Точка заказа — это остаток, при котором пора отправлять заявку поставщику. Считается она так: средний расход за срок поставки плюс страховой запас. Первое слагаемое почти все считают верно, второе почти все занижают, и в результате склад встаёт не потому, что плохо продавали, а потому, что поставщик привёз на четыре дня позже обычного.
Формулу по слагаемым, цену уровня сервиса и разбор с точки зрения складского остатка мы уже разбирали в материале про точку заказа со стороны склада. Здесь берём её результат и смотрим, что происходит дальше: как из точки заказа получается конкретная заявка конкретному поставщику, что делают с ней кратность упаковки, минимальная сумма отгрузки и окно заказа, и сколько денег компания при этом держит в обороте.
Все числа считаются на модельной компании кластера: производственно-торговая, оптовая торговля, 30 поставщиков, 400 закупаемых позиций, 72 000 000 ₽ закупки в год, 180 заявок в месяц, 340 поставок в год. Учёт в 1С:УТ, один закупщик с помощником, полная стоимость часа закупщика 1 000 ₽. Стоимость денег — 24 % годовых, то есть 2 % в месяц.
Расчёт на трёх товарах разной оборачиваемости
Один пример ничего не доказывает: у формулы разное поведение на быстром и на медленном товаре, и увидеть это можно только рядом. Возьмём три позиции из тех же 400 — ходовой расходник, товар среднего спроса и дорогую медленную позицию.
Остаток, при достижении которого запускается закупка. Считается как средний дневной расход × срок поставки + страховой запас. Страховой запас закрывает две неопределённости сразу: сколько уйдёт со склада за срок поставки и когда именно поставщик привезёт.
| Показатель | Товар А, ходовой | Товар Б, средний | Товар В, медленный |
|---|---|---|---|
| Средний расход, шт/день | 120 | 18 | 0,8 |
| Разброс дневного расхода, шт | 30 | 6 | 0,5 |
| Срок поставки, дней | 10 | 21 | 35 |
| Разброс срока поставки, дней | 2 | 5 | 9 |
| Закупочная цена, ₽/шт | 240 | 1 400 | 9 500 |
| Кратность упаковки, шт | 50 | 12 | 1 |
| Страховой запас при уровне сервиса 95 %, шт | 426 | 155 | 13 |
| Точка заказа, шт | 1 626 | 533 | 41 |
| Заморожено в страховом запасе, ₽ | 102 240 | 217 000 | 123 500 |
Страховой запас считается по одной формуле для всех трёх: 1,65 × корень из (срок × разброс расхода² + расход² × разброс срока²). Коэффициент 1,65 соответствует уровню сервиса 95 %, то есть дефициту примерно раз в двадцать циклов поставки. Для товара А это 1,65 × корень из (10 × 900 + 14 400 × 4) = 1,65 × 258 = 426 штук, и точка заказа выходит 120 × 10 + 426 = 1 626 штук. Остальные две колонки считаются так же и проверяются на калькуляторе за минуту.
Разложите подкоренное выражение на два слагаемых и посмотрите на их доли. У товара А разброс срока поставки даёт 57 600 из 66 600, то есть 86,5 % всей неопределённости. У товара Б — 91,5 %, у товара В — 85,6 %. На закупаемых позициях страховой запас платит не за то, что вы плохо предсказываете спрос, а за то, что поставщик привозит когда получится. Это и есть причина, по которой закупочная сторона задачи важнее складской.
Второй вывод из таблицы менее очевиден и обычно вызывает спор. Товар В расходуется в 150 раз медленнее товара А, а денег в страховом запасе держит на 21 % больше: 123 500 ₽ против 102 240 ₽. Причина — длинный и рваный срок поставки: 35 дней с разбросом в 9. Пока закупщик считает медленные позиции неважными и занимается ходовыми, именно медленные съедают оборотку.
