Автоматизация фирмы профессиональных услуг стоит 200 000–450 000 ₽ для фирмы на 5 специалистов, 600 000–1 200 000 ₽ для фирмы на 15 и от 1 500 000 ₽ для фирмы на 50 — это бюджет внедрения за первый год, без поддержки. Поддержка добавляет соответственно 8 000–20 000, 20 000–40 000 и 40 000–90 000 ₽ в месяц. Разброс внутри каждой вилки — двукратный, и он объясняется не аппетитом подрядчика, а четырьмя измеримыми факторами, которые разобраны ниже.

Первое, что стоит понять про эти числа: они плохо масштабируются по головам. Фирма в десять раз больше платит не в десять раз больше, а примерно втрое — потому что стоимость правила не зависит от количества людей, которые этим правилом пользуются. Второе: смета внедрения — это меньше двух третей реальных расходов первого года. Остальное приходится на статьи, которые в коммерческих предложениях обычно не пишут.

Дальше — три постатейные сметы на один и тот же набор задач, разбор факторов внутри вилки, граница между подпиской и заказной разработкой, полная стоимость первого года и расчёт окупаемости по трём источникам. Цены — ориентиры российского рынка по состоянию на сентябрь 2026 года; собственные цены бюро вынесены на страницу бюджетов.

Три сметы на один и тот же набор задач

Чтобы сравнение было честным, берём одинаковый объём работ для всех трёх размеров: три узла — автоматический учёт часов, сборка документов из шаблонов и выставление счетов с актами и контролем оплаты. Ни базы знаний, ни аналитики рентабельности, ни прав доступа по практикам: только то, что нужно всем и всегда.

Статья сметы5 специалистов15 специалистов50 специалистов
Обследование и карта процесса40 000 ₽70 000 ₽120 000 ₽
Учёт часов: сбор событий, подтверждение, отчёты140 000 ₽260 000 ₽380 000 ₽
Сборка документов из шаблонов120 000 ₽220 000 ₽330 000 ₽
Счета, акты и контроль оплаты80 000 ₽210 000 ₽350 000 ₽
Итого внедрение одинакового набора380 000 ₽760 000 ₽1 180 000 ₽
На одного специалиста76 000 ₽50 700 ₽23 600 ₽
графикskolko-stoit-avtomatizaciya-nebolshoy-firmy--01
Три столбца: 380, 760 и 1180 тысяч рублей за одинаковый набор из трёх узлов

Столбчатая диаграмма из трёх столбцов с подписями «5 специалистов — 380 000 ₽», «15 специалистов — 760 000 ₽», «50 специалистов — 1 180 000 ₽». Над столбцами пунктирная линия с подписью «×10 по людям», под ней сплошная с подписью «×3,1 по деньгам». Внизу мелкая строка: «на одного специалиста: 76 000 / 50 700 / 23 600 ₽». Оси и единицы подписаны по-русски.

Людей больше в десять раз, денег — в три с небольшим

Строка «обследование и карта процесса» — не формальность и не способ взять деньги за разговор. На этом этапе фиксируется, что считается делом, кто принимает работу, какие бывают исключения и откуда берутся данные; всё это влияет на остальные три строки сильнее, чем выбор технологий. Фирма, которая отказывается от обследования ради экономии 70 000 ₽, обычно доплачивает больше на переделке правил, написанных по неверному описанию процесса. Внутри каждой строки узла примерно поровну: половина — сбор правил и приёмка вместе с фирмой, половина — собственно разработка и обмен данными.

Разница в цене узла между пятёркой и полусотней — это не наценка за размер. Она складывается из трёх вещей: число исключений из правила, глубина интеграции с учётной системой и объём данных, которые надо перенести. У фирмы из пяти человек одна модель биллинга и один шаблон акта; у фирмы из пятидесяти — четыре практики с разными моделями, и каждая из них требует своей ветки в правиле, своего шаблона и своей проверки при приёмке.

