Короткий ответ: полный контур автоматизации оптовой компании с оборотом около 200 млн ₽ стоит примерно 1 380 000 ₽ разово и 38 000 ₽ в месяц на сопровождение. Рыночная вилка на ту же задачу — от 400 000 ₽ до 4 000 000 ₽. Разброс в десять раз не означает, что кто-то ворует: он означает, что под словом «автоматизация» разные подрядчики понимают разный набор блоков, и сравнивать предложения надо по составу, а не по итоговой сумме.
Модельная компания для всех расчётов: оптовая торговля непродовольственными товарами, оборот 200 млн ₽ в год, 417 заказов в месяц, средний чек 40 000 ₽, валовая маржа 18 %, каталог 4 000 позиций, учёт в 1С:УТ 11. Это та же компания, на которой мы считали окупаемость автоматизации оптовика — здесь разбираем не эффект, а смету, из которой он получается.
И сразу о главном разделителе. Значительная часть задач торговой компании закрывается коробочными сервисами за 300–3 000 ₽ в месяц, и никакой подрядчик тут не нужен. Заказная работа начинается там, где коробка кончается — и ниже мы называем этот порог цифрой, чтобы его можно было проверить самому.
Смета по блокам: девять строк и вилка по каждой
Автоматизация торговой компании не покупается целиком. Она собирается из блоков, каждый из которых можно взять или не взять, и у каждого своя окупаемость. Вилки ниже — по рынку на сентябрь 2026 года, при ставке инженера 3 000 ₽ за час.
| Блок | Что внутри | Разово | В месяц |
|---|---|---|---|
| Заявки и ввод заказа | Единая очередь из почты и мессенджеров, разбор файла-заказа, сопоставление номенклатуры клиента с вашей, автосоздание заказа и документов | 220 000–800 000 ₽ | 6 000–15 000 ₽ |
| Прайсы и индивидуальные цены | Виды цен, соглашения с клиентами, матрица скидок, персональный прайс по расписанию | 120 000–320 000 ₽ | 3 000–8 000 ₽ |
| Резерв и доступный остаток | Правила резервирования, срок жизни резерва, отдача доступного остатка во внешние каналы | 140 000–300 000 ₽ | 3 000–7 000 ₽ |
| Дебиторка | Кредитные лимиты, стоп-отгрузка, напоминания клиенту, автоматическая сверка | 120 000–280 000 ₽ | 3 000–6 000 ₽ |
| Обмен с сайтом | Номенклатура, остатки и цены, заказы и статусы, мониторинг обмена и суточная сверка | 90 000–1 500 000 ₽ | 8 000–25 000 ₽ |
| Маркетплейсы, за одну площадку | Карточки, остатки, заказы, статусы, отчёты о продажах и удержаниях | 60 000–110 000 ₽ | 5 000–15 000 ₽ |
| B2B-портал | Каталог с ценой конкретного клиента, оформление заказа, история, документы, текущий долг | 350 000–1 200 000 ₽ | 12 000–30 000 ₽ |
| Управленческая отчётность | Витрина данных, 8–12 отчётов, автообновление и рассылка | 180 000–450 000 ₽ | 8 000–18 000 ₽ |
| Сопровождение контура целиком | Реакция на сбои обмена, правки справочников, проверка после обновлений учётной системы | — | 25 000–60 000 ₽ |
Помесячные суммы по блокам — это доля общего сопровождения, а не отдельные счета. Их нельзя складывать с последней строкой: либо считаете по блокам, либо берёте сопровождение контура целиком. Подрядчик, который выставляет и то, и другое, считает поддержку дважды, и это первый вопрос, который стоит задать при разборе коммерческого предложения.
Типовой набор оптовика на первый год — первые четыре блока: заявки, цены, резерв и дебиторка. В модельной смете это 800 000 ₽ на первый блок и 580 000 ₽ на остальные три, итого 1 380 000 ₽ и 38 000 ₽ в месяц. Обмен с сайтом считается отдельно и подробно разобран в материале про стоимость связки магазина с учётной системой: типовой случай — 339 000 ₽. B2B-портал в модельной смете — 850 000 ₽, и это отдельное решение с отдельной окупаемостью.
