Короткий ответ: при обороте 200 млн ₽ в год и 417 заказах в месяц контур автоматизации оптовой компании стоимостью 1 380 000 ₽ возвращает вложение за 4,6 месяца. При обороте 100 млн ₽ тот же контур окупается за 9,4 месяца, при 300 млн ₽ — за 3,4. А при 40 заказах в месяц с чеком 200 000 ₽ и маржой 7 % не окупается вовсе: срок возврата уходит за десять лет.

Разброс огромный, и он объясняется одним свойством: цена проекта почти не зависит от вашего объёма, а эффект зависит прямо. Узел разбора заявок стоит одинаково при 40 и при 400 заказах, потому что работа по интеграции, сопоставлению номенклатуры и приёмке одна и та же. Поэтому вопрос «сколько стоит автоматизация» бессмысленен без второго вопроса — «сколько у вас заказов».

Ниже — расчёт целиком, с арифметикой, которую можно повторить на калькуляторе. Три сценария по нарастающей, три размера компании, один сценарий провала и чек-лист для проверки чужих расчётов. Методику пересчёта часов в деньги мы отдельно разбирали в материале про окупаемость автоматизации; здесь она применяется к конкретной отрасли.

Исходные данные: три компании одного профиля

Все три компании — оптовые поставщики со складом, каталожным ассортиментом и постоянными клиентами, которые заказывают повторно. Различаются только масштабом. Средний чек одинаковый — 40 000 ₽: это типичная для опта величина при работе с розничными сетями и небольшими подрядчиками.

ПараметрКомпания АКомпания БКомпания В
Оборот в год100 млн ₽200 млн ₽300 млн ₽
Заказов в год / в месяц2 500 / 2085 000 / 4177 500 / 625
Средний чек40 000 ₽40 000 ₽40 000 ₽
Строк в заказе81012
Валовая маржа17 %18 %18 %
Валовая прибыль в год17 млн ₽36 млн ₽54 млн ₽
Менеджеров в отделе продаж369
Активных клиентов180320450

Стоимость часа менеджера — 950 ₽. Она получена так: 80 000 ₽ на руки превращаются примерно в 138 000 ₽ полной стоимости для компании (начисленная зарплата, страховые взносы, рабочее место, техника, лицензии, доля аренды, подбор и время руководителя), а полезных часов в месяце остаётся около 145 из 164 — за вычетом отпусков и больничных. 138 000 ÷ 145 = 952 ₽, округляем до 950 ₽. Расчёт по зарплате на руки дал бы 490 ₽ и занизил бы весь эффект почти вдвое.

Средний чек 40 000 ₽ здесь не случайное число: от него зависит почти всё остальное. Чем крупнее чек при том же обороте, тем меньше заказов, тем меньше повторяющихся операций и тем хуже экономика проекта. Если у вас чек 8 000 ₽ и 2 000 заказов в месяц при тех же 200 млн ₽ оборота, эффект вырастет примерно вчетверо против расчёта ниже, а смета останется в той же вилке. Если чек 200 000 ₽ и заказов 80 — эффект упадёт впятеро. Поэтому подставлять надо в первую очередь свои заказы, а не свой оборот.

Что это значитСрок возврата (простая окупаемость)

Вложение, делённое на чистый эффект в месяц, где чистый эффект — это экономия минус расходы на эксплуатацию. Метод намеренно грубый: он не дисконтирует будущие деньги и не учитывает налоговый эффект. Для решения «делать или не делать» этого достаточно, потому что срок в 3–6 месяцев переживает любые поправки, а срок в три года не спасает ни одна методика. Если подрядчик приносит расчёт с внутренней нормой доходности и дисконтированием, но без замера часов «до» — считайте, что расчёта нет.

Дальше все расчёты ведутся для компании Б — 200 млн ₽ и 417 заказов в месяц. Компании А и В появятся в отдельном разделе, где показано, как один и тот же проект ведёт себя на разных объёмах.

База: 222,3 часа ручной работы в месяц

Первое, что нужно посчитать, — не экономию, а текущие затраты. Ниже операции, которые в оптовой компании делаются руками и при этом не являются продажей. Объёмы и нормативы времени берутся замером за одну неделю: тридцать заявок подряд с секундомером дают точность, которой достаточно для решения о бюджете.

