Автоматизация закупок не окупается, когда закупочных событий мало. Это единственная настоящая причина, а все шесть условий ниже — её разные формы: мало поставщиков, мало заявок, мало поставок, мало изменений в номенклатуре. Стоимость решения при этом почти не зависит от объёма: контур согласования стоит одинаково при 30 и при 300 заявках в месяц, конвейер прайсов — при 12 и при 30 поставщиках.
Отсюда следует неприятный, но полезный вывод: ниже порога блок не «окупается медленнее», он уходит в минус. Эксплуатация списывается каждый месяц независимо от того, сколько событий прошло через систему. Это не риторика продавца наоборот, это арифметика, и её стоит проделать до того, как смотреть демонстрации.
Все пороги ниже посчитаны от модельной компании, которая проходит через весь кластер: производственно-торговая, 30 поставщиков, 400 закупаемых позиций, 72 000 000 ₽ закупки в год, 180 заявок в месяц, 340 поставок в год. Полная смета на пять блоков разобрана в статье про стоимость автоматизации закупок — здесь мы считаем ту же смету в обратную сторону.
Шесть условий, при которых проект не вернёт вложенное
- 1Меньше 15 действующих поставщиков
Два блока из пяти — конвейер прайсов и рейтинг поставщиков — питаются разнообразием. При десяти поставщиках закупщик держит их условия в голове, и держит верно: объём информации помещается в человека. Сравнивать по-настоящему не с чем, а переключать объём между поставщиками некуда.
- 2Номенклатура почти не меняется
Если новых позиций меньше 5 % в год, а закупается одно и то же — сопоставление номенклатуры поставщиков делается один раз вручную за два дня и живёт годами. Основная работа конвейера прайсов — это разбор новизны; когда новизны нет, конвейер обслуживает сам себя.
- 3Закупки раз в квартал
Меньше 60 поставок в год означает, что контроль договоров и рейтинг поставщиков будут стоить дороже, чем приносить. При 340 поставках блок даёт 77 400 ₽ в месяц брутто, при 60 — около 13 700 ₽ при эксплуатации 24 000 ₽. Минус 10 300 ₽ в месяц, и никакая настройка это не исправит.
- 4Цены зафиксированы договором, прайсов нет
Рамочный договор с ценой на год — это уже решённая задача. Конвейеру прайсов нечего принимать, сравнению предложений нечего сравнивать. Здесь автоматизировать имеет смысл не закупку, а контроль того, что в УПД приходит именно договорная цена, — а это самая дешёвая часть контура договоров.
- 5Закупками занимаются шесть часов в неделю
Когда отдельной роли нет и снабжение ведёт бухгалтер или собственник, весь месячный фонд времени на закупки — около 24 часов, то есть 24 000 ₽ по полной ставке. Автоматизация снимет процентов шестьдесят — 14 400 ₽, что меньше эксплуатации одного среднего блока. Считать такой проект через сэкономленное время нельзя; методика подсчёта полной стоимости часа разобрана в материале про реальную стоимость ручной работы.
- 6Фактические поставки нигде не фиксируются
Самый частый и самый недооценённый случай. Если дата прихода в учёте — это дата документа поставщика, а расхождения по количеству живут в тетради кладовщика, то три блока из пяти строить не на чем. Об этом отдельный раздел ниже: здесь проблема не в деньгах.
Пороги по каждому блоку: где именно проходит граница
Порог считается одинаково: сколько нужно событий в месяц, чтобы эффект покрыл эксплуатацию и вернул вложение за двенадцать месяцев. Разберём это на самом дешёвом блоке, а потом сведём остальные в таблицу.
Проверка в обратную сторону показывает, насколько резко всё меняется. При 30 заявках в месяц эффект — 9 780 ₽, эксплуатация — 9 000 ₽, чистый возврат 780 ₽ в месяц. Вложенные 210 000 ₽ при таком темпе не вернутся никогда в разумном горизонте, хотя маршрут будет работать исправно и всем нравиться. Как устроен сам маршрут и откуда взялись эти 326 ₽, разобрано в статье про согласование заявок на закупку.
| Блок | Порог окупаемости за 12 месяцев | Что происходит ниже порога |
|---|---|---|
| Заявки и согласование | 80 заявок на закупку в месяц | При 30 заявках чистый возврат 780 ₽ в месяц |
| Автопополнение запасов | 280 активно закупаемых позиций | Эффект 108 ₽ на позицию в месяц, ниже порога не покрывает вложение |
| Обработка прайсов | 30 прайсов в месяц | При 12 прайсах чистый эффект 3 100 ₽ при эксплуатации 22 000 ₽ |
| Контроль договоров и рейтинг | 340 поставок в год | При 60 поставках блок отнимает 10 300 ₽ в месяц |
| Сравнение предложений | 60 000 000 ₽ закупки в год и 8 конкурентных закупок в квартал | Окупаемость уходит за два года при неизменной цене решения |
График с одной кривой. По горизонтальной оси — число прайсов в месяц от 5 до 40, по вертикальной — срок окупаемости в месяцах от 0 до 60 со срезкой сверху. Кривая круто падает: при 12 прайсах она уходит за верхнюю границу графика с подписью «чистый эффект 3 100 ₽/мес», при 30 прайсах проходит через отметку 11,9 месяца, при 40 — около 8 месяцев. Горизонтальная пунктирная линия на отметке 12 месяцев подписана «граница разумного горизонта», точка её пересечения с кривой выделена и подписана «30 прайсов в месяц». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Случай «нет данных»: это не про деньги
Пять условий выше — про экономику: там можно спорить о ставках и вилках. Шестое устроено иначе. Если фактические даты и количества приёмки не фиксируются, то автоматизировать нечего не потому, что дорого, а потому, что не с чем сравнивать план. Система будет исправно показывать, что все поставки пришли вовремя и в полном объёме, — и это будет ровно тем, что в неё занесли.