Горизонтальная диаграмма-вилка: девять строк, у каждой полоса от нижней границы до верхней. Строки сверху вниз с подписями цен: «Заявки и ввод заказа 220 000–800 000 ₽», «Прайсы и цены 120 000–320 000 ₽», «Резерв 140 000–300 000 ₽», «Дебиторка 120 000–280 000 ₽», «Обмен с сайтом 90 000–1 500 000 ₽», «Маркетплейсы за площадку 60 000–110 000 ₽», «B2B-портал 350 000–1 200 000 ₽», «Отчётность 180 000–450 000 ₽». Внизу отдельной строкой «Сопровождение контура 25 000–60 000 ₽ в месяц». Справа отметка «типовой набор первого года — 1 380 000 ₽».
Порог, ниже которого заказная работа не нужна
Самая полезная арифметика в этой статье занимает две строки. Коробочный сервис за 2 000 ₽ в месяц стоит 72 000 ₽ за три года. Час инженера-подрядчика — 3 000 ₽. Значит, вся коробка на горизонте трёх лет равна 24 часам заказной работы.
Вывод из этого счёта не «коробка всегда лучше», а «сравнивать надо не цены, а результаты». Пока задача попадает в функциональность коробки целиком, заказная работа проигрывает по деньгам с огромным запасом. Как только требуется одно поле или одно правило, которого в коробке нет, она не становится дороже — она перестаёт решать задачу, и тогда сравнение цен теряет смысл.
| Задача | Закрывается коробкой | Ориентир цены |
|---|---|---|
| Электронный документооборот с контрагентами | Да: Контур.Диадок, Saby ЭДО, 1С-ЭДО | От ~500 ₽/мес по пакетам документов |
| Обмен сайта на типовой CMS с типовой 1С | Да: типовой модуль обмена | 30 000 ₽ лицензия и 3 000–8 000 ₽/мес |
| Отгрузка на маркетплейс с одного склада | Чаще да: кабинет площадки плюс сервис-агрегатор | 2 000–15 000 ₽/мес |
| Мониторинг цен конкурентов по узкому списку | Да: сервис мониторинга | 3 000–15 000 ₽/мес |
| Сопоставление номенклатуры клиента с вашей | Нет: словарь соответствий строится под вашу базу | 210 000 ₽ в модельной смете |
| Матрица индивидуальных цен и скидок | Частично: механизмы в 1С есть, правила — ваши | 190 000 ₽ в модельной смете |
| Доступный остаток с вашими правилами резерва | Нет: правила резервирования у каждого свои | 210 000 ₽ в модельной смете |
| B2B-портал с вашими кредитными правилами | Нет либо с существенными ограничениями | 350 000–1 200 000 ₽ |
Верхняя половина таблицы — то, за что не надо платить подрядчику. Нижняя — то, ради чего его зовут. Честный разговор о смете начинается с того, что подрядчик сам показывает верхнюю половину и говорит: «вот это возьмите коробкой». Если в предложении нет ни одной коробочной строки, а всё написано как разработка, вы платите за то, что можно арендовать за 2 000 ₽.
Сравнение в две колонки, разделённые вертикальной линией с подписью «граница: 24 часа подрядчика = коробка за 2 000 ₽/мес за три года». Левая колонка «Берём коробкой»: ЭДО (от 500 ₽/мес), типовой модуль обмена (30 000 ₽ + 3 000–8 000 ₽/мес), сервис маркетплейсов (2 000–15 000 ₽/мес), мониторинг цен (3 000–15 000 ₽/мес). Правая колонка «Делаем заказной работой»: сопоставление номенклатуры (210 000 ₽), матрица цен и скидок (190 000 ₽), доступный остаток с резервом (210 000 ₽), B2B-портал (350 000–1 200 000 ₽).
Из-за чего разброс получается в разы
Четыре параметра объясняют почти весь разброс, и все четыре видно до начала проекта. Их стоит выписать честно перед тем, как рассылать запросы подрядчикам, — иначе полученные ответы будут несравнимы.
- 1Число интеграций. Каждая новая система — это не «плюс немного», а отдельный контракт данных, отдельная обработка ошибок и отдельная строка в поддержке. Сайт, две площадки и ЭДО — это четыре интеграции, и каждая добавляет к ежемесячной сумме 5 000–25 000 ₽ на всю жизнь проекта.
- 2Состояние номенклатуры. Дубли, разные единицы измерения, отсутствие габаритов и штрихкодов. На каталоге в 4 000 позиций приведение справочника к рабочему виду — это 200 часов работы. У подрядчика по ставке инженера это 600 000 ₽, и именно эта строка чаще всего пропущена в заниженных предложениях.
- 3Версия и состояние учётной системы. Типовая 1С:УТ 11 без изменений и она же с шестью годами доработок — это разные проекты. Доработанная конфигурация добавляет к смете обмена 30–60 %, потому что каждое изменение надо проверять на совместимость, а обновления переносить руками.
- 4Наличие внутреннего ответственного. Человек со стороны заказчика, который отвечает за справочники, принимает этапы и может за день ответить на вопрос «как считается ваша скидка». Его отсутствие удлиняет проект в полтора-два раза, и это удлинение оплачивается вами вне зависимости от формы договора.
Сложите эти параметры на своей компании — и получите вилку без всякого подрядчика. Типовая конфигурация, один склад, одна площадка, чистая номенклатура и выделенный ответственный дают нижнюю границу: контур из четырёх блоков укладывается в 600 000–800 000 ₽. Доработанная конфигурация, три склада, две площадки, каталог с дублями и никого ответственного — верхняя граница той же задачи, 2 500 000–3 500 000 ₽. Разница здесь не в жадности исполнителя, а в объёме работы, и большую её часть заказчик определяет сам, задолго до выбора подрядчика.
Разовые и ежемесячные: считать надо за 36 месяцев
Смета проекта — меньшая часть того, что вы заплатите. Ежемесячные платежи не заканчиваются с приёмкой, и на горизонте трёх лет они перевешивают внедрение вдвое.
Два ориентира из этого расчёта стоит запомнить и применять к чужим предложениям. Первый: сопровождение за три года стоит примерно столько же, сколько внедрение, поэтому предложение с низкой ценой проекта и высокой поддержкой может оказаться дороже. Второй: годовая стоимость владения нормального контура для торговой компании укладывается в 0,5–1 % оборота. Если считается больше двух процентов, либо вы покупаете лишнее, либо оборот не тот, под который проектировали.
Столбиковая диаграмма накопления за 36 месяцев с пятью сегментами и подписями: «Внедрение 1 380 000 ₽ (34 %)», «Сопровождение 1 368 000 ₽», «Подписки коробок 504 000 ₽», «Лицензии и ИТС 324 000 ₽», «Развитие 432 000 ₽». Итог справа: «4 008 000 ₽ за 36 месяцев». Под диаграммой две подписи-ориентира: «1 336 000 ₽ в год» и «0,67 % оборота, 3,7 % валовой прибыли».
Что можно сделать своими силами и сколько это снимает
Три работы из сметы не требуют подрядчика вообще. Они требуют времени ваших людей и решения собственника — и снимают из бюджета больше, чем любая скидка, о которой можно договориться.
- 1Порядок в номенклатуре — снимает 250 000–400 000 ₽
Дубли, единицы измерения, габариты, штрихкоды, признак «под заказ». На каталоге в 4 000 позиций это около 200 часов работы товароведа: по ставке 620 ₽ за час — 124 000 ₽ внутренних затрат против 250 000–400 000 ₽ строкой в коммерческом предложении. Делается параллельно с обследованием и не задерживает проект.
- 2Регламент цен и скидок — снимает 60 000–90 000 ₽
Кто какую скидку имеет право дать, при каком объёме, с чьим согласованием и на какой срок. Это 16 часов работы руководителя коммерческого отдела по ставке 1 800 ₽ — 28 800 ₽. Без этого документа подрядчик всё равно будет собирать правила по кусочкам на встречах, только за ваши деньги. Как выглядит рабочая матрица цен, разобрано в материале про прайсы и индивидуальные цены.
- 3Базовые отчёты типовой конфигурации — снимает 80 000–150 000 ₽
«Анализ продаж», «Ведомость по взаиморасчётам», «Остатки и обороты» в 1С:УТ 11 уже есть и настраиваются без программиста. Своя управленческая отчётность нужна там, где типовые отчёты не отвечают на вопрос, — но выяснить это можно только после того, как типовые попробовали.
Итого своими силами снимается 390 000–640 000 ₽ сметы при внутренних затратах около 152 800 ₽ и трёх месяцах календарного времени. Чистая экономия — 237 200–487 200 ₽, то есть от четверти до трети типового проекта. Оговорка честная: это работает, только если у вас есть человек, который эти три месяца действительно потратит. Если такого человека нет, дешевле заплатить подрядчику, чем полгода двигать сроки.
Три признака заниженного коммерческого предложения
Заниженная цена в торговых проектах почти всегда получается одинаково: из сметы исчезают три строки, без которых проект физически не сдаётся. Они возвращаются потом, дополнительным соглашением.
Нет строки на сопоставление номенклатуры. В оптовом обмене это самая крупная позиция — 210 000 ₽ в модельной смете. Клиент присылает свои артикулы и названия, у площадки третьи, у поставщика четвёртые; словарь соответствий строится под вашу базу и никак иначе. Нет тестового контура. Значит, обмен запустят на боевой базе, и первая же ошибка задвоит заказы или обнулит остатки. Тестовый контур — это 40 000–90 000 ₽ и неделя. Нет работ по переносу истории. Остатки, взаиморасчёты, открытые заказы и резервы на дату перехода. Без них первый месяц эксплуатации проходит в ручной сверке, и её всё равно кто-то оплатит.
Практическое правило: попросите разбивку по часам и ставкам, а не по этапам. Предложение «этап 1 — 400 000 ₽» непроверяемо; предложение «сопоставление номенклатуры, 70 часов × 3 000 ₽» можно обсуждать по существу. Что ещё смотреть в договоре и как принимать этапы, разобрано в материалах о договоре на разработку и о выборе подрядчика.
Порядок трат при бюджете 500 000 ₽
Полмиллиона — типичный первый бюджет торговой компании, и его хватает на четыре шага, если брать их в порядке окупаемости, а не в порядке заметности.
| Очередь | Что покупаем | Цена | Возврат вложения |
|---|---|---|---|
| 1 | Дебиторка: лимиты, стоп-отгрузка, напоминания, сверка | 180 000 ₽ | 2,4 месяца |
| 2 | Порядок в номенклатуре силами товароведа | 0 ₽ из бюджета | Условие для всего остального |
| 3 | Единая очередь заявок из почты и мессенджеров без разбора файлов | 180 000 ₽ | 5–7 месяцев |
| 4 | Обследование, приёмка и три управленческих отчёта | 90 000 ₽ | Не считается отдельно |
| — | Резерв на непредвиденное | 50 000 ₽ | — |
Дебиторка идёт первой не потому, что она важнее, а потому, что возвращается быстрее всех: деньги, застрявшие у клиентов, — самая дорогая точка потерь у оптовика. Разбор файла-заказа, обмен с сайтом, маркетплейсы и B2B-портал откладываются до момента, когда первые шаги дали измеримый эффект. Порядок «сначала дешёвое и быстрое, потом дорогое и медленное» здесь не осторожность, а способ финансировать вторую очередь из результатов первой. Подробнее о том, как распределять бюджет по этапам, — на странице бюджетов.
Горизонтальная лента времени на 12 месяцев с четырьмя отметками. Отметка 1 (месяц 0): «Дебиторка — 180 000 ₽, возврат за 2,4 месяца». Отметка 2 (месяц 0–3, параллельно): «Номенклатура силами товароведа — 0 ₽ из бюджета, 124 000 ₽ внутренних затрат». Отметка 3 (месяц 3): «Единая очередь заявок — 180 000 ₽, возврат 5–7 месяцев». Отметка 4 (месяц 4): «Обследование, приёмка, три отчёта — 90 000 ₽». Под лентой серая полоса с надписью: «Отложено до эффекта: разбор файла-заказа, обмен с сайтом, маркетплейсы, B2B-портал 850 000 ₽».
Когда тратить не надо ничего
Четыре ситуации, в которых мы сами советуем не начинать проект и вернуться к разговору позже.
- Меньше 100 заказов в месяц. Смета почти не зависит от числа заказов, а эффект зависит прямо. При 40 заказах в месяц тот же контур за 800 000 ₽ возвращается около тринадцати лет — мы считали это подробно в разборе окупаемости. До этого объёма работают коробки и регламенты.
- Задача целиком закрывается коробкой. Один склад, типовая конфигурация, одна площадка, стандартные типы цен — берите типовой модуль обмена за 30 000 ₽ и подписку. Заказная связка на такой конфигурации даёт то же самое дороже.
- Нет человека, который будет отвечать за справочники. Не за проект, а именно за номенклатуру и цены после запуска. Без него качество данных падает за квартал, и через год вы платите второй раз за то же самое.
- Планируется смена учётной системы в ближайшие полгода. Значительная часть работ по обмену и отчётности привязана к конкретной конфигурации и после перехода делается заново. Единственная работа, которая не пропадёт, — приведение номенклатуры в порядок: её можно и нужно делать прямо сейчас.
Сравнивать коммерческие предложения по итоговой сумме бессмысленно: в одной и той же строке «автоматизация» у двух подрядчиков может стоять разный набор из девяти блоков.