Три составных вертикальных столбца, по одному на товар. Каждый столбец разбит на две части: нижняя тёмная — «разброс срока поставки», верхняя светлая — «разброс расхода». Подписи долей внутри тёмной части: товар А — 86,5 %, товар Б — 91,5 %, товар В — 85,6 %. Под столбцами подписи с деньгами: «102 240 ₽», «217 000 ₽», «123 500 ₽». Слева ось «доля в неопределённости, %» от 0 до 100. Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Откуда брать вводные и почему год врёт чаще, чем восемь недель
Средний расход в формуле — не среднее за всю историю. У товара А годовое среднее равно 96 штукам в день, а среднее за последние 8 недель — 120. Подставьте годовое, и точка заказа получится 1 386 штук вместо 1 626. Разница в 240 штук на расходе 120 в день — это два дня работы без товара каждый раз, когда позиция подходит к порогу.
Обратная ошибка так же дорога. Если те же 8 недель пришлись на летний провал сезонного товара, норма к сентябрю окажется заниженной вдвое. Рабочее правило: базу считать по последним 8–12 неделям, а годовую историю использовать только для сезонного коэффициента — она отвечает на вопрос «во сколько раз сентябрь отличается от августа», а не на вопрос «сколько уходит в день». Как считается сам коэффициент и где заканчиваются возможности статистики, разобрано в статье про прогноз потребности в закупке.
| Вводная | Откуда берётся | Частая ошибка |
|---|---|---|
| Средний дневной расход | Отгрузки со склада за последние 8–12 недель, без дней с нулевым остатком | Берут продажи за год целиком и получают заниженную норму на растущей позиции |
| Разброс дневного расхода | Стандартное отклонение по тем же неделям | Считают по месячным итогам вместо дневных — разброс занижается втрое |
| Срок поставки | Дата фактической разгрузки минус дата заказа, по последним 8–12 поставкам этого поставщика | Берут срок из договора, а не из журнала приёмок |
| Разброс срока поставки | Стандартное отклонение по тем же поставкам | Считают, что срок постоянный, и обнуляют главное слагаемое формулы |
| Уровень сервиса | Решение владельца по группе товара, не расчёт | Ставят 99 % всем подряд и замораживают деньги на позициях, дефицит которых никто не заметит |
Это единственная вводная, которую поставщик заполняет за вас, и единственная, где расхождение с фактом системное: в договоре стоит «до 14 дней», а по журналу за год выходит 17 дней со средним разбросом 4. Если фактические даты разгрузки в учёте не фиксируются, нормировать нечего — сначала три месяца регламента приёмки, потом расчёт. Механика разобрана в материале про приёмку на складе и сверку с УПД.
Что делает с формулой календарь поставщика
Формула молча предполагает, что заказ можно отправить в тот самый день, когда остаток пробил порог. На практике половина поставщиков собирает заказы к определённому дню: отгрузка по вторникам, приём заявок до пятницы, сборный рейс раз в две недели. Это добавляет к сроку поставки период между заказами, и добавляет его дважды — в первое слагаемое и под корень.
Эта сумма — готовый аргумент на переговорах, и он сильнее просьбы «давайте побыстрее». Поставщику показывают не эмоцию, а строку: ваше окно отгрузки стоит нам 49 536 ₽ в год на одной позиции, и мы просим либо второй день отгрузки в неделю, либо скидку на эту величину. По той же логике считаются и другие условия — как переводить срок, отсрочку и разброс в рубли, разобрано в статье про рейтинг поставщиков по факту.
Партия: чем заказ отличается от точки заказа
Точка заказа отвечает на вопрос «когда». Вопрос «сколько» решается четырьмя ограничениями поставщика, и в этой очерёдности: кратность упаковки, минимальная партия по позиции, минимальная сумма отгрузки и порог бесплатной доставки. Расчётная потребность округляется вверх до кратности, потом проверяется на минимумы, потом — на порог доставки.
Последний пункт чаще всего решают на глаз, а он считается одной формулой. Допустим, расчётная потребность по поставщику — 214 000 ₽, бесплатная доставка от 300 000 ₽, иначе рейс стоит 9 000 ₽. Добор на 86 000 ₽ пролежит до следующего заказа 24 дня и обойдётся в 86 000 × 24 % × 24 ÷ 365 = 1 357 ₽. Это в шесть с половиной раз дешевле рейса, значит добирать выгодно.
