Бюджет ИИ-проекта нельзя защищать одной суммой, потому что распределена она по году крайне неравномерно. В модельном проекте на 5 000 обращений в месяц первый месяц стоит 247 800 ₽, четвёртый — 65 700 ₽, седьмой — 125 700 ₽, а весь год — 1 735 500 ₽. Собственник, увидевший в предложении «460 000 ₽ и 65 700 ₽ в месяц», получит эту разницу сюрпризом, и обычно на седьмом месяце.
Разница между суммой договора и годовым бюджетом складывается из четырёх вещей: пилота до внедрения, месяцев выхода на режим, второй волны расходов в середине года и резерва. Ни одна из них не является перерасходом — все четыре плановые. Из чего состоит сама смета внедрения и месячный счёт, разобрано в материале о структуре расходов на ИИ-агента; здесь эти же деньги разложены по календарю.
Ниже — помесячная таблица на двенадцать месяцев с привязкой платежей к результатам приёмки, три цифры и один график для разговора с собственником, порядок сокращения бюджета и предел, ниже которого сокращать нельзя.
Помесячная смета на двенадцать месяцев
Проект в таблице стартует с пилота на одном процессе, дальше идут восемь недель внедрения, запуск в четвёртом месяце и эксплуатация до конца года. Разовые платежи привязаны к результатам, которые заказчик принимает, — про это отдельный раздел ниже.
| Месяц | Разовые платежи | Повторяющиеся | Итого за месяц | Что принимаем |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Пилот: 202 800 ₽ подрядчику и 45 000 ₽ часами своих людей | — | 247 800 ₽ | Отчёт: задача проходит порог качества на ваших данных или нет |
| 2 | Внедрение, первая половина: разработка сценариев и подготовка базы знаний | — | 230 000 ₽ | Сценарии, разобранные на 200 реальных обращениях, размеченная база знаний |
| 3 | Внедрение, вторая половина: интеграции, ограничители, резервный контур, обучение | — | 230 000 ₽ | Прогон на 500 обращениях, зафиксированный порог качества, регресс-набор |
| 4 | — | 65 700 ₽ | 65 700 ₽ | Первый месяц работы: доля автоматических ответов и доля эскалаций |
| 5 | — | 65 700 ₽ | 65 700 ₽ | Выход на режим, первый отчёт выборочного контроля |
| 6 | Регресс после обновления модели у провайдера: 45 000 ₽ | 65 700 ₽ | 110 700 ₽ | Регресс-набор пройден, отклонений нет |
| 7 | Доработка под изменившийся процесс, первая часть: 60 000 ₽ | 65 700 ₽ | 125 700 ₽ | Новые сценарии приняты по тому же порогу |
| 8 | — | 65 700 ₽ | 65 700 ₽ | Квартальный отчёт: три числа по качеству |
| 9 | Доработка, вторая часть: 60 000 ₽ | 65 700 ₽ | 125 700 ₽ | Второй блок сценариев |
| 10 | — | 65 700 ₽ | 65 700 ₽ | — |
| 11 | Регресс после второго обновления: 45 000 ₽ | 65 700 ₽ | 110 700 ₽ | Регресс-набор пройден |
| 12 | — | 65 700 ₽ | 65 700 ₽ | Годовой отчёт: фактическая удельная стоимость и фактический эффект |
| Итого | 917 800 ₽ | 591 300 ₽ | 1 509 100 ₽ | Плюс резерв 15 % — 226 400 ₽ |
Полная сумма первого года — 1 735 500 ₽. Сумма договора на внедрение занимает в ней 460 000 ₽, то есть 27 %. Если сравнивать предложения подрядчиков по этой строке, вы сравниваете четверть бюджета.