Почему десятикратный рост по людям не даёт десятикратного роста по деньгам

Это главный факт, который меняет разговор о бюджете. В автоматизации оплачивается не количество пользователей, а количество правил, интеграций и исключений. Правило «час, отмеченный по делу с типом «судебное представительство», попадает в акт с расшифровкой и не попадает в фиксированный гонорар» пишется один раз. Применяется оно к пяти юристам или к пятидесяти — цена его разработки одна и та же.

Из чего складывается разница между сметой на 5 и на 50 человек
База: три узла для фирмы из 5 человек380 000 ₽
Плюс исключения: четыре модели биллинга вместо одной+320 000 ₽
Плюс интеграции: обмен с учётной системой, ЭДО и банком вместо одного обмена+280 000 ₽
Плюс объём данных: перенос номенклатуры клиентов, дел и шаблонов+120 000 ₽
Плюс приёмка и обучение четырёх групп вместо одной+80 000 ₽
Итого для фирмы из 50 человек1 180 000 ₽
ИтогоЛюдей в 10 раз больше, денег — в 3,1 раза: 1 180 000 ÷ 380 000

Линейно по головам растут только три статьи, и все три невелики: лицензии на рабочие места, обучение и техническая поддержка. Именно поэтому небольшая фирма платит за автоматизацию дороже в расчёте на человека — 76 000 ₽ против 23 600 ₽ — и именно поэтому у неё выше требование к выбору узла: ошибка в приоритете обходится ей втрое дороже, чем крупной фирме.

Из этого же следует, как надо читать форму оплаты. Фиксированная цена за узел работает тогда, когда правила собраны и записаны, — то есть после обследования. До обследования фикс означает либо заложенный запас в 30–40 %, либо будущий спор о том, что входило в объём. Оплата по времени честнее на исследовательской части и опаснее на длинной: у фирмы без ИТ-службы некому контролировать трудозатраты подрядчика. Разбор обеих схем с их подводными камнями есть в материале «Фикс-цена или time and material».

Обратная сторона того же правила

Раз цена определяется числом правил, то и снижается она тем же способом. Отказ от одного исключения в биллинге — например, решение считать все консультации по единой ставке вместо трёх — снимает со сметы 60 000–120 000 ₽ и неделю работ. На разборе процесса такие развилки надо проходить осознанно: часть исключений действительно нужна бизнесу, а часть существует потому, что три года назад один клиент попросил особые условия и никто не вернулся к вопросу.

Бюджет первого года по размерам фирмы

Реальные бюджеты отличаются от таблицы выше, потому что состав работ у разных размеров разный. Пятёрке не нужны права доступа по практикам, полусотне не хватит трёх узлов. Ниже — то, что мы считаем нормальным первым годом. Для типовых случаев те же работы продаются фиксированными пакетами — например, для бухгалтерских фирм или для консалтинга, — и это почти всегда дешевле заказной сборки того же состава.

Размер фирмыСостав первого годаВнедрениеПоддержка
5 специалистовДва узла: учёт часов и шаблоны документов. Интеграция с одной учётной системой200 000–450 000 ₽8 000–20 000 ₽/мес
15 специалистовТри узла: учёт часов, счета и акты, контроль сроков. Обмен с 1С и ЭДО, простые права доступа600 000–1 200 000 ₽20 000–40 000 ₽/мес
50 специалистовЧетыре-пять узлов плюс права доступа по практикам, индексация архива и аналитика рентабельностиот 1 500 000 ₽40 000–90 000 ₽/мес
сравнениеskolko-stoit-avtomatizaciya-nebolshoy-firmy--02
Состав бюджета первого года для фирм на 5, 15 и 50 специалистов

Сравнение в три колонки: «5 специалистов — 200 000–450 000 ₽», «15 специалистов — 600 000–1 200 000 ₽», «50 специалистов — от 1 500 000 ₽». В первой колонке два блока: «Учёт часов», «Шаблоны документов». Во второй три: «Учёт часов», «Счета и акты», «Контроль сроков». В третьей пять: те же три плюс «Права доступа по практикам» и «Архив и аналитика рентабельности». Под каждой колонкой строка поддержки: 8 000–20 000, 20 000–40 000, 40 000–90 000 ₽/мес. Чертёжный стиль, подписи по-русски.

Разные размеры покупают разный состав, а не разное количество одного и того же

Фирма на 5 специалистов покупает две вещи и не покупает третью. Ей нужны учёт часов и шаблоны документов; ей не нужны реестр сроков с эскалацией, кабинет клиента и планирование загрузки, потому что всё это пятеро делают разговором. Типичная ошибка этого размера — купить систему целиком, потому что так предложил подрядчик: половина функций не будет открыта ни разу, а поддержка будет платиться за всё.

Фирма на 15 специалистов — первый размер, где автоматизация перестаёт быть вопросом вкуса. Здесь уже нельзя удержать в голове, кто чем занят и какой срок ближайший, но ещё нет ни ИТ-службы, ни бюджета на длинный проект. Отсюда и состав: три узла за год, каждый по 3–6 недель, между ними паузы. Типичная ошибка этого размера — начать сразу с трёх параллельно и не закончить ни одного.

Фирма на 50 специалистов покупает то, чего у младших размеров нет в списке вовсе: права доступа по практикам, индексацию собственного архива и аналитику рентабельности по практикам и партнёрам. Именно эти три позиции и уводят бюджет за 1 500 000 ₽. Типичная ошибка этого размера — обратная: заказать корпоративное внедрение на девять месяцев, за которые в фирме успевает смениться приоритет, а половина требований — устареть.

Что двигает цену внутри вилки

Двукратный разброс — это не «как договоримся». Четыре фактора определяют, окажется фирма ближе к нижней границе или к верхней, и все четыре видны на разборе процесса до подписания договора.

ФакторБлиже к нижней границеБлиже к верхней границе
Интеграции с учётной системойОдин обмен с 1С:Бухгалтерией по типовым документамТри и более обмена: 1С:УНФ, ЭДО, банковская выписка, двусторонняя синхронизация справочников
Права доступа по деламВсе видят всё, ограничены только финансовые отчётыДоступ по практикам и по конкретному делу, скрытие оппонентов, журнал обращений к карточке
Объём архива для индексацииДо 5 000 документов, единая структура папок50 000 документов и больше, три поколения хранилищ, дубли и сканы без текстового слоя
Филиалы и удалённые сотрудникиОдин офис, одна база, все в одной сетиДва-три города, разные часовые пояса, удалённый доступ и требования к защите канала
графикskolko-stoit-avtomatizaciya-nebolshoy-firmy--03
Ступени от нижней границы вилки 600 000 к верхней 1 200 000 рублей по четырём факторам

Каскадная диаграмма для фирмы на 15 специалистов. Слева столбец «нижняя граница — 600 000 ₽», далее четыре ступени вверх с подписями: «+ интеграции сверх одной — 180 000», «+ права доступа по делам — 140 000», «+ архив свыше 5 000 документов — 180 000», «+ филиалы и удалённый доступ — 100 000». Справа итоговый столбец «верхняя граница — 1 200 000 ₽». Все числа подписаны, ось в рублях.

Вилка складывается из четырёх измеримых надбавок, а не из настроения подрядчика

Арифметика каскада проверяемая: 600 000 + 180 000 + 140 000 + 180 000 + 100 000 = 1 200 000 ₽. Практический вывод: если подрядчик называет верхнюю границу, у него надо спросить, какие именно из четырёх факторов он туда заложил, и по каждому решить, нужен ли он в первый год. Индексацию архива, например, почти всегда можно отложить на второй год без потери смысла остальных узлов.

Где проходит граница подписки и разработки

До 10–12 специалистов при одном типе работы фирме хватает готовых продуктов российских вендоров: учётная система, таск-трекер, ЭДО и справочно-правовая система закрывают почти всё, а координация делается голосом. Это дешевле в разы: подписка на рабочее место стоит тысячи рублей в месяц, а не сотни тысяч разово. Переходить эту границу раньше времени — самая дорогая ошибка небольшой фирмы.

Но три задачи не закрывает никакая подписка, и они не зависят от размера — они появляются в тот момент, когда фирма начинает продавать время, а не разовые услуги.