Первый: доля поставок «точно в срок» выше 95 % — на живом рынке так не бывает, значит даты подгоняют под документ поставщика. Второй: за квартал ноль актов расхождения, при этом производство жалуется на нехватку. Третий: в заявках и приходах одна и та же позиция называется по-разному, потому что заводится текстом, а не выбирается из справочника. Любой из трёх означает, что проект надо отложить на квартал и потратить его на данные.
Хорошая новость в том, что этот квартал стоит около нуля. Фиксация даты фактической разгрузки, пересчёт при приёмке и акт расхождения в тот же день — это регламент и обучение кладовщиков, а не разработка; механика разобрана в материале про приёмку на складе и сверку с УПД. Через три месяца у вас появятся данные, по которым можно посчитать настоящие пороги — свои, а не модельные, — и половина вопросов об автоматизации отпадёт сама.
Что делать вместо: три шага дешевле 38 000 ₽
Если по порогам вы не проходите, задача никуда не девается: заявки всё равно теряются, поставщики всё равно срывают сроки, а закупки всё равно иногда делаются дважды. Закрывается это тремя шагами, каждый из которых делается своими силами.
- 1Шаблон заявки с семью полями — до 12 000 ₽. Позиция из справочника номенклатуры, количество в единицах учёта, срок потребности и последствия его нарушения, статья расхода, допустимые аналоги, обоснование цены для нового поставщика, кто принимает на складе. Форма заводится в существующей системе или в общей таблице. Главное здесь не форма, а правило: заявка без номера не оплачивается.
- 2Единый реестр поставщиков и условий — около 6 000 ₽. Тридцать строк: цена по ключевым позициям, срок поставки, отсрочка, минимальная партия, контакт и кто ведёт. Шесть часов работы закупщика по полной ставке. Этот реестр закрывает половину того, за чем идут в рейтинг поставщиков и сравнение предложений, — просто без автоматического пересчёта.
- 3Регламент приёмки с фиксацией фактов — около 20 000 ₽. Два дня работы на описание порядка и обучение кладовщиков: дата фактической разгрузки, пересчёт, акт расхождения в тот же день. Это одновременно и решение сегодняшней задачи, и подготовка данных на случай, если через год пороги будут пройдены.
Итого 38 000 ₽ — в 5,5 раза дешевле самого дешёвого блока автоматизации. Честная оговорка: эти три шага дают примерно треть эффекта полноценного маршрута. Они ловят часть повторных закупок и снимают часть задержек, но упираются в дисциплину людей и перестают работать примерно там же, где начинается порог — за 80 заявками в месяц.
Сравнение в две колонки. Левая «Полный контур» — 1 754 000 ₽ разово и 79 000 ₽/мес, строки: пять блоков, эффект 168 200 ₽/мес, окупаемость 10,4 месяца, требование «от 80 заявок и 30 прайсов в месяц». Правая «Три шага своими силами» — 38 000 ₽ единоразово и 0 ₽/мес, строки: шаблон заявки 12 000 ₽, реестр поставщиков 6 000 ₽, регламент приёмки 20 000 ₽, эффект «около трети от маршрута», ограничение «упирается в дисциплину». Между колонками вертикальная выноска «граница — 80 заявок в месяц». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Три триггера, по которым к вопросу возвращаются
«Не окупается» — это состояние на сегодня, а не приговор. Есть три события, после которых расчёт стоит проделать заново, и каждое из них компания замечает без всяких систем.
- Поставщиков стало больше пятнадцати, прайсов приходит больше двенадцати в месяц. Это точка, где закупщик перестаёт держать условия в голове и начинает выбирать привычного вместо выгодного. Первым здесь окупается не маршрут, а конвейер приведения прайсов к одному виду.
- Два и более дефицита по критичным позициям за квартал или срыв поставки, который привёл к простою. Один такой случай на производстве обычно стоит дороже, чем годовая эксплуатация блока контроля договоров. Считать надо не по ощущению «часто срывают», а по журналу приёмок за год — если он ведётся.
- Единственный человек, который держит закупки, уходит в отпуск, и всё встаёт. Это не про экономию, а про непрерывность: цена вопроса — не сэкономленные часы, а стоимость двух недель работы компании вслепую. В этом случае имеет смысл начинать даже ниже порогов, но начинать с реестра и регламента, а не с разработки.
И вывод, ради которого этот текст написан. Автоматизация закупок — не про то, чтобы закупщик работал меньше. Она про то, чтобы решения принимались на сравнимых числах и вовремя. Когда закупочных событий мало, сравнимые числа помещаются в одну таблицу и в одну голову, и тогда любая система будет дороже пользы, которую она приносит. Проверять это надо арифметикой, а не ощущением занятости: занятость есть всегда, а порог — конкретное число, которое можно посчитать за час.
Ниже порога система не окупается медленнее. Она просто списывает деньги каждый месяц ровно так же, как выше порога их приносит.