ОперацияОбъём в месяцМинут на единицуЧасов в месяц
Приём заявки и перенос в учётную систему417 заявок1283,4
Поиск заявки, пересылка между менеджерами, разбор дублей417 заявок17,0
Проверка наличия, срока поставки и цены417 заявок534,8
Индивидуальные прайсы и товарные подборки55 файлов2522,9
Счёт и отгрузочные документы417 заказов641,7
Дебиторка: напоминания и сверки150 касаний717,5
Ответы на вопрос «где мой заказ»300 обращений315,0
Итого222,3 часа

222,3 часа × 950 ₽ = 211 185 ₽ в месяц. В отделе из шести человек доступно 870 полезных часов, значит на перекладывание информации уходит четверть времени отдела продаж. Вторая часть базы — прямые потери: недополученная маржа на потерянных заявках и ценовых ошибках, сорванные из-за резерва заказы и стоимость денег, застрявших в дебиторке. Их разбор с формулами — в опорной статье про автоматизацию оптовой торговли; здесь берём итог: 239 900 ₽ в месяц.

графикokupaemost-avtomatizacii-optovika--01
Диаграмма распределения 222,3 часов ручной работы отдела продаж по семи операциям

Горизонтальная столбиковая диаграмма из семи столбцов, подписанных часами в месяц: «Приём заявки и перенос в систему — 83,4 ч», «Счёт и документы — 41,7 ч», «Проверка наличия и цены — 34,8 ч», «Прайсы и подборки — 22,9 ч», «Дебиторка — 17,5 ч», «Где мой заказ — 15,0 ч», «Поиск и дубли — 7,0 ч». Сверху итоговая полоса «222,3 часа = 211 185 ₽ в месяц», рядом серая полоса «доступно в отделе 870 часов» с подписью «25 %». Ось — часы в месяц, чертёжный стиль, подписи по-русски.

Четверть времени отдела продаж уходит на операции, ни одна из которых не является продажей

Сценарий 1: заявки в одну очередь и документы без ручного ввода

Первый сценарий закрывает вход: заявки из всех каналов попадают в одну очередь, файл-заказ клиента разбирается, номенклатура сопоставляется с вашей, заказ и счёт создаются в учётной системе черновиком, менеджер проверяет и проводит.

Смета сценария 1
Единая очередь заявок из почты, MAX, Telegram и сайта, карточка заявки180 000 ₽
Разбор файла-заказа: шесть форматов, шапка и табличная часть190 000 ₽
Сопоставление номенклатуры: три ключа, словарь соответствий, очередь подтверждения210 000 ₽
Автосоздание заказа, счёта и отгрузочных документов в учётной системе160 000 ₽
Замер, обследование, приёмка, обучение менеджеров60 000 ₽
Итого800 000 ₽ разово плюс 24 000 ₽ в месяц на поддержку и эксплуатацию
Эффект сценария 1 в месяц
Приём заявки и перенос в систему: 83,4 ч, снимается 65 % — 54,2 ч51 490 ₽
Счёт и отгрузочные документы: 41,7 ч, снимается 80 % — 33,4 ч31 730 ₽
Ответы «где мой заказ»: 15,0 ч, снимается 40 % — 6,0 ч5 700 ₽
Поиск заявок и разбор дублей: 7,0 ч, снимается 85 % — 6,0 ч5 700 ₽
Заявки, которые больше не теряются: 10 заказов × 40 000 ₽ × 18 %, возвращается 70 %50 400 ₽
Ошибки в заказе: доля ошибочных строк падает с 1,8 % до 0,9 %, 9 случаев × 3 530 ₽31 770 ₽
Итого176 790 ₽ в месяц брутто, 152 790 ₽ за вычетом поддержки — возврат вложения за 5,2 месяца

Проценты снятия здесь — не универсальная константа, а наблюдаемый диапазон. Приём заявки не уходит в ноль, потому что часть заявок всегда придёт в свободной форме, голосом или с новой номенклатурой; 65 % — реалистичная середина. Ответы на «где мой заказ» падают всего на 40 %, пока нет портала: очередь заявок ускоряет поиск, но клиент по-прежнему звонит человеку.