  1. 1Связь часа с делом, актом и счётом одновременно. В таск-трекере есть задача и время, в учётной системе — документ и деньги, а понятия «дело клиента», у которого есть и часы, и документы, и рентабельность, нет ни там, ни там. Этот стык всегда делается на заказ.
  2. 2Срок, привязанный к внешнему событию. Публикация судебного акта, требование налоговой, дата поставки по договору — источник данных лежит снаружи, а маршрут реакции с эскалацией живёт внутри фирмы. Готовый продукт даёт либо одно, либо другое, но не связку.
  3. 3Разграничение доступа по клиенту и оппоненту. Коробочные системы умеют роли по подразделениям; конфликт интересов устроен иначе — доступ закрывается не по отделу, а по конкретному делу и связанным с ним лицам.

Границу чаще переходят раньше времени, чем позже, и происходит это по одной причине: неудобство путают с нехваткой инструмента. Таблица, которую ведут в четыре руки, действительно неудобна — но заменяет её не система за 800 000 ₽, а договорённость о том, кто и когда её заполняет. Проверка простая: если проблему можно описать фразой «мы не договорились», деньги на разработку не помогут. Если фраза звучит как «данные есть в двух системах, и связать их вручную стоит десять часов в месяц» — это уже граница, и её пора переходить.

сравнениеskolko-stoit-avtomatizaciya-nebolshoy-firmy--04
Слева задачи, закрытые подпиской, справа три задачи, требующие разработки

Две колонки. Левая, широкая, с заголовком «Закрывается подпиской, тысячи рублей в месяц»: блоки «Учёт и зарплата», «Задачи и переписка», «ЭДО и подписание», «Право и практика», «Проверка контрагентов», «Хранение файлов». Правая, узкая, с заголовком «Всегда заказная разработка»: три блока — «Час → дело → акт → счёт», «Внешнее событие → срок → эскалация», «Доступ по делу и оппоненту». Под правой колонкой подпись: «граница проходит примерно на 10–12 специалистах».

Всё, что можно купить подпиской, надо купить подпиской

Сколько фирма уже платит за софт до всякой автоматизации

Перед разговором о бюджете внедрения полезно посчитать текущие постоянные расходы на программы. Фирмы делают это редко, потому что подписки оплачиваются в разное время и разными людьми, и общая сумма нигде не сходится. А она заметная и меняет восприятие цифр из сметы.

ЧтоОриентир для фирмы на 15 человекКомментарий
Учётная система3 000–9 000 ₽/мес1С:Бухгалтерия, 1С:УНФ или Saby — в аренде или на своём сервере
Справочно-правовая система8 000–25 000 ₽/месКонсультантПлюс или Гарант, цена зависит от набора баз и числа мест
Данные по судебным делам6 000–20 000 ₽/месЛинейка PRAVO TECH или аналог; для бухгалтерской фирмы эта строка отсутствует
Проверка контрагентов3 000–12 000 ₽/месКонтур.Фокус или СПАРК-Интерфакс
ЭДО1 000–4 000 ₽/месКонтур.Диадок, Saby ЭДО или 1С-ЭДО; считается по исходящим документам
Задачи и корпоративный портал2 000–8 000 ₽/месБитрикс24, Kaiten, Яндекс Трекер
Почта, диск, видеосвязь2 000–6 000 ₽/месЯндекс 360, VK Teams, Контур.Толк
Итого25 000–84 000 ₽/мес300 000–1 008 000 ₽ в год ещё до автоматизации
сравнениеskolko-stoit-avtomatizaciya-nebolshoy-firmy--05
Постоянные расходы фирмы на софт: подписки 25–84 тысячи и поддержка 26 тысяч в месяц

Две вертикальные полосы одинаковой ширины. Левая, составная, подписана «Подписки сейчас — 25 000–84 000 ₽/мес» и разбита на семь сегментов с подписями: учётная система, справочно-правовая система, данные по делам, проверка контрагентов, ЭДО, задачи, почта и диск. Правая подписана «Поддержка заказной части — 26 000 ₽/мес» одним сегментом другого тона. Внизу общая подпись: «в год: 300 000–1 008 000 ₽ против 312 000 ₽». Все числа на диаграмме проставлены.