Решите то же неравенство в обратную сторону: 9 000 ₽ ÷ (24 % × 24 ÷ 365) даёт 570 000 ₽. Пока добор до бесплатной доставки меньше этой суммы и товар точно уйдёт в ближайший цикл, добирать дешевле, чем платить за рейс. Единственное условие — «точно уйдёт»: добор неликвидом превращает экономию 9 000 ₽ в списание на порядок больше.
Четыре ситуации, где формула ломается
Формула предполагает, что расход в ближайшие недели похож на расход в прошедшие. Ровно в четырёх случаях это неверно, и в каждом ломается по-своему.
- 1Сезонность: норма отстаёт ровно на срок поставки
Формула смотрит назад, сезон приходит вперёд. При сроке поставки 21 день норма догонит сентябрьский спрос к середине октября — то есть после пика. Лечится не формулой, а сезонным коэффициентом: базовый расход умножается на отношение месяца к среднему по двум прошлым годам. На позициях с выраженным профилем это снимает большую часть промахов, на новых сезонных — не помогает вообще.
- 2Акции и распродажи: чужое решение попадает в закупку без предупреждения
Маркетинг ставит акцию, расход за две недели вырастает вчетверо, формула честно поднимает норму — и держит её ещё два месяца после окончания акции, потому что видит всплеск как новый уровень спроса. Двойной убыток: сначала дефицит в акцию, потом излишек после. Решение организационное: план акций отдаётся в закупку минимум за срок поставки, а дни акции помечаются в истории и исключаются из базы расчёта.
- 3Редкий штучный спрос: страховой запас становится всем запасом
Если позиция уходит в шести месяцах из двенадцати, среднего дневного расхода в осмысленном виде не существует. Формула даёт 41 штуку точки заказа, из которых 13 — страховой запас, и это не расчёт, а его имитация. Такие позиции ведутся правилом минимального остатка либо под заказ, а не нормой. В модельной номенклатуре их 118 из 400.
- 4Поставщик с плавающим сроком: формула считает запас, но не считает срыв
Поставщик дешевле на 4 %, но возит с разбросом в 6 дней вместо 2. По формуле это поднимает страховой запас товара А с 426 до 1 200 штук: 185 760 ₽ дополнительно замороженных денег и 44 582 ₽ в год по ставке 24 %. Годовой объём этой позиции — 7 200 000 ₽, скидка 4 % даёт 288 000 ₽, и арифметика получается в пользу дешёвого поставщика с шестикратным запасом. Ловушка в том, что формула оценивает деньги в запасе, а не цену срыва: при сроке 10 дней циклов в году около 36, уровень сервиса 95 % означает почти два дефицита за год, и при разбросе в 6 дней глубина каждого — не два дня, а пять-шесть.
Четвёртый случай — единственный, где формула не ломается, а даёт технически верный и практически опасный ответ. Разброс срока лечится не страховым запасом, а договором и вторым поставщиком; расчёт нужен для того, чтобы у требования появилась цена. Приведение предложений поставщиков к сравнимой цене с учётом срока, отсрочки и разброса разобрано в материале про автоматическое сравнение коммерческих предложений.
Что должно быть в учёте, чтобы это вообще работало
Автопополнение сравнивает с точкой заказа не физический остаток, а доступный: физический минус резервы плюс товар в пути с датой прихода. Каждое из трёх слагаемых, которого нет в учёте, ломает контур по-своему, и ломает молча.