Половина сметы первого сценария — 400 000 ₽ из 800 000 ₽ — приходится на две строки: разбор файла-заказа и сопоставление номенклатуры. Это не наценка за сложность технологии, а плата за разнообразие ваших клиентов. Каждый присылает свой формат, свою шапку, свои единицы измерения и свои названия товаров, и работа состоит в том, чтобы описать эти различия и построить словарь соответствий. Отсюда и вилка: у компании с двадцатью постоянными клиентами и стабильным ассортиментом узел укладывается в 300 000 ₽, у компании с двумя сотнями клиентов и меняющейся номенклатурой доходит до 600 000 ₽. Разбор уровней этой работы и того, что остаётся человеку в любом случае, — в отдельной статье про заявки от постоянных клиентов.

схема процессаokupaemost-avtomatizacii-optovika--02
Состав сценария 1: пять узлов проекта с ценой каждого и общей суммой

Схема из пяти блоков, выстроенных слева направо по потоку, с ценой в каждом: «Единая очередь заявок — 180 000 ₽» → «Разбор файла-заказа — 190 000 ₽» → «Сопоставление номенклатуры — 210 000 ₽» → «Автосоздание заказа и счёта — 160 000 ₽», под ними отдельный блок «Замер, приёмка, обучение — 60 000 ₽». Справа итоговая плашка «800 000 ₽ разово, 24 000 ₽/мес». Под схемой полоса «эффект 176 790 ₽/мес, возврат 5,2 месяца». Чертёжный стиль, подписи по-русски.

Половина сметы первого сценария — разбор файла и сопоставление номенклатуры

Сценарий 2: цены, резерв и дебиторка

Второй сценарий добавляет три узла к первому. Матрица цен приводится к одному источнику, персональные прайсы уходят клиентам сами. Доступный остаток считается с учётом резервов и товара в пути, а резерв получает срок жизни и снимается, если счёт не оплачен. Кредитные лимиты начинают действовать: склад видит стоп-лист, клиент получает напоминание до срока, менеджер — эскалацию по просрочке.

Что добавляет сценарий 2 сверх первого
Прайс и индивидуальные цены: узел190 000 ₽
Резерв и доступный остаток: узел210 000 ₽
Дебиторка: лимиты, стоп-отгрузка, напоминания, сверка180 000 ₽
Прайсы и подборки: 22,9 ч, снимается 85 % — 19,5 ч18 525 ₽/мес
Проверка наличия и цены: 34,8 ч, снимается 70 % — 24,4 ч23 180 ₽/мес
Дебиторка, сверки и напоминания: 17,5 ч, снимается 60 % — 10,5 ч9 975 ₽/мес
Ценовые ошибки: было 19 200 ₽, снимается 80 %15 360 ₽/мес
Резерв: сорванные заказы и замороженный товар, было 45 600 ₽, снимается 60 %27 360 ₽/мес
Отгрузки сверх лимита: было 37 300 ₽, снимается 75 %28 000 ₽/мес
Срок оплаты: было 65 800 ₽, снимается 55 %36 200 ₽/мес
Итогоплюс 580 000 ₽ к смете и плюс 158 600 ₽ к эффекту — итого 1 380 000 ₽ и 335 390 ₽ в месяц

Итог по второму сценарию: вложение 1 380 000 ₽, поддержка 38 000 ₽ в месяц, эффект 335 390 ₽ в месяц, чистыми 297 390 ₽. Срок возврата — 4,6 месяца. Внутри эффекта 146 300 ₽ приходится на часы (154 из 222,3, то есть 69 %) и 189 090 ₽ — на прямые потери. Это соотношение стоит запомнить: расчёт, в котором эффект состоит только из часов, недосчитывает примерно половину.

Про доли снятия во втором сценарии стоит сказать отдельно, потому что именно они вызывают споры на приёмке. 55 % на сроке оплаты означает, что из шести дней сокращения вы получите примерно три с половиной: часть клиентов платит по своему внутреннему графику, и никакое напоминание его не сдвинет. 60 % на резерве — потому что часть конфликтов возникает не из-за системы, а из-за обещаний, данных в обход неё. 80 % на ценовых ошибках — потому что исключения из матрицы останутся всегда, вопрос лишь в том, оформляются они согласованием или правкой строки. Эти доли надо не принимать на веру, а превращать в критерии приёмки: доля заказов с изменённой ценой, средний срок оплаты, число снятых по сроку резервов. Тогда через квартал спор решается замером, а не мнением.

