Рабочий маршрут согласования заявки на закупку — это три ступени по порогам суммы, один рабочий день на шаг, эскалация вместо молчания и правило автосогласования, которое пропускает плановые мелкие заявки вообще без человека. Всё остальное — надстройки, которые добавляют дни и почти не добавляют контроля.
Проблема не в том, что маршрута нет. Он есть почти везде, просто живёт в мессенджере и в голове закупщика: мастер написал в чат, снабженец переслал руководителю, руководитель ответил «ок» голосовым, счёт ушёл в оплату. Такой маршрут работает — до момента, когда кто-то в отпуске, когда заявок становится больше сотни в месяц или когда две ветки переписки заказывают одно и то же.
Дальше — разбор с числами. Модельная компания одна и та же во всех расчётах: производственно-торговая, 70 человек, 30 действующих поставщиков, годовой объём закупки 72 000 000 ₽ без НДС, 180 заявок на закупку в месяц. Полная стоимость часа закупщика — 1 000 ₽; как она считается и почему это не оклад, разобрано в опорной статье про сведение прайсов.
Сколько стоит неделя ожидания подписи
Считать надо не саму заявку, а то, что происходит вокруг неё, пока она ждёт. Возьмём типовой случай: заявка на 40 000 ₽ — расходные материалы для участка, не капитальная закупка, ничего исключительного. Согласующий уехал, потом забыл, потом уточнял, зачем это нужно. Прошла неделя, пять рабочих дней.
У торговой компании арифметика другая: там неделя без товара — это не срочная докупка, а несостоявшиеся продажи. Часть спроса возвращается отложенным, часть уходит навсегда, и на первые дни всё равно приходится докупать у оптовика по невыгодной цене.
Две вертикальные столбчатые диаграммы рядом, обе с разбивкой по статьям. Левая — «Производственная компания, 14 950 ₽»: сегменты «срочная закупка дороже на 22 % — 8 800 ₽», «срочная доставка — 4 500 ₽», «время закупщика — 1 050 ₽», «время мастера — 600 ₽». Правая — «Торговая компания, 10 830 ₽»: сегменты «потерянная маржа за вычетом отложенного спроса — 6 960 ₽», «срочная докупка — 2 820 ₽», «время закупщика — 1 050 ₽». Над обеими подпись «сумма самой заявки — 40 000 ₽», под ними доли «37 %» и «27 %». Чертёжный стиль, все подписи по-русски.
Закупили дважды: 461 280 ₽ в год, которых не видит никто
Задержка хотя бы заметна: кто-то ходит и напоминает. Повторная закупка не заметна вообще — обе заявки прошли согласование по правилам, обе оплачены, обе приняты на склад. Механика всегда одна: параллельные каналы подачи. Мастер попросил в мессенджере, снабженец через две недели оформил заявку по бумаге, никто не связал одно с другим, потому что позиция в двух местах названа по-разному.
Ставка 24 % годовых здесь — стоимость оборотных денег компании: то, во что обходится держать их в лишнем запасе вместо оборота. Мы используем её во всех расчётах кластера, подставьте свою. Ловится дубль только одним способом: заявка сначала проверяется на то, не заказано ли это уже — по текущим заказам поставщикам, по товару в пути и по остатку на складе. Проверка возможна, если позиция в заявке выбирается из справочника номенклатуры, а не пишется словами. Пока в заявке текстовое поле, дубли будут всегда — это не вопрос дисциплины.
Самая частая ошибка при внедрении — оставить старые каналы «на переходный период». Через полгода в мессенджере идут те же 40 % заявок, что и раньше, а система показывает только вторые 60 % и потому врёт. Переход делается за один день и жёстко: заявка без номера не оплачивается. Исключение ровно одно — аварийная закупка, и для неё в маршруте есть отдельная ветка с постфактумным согласованием, а не молчаливое возвращение к чату.