| Что нужно в учёте | Что ломается без этого | Цена ошибки на товаре А |
|---|---|---|
| Резервы под подтверждённые заказы клиентов | Остаток выглядит выше реального, заказ уходит позже порога | Дефицит на 2–4 дня при каждом крупном клиентском заказе |
| Товар в пути с ожидаемой датой прихода | Система видит просадку и заказывает второй раз то, что уже едет | 1 650 шт лишнего заказа — 396 000 ₽ в одной кнопке |
| Брак и возвраты, отражённые в остатке | В норме числится товар, который отгрузить нельзя | Тихий дефицит: остаток есть, отгрузки нет |
| Фактические даты и количества приёмки | Срок поставки и его разброс считать не из чего | Страховой запас берётся из договора и занижен в 1,5–2 раза |
| Единый справочник номенклатуры под все прайсы | Одна позиция ведётся как три, история расхода дробится | Норма считается по трети реального расхода |
Вторая строка — самая дорогая и самая частая. Товар А: точка заказа 1 626, физический остаток 1 400, в пути 900 штук с приходом через четыре дня. Доступный остаток равен 2 300 и порог не пробит, заказывать не надо. Система, которая не видит товар в пути, добавит к этому 1 650 штук — тридцать три короба и 396 000 ₽, — и ошибка вскроется через месяц на переполненном стеллаже.
Схема из четырёх блоков со стрелками к общему узлу сравнения. Блоки: «Физический остаток 1 400 шт», «Резерв под заказы клиентов −0», «Товар в пути +900 шт, приход через 4 дня», «Брак и возвраты». Узел сравнения подписан «Доступный остаток 2 300 шт», под ним горизонтальная линия с отметкой «Точка заказа 1 626 шт». Сбоку выноска: «без учёта товара в пути — лишний заказ 1 650 шт на 396 000 ₽». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Три режима по возрастанию доверия
Главная причина, по которой автопополнение отключают на третьей неделе, — его включают сразу в полную силу. Правильный порядок обратный: система сначала доказывает, что считает верно, и только потом получает право что-то делать. Переход между режимами — не срок, а выполненное условие.
- 1Режим 1. Уведомление закупщику
Система считает точку заказа и присылает список позиций, пробивших порог. Заявку целиком делает человек. Смысл режима — сверка: закупщик видит, где расчёт расходится с его интуицией, и в половине случаев прав он, а не расчёт. Обычно это вскрывает мусор в справочнике и неучтённые резервы. Держать режим меньше четырёх недель бессмысленно: нужно хотя бы по одному циклу поставки на позицию.
- 2Режим 2. Проект заказа на согласование
Система собирает готовую заявку: позиция, количество с учётом кратности, добор до порога доставки, поставщик и дата отправки в его окно. Закупщик подтверждает или правит. Здесь появляется главная метрика перехода — доля заявок, ушедших без правки количества. Пока она ниже 80 %, третьего режима нет: правят не от недоверия, а потому что расчёт действительно мимо.
- 3Режим 3. Автоматический заказ по утверждённому списку
Заявка уходит поставщику сама, закупщик видит её в ленте. Право на это получает не система целиком, а конкретная позиция: не меньше шести заказов за три месяца во втором режиме и ни одной ручной правки количества. Список пересматривается ежемесячно, позиция вылетает из него после первой же правки. В модельной компании через полгода в третьем режиме оказываются 70 позиций из 400.
Распределение через шесть месяцев выглядит так: 120 позиций остаются в режиме уведомлений (редкий спрос, проектные закупки, новинки), 210 работают проектом заказа, 70 — автоматически. Доля автоматических кажется небольшой, но именно на них приходится основной поток заявок: это ходовые позиции с коротким циклом, где закупщик до этого делал одно и то же действие по шесть раз в квартал.
Горизонтальная схема из трёх блоков слева направо со стрелками между ними. Блок 1: «Уведомление закупщику — 120 позиций», блок 2: «Проект заказа на согласование — 210 позиций», блок 3: «Автоматический заказ — 70 позиций». Над первой стрелкой подпись условия перехода: «пройден цикл поставки по каждой позиции», над второй: «доля заявок без правки количества выше 80 %; не меньше 6 заказов за 3 месяца». Снизу обратная пунктирная стрелка от блока 3 к блоку 2 с подписью «первая правка — возврат». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Что это даёт в деньгах и как это померить
Считать эффект автопополнения через сэкономленные часы закупщика — путь к разочарованию: часы никуда не денутся, изменится их содержание. Деньги приходят из трёх других мест, и все три измеряются по данным, которые в компании уже есть.