Почему дебиторку стоит делать первой, а делают последней

Узел контроля дебиторки стоит 180 000 ₽ и даёт 74 200 ₽ в месяц — это возврат за 2,4 месяца, лучший показатель среди всех узлов контура. При этом его почти всегда двигают в конец дорожной карты: стоп-отгрузка и напоминание об оплате не производят впечатления на демонстрации, в отличие от заказа, который сам собрался из письма клиента. Если бюджет ограничен одним узлом, разумный выбор — этот.

графикokupaemost-avtomatizacii-optovika--03
График накопленной экономии по трём сценариям с точками окупаемости на 5,2, 4,6 и 5,1 месяца

Двухосевой график за 12 месяцев. Три восходящие линии накопленного чистого эффекта: сценарий 1 (152 790 ₽/мес), сценарий 2 (297 390 ₽/мес), сценарий 3 (510 990 ₽/мес). Три горизонтальные штриховые линии вложений: 800 000 ₽, 1 380 000 ₽, 2 610 000 ₽. Точки пересечения выделены и подписаны: «5,2 месяца», «4,6 месяца», «5,1 месяца». Отдельная пунктирная линия для сценария 3 без прироста заказов, уходящая за пределы графика с подписью «36 месяцев». Оси: месяцы и рубли.

Второй сценарий стоит вдвое дороже первого и возвращается быстрее

Сценарий 3: портал и маркетплейсы — здесь считают прирост, а не экономию

Третий сценарий устроен принципиально иначе, и это главная причина, по которой его расчёты чаще всего оказываются неверными. Первые два сценария экономят затраты: часы и потери можно измерить до проекта и проверить после. Третий обещает прирост выручки, а прирост — это гипотеза о поведении клиентов, которую нельзя проверить, пока проект не сделан.

Источник эффектаТипСумма в месяцЧем проверяется
Часть повторных заказов уходит в самообслуживание: минус 28 часов менеджеровЭкономия26 600 ₽Замер до и после: доля заказов, оформленных клиентом самостоятельно
Прирост числа заказов на 6 %: заказы вне рабочего времени, расширенная корзинаГипотеза180 000 ₽Ничем до запуска. Проверяется только фактом через 3–6 месяцев работы портала
Маркетплейсы: 1,2 млн ₽ оборота в месяц, маржа после комиссий и возвратов 9 %Гипотеза с расходом39 000 ₽108 000 ₽ валовой прибыли минус 69 000 ₽ на половину ставки ведения

Дополнительное вложение третьего сценария — 850 000 ₽ на B2B-портал и 380 000 ₽ на интеграцию с маркетплейсами, всего 1 230 000 ₽, поддержка вырастает с 38 000 до 70 000 ₽ в месяц. Полная смета контура достигает 2 610 000 ₽, суммарный эффект — 580 990 ₽ в месяц, чистыми 510 990 ₽, срок возврата 5,1 месяца.

Если прироста заказов не будет, срок возврата растёт в семь раз

Уберите из расчёта строку «прирост 6 %» — и дополнительный эффект третьего сценария падает со 245 600 ₽ до 65 600 ₽ в месяц, а поддержка вырастает на 32 000 ₽. Чистыми остаётся 33 600 ₽, и дополнительное вложение в 1 230 000 ₽ возвращается 36 месяцев вместо пяти. Именно поэтому прирост выручки и экономию затрат нельзя складывать в одну строку: они имеют разную степень достоверности и разную судьбу при проверке.

Про маркетплейсы для оптовика стоит сказать отдельно. Это не дополнительный канал с той же экономикой, а другая экономика: комиссия площадки, логистика, возвраты и продвижение съедают маржу до уровня, при котором 1,2 млн ₽ оборота дают около 108 000 ₽ валовой прибыли. Ведение карточек, контента и остатков требует примерно половины ставки сотрудника — 69 000 ₽ полной стоимости. Чистыми остаётся 39 000 ₽ в месяц, и интеграцию за 380 000 ₽ этот канал сам по себе окупает за десять месяцев. Он окупается объёмом, которого в первые полгода обычно нет. Состав работ по каналу мы вынесли на страницу интернет-магазинов и маркетплейсов.

сравнениеokupaemost-avtomatizacii-optovika--04
Сравнение двух видов эффекта: измеримая экономия затрат и недоказуемый прирост выручки

Сравнение в две колонки. Левая «Экономия затрат — можно измерить до проекта»: часы по операциям, потерянные заявки, ценовые ошибки, стоимость денег в дебиторке; внизу итог «335 390 ₽/мес, проверяется замером». Правая «Прирост выручки — гипотеза»: заказы вне рабочего времени, расширенная корзина, новый канал сбыта; внизу итог «219 000 ₽/мес, проверяется только фактом через 3–6 месяцев». Между колонками вертикальная разделительная линия с подписью «складывать в одну строку нельзя». Чертёжный стиль.

В коммерческих предложениях эти две колонки обычно складывают в одну сумму

Как эффект масштабируется: 100, 200 и 300 млн ₽

Здесь виден главный механизм. Смета второго сценария меняется мало: у компании с оборотом 300 млн ₽ шире номенклатура и больше каналов, поэтому проект дороже, чем у компании А, но не втрое, а на четверть. Эффект при этом растёт пропорционально объёму. Результат — трёхкратная разница в сроке возврата при почти одинаковом чеке за работу.

ПоказательКомпания А, 100 млн ₽Компания Б, 200 млн ₽Компания В, 300 млн ₽
Заказов в месяц208417625
Ручная работа, часов в месяц110,9222,3333,2
Экономия часов (69 %) в рублях73 000 ₽146 300 ₽219 400 ₽
Снятые прямые потери94 500 ₽189 090 ₽283 600 ₽
Эффект в месяц167 500 ₽335 390 ₽503 000 ₽
Смета сценария 21 250 000 ₽1 380 000 ₽1 560 000 ₽
Поддержка в месяц34 000 ₽38 000 ₽44 000 ₽
Срок возврата9,4 месяца4,6 месяца3,4 месяца

Разница в смете между компаниями А и В — 310 000 ₽ — набирается из вполне конкретных вещей, а не из «масштаба». У компании В шире номенклатура, поэтому словарь соответствий больше и его наполнение занимает больше времени. У неё больше каналов, откуда приходят заявки, и почти всегда есть второй склад, а значит доступный остаток считается сложнее. И у неё больше исключений в ценах: чем больше клиентов, тем длиннее список персональных договорённостей, которые надо перенести в матрицу. Работа по интеграции с учётной системой при этом одна и та же — она и составляет ту часть сметы, которая от объёма не зависит вовсе.

Компания А тоже окупает проект — просто медленнее. Девять с половиной месяцев — приемлемый срок для контура, который живёт пять лет, но здесь появляется важное практическое следствие: при таком сроке нельзя делать весь контур сразу. Разумный порядок для компании А — узел дебиторки, потом единая очередь заявок, и только затем всё остальное, когда первые два уже приносят деньги и финансируют следующие шаги.

графикokupaemost-avtomatizacii-optovika--05
Столбиковая диаграмма срока окупаемости 9,4, 4,6 и 3,4 месяца при обороте 100, 200 и 300 млн рублей

Комбинированная диаграмма из трёх групп по оси X: «100 млн ₽», «200 млн ₽», «300 млн ₽». В каждой группе два столбца: смета проекта (1 250 000 ₽, 1 380 000 ₽, 1 560 000 ₽) и эффект в месяц (167 500 ₽, 335 390 ₽, 503 000 ₽). Над каждой группой крупная подпись срока возврата: «9,4 мес», «4,6 мес», «3,4 мес». Внизу пояснительная линия: «смета +25 %, эффект ×3». Чертёжный стиль, подписи по-русски.

Смета выросла на четверть, срок возврата сократился втрое
Посчитайте свой срок возврата

Калькулятор считает только часы. Для модельной компании Б это шесть человек, примерно 1,7 часа рутины в день у каждого, 950 ₽ за час и доля снятия 69 % — получается около 14 месяцев на проект в 1 380 000 ₽. Прямые потери — потерянные заявки, ценовые ошибки, резерв и дебиторка — калькулятор не знает, а они добавляют ещё 189 090 ₽ в месяц и сокращают срок с 14 до 4,6 месяца. Поэтому подставляйте свои часы, а потом отдельно прибавляйте потери по формулам из опорной статьи.

Калькулятор рутины

Сколько стоит ручная работа в вашем процессе

4
2.5 ч
700
70%
1 380 000
38 000
Ручная работа сейчас обходится в
147 000 ₽/мес
Чистая экономия с системой
+64 900 ₽/мес
Окупаемость внедрