Сравнение коммерческих предложений
Собирает КП поставщиков из почты и с закупочных площадок, разбирает PDF, Excel и сканы и сводит в единую таблицу: цена за единицу, сроки, условия оплаты, скрытые расходы. Закупщик проверяет готовое сравнение за 20 минут вместо того, чтобы часами набивать его руками.
Иллюстрация показывает рабочий контур направления; конкретные шаги и интеграции разобраны ниже.
Как это выглядит без автоматизации
Закупка начинается с фразы «соберите три КП» — а дальше каждый поставщик присылает своё: PDF с печатью, Excel с собственными колонками, скан подписанного бланка, цены прямо в теле письма. Закупщик переносит всё это в сводную таблицу руками — по каждой закупке, каждый раз заново. Пока таблица собирается, сроки поставки горят, а решение в итоге принимается по неполной картине.
Сведение одной закупки съедает часы
Открыть 3–5 файлов разных форматов, выудить из каждого цены, сроки и условия, привести к сопоставимому виду — 2–3 часа на закупку. При 100 закупках в месяц отдел тратит на перенос цифр полтора человеко-месяца работы.
Сравнение «в лоб» выбирает не того
Один поставщик даёт цену с НДС и доставкой, второй — без НДС и самовывозом, третий — за упаковку 10 штук. Если сравнивать итоговые строки, «дешёвое» КП после приведения к цене за единицу с логистикой оказывается дороже на 10–15%.
Скрытые расходы всплывают после выбора
Минимальная партия, платная тара, 100% предоплата, доставка отдельным счётом — эти условия написаны мелким шрифтом и в таблицу не попадают. Экономия, ради которой выбирали поставщика, растворяется в первом же счёте.
Решение нечем защитить
Сравнение живёт в личном Excel закупщика: без версий, без исходных КП, без обоснования. Когда директор или аудитор спрашивает, почему выбран именно этот поставщик, восстановить картину месячной давности невозможно.
Во что это обходится: 100 закупок в месяц × 2,5 часа на ручное сведение КП × 700 ₽/час закупщика (ФОТ с налогами) ≈ 175 000 ₽ в месяц — только за перенос цифр из файлов в таблицу, до учёта переплат из-за неполных сравнений.
Возможности системы
Мы строим конвейер, который принимает КП в любом виде — PDF, Excel, Word, скан, текст письма — и собирает из них единую таблицу сравнения по вашим правилам. Извлечением занимается связка OCR и языковой модели, нормализацией — правила, настроенные под ваши категории закупок. Закупщик перестаёт набивать таблицы и делает свою настоящую работу: проверяет, торгуется и выбирает.
Принимает КП в любом формате
PDF с печатями, Excel с произвольными шапками, Word, сканы и фото, цены в теле письма. Файл автоматически привязывается к нужной закупке — по номеру заявки, теме письма и отправителю.
Извлекает и нормализует данные
Позиции, цены, сроки, условия оплаты и гарантии приводятся к единому виду: одна валюта, единый учёт НДС, цена за сопоставимую единицу — штуку, метр, тонну, а не «за упаковку, как написал поставщик».
Считает полную стоимость сделки
Доставка, тара, минимальная партия, предоплата выделяются отдельными строками и входят в итог. КП с привлекательной ценой, но дорогой логистикой и жёсткой предоплатой перестаёт выигрывать незаслуженно.
Сопоставляет позиции со спецификацией
Каждая строка КП сверяется с заявкой: система ловит замены на аналоги, недопоставленные позиции и лишние допы. Неполная комплектация видна до оплаты счёта, а не при приёмке.
Готовит сравнение для решения
Единая таблица: поставщики в столбцах, позиции в строках, отклонения подсвечены, предложения ранжированы по утверждённым вами правилам — вес цены, срока, отсрочки. Выгрузка в Excel по вашему шаблону или страница для согласования.
Хранит историю закупок
Исходные КП, таблица, версия и итоговое решение с обоснованием остаются в архиве. По каждому поставщику видно, как менялись его цены и условия от закупки к закупке — аргумент на следующих переговорах.
Путь одного события через систему
Каждый шаг оставляет след в журнале: любое решение системы можно открыть и проверить — что пришло, что проверено, что сделано.
КП поступает в систему
Из ящика закупок, с закупочной площадки или загрузкой вручную. Система привязывает документ к конкретной закупке по номеру заявки, теме письма и контрагенту — без пересылок и сохранений в папки.