Столбчатая диаграмма из двенадцати колонок, ось X — месяцы 1–12, ось Y — рубли, шкала до 260 000. Значения: 247 800, 230 000, 230 000, 65 700, 65 700, 110 700, 125 700, 65 700, 125 700, 65 700, 110 700, 65 700. Первые три колонки заштрихованы и подписаны «пилот и внедрение», колонки 6, 7, 9 и 11 выделены контуром и подписаны «вторая волна: доработки и регресс». Горизонтальная штриховая линия на уровне 65 700 подписана «базовая эксплуатация». Сбоку отдельная узкая колонка «резерв 15 % — 226 400 ₽». Чертёжный стиль, надписи по-русски.
Разовые и повторяющиеся в одной таблице
Разделение важно не для отчётности, а для планирования: разовые платежи можно двигать по месяцам и привязывать к приёмке, повторяющиеся — нельзя, они идут ровной нагрузкой и не прекращаются, пока система работает.
Внутри повторяющихся 65 700 ₽ в месяц самая обсуждаемая строка — вызовы модели, 16 000 ₽. За девять месяцев эксплуатации это 144 000 ₽, то есть 8 % годового бюджета. Вдвое более дешёвая модель снимает 72 000 ₽ — 4 % годовой суммы, меньше половины резерва. Ни одно решение о проекте на такой разнице не меняется, а разговор о ней обычно занимает больше времени, чем разговор о поддержке, которая стоит вчетверо дороже.
Вторая волна: где в году появляются новые расходы
С шестого по девятый месяц бюджет перестаёт быть ровным. Это не сбой планирования, а закономерность: к этому времени система проработала достаточно, чтобы столкнуться с тем, чего не было в проекте.
- Изменившийся процесс. За полгода компания меняет прайс, вводит новый тип заявки, открывает второй склад или канал. Сценарии, написанные под старый процесс, начинают отвечать неправильно — не из-за модели, а из-за того, что описанная реальность изменилась. Годовой ориентир — 120 000 ₽, около 26 % стоимости внедрения.
- Обновление модели у провайдера. Оно происходит не по вашему графику и меняет поведение системы на тех же данных. Единственная защита — регресс-набор из пилота и прогон по нему: 45 000 ₽ за прогон, два раза в год. Без прогона качество падает молча.
- Дрейф базы знаний. Ответы устаревают вслед за документами. Ведение базы стоит 5 400 ₽ в месяц и уже сидит в 65 700 ₽; без него доля автоматических ответов за полгода падает с 63 % до 47 %.
- Рост охвата. После третьего месяца становится видно, на чём реально стоит очередь, и появляется желание добавить сценарии. Это хороший расход, но он тоже расход, и лучше, когда под него есть строка.
Соседний материал о скрытых расходах эксплуатации называет резерв в 80–85 % стоимости внедрения: восемь статей за первый год дают 390 400 ₽ сверх сметы подрядчика. Это то же число от другой базы. В помесячной таблице выше бóльшая часть этих статей уже стоит отдельными строками — доработки, регресс, контроль качества, ведение базы знаний, — поэтому сверху остаётся 15–20 % от годовой суммы на то, что мы не назвали. Для сравнения: в обычной, не ИИ-автоматизации разумный резерв — 10 % годового бюджета; разница в пять–десять пунктов приходится ровно на обновления модели и дрейф качества.
Три цифры и один график для собственника
Презентация на двадцать слайдов проигрывает трём числам и одному графику. Числа такие: полная сумма года — 1 735 500 ₽, пик месячной нагрузки — 247 800 ₽ в первом месяце и 125 700 ₽ во второй волне, месяц выхода в ноль — двадцать третий от подписания договора. График — накопленные расходы против накопленного эффекта.
Оба срока верны и считаются от разных точек. 7,3 месяца — это 460 000 ₽, делённые на чистую экономию 62 800 ₽ в месяц, отсчёт от дня, когда система заработала в полную силу. 23 месяца — то же самое от подписания договора, с пилотом, двумя месяцами выхода на режим, второй волной и резервом. Первое число нужно для сравнения вариантов между собой, второе — для разговора с тем, кто платит. Подмена одного другим и есть та причина, по которой ИИ-проекты считаются «не оправдавшими ожиданий»: ожидания были построены на первом числе.