Маршрут по трём порогам суммы
Порог — это сумма заявки, при переходе через которую добавляется ещё один согласующий. Три ступени закрывают почти любую компанию 20–300 человек. Пороги ниже — модельные; они подбираются так, чтобы верхняя ступень собирала не больше 10–15 % заявок, иначе руководитель становится узким местом.
| Сумма заявки | Кто согласует | Срок на шаг | Доля заявок в модели |
|---|---|---|---|
| До 30 000 ₽ | Автосогласование при трёх условиях, иначе руководитель подразделения | 1 рабочий день | 112 из 180 автоматически, 12 вручную |
| 30 000 – 300 000 ₽ | Руководитель подразделения, затем закупщик — по поставщику и цене | 1 рабочий день на каждого | 44 из 180 |
| Свыше 300 000 ₽ | Плюс финансовый директор или собственник | 2 рабочих дня | 12 из 180 |
| Аварийная закупка любой суммы | Закупщик оформляет сразу, согласование постфактум в течение 3 дней | — | до 5 в месяц |
Четвёртая ступень обычно появляется после какого-нибудь неприятного случая: «пусть теперь главный инженер смотрит все заявки». В модельной компании такая ступень стояла на всех заявках дороже 30 000 ₽ — это 96 заявок в месяц. Шесть минут на просмотр каждой давали 9,6 часа в месяц рабочего времени руководителя, по полной стоимости 1 800 ₽ в час это 17 280 ₽ ежемесячно. За год через ступень прошли 1 152 заявки, и решение изменилось по трём. Ступень, которая меняет 0,26 % решений, — это не контроль, а налог на скорость.
Схема слева направо. Стартовый блок «Заявка, 180 в месяц» → ромб проверки с тремя подписанными условиями: «позиция плановая», «бюджет статьи не превышен», «поставщик и цена из коридора ±5 %». Верхняя ветка от ромба — «Автосогласование, 112 заявок» — идёт сразу в блок «Заказ поставщику». Нижняя ветка уходит в три последовательные ступени: «до 30 000 ₽ — руководитель подразделения, 12 заявок», «30 000–300 000 ₽ — руководитель и закупщик, 44 заявки», «свыше 300 000 ₽ — плюс финансовый директор, 12 заявок». У каждой ступени подпись срока: 1, 1 и 2 рабочих дня. Сбоку отдельная короткая ветка «Аварийная закупка — согласование постфактум, до 5 в месяц». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Автосогласование, сроки и обязательные поля
Автосогласование — не про доверие, а про то, что решение уже принято раньше и повторять его незачем. Заявка проходит без человека, если выполнены одновременно три условия и сумма не выше первого порога.
- 1Позиция плановая
Она есть в утверждённой потребности на квартал или в списке регулярно закупаемых расходников. Разовая позиция, которую никто раньше не покупал, через автосогласование не проходит никогда — именно там живут ошибки и злоупотребления.
- 2Бюджет статьи на месяц не превышен
Проверяется не факт наличия бюджета, а остаток по статье с учётом уже согласованных, но ещё не оплаченных заявок. Без этой оговорки в последнюю неделю месяца статья уходит в минус на сумму всего, что «уже согласовали, но не провели».
- 3Поставщик и цена в утверждённом коридоре
Поставщик из действующего списка, цена не выше последней закупочной более чем на 5 %. Отклонение цены выше коридора — не повод отказать, а повод показать заявку закупщику: возможно, поставщик просто поднял прайс, и это отдельный сигнал, который стоит поймать.
Срок на шаг — один рабочий день на первых двух ступенях и два на третьей. За четыре часа до истечения согласующий получает напоминание. Дальше принципиальный момент: по истечении срока заявка не согласуется автоматически, а эскалируется — уходит руководителю согласующего с пометкой о просрочке. Автосогласование по таймауту выглядит удобным ровно до первого спорного случая: оно превращает чужое молчание в вашу подпись, и разбираться с последствиями будет тот, кто заявку подал.
Отдельная причина, по которой маршрут вязнет, — неполная заявка. Согласующий не отказывает, он спрашивает, и переписка съедает больше времени, чем само решение. Семь полей закрывают почти все вопросы: позиция из справочника номенклатуры (не текстом), количество в единицах учёта, срок потребности и что встанет без неё, статья расхода или объект, допустимые аналоги либо явное «аналоги не подходят», обоснование цены для поставщика вне списка, кто принимает на складе. Тот же принцип и с тем же набором полей мы разбирали применительно к стройке — в материале про заявки на снабжение с объекта.