Файл разбирается
PDF, Excel, Word, скан или текст письма. Для сканов и фото включается OCR, затем языковая модель извлекает позиции, цены, сроки, условия оплаты и доставки — с учётом терминов вашей отрасли.
Данные нормализуются
Единицы измерения приводятся к сопоставимым, валюта и НДС — к единому виду, цена — к цене за единицу. Каждая позиция сопоставляется со спецификацией заявки; спорные соответствия помечаются для закупщика.
Считается полная стоимость
Доставка, тара, минимальная партия и условия оплаты выделяются отдельными строками. Итог сравнения — стоимость сделки целиком, а не цифра из последней строки КП.
Собирается таблица сравнения
Поставщики в столбцах, позиции в строках. Замены, пропуски и отклонения от заявки подсвечены, предложения ранжированы по вашим правилам. По полям с низкой уверенностью распознавания — экран верификации с исходным фрагментом.
Решение фиксируется
Закупщик утверждает выбор — сравнение уходит в Excel, 1С или на согласование. В архиве остаются исходные КП, таблица и обоснование: решение можно проверить и через год.
Что происходит по неделям
Каждый этап заканчивается результатом, который вы видите и принимаете. Оплата привязана к приёмке, а не к обещаниям.
Аудит закупок и полей сравнения
Собираем 30–50 боевых КП из последних закупок во всех форматах, ваш текущий шаблон сводной таблицы и правила выбора. Фиксируем поля сравнения — цена, срок, оплата, доставка, гарантия, комплектация — и правила ранжирования по категориям закупок.
Конвейер разбора КП
Настраиваем извлечение из PDF, Excel, Word и сканов: OCR, LLM-разбор, нормализация единиц, валют и НДС, приведение к цене за единицу. Собираем экран верификации для полей, в которых модель не уверена.
Сведение и ранжирование
Настраиваем сопоставление позиций со спецификацией заявки по артикулам, наименованиям и параметрам, расчёт полной стоимости с доставкой и условиями оплаты, подсветку замен и пропусков, ранжирование по вашим весам.
Каналы и интеграции
Подключаем ящик закупок с автозабором вложений и текста писем, выгрузку результатов в Excel и 1С, подтягивание заявок и номенклатуры из учётной системы. При необходимости — сбор предложений с закупочных площадок.
Пилот на живых закупках
Ведём 20–30 закупок параллельно с ручным процессом: сверяем таблицы системы с таблицами закупщиков, разбираем каждое расхождение, пополняем словарь соответствий номенклатуры.
Сопровождение и расширение
Подключаем новые категории закупок и форматы новых поставщиков, следим за точностью извлечения и расходами на LLM, дорабатываем правила ранжирования при смене приоритетов компании.
Модельный расчёт: из чего складывается эффект
Не «до 90% экономии», а конкретная модель с вводными, которые можно оспорить и пересчитать под себя.
| Показатель | Сейчас | После внедрения |
|---|---|---|
| Подготовка одного сравнения | 2–3 часа сведения руками | 15–30 минут проверки готовой таблицы |
| Часов на сведение КП в месяц | ≈ 250 | ≈ 50 |
| Скрытые расходы поставщиков | всплывают после выбора | отдельные строки в каждой таблице |
| КП, не попавшие в сравнение | 10–15% — не успели разобрать к сроку | ≈ 0 |
| След решения | личный Excel закупщика | архив: исходные КП, таблица, обоснование |
Полная цена владения — три составляющие
Никаких скрытых платежей: внешние сервисы вы оплачиваете напрямую по своим договорам, мы не делаем наценку на чужие тарифы.
Внедрение
- типовой проект: 320 000 ₽
- срок: 4–8 недель
- диагностика, разработка, интеграции, пилот
- документация и обучение команды
Поддержка
- мониторинг и реагирование по SLA
- исправление дефектов бесплатно
- обновление сценариев и интеграций
- ежемесячный отчёт о работе системы
Эксплуатация
- LLM-токены на разбор КП: 3–15 ₽ за документ; 3 000–12 000 ₽/мес при 300–500 КП
- OCR сканов и фото: десятые доли ₽/стр. на облачном API; готовые сервисы — 4–6 ₽/стр.
