Рейтинг поставщика строится из шести показателей, и все шесть уже есть в вашей учётной системе: соблюдение срока, полнота поставки, доля брака, отклонение цены от согласованной, скорость реакции на претензию и своевременность документов. Ничего запрашивать у поставщика не нужно — наоборот, анкета, которую он заполняет сам, описывает его намерения, а приходные документы описывают его поведение.
Дальше — как из этих шести чисел собрать одну оценку, почему одинаковые веса для всех категорий закупок делают рейтинг бесполезным, за что поставщика наказывать нельзя и как выглядит итог на модельном примере из 12 поставщиков с годовым объёмом закупок 64 000 000 ₽.
Сразу оговорка о границе применимости. Рейтинг не выбирает поставщика вместо вас. Он делает две вещи: показывает, кто из действующих поставщиков обходится дороже, чем кажется, и даёт числовую опору на переговорах. Решение о закупке остаётся решением человека, и в разделе про монополиста видно, почему иначе нельзя.
Шесть показателей, которые уже лежат в учёте
Показатель годится в рейтинг, если он считается из документа, а не из мнения. Все шесть ниже проходят этот фильтр. Колонка «ориентир» — не отраслевая норма, а типичное значение, вокруг которого имеет смысл ставить свои границы: у поставок с колёс и у поставок из-за рубежа они разные.
| Показатель | Откуда берётся | Как считается | Ориентир |
|---|---|---|---|
| 1. Соблюдение срока | Дата приёмки против срока в заказе или договоре | Доля поставок, пришедших в срок; отдельно — средняя просрочка в днях | выше 92 % в срок |
| 2. Полнота и соответствие | Количество и номенклатура в приходе против заказа | Доля строк заказа, закрытых полностью и без пересорта | выше 97 % |
| 3. Качество партии | Акты о браке и возвраты по приёмке | Доля забракованного в стоимости поставки | ниже 1 % |
| 4. Ценовая дисциплина | Цена в приходном документе против согласованной | Средний размер отклонения в процентах от суммы поставки | ниже 0,5 % |
| 5. Реакция на претензию | Дата претензии и дата замены или возврата денег | Медиана в днях; среднее здесь врёт из-за единичных долгих случаев | быстрее 10 дней |
| 6. Своевременность документов | Дата поступления УПД против срока по договору | Доля документов, полученных вовремя | выше 95 % |
Показатель 4 обычно оказывается неожиданностью. Компании годами согласовывают цены протоколом или письмом, а потом принимают счета, не сверяя цену построчно, — и обнаруживают отклонение только при годовой сверке. Сверка счёта с согласованной ценой автоматизируется полностью, механика описана в решении «Автоматическая сверка документов».
Схема слева направо из пяти документов-блоков: «Заказ поставщику (срок, цена, количество)», «Приходный документ (дата приёмки, факт количества)», «Акт о браке», «Претензия и ответ на неё», «УПД». От каждого блока стрелка вправо в крупный блок «Карточка поставщика», внутри которого шесть строк-показателей: срок, полнота, брак, цена, реакция, документы. Над стрелками подписи, какое поле передаётся. Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Как показатель превращается в баллы
Показатели измеряются в разном: проценты, дни, доли. Чтобы их сложить, каждый приводится к шкале от 0 до 100 по линейной формуле с двумя границами — «зелёной», где ставится 100 баллов, и «красной», где ставится 0. Всё, что за границами, обрезается.
Значение показателя, при котором вы уже прекращали работу с поставщиком. Это не книжный норматив, а факт вашей истории. Если вы никогда не расставались с поставщиком из-за брака, красную границу по браку придётся назначить решением — и записать, кто её назначил.
Рабочий набор границ для производственной закупки выглядит так: срок — 100 % и 75 %, полнота — 100 % и 90 %, брак — 0 % и 4 %, отклонение цены — 0 % и 2,5 %, реакция на претензию — 3 дня и 21 день, документы — 100 % и 80 %. Формула для показателя «в срок»: (факт − 75) ÷ 25 × 100. При 97 % это даёт 88 баллов, при 88 % — 52 балла, при 71 % — ноль.