Линейный график с двумя накопительными кривыми. Ось X — месяцы от 1 до 26, ось Y — рубли до 2 000 000. Первая кривая «Накопленные расходы» круто растёт в месяцы 1–3 (до 707 800 ₽), затем полого; к 12-му месяцу 1 735 500 ₽ с отметкой «включая резерв». Вторая кривая «Накопленный эффект» начинается с нуля в месяце 4, к 12-му месяцу достигает 1 040 445 ₽ и дальше растёт равномерно. Точка пересечения помечена кружком на 23-м месяце и подписана «выход в ноль». Вертикальная штриховая линия на 12-м месяце подписана «конец первого года: минус 695 055 ₽». Стрелка к 7,3 месяцам после запуска подписана «простой срок окупаемости внедрения». Чертёжный стиль, надписи по-русски.
Подставьте свою сумму внедрения и своё месячное сопровождение. Помните, что к результату надо прибавить пилот, два месяца выхода на режим и резерв 15–20 % — калькулятор считает простой срок, а не календарный.
Сколько стоит ручная работа в вашем процессе
Расчёт учитывает только время сотрудников. Возвращённые продажи, снятые ошибки и штрафы, скорость реакции — сверх этой модели. На диагностике считаем по вашим фактическим цифрам.
Цифры выше уже подставим. Расскажите в двух словах, что за процесс — и получите разбор.Что режется первым и что нельзя резать
Просьба «сократите вдвое» приходит почти всегда. Ниже — порядок сокращения, в котором мы это делаем, и то, что получается в итоге.
| Очередь | Что сокращаем | Сколько снимает | Чем платим |
|---|---|---|---|
| 1 | Пилот на 100 обращениях вместо 500 | 120 000 ₽ разово | Порог качества измерен на меньшей выборке — выше риск, что на потоке результат окажется другим |
| 2 | Две интеграции вместо четырёх | 45 000 ₽ разово | Часть данных оператор ищет руками; эскалации дольше |
| 3 | Один тип обращений вместо всего потока | 90 000 ₽ разово и 15 000 ₽/мес | Меньше охват — меньше эффект; зато порог по этому типу ниже общего |
| 4 | Перенос половины доработок на второй год | 60 000 ₽ разово | Часть новых сценариев ждёт до следующего бюджета |
| 5 | Один прогон регресса в год вместо двух | 45 000 ₽ разово | Между обновлениями модели качество не проверяется до полугода |
| Не режем | Контроль качества, ведение базы знаний, регресс-набор, ограничители, резервный контур, резерв | — | Это ровно те строки, которые отвечают за то, чтобы система не отвечала неправильно уверенным тоном |
Сложите пять сокращений: пилот 127 800 ₽, внедрение 325 000 ₽, эксплуатация 456 300 ₽, доработки 60 000 ₽, регресс 45 000 ₽ — итого 1 014 100 ₽, плюс резерв 15 % — 152 100 ₽. Получается 1 166 200 ₽, то есть 67 % от полного бюджета, а не 50 %. Дальше сокращать можно только за счёт последней строки таблицы. Если денег ровно вдвое меньше, честный ответ — не урезанный ИИ-проект, а другой инструмент: готовое коробочное решение от ~30 000 ₽ разово плюс 5 000–25 000 ₽ в месяц либо автоматизация одного узкого типа обращений.
Два вертикальных накопительных столбца. Левый «Полный бюджет — 1 735 500 ₽» из шести сегментов: «пилот 247 800», «внедрение 460 000», «эксплуатация 591 300», «доработки 120 000», «регресс 90 000», «резерв 226 400». Правый «Урезанный — 1 166 200 ₽» из тех же сегментов меньшего размера: 127 800, 325 000, 456 300, 60 000, 45 000, 152 100. Внутри обоих столбцов сплошной рамкой выделено общее ядро с подписью «контроль качества, база знаний, регресс-набор, ограничители, резервный контур — не режется». Между столбцами подпись «остаётся 67 % от полного бюджета, а не 50 %». Чертёжный стиль, надписи по-русски.