- Сервер (VPS в РФ): 2 000–8 000 ₽/мес
- Доступ к API закупочных площадок: по тарифу площадки; у большинства входит в подписку закупщика
- число категорий закупок и разнообразие форматов: типовые PDF дешевле, рукописные сканы и фото дороже
- глубина сравнения: только итоговые суммы или позиционное сопоставление со спецификацией на 40–60 строк
- каналы приёма: только почта или ещё закупочные площадки и личные кабинеты поставщиков
- интеграция с 1С: подтягивание заявок и номенклатуры, выгрузка выбранного поставщика и цен обратно
- требования к контуру: облачная LLM или полностью локальная обработка на вашем сервере
Участие заказчика
На диагностике достаточно обезличенных примеров. Боевые доступы — только после договора и NDA, через защищённые каналы.
С чем соединяем
Работаем с тем, что у вас уже есть. Если вашей системы нет в списке — скорее всего, подключимся через API: уточним на диагностике.
Как это решение работает в разных бизнесах
Снабжение завода ведёт 100–150 заявок в месяц от цехов, на каждую — 3–5 КП. Система приводит их к цене за единицу с доставкой и сроком: сведение, на которое уходило 2–3 часа, превращается в 20 минут проверки, и цех не стоит неделю в ожидании метизов.
Подрядчик запрашивает КП на материалы по спецификации из 40–60 позиций. Поставщики меняют марки и фасовку — система сопоставляет строки со сметой и подсвечивает замены: переплата за «аналог» и 6 недопоставленных позиций видны до оплаты счёта, а не на объекте.
Категорийный менеджер сравнивает 6–8 поставщиков сезонной закупки: цены за штуку, за короб 24 шт. и за паллету, отсрочка от 0 до 45 дней. Система приводит всё к сопоставимой цене за единицу с учётом условий оплаты — сравнение готово к планёрке, а не через три дня после неё.
Клиника выбирает поставщика оборудования: три КП с разной комплектацией — датчики, обучение персонала, гарантия 6 или 24 месяца. Система раскладывает комплектации построчно, и предложение дешевле на 80 000 ₽, но без обучения и с короткой гарантией перестаёт выглядеть выгодным.
УК на 40 домов собирает КП подрядчиков на кровлю, лифты и благоустройство. Составы работ у всех разные — система сопоставляет сметы по видам работ, показывает невключённые позиции и даёт собственникам прозрачное обоснование выбора вместо таблицы на коленке.
Что обычно спрашивают
Наши КП — это сканы с печатями, иногда фотография листа с телефона. Разберёте?
Поставщик прислал цены прямо в тексте письма, без файла. Это попадёт в сравнение?
Как система поймёт, что болт М12 у одного поставщика и болт DIN 933 М12×40 у другого — одна позиция?
Система сама выбирает поставщика?
Часть закупок идёт через B2B-Center, часть — по почте. Сведёте в одно место?
КП — коммерческая тайна. Куда уходят данные?
Когда это решение не окупится
- меньше ~50 закупок с выбором поставщика в месяц — экономика не сойдётся: хватит аккуратного шаблона Excel и дисциплины его заполнения
- торги по 44-ФЗ, где победителя определяет аукцион на площадке — сравнение там формализовано самой процедурой
- закупки по годовым контрактам с зафиксированными ценами: КП запрашиваются раз в год, ручной работы почти нет
- разовые уникальные закупки — станок раз в пять лет: решение неделями принимают инженеры, скорость сведения таблиц ничего не меняет
- ожидание, что система примет решение за закупщика: она готовит сопоставимые данные, выбор и ответственность остаются за человеком
Если на диагностике расчёт не сойдётся — мы предложим более простой вариант или честно скажем, что автоматизация вам пока не нужна. Это дешевле для всех, чем проект ради проекта.
Извлечение данных из договоров
Система читает договоры и допсоглашения, извлекает стороны, суммы, сроки, обязательства, условия пролонгации и штрафы — и сама ведёт реестр с контрольными датами. Каждое значение в карточке — со ссылкой на пункт документа, каждый срок — с напоминанием ответственному.
Документы и знанияОбработка электронной почты
Система читает общие ящики вместо сотрудников: понимает суть письма и вложений, классифицирует, создаёт сделку, задачу или тикет и сама отвечает на типовые запросы. Ни одно письмо не остаётся без реакции.
Финансы и закупкиСравнение поставщиков
Единая модель оценки поставщиков: цена, сроки, качество, история исполнения и риски — вместо выбора по последнему КП и личным отношениям. Карточка каждого поставщика с фактами и сверка счетов с согласованными условиями.
Посчитать «Сравнение коммерческих предложений» на ваших цифрах?
Пришлите объёмы и пару примеров — вернёмся с картой процесса, честным расчётом экономики и точной сметой. Если не сойдётся — так и скажем.