Ноль по одному показателю означает только, что поставщик вышел за границу, которую вы сами назначили красной. Он может при этом набрать 60 из 100 в сумме и остаться допустимым на некритичных позициях. Расстаются не по одному нулю, а по итоговому баллу и по тому, есть ли замена.
Веса: одинаковые веса дают бесполезный рейтинг
Здесь ломается большинство самодельных рейтингов. Если взять шесть показателей с равными весами, срыв срока по сырью под производственный план весит столько же, сколько задержка накладной по канцелярии. Итоговый список получается ровным, никого не выделяет и никем не используется. Веса задаются отдельно для каждой категории закупок и суммируются в 100.
| Категория закупки | Срок | Полнота | Качество | Цена | Претензии | Документы |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Сырьё и комплектующие под план производства | 30 | 20 | 25 | 10 | 10 | 5 |
| Товар для перепродажи | 20 | 20 | 20 | 25 | 5 | 10 |
| Хозяйственные и офисные закупки | 10 | 15 | 10 | 45 | 5 | 15 |
| Услуги и подрядные работы | 25 | 15 | 25 | 15 | 15 | 5 |
Логика простая. В производстве срыв срока останавливает участок, поэтому срок и качество забирают больше половины веса, а цена — десятую часть: разница в 3 % на комплектующих дешевле одного дня простоя. В хозяйственных закупках всё наоборот: скрепки не останавливают ничего, зато их покупают часто и невнимательно, поэтому основной вес уходит на цену и на документы. Одинаковых весов для всех категорий не бывает — если в вашем рейтинге они одинаковые, это признак, что категории не разделены.
Три горизонтальные полосы-шкалы по 100 делений, каждая разбита на шесть сегментов с подписями и числами. Верхняя «Сырьё под план производства»: срок 30, полнота 20, качество 25, цена 10, претензии 10, документы 5. Средняя «Товар для перепродажи»: 20, 20, 20, 25, 5, 10. Нижняя «Хозяйственные закупки»: 10, 15, 10, 45, 5, 15. Сегмент «цена» выделен во всех трёх, чтобы был виден рост с 10 до 45. Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Периметр честности: за что поставщика наказывать нельзя
Рейтинг, который наказывает поставщика за ваши собственные ошибки, умирает на первой же встрече: поставщик приносит переписку, и дальше цифрам не верит уже никто, включая ваш отдел закупок. Поэтому правила исключений задаются до первого расчёта, а не после первого спора.
- 1Окно расчёта — 12 месяцев скользящим, пересчёт раз в месяц. Более короткое окно даёт скачки, более длинное хранит претензии к людям, которые давно у поставщика не работают
- 2Минимум 6 поставок за окно. Меньше — показатель помечается «недостаточно данных» и в ранжирование не идёт, а не приравнивается к нулю или к сотне
- 3Просрочка, вызванная нашей поздней заявкой, не считается срывом. Флаг ставится автоматически, если заявка подана позже, чем дата потребности минус срок по договору
- 4Изменение заявки после её размещения — отдельный флаг: смена количества или спецификации обнуляет исходный срок
- 5Форс-мажор и объявленные ограничения исключаются вручную, с текстовым обоснованием и именем того, кто исключил. Молчаливых исключений быть не должно
- 6Поставщик видит свою карточку. Это дисциплинирует не только его: когда цифры показывают наружу, приёмка внезапно начинает заполнять акты аккуратно
Если любой сотрудник может убрать неудобную просрочку из расчёта и это нигде не остаётся, рейтингом начинают пользоваться для защиты «своих» поставщиков. Журнал исключений с автором и обоснованием — не бюрократия, а условие, при котором цифрам можно верить.