Как связать платежи с приёмкой
Правило одно: каждый разовый платёж закрывается результатом, который можно посмотреть и проверить, а не отчётом о проделанной работе. Правая колонка помесячной таблицы — это и есть график приёмки.
- 1Платёж за пилот закрывается ответом «да» или «нет»
Результат — отчёт с измеренным порогом качества на вашей выборке из 500 обращений, а не демонстрация. Отрицательный ответ — тоже принятый результат: при любом исходе у вас остаются размеченная выборка, измеренный порог и почищенная база знаний, которые не оплачиваются второй раз. Подробный разбор состава пилота — в материале о том, сколько стоит пилот ИИ-проекта.
- 2Два платежа за внедрение — за артефакты, а не за недели
Первый закрывается сценариями, разобранными на 200 реальных обращениях, и размеченной базой знаний. Второй — прогоном на 500 обращениях с зафиксированным порогом и переданным регресс-набором. Формулировка «этап 1 выполнен» приёмкой не является.
- 3Платёж за регресс закрывается протоколом прогона
Не «мы проверили», а таблица: набор из скольких случаев прогнан, сколько расхождений с эталоном, что изменилось после обновления модели. Без этого строка в 45 000 ₽ дважды в год превращается в абонентскую плату непонятно за что.
- 4Платежи за доработки — по тому же порогу, что и внедрение
Новый сценарий принимается не тем, что он существует, а тем, что он проходит тот же порог качества на новой выборке. Иначе охват растёт, а доля дефектов растёт вместе с ним.
- 5Ежемесячный платёж закрывается тремя числами
Доля автоматических ответов, доля дефектных диалогов в выборке и число дефектов в зоне нулевой терпимости. Три числа в месяц — это весь отчёт, который нужен, чтобы понимать, за что идёт 65 700 ₽.
Когда такой бюджет закладывать не надо
Помесячная смета на 1 735 500 ₽ имеет смысл для конкретного класса проектов. Есть четыре ситуации, в которых её лучше не составлять вовсе.
- Объём ниже порога. На этой смете порог — около 3 100 обращений в месяц. Ниже него бюджет всё равно составится, а окупаемость не наступит: подробный разбор — в материале о пороге окупаемости по объёму.
- Деньги нужны раньше горизонта. Если решение по проекту принимается исходя из возврата за год, то на этих вводных ответ отрицательный: выход в ноль приходится на 23-й месяц. Спорить с этим расчётом бессмысленно — лучше выбрать инструмент с более коротким горизонтом.
- Задача решается коробкой. Готовое решение от ~30 000 ₽ разово и 5 000–25 000 ₽ в месяц закрывает типовые сценарии без пилота, второй волны и резерва. Заказная разработка нужна там, где процесс нетипичен, а не там, где хочется своё.
- Процесс меняется каждый месяц. Тогда вторая волна придёт не в шестом месяце, а в третьем, и придёт трижды. Сначала стабилизация процесса, потом бюджет — иначе строка доработок съест и резерв, и половину эксплуатации.
И одно замечание про сравнение с обычной автоматизацией. Полная стоимость первого года для проекта без ИИ обычно составляет 1,4–1,8 суммы договора; методика подробно разобрана в материале о бюджете первого года автоматизации целиком. У ИИ-проекта этот коэффициент выше — 3,8 к сумме договора на внедрение, — и разницу дают ровно три вещи: пилот, регресс при обновлении модели и ведение базы знаний. Ни одной из них в классическом внедрении нет.
Бюджет ИИ-проекта — это не сумма, а расписание. Сумму согласовывают один раз, расписание живёт весь год.