Поддержка заказной части добавляет к текущим расходам на софт от трети до сотни процентов

Вывод из этой таблицы неочевидный. Поддержка заказной части в 26 000 ₽ в месяц выглядит новой большой строкой ровно до того момента, пока не сравнить её с тем, что фирма уже платит: это плюс 30–100 % к текущим расходам на софт, а не удвоение всей ИТ-статьи. Одновременно видно и обратное: если фирма платит за справочно-правовую систему и данные по делам по верхней границе, но не связала их со своими сроками и делами, она уже покупает возможность, которой не пользуется.

Проверьте, за что платите второй раз

На разборах регулярно всплывают дубли: два таск-трекера, потому что одна практика переехала, а другая нет; корпоративный портал с модулем задач и отдельный трекер поверх него; облачный диск, оплаченный компанией, и второй, оплаченный партнёром с личной карты. Сумма таких дублей в фирме на 15 человек обычно 5 000–15 000 ₽ в месяц, то есть 60 000–180 000 ₽ в год — это первый и самый дешёвый источник финансирования проекта автоматизации.

Расходы, которые забывают заложить

Смета внедрения — не полная стоимость первого года. Четыре статьи регулярно оказываются за её пределами, и вместе они дают почти столько же, сколько сама смета.

  1. 1
    Лицензии на рабочие места при росте штата

    Каждый новый специалист — это лицензия в учётной системе, в справочно-правовой системе и в источнике данных по делам. Фирма планирует бюджет на 15 человек, за год вырастает до 20 — и получает пять комплектов лицензий, которых не было в расчёте. Для фирмы на 15 человек разумно закладывать 80 000–120 000 ₽ в год на этот рост.

  2. 2
    Перенос и чистка архива

    Данные почти никогда не переносятся в том виде, в котором лежат. Дубли клиентов, три написания одного контрагента, сканы без текстового слоя, папки за 2019 год, которые никто не открывал. Чистка на 10 000–20 000 документов — это 100 000–200 000 ₽ и две-три недели, и делать её всё равно придётся: система, наполненная мусором, обесценивает и поиск, и отчёты.

  3. 3
    Обучение и потерянные часы специалистов

    Самая незаметная статья, потому что она не проходит через счёт. Проект требует 4–6 часов в неделю от команды; на трёх узлах это около 60 часов, а при ставке 3 200 ₽/час — 192 000 ₽ невыставленной выручки. Эти деньги фирма тратит, даже если подрядчику не платит за обучение отдельно.

  4. 4
    Поддержка после сдачи

    Систему на стыке нескольких чужих продуктов нельзя оставить без присмотра: обновилась учётная система, изменился формат выгрузки, поставщик данных поменял поле. Для фирмы на 15 человек это 20 000–40 000 ₽ в месяц, то есть 240 000–480 000 ₽ за год — сопоставимо с ценой одного узла. Что входит в поддержку и почему без неё система живёт 6–9 месяцев, разобрано в материале «Сколько стоит поддержка и зачем она».

Полная стоимость первого года: фирма на 15 специалистов, три узла
Внедрение трёх узлов, середина вилки900 000 ₽
Перенос и чистка архива150 000 ₽
Потерянные часы специалистов: 60 часов × 3 200 ₽192 000 ₽
Лицензии на новые рабочие места и подписки90 000 ₽
Поддержка: 26 000 ₽ × 12 месяцев312 000 ₽
Итого первый год1 644 000 ₽
ИтогоСмета внедрения — 55 % реальных расходов первого года

Если полная сумма первого года неподъёмна, правильный ход — не искать подрядчика дешевле, а сократить состав. Один узел вместо трёх — это 260 000–400 000 ₽ внедрения, 20 часов времени команды вместо 60 и поддержка от 12 000 ₽ в месяц. Эффект тоже будет меньше, но окупаемость почти не изменится, а фирма получит главное: фактические цифры, на которых принимается решение о следующем узле. Растягивать один и тот же проект на два года по деньгам, наоборот, невыгодно — обследование и приёмка оплачиваются дважды.

Проверка доли: 900 000 ÷ 1 644 000 = 0,55. Это не повод отказываться от проекта — это повод считать первый год целиком и не удивляться в марте. Со второго года картина меняется резко: разовые статьи уходят, остаётся только поддержка 312 000 ₽ в год против эффекта, который к этому моменту работает полные двенадцать месяцев.

Откуда берутся деньги на окупаемость

У фирмы профессиональных услуг ровно три источника возврата, и все три считаются в одной единице — в оплачиваемом часе. Никакой экономии на бумаге и картриджах здесь нет и быть не может: бумага в структуре расходов фирмы занимает доли процента, а фонд оплаты труда — больше половины.

  1. 1Цена оплачиваемого часа. Модельная ставка юриста фирмы среднего размера — 3 200 ₽/час, себестоимость часа помощника — 700 ₽, себестоимость часа консультанта в консалтинге — около 2 400 ₽. Любой снятый час рутины конвертируется по этим ставкам, и это единственная честная конвертация.
  2. 2Доля неучтённых часов — 10–20 % отработанного времени. Двадцатиминутный звонок клиенту, правки между заседаниями, консультация в коридоре. Система возвращает не всю потерю, а примерно треть: то, что специалист вспомнил бы, если бы вопрос задали в тот же день.
  3. 3Стоимость одного пропущенного срока. Пропущенный процессуальный срок или срок сдачи отчётности — это возврат гонорара, погашение штрафа за клиента и, как правило, потеря клиента. Оценивать его в расчёте окупаемости мы не советуем: событие редкое, вероятность точно не измеряется. Это страховка сверх посчитанного, а не строка эффекта.
Размер фирмыВозвращённые часы в месяцЧистый эффект в месяцОкупаемость внедрения
5 специалистов, 4 практикующих17 часов50 800 ₽3,9–8,9 месяца
15 специалистов, 11 практикующих46 часов145 700 ₽4,1–8,2 месяца
50 специалистов, 38 практикующих100 часов255 000 ₽5,9–9,8 месяца

Расчёт для средней строки: 11 юристов × 105 оплачиваемых часов = 1 155 часов в месяц; потеря 12 % — это 139 часов; консервативный возврат в 4 % даёт 46 часов, что при ставке 3 200 ₽ равно 147 200 ₽; плюс 24 500 ₽ на снятой ручной сборке счетов; минус поддержка 26 000 ₽ — итого 145 700 ₽ чистыми. Верхняя и нижняя строки считаются так же. Пятёрка: 4 практикующих × 105 = 420 часов, возврат 4 % — 17 часов, это 54 400 ₽, плюс 8 400 ₽ на помощнике (12 часов × 700 ₽), минус поддержка 12 000 ₽, итого 50 800 ₽ — и бюджет 200 000–450 000 ₽ возвращается за 3,9–8,9 месяца. Полусотня: 38 практикующих × 105 = 3 990 часов, но там обычно уже что-то считают, поэтому потеря взята за 8 %, а возврат — за 2,5 %; это 100 часов и 320 000 ₽, минус поддержка 65 000 ₽ — 255 000 ₽ чистыми, а бюджет 1 500 000–2 500 000 ₽ возвращается за 5,9–9,8 месяца.

графикskolko-stoit-avtomatizaciya-nebolshoy-firmy--06
Окупаемость по трём размерам фирмы: 3,9–8,9, 4,1–8,2 и 5,9–9,8 месяца

Горизонтальная диаграмма из трёх полос-диапазонов на общей шкале месяцев от 0 до 12. Полосы подписаны: «5 специалистов — 3,9–8,9 мес», «15 специалистов — 4,1–8,2 мес», «50 специалистов — 5,9–9,8 мес». Слева от каждой полосы — чистый эффект в месяц: 50 800 ₽, 145 700 ₽, 255 000 ₽. Вертикальная линия на отметке 12 месяцев подписана «граница, за которой проект стоит пересобрать».