Рейтинг 12 поставщиков за год
Модельная компания: 12 поставщиков, 419 поставок за 12 месяцев, годовой объём закупок 64 000 000 ₽, категория «сырьё и комплектующие» с весами из таблицы выше. В таблице показаны четыре показателя из шести — полнота поставки и своевременность документов у всех двенадцати уложились в узкий диапазон и на порядок мест не повлияли, но в баллах учтены.
| Поставщик | Поставок | В срок | Брак | Отклонение цены | Балл |
|---|---|---|---|---|---|
| П-04 | 29 | 96 % | 0,3 % | 0,0 % | 91 |
| П-01 | 46 | 97 % | 0,4 % | 0,1 % | 90 |
| П-12 | 41 | 95 % | 0,5 % | 0,1 % | 85 |
| П-02 | 38 | 94 % | 0,7 % | 0,3 % | 80 |
| П-06 | 61 | 93 % | 0,9 % | 0,4 % | 76 |
| П-09 | 47 | 91 % | 0,6 % | 0,2 % | 75 |
| П-05 | 24 | 88 % | 1,1 % | 0,6 % | 63 |
| П-10 | 18 | 85 % | 1,8 % | 0,9 % | 51 |
| П-03 | 52 | 71 % | 2,4 % | 1,9 % | 27 |
| П-08 | 33 | 79 % | 3,1 % | 1,4 % | 27 |
| П-11 | 26 | 74 % | 2,9 % | 2,2 % | 19 |
| П-07 | 4 | 100 % | 0,0 % | 0,0 % | недостаточно данных |
Таблицу стоит прочитать не сверху, а с середины. П-06 везёт больше всех — 61 поставка за год, — и при этом стоит только пятым с 76 баллами: объём достался ему по инерции, а не по качеству работы. П-03 с 52 поставками и 27 баллами — вторая по величине загрузка у худшего в списке; именно такие строки и есть цель всего упражнения. А П-01 и П-04, стоящие первыми, вместе везут 75 поставок — меньше, чем два аутсайдера. Ни один из этих выводов не виден в отдельно взятом коммерческом предложении и не всплывает на ежегодной встрече с поставщиком.
Пороги допуска задаются один раз и применяются ко всем категориям: ниже 45 баллов — поставщик не участвует в новых закупках без письменного решения руководителя закупок; 45–65 — допускается только на некритичные позиции и не более чем на 30 % объёма по позиции; выше 65 — полный допуск. Правило распределения объёма: если разрыв между первым и вторым меньше 15 баллов, объём делится 70/30, если больше — 85/15, чтобы второй поставщик сохранял квалификацию и мог принять объём за неделю.
Вертикальная столбчатая диаграмма: 12 столбиков по убыванию с подписями баллов 91, 90, 85, 80, 76, 75, 63, 51, 27, 27, 19 и один заштрихованный столбик «П-07 — недостаточно данных, 4 поставки». Две горизонтальные линии-порога: сплошная на 65 («полный допуск») и штриховая на 45 («не допускается без решения руководителя»). Три последних столбика выделены, под ними подпись «14 200 000 ₽ из 64 000 000 ₽ годового объёма». Ось баллов от 0 до 100, подписи по-русски.
Два спорных случая: отличник и монополист
Первый спорный случай — П-07 со стопроцентными показателями по всем шести осям. Четыре поставки за год: он ни разу не опоздал, потому что четыре раза везло. Правило порога достоверности именно для таких случаев: до шести поставок за окно поставщик не ранжируется и не получает объём по правилу распределения. Хотите проверить его всерьёз — дайте тестовый объём и вернитесь к вопросу через полгода.
Второй случай тяжелее. П-03 — худший по срокам, 27 баллов, и при этом единственный поставщик по своей позиции. Разбор дал важную поправку: из 15 просрочек шесть вызваны нашими собственными заявками, поданными позже, чем дата потребности минус срок по договору. После исключения этих шести доля поставок в срок поднимается с 71 % до 82,7 %, а балл — с 27 до 36. Всё равно ниже порога, но теперь понятно, какая часть проблемы наша.
