что недополучили за сутки, когда работать было нечем. Уменьшить число таких суток можно и без смены поставщика — через страховой запас, привязанный к фактическому разбросу срока: механика описана в решении «Автопополнение запасов».
Модельная закупка: дешевле на 4 %, дороже на 390 772 ₽
Вводные. Производственная компания закупает группу комплектующих на 12 000 000 ₽ в год по ценам действующего поставщика А, это 24 поставки. Поставщик Б выигрывает по цене 4 % — годовой объём по его прайсу 11 520 000 ₽. Но у Б нет отсрочки: он работает по предоплате за 10 дней до отгрузки, тогда как А даёт 30 дней после приёмки. Разница в позиции по деньгам — 40 дней. Из 24 поставок Б семь пришли позже заявленного срока, четыре из этих задержек съели страховой запас и дали в сумме 6 дней простоя. Доля брака по приёмке у Б — 3,1 % против 0,6 % у А.
Строка «брак» раскладывается так. Сам забракованный товар стоит 357 120 ₽, но его вернули и деньги получили обратно — эта сумма в расчёт не входит. В расчёт входит то, что не возвращается: 11 поставок с браком × 3,5 часа на повторную приёмку, акт и претензию по 1 000 ₽ = 38 500 ₽; срочная докупка замены на 640 000 ₽ по цене в среднем на 14 % выше = 89 600 ₽; и 0,4 % объёма, где брак не поймали на приёмке и его нашёл уже наш клиент, — 46 080 ₽. Итого 174 180 ₽.
Поставщик Б выглядит дешевле на 4 % и оказывается дороже на 3,4 %. Три условия — отсрочка, стабильность срока и доля брака — дают 765 172 ₽ из 870 772 ₽ потерь, то есть почти 88 %. Ни одно из них не написано в коммерческом предложении: первое пишется, но не считается, второе и третье видны только в собственных приходных документах.
Горизонтальная столбчатая диаграмма в рублях за год. Сверху одна зелёная полоса «экономия на цене +480 000 ₽». Ниже шесть красных полос: «отсрочка −302 992 ₽», «простои −288 000 ₽», «брак −174 180 ₽», «обратная логистика −52 800 ₽», «минимальная партия −38 400 ₽», «документы −14 400 ₽». Внизу итоговая линия «−390 772 ₽, 3,4 % от суммы закупки». Ось подписана в рублях, все подписи по-русски.
Проверка контрагента до сделки
Восемь критериев отвечают на вопрос «сколько это будет стоить». Проверка контрагента отвечает на другой — «доживёт ли поставщик до конца договора и не прилетит ли нам за работу с ним». Это дешёвая процедура: сбор карточки по ИНН из открытых источников автоматизируется полностью и занимает секунды.
- ЕГРЮЛ через сервис ФНС: дата регистрации, отметки о недостоверности адреса или сведений о руководителе, дисквалификация директора
- Картотека арбитражных дел: число и суммы исков к поставщику как к ответчику за три года, отдельно — иски по договорам поставки
- Федресурс: сообщения о намерении подать на банкротство, о ликвидации, о залоге имущества
- Банк данных исполнительных производств ФССП: непогашенная задолженность и её динамика
- Реестр недобросовестных поставщиков по 44-ФЗ и 223-ФЗ: попадание туда — зафиксированный факт срыва контракта
- Сервис ФНС «Прозрачный бизнес»: среднесписочная численность, сведения о налоговых нарушениях, специальные налоговые режимы
Автоматизируется здесь сбор карточки, ежемесячный повторный опрос по действующим поставщикам и флаг «что-то изменилось» — например, у поставщика за месяц появилось четыре новых иска. За юристом остаётся то, что требует толкования: чтение самого договора, оценка судебных дел по существу, структура собственности и признаки аффилированности с вашими сотрудниками. Разбор договорных условий машиной мы описывали отдельно в решении «Проверка договоров ИИ» — там же граница, за которую модель не пускают.
Налоговая оценивает не факт наличия у вас сервиса проверки, а то, что вы знали на дату сделки. Поэтому результат проверки надо сохранять снимком с датой и прикладывать к досье поставщика. Карточка, которая «пересчитывается на лету» и не хранит историю, в споре бесполезна.
Правило двух поставщиков на критичную позицию
Критичная позиция — та, отсутствие которой останавливает производство, отгрузку или оказание услуги. На такую позицию всегда держат второго квалифицированного поставщика, даже если он дороже. Это не осторожность, а страховка с посчитанной премией.
Разделение 70/30 — рабочее значение, когда разрыв в оценке между поставщиками невелик. Если второй ощутимо слабее, доля уменьшается до 15 %: этого хватает, чтобы он держал у себя вашу номенклатуру, знал вашу приёмку и мог принять объём за неделю, а не за квартал. Второй поставщик, у которого вы ничего не покупали 11 месяцев, в момент аварии ведёт себя как новый.
Схема из четырёх блоков и стрелок. Слева блок «Годовой объём по позиции 12 000 000 ₽», от него две стрелки: вверх к блоку «Основной поставщик, 70 % — 8 400 000 ₽», вниз к блоку «Второй поставщик, 30 % — 3 600 000 ₽», подпись на нижней стрелке «премия за страховку 90 000 ₽/год». Справа отдельный блок с пунктирной рамкой «Если второго нет: 10 дней простоя + срочная закупка = 642 000 ₽». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Когда сравнивать по цене — правильное решение
Полное сравнение по восьми критериям занимает у закупщика 2–3 часа и требует накопленной истории поставок. Есть ситуации, где это лишняя работа, и честнее их назвать.
- Биржевой или полностью стандартный товар со склада в своём городе, срок поставки — сутки, условия оплаты у всех одинаковые: метизы, бумага, расходники. Здесь отличается только цена, и выбирать надо по ней
- Разовая закупка на небольшую сумму: если возможная разница по неценовым условиям меньше 3 000 ₽, а сравнение стоит 2–3 часа работы, считать дороже, чем ошибиться
- Некритичная позиция, отсутствие которой ничего не останавливает: критерий 3 обнуляется, вместе с ним уходит и основная часть скрытых потерь
- Единственный поставщик на рынке: сравнивать не с кем. Восемь критериев тут превращаются в переговорную позицию и в обоснование страхового запаса, а не в выбор
- У вас не фиксируются фактические даты приёмки, недостачи и брак. Тогда сначала три месяца просто записывайте эти три вещи в приходные документы — без них любое сравнение будет сравнением обещаний
Последний пункт — самый частый и самый неприятный. Проверить его просто: попробуйте за десять минут ответить, какая доля поставок пришла в срок за последний квартал у трёх ваших основных поставщиков. Если ответа нет, начинать надо с фиксации фактов при приёмке, а не с проекта автоматизации. Как из этих фактов потом собирается сводная оценка, разобрано в соседней статье про рейтинг поставщиков по фактическим показателям. Если не уверены, на какой вы стадии, — опишите закупочный процесс словами в форме диагностики, это бесплатно и ни к чему не обязывает.