Где это живёт технически: три контура и цена каждого
Выбор контура определяется одним вопросом: с чем заявке нужно сверяться. Если с остатками, заказами поставщикам и бюджетом — она должна жить там, где эти данные уже есть, иначе на каждую проверку придётся строить интеграцию.
| Контур | Что даёт | Разово, ₽ | В месяц, ₽ | Главное ограничение |
|---|---|---|---|---|
| Учётная система: 1С:УТ, 1С:ERP, 1С:УНФ | Заявка сразу видит остаток, товар в пути и бюджет статьи, из неё делается заказ поставщику | 180 000 – 260 000 | 6 000 – 12 000 | Согласуют только те, у кого есть лицензия и доступ |
| CRM: Битрикс24, amoCRM | Согласование с телефона, вся компания уже внутри, маршруты настраиваются без разработки | 120 000 – 200 000 | 5 000 – 9 000 | Без интеграции не видит остатков и бюджета — проверка на дубль не работает |
| Отдельный сервис заявок: Pyrus и аналоги | Быстрый старт на готовых маршрутах, подписка вместо проекта | 60 000 – 140 000 | 8 000 – 20 000 подписки | Третья система: данные о закупке живут отдельно от учёта |
В модельной компании выбран первый вариант: форма заявки в 1С:УТ, три ступени, правило автосогласования, эскалация по таймауту, связь с заказом поставщику и с бюджетом статьи, отчёт по срокам согласования. Это 210 000 ₽ разово и 9 000 ₽ в месяц на сопровождение. Возврат складывается из двух источников. Первый: система ловит три повторные заявки из четырёх — это 28 800 ₽ в месяц из тех 38 440 ₽, в которые дубли обходятся ежемесячно по расчёту выше. Второй: срочных докупок из-за задержки согласования становится две вместо четырёх — ещё 29 900 ₽. Итого 58 700 ₽ в месяц брутто, 49 700 ₽ за вычетом эксплуатации, окупаемость — 4,2 месяца. Среди всех блоков автоматизации закупок этот окупается быстрее прочих; полная смета на пять блоков разобрана в статье про стоимость автоматизации закупок.
Сравнение в три колонки. Колонка 1 «Учётная система 1С» — 180 000–260 000 ₽ разово, 6 000–12 000 ₽/мес, галочки «видит остаток», «видит товар в пути», «видит бюджет статьи», минус «нужна лицензия каждому согласующему». Колонка 2 «CRM» — 120 000–200 000 ₽, 5 000–9 000 ₽/мес, галочки «согласование с телефона», «настройка без разработки», минус «не видит остатков без интеграции». Колонка 3 «Отдельный сервис заявок» — 60 000–140 000 ₽, подписка 8 000–20 000 ₽/мес, галочка «быстрый старт», минус «данные о закупке отдельно от учёта». Внизу подпись «Модельный выбор: контур в 1С:УТ, 210 000 ₽ и 9 000 ₽/мес, окупаемость 4,2 месяца». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Когда маршрут в системе не нужен
Есть четыре ситуации, в которых мы сами советуем не начинать проект и обойтись регламентом на одной странице.
- Меньше 80 заявок в месяц. Эффект в модели — около 326 ₽ на заявку, а эксплуатация контура стоит 9 000 ₽ в месяц независимо от объёма. При 30 заявках чистый возврат падает до 780 ₽ в месяц, и проект не окупается в разумном горизонте. Порог подробнее разобран в материале о том, когда автоматизация закупок не окупится.
- Согласующий один и он же собственник. Маршрут из одной ступени не нуждается в маршрутизаторе. Здесь работает не система, а привычка смотреть заявки в одно и то же время суток — и общий список вместо личных сообщений.
- В учёте нет номенклатурного справочника. Если позиции заводятся текстом и одна и та же гайка называется тремя способами, проверка на дубль и на плановость не заработает. Сначала справочник — иначе вы получите красивый маршрут поверх тех же дублей.
- Заявок много, но все они однотипные и плановые. Это не задача согласования, а задача автопополнения запасов: позиции с предсказуемым расходом заказываются по точке заказа, а не через людей. Маршрут остаётся только для внепланового.
И последнее. Маршрут согласования не делает закупки дешевле — он делает их своевременными и убирает повторы. Экономия на цене приходит из другого места: из сопоставимого сравнения предложений и из работы с условиями поставщика. Считать окупаемость маршрута через «мы стали покупать выгоднее» нечестно; считать через снятые дубли и несостоявшиеся срочные докупки — можно и нужно.
Согласование не должно доказывать, что закупка нужна. Оно должно доказывать, что её ещё не сделали.