С монополистом рейтинг работает не как приговор, а как четыре конкретных действия. Первое: показатели становятся приложением к договору с измеримыми значениями и неустойкой за выход за них. Второе: под его нестабильность считается страховой запас — при среднедневном расходе 34 000 ₽ и средней просрочке 7 дней это 238 000 ₽ замороженных денег, то есть 57 120 ₽ в год при стоимости денег 24 % годовых. Третье: эти 57 120 ₽ кладутся на стол на переговорах как обоснование скидки. Четвёртое: запускается поиск второго поставщика, и теперь у него есть посчитанный бюджет — переплата до 57 120 ₽ в год окупается сама собой. Как считать сам запас под разброс срока, разобрано в решении «Автопополнение запасов».
Что рейтинг даёт в деньгах
Три поставщика с баллом ниже 45 — П-03, П-08 и П-11 — забирают 14 200 000 ₽ из 64 000 000 ₽ годового объёма, то есть 22 %. Они выигрывали закупки ценой: в среднем их предложения были дешевле на 2,3 %. Вот во что эта дешевизна обошлась за год.
Дальше считаем честно, а не по максимуму. Перевести на сильных поставщиков удаётся не весь объём: часть позиций физически не у кого больше купить. В модельном расчёте переносится 60 % объёма — 8 520 000 ₽, и это убирает не 60 % потерь, а около 45 %, потому что самые тяжёлые срывы приходятся как раз на неперемещаемые позиции. Получается 430 666 ₽ снятых потерь минус 195 960 ₽ переплаты за более дорогих поставщиков — 234 706 ₽. Второй источник эффекта: два поставщика из «жёлтой» зоны, увидев свою карточку, согласились на дополнительные 14 дней отсрочки на объёме 22 000 000 ₽ — это ещё 202 520 ₽ в год при ставке 24 % годовых.
Обратите внимание, что первая строка эффекта втрое меньше суммы потерь. Это не осторожность ради осторожности: рейтинг сам по себе ничего не чинит, он только показывает, куда смотреть. Деньги появляются в момент, когда по его результатам принимается решение — перевести объём, изменить условия, поставить неустойку. Компания, которая считает рейтинг и не меняет из-за него ни одной закупки, получает красивый отчёт и нулевой эффект. Как перевести срок, брак и условия оплаты конкретного поставщика в рубли перед таким решением — в соседней статье про выбор поставщика не только по цене.
Горизонтальная лента времени на 6 недель, пять этапов с подписью результата под каждым. Неделя 1 «Инвентаризация данных» → результат «список того, чего не хватает в документах». Недели 2–3 «Витрина фактов: 419 поставок за 12 месяцев, склейка дублей контрагентов» → «таблица поставок, проверяемая руками». Неделя 4 «Шкалы и веса по категориям» → «методика на одной странице, подписанная». Неделя 5 «Расчёт и разбор спорных случаев» → «первый рейтинг с обоснованием каждого места». Неделя 6 «Регламент» → «пороги 45 и 65, правило 70/30, ежемесячный пересчёт». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Когда рейтинг считать не из чего
Есть четыре ситуации, в которых проект надо не начинать, а заменить более дешёвыми действиями. Проверить их можно за один вечер.
- Меньше 60 поставок в год суммарно. При таком объёме по каждому поставщику не наберётся шести поставок, всё уйдёт в «недостаточно данных», и вы получите таблицу из прочерков
- Фактическая дата приёмки не фиксируется или ставится задним числом «как в накладной». Тогда показатель 1 — а это 30 % веса в производственной категории — считается из выдумки
- Брак не оформляется актом, а решается звонком менеджеру поставщика. Показатель 3 в этом случае равен нулю у всех, и рейтинг разваливается на цену и документы
- Согласованные цены нигде не хранятся в машиночитаемом виде: они в письмах и протоколах. Показатель 4 придётся собирать вручную, и на 400 позициях это дороже эффекта
Что делать вместо проекта в этих случаях: добавить в форму приёмки три обязательных поля — фактическую дату, отметку о недостаче и отметку о браке; завести реестр согласованных цен по договорам; и три месяца просто накапливать. Это бесплатно, делается силами отдела закупок и склада и после этого превращает рейтинг из идеи в расчёт. Порядок такой же, как и в любом проекте автоматизации: сначала данные, потом система.