Самая крупная строка здесь — не замороженные деньги, а экстренные довозы: 22 500 ₽ из 43 200 ₽. Это чистая закупочная экономика, которой нет в складском расчёте: рейс вне графика, дробление партии, доплата за срочность. Полная смета на пять блоков автоматизации закупок и место этого блока в ней разобраны в статье про стоимость автоматизации закупок.
Померить результат нужно четырьмя показателями, снятыми до старта и через полгода после. Все четыре считаются из учёта запросом, а не опросом сотрудников.
| Показатель | До | Через 6 месяцев | Как считается |
|---|---|---|---|
| Позиций с нулевым остатком хотя бы день в месяц | 27 из 400 (6,8 %) | 10 из 400 (2,5 %) | Отчёт по дням с нулевым остатком по каждой позиции |
| Оборачиваемость закупаемого запаса | 45 дней | 42 дня | Средний запас ÷ месячный расход по себестоимости × 30 |
| Средний запас по закупаемым позициям | 9 000 000 ₽ | 8 370 000 ₽ | Среднее по остаткам на конец дня за период |
| Позиций с запасом больше 90 дней | 63 | 38 | Остаток ÷ среднедневной расход по каждой позиции |
| Экстренных отгрузок в месяц | 11 | 6 | Поставки вне графика поставщика по журналу приёмок |
Обратите внимание на вторую строку: оборачиваемость улучшилась всего на три дня. Это честная цифра, и она объясняет, почему эффект автопополнения не выглядит эффектно в отчёте. Деньги приходят не из большого сокращения запаса, а из перераспределения: излишки уходят с медленных позиций, страховой запас прибавляется на быстрых, а дефициты снимаются. Общая сумма меняется на 7 %, а число срывов — втрое.
Составной горизонтальный столбец эффекта с тремя сегментами и подписями внутри: «Экстренные довозы — 22 500 ₽», «Стоимость высвобожденных денег — 12 600 ₽», «Списание неликвида — 8 100 ₽», общая длина подписана «43 200 ₽ брутто». Под ним второй короткий столбец «Эксплуатация — 9 000 ₽» в противоположную сторону. Справа плашка «34 200 ₽ чистыми в месяц, вложение 260 000 ₽, окупаемость 7,6 месяца». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Когда точку заказа считать не надо
Формула бесполезна или вредна в четырёх случаях, и все четыре встречаются чаще, чем кажется.
- Меньше 280 закупаемых позиций. Эффект автопополнения пропорционален числу позиций, а эксплуатация — нет. Ниже этого порога блок уходит в минус, а не окупается медленнее; пороги по всем пяти блокам разобраны в материале про то, когда автоматизация закупок не окупится.
- Закупка идёт под конкретный заказ клиента. Проектная и позаказная закупка не имеет среднего расхода в принципе: потребность приходит из спецификации, а не из истории. Здесь работает связка «заказ — резерв — заявка», а не норма.
- Один поставщик-монополист с фиксированным графиком отгрузок. Если возить можно только раз в месяц и только в известный день, свободы решения нет: точка заказа вырождается в календарь. Считать её можно, но управлять нечем — управлять надо договором.
- Фактические даты приёмки нигде не фиксируются. Тогда разброс срока поставки взять неоткуда, а он даёт 85–92 % страхового запаса. Расчёт формально получится, но страховой запас окажется занижен в полтора-два раза, и это опаснее, чем отсутствие расчёта: ложная точность.
И общий вывод, ради которого стоит проделать всю арифметику. Точка заказа — не способ сэкономить время закупщика. Это способ перевести разговор с поставщиком из плоскости «вы опять опоздали» в плоскость «ваш разброс срока стоит нам 49 536 ₽ в год на одной позиции». Формула нужна, чтобы у этой суммы появилось основание, а у закупщика — предмет для переговоров.
Страховой запас — это цена, которую вы платите за то, что не знаете точную дату прихода. Уменьшать её надо у поставщика, а не в отчёте.