Размер фирмы почти не влияет на срок возврата — растут и расходы, и эффект
Окупаемость внедрения и окупаемость первого года — разные числа

4,1–8,2 месяца — это срок возврата бюджета внедрения при вышедшем на полку эффекте. Календарный первый год выглядит иначе: узлы вводятся по кварталам, эффект нарастает постепенно и за двенадцать месяцев составляет около 1 471 800 ₽ против полных расходов 1 644 000 ₽. То есть первый год закрывается примерно в ноль, а фактический выход в плюс приходится на четырнадцатый месяц. Со второго года эффект даёт 2 060 400 ₽ против 312 000 ₽ поддержки.

Отдельный вопрос — как убедиться, что эффект действительно случился, а не только посчитан. Проверка простая и не требует никакой аналитики: сравните среднее число оплачиваемых часов на юриста за три месяца до запуска и за три месяца после того, как узел прижился. Если разницы нет, дело не в системе — либо часы и раньше собирались аккуратно, и тогда узел был не нужен, либо люди фиксируют время так же, как раньше, и тогда проблема в договорённостях, а не в софте. Второе честнее выяснить на четвёртом месяце, чем на четырнадцатом.

Прикиньте окупаемость на своих числах

Стартовые значения — середина вилки для фирмы на 15 специалистов: 900 000 ₽ внедрения и 26 000 ₽ в месяц поддержки. Ползунок ставки ограничен 2 500 ₽/час, поэтому фирмам с более высокой ставкой имеет смысл поставить максимум и добавить поправку вручную: при 3 200 ₽ результат будет примерно на четверть лучше.

Калькулятор рутины

Сколько стоит ручная работа в вашем процессе

4
2.5 ч
700
70%
900 000
26 000
Ручная работа сейчас обходится в
147 000 ₽/мес
Чистая экономия с системой
+76 900 ₽/мес
Окупаемость внедрения≈ 12 мес.
Эффект за первый год (за вычетом внедрения)+22 800 ₽

Расчёт учитывает только время сотрудников. Возвращённые продажи, снятые ошибки и штрафы, скорость реакции — сверх этой модели. На диагностике считаем по вашим фактическим цифрам.

Когда бюджет лучше не тратить

Четыре ситуации, в которых мы сами советуем не начинать. Все четыре встречаются регулярно, и во всех четырёх деньги вернутся хуже, чем если просто оставить их в обороте фирмы.

  • Партнёрская фирма из трёх человек с одним типом дел. Поток меньше 20 однотипных дел в месяц, координация бесплатна, биллинг помещается в одну таблицу. Даже нижняя граница в 200 000 ₽ вернётся тут дольше года, а половина функций не будет использована ни разу.
  • Сезонная практика. Если 70 % работы приходится на два-три месяца в году, среднегодовая загрузка системы низкая, а платить за поддержку надо все двенадцать месяцев. Для такой фирмы дешевле нанять на пик двух помощников, чем автоматизировать пик.
  • Планируемая продажа или слияние в ближайший год. Покупатель почти наверняка переведёт фирму на свой стек, и заказная система станет строкой расходов, которую придётся списать. Разумный порядок обратный: сначала сделка, потом выбор общего контура.
  • Нет человека, который отвечает за систему после сдачи. Это не про должность и не про ИТ-образование: нужен один человек, который принимает решения по правилам и следит, чтобы справочники не устаревали. Без него система деградирует за 6–9 месяцев независимо от бюджета внедрения.

Есть и пятая ситуация, более частая, чем все предыдущие: фирма собирается потратить бюджет на автоматизацию, а её главная проблема — мало клиентов. Ни один из узлов не приводит новых доверителей. Если загрузка ниже 60 % оплачиваемого времени, деньги надо тратить на продвижение практики; система в этом случае лишь быстрее и нагляднее покажет, что работы нет.

Во всех перечисленных случаях есть что сделать за 0–30 000 ₽ вместо проекта: единая структура папок с правилом именования, один общий календарь сроков, единый шаблон отчёта клиенту и недельная сверка загрузки на планёрке. Это не автоматизация, но это ровно те договорённости, без которых любая система через полгода наполняется мусором. Признаки, по которым видно, что порог пройден и пора возвращаться к бюджету, мы разобрали в отдельном материале раздела.

Автоматизация в профессиональных услугах не создаёт спрос. Она возвращает часы там, где спрос уже есть.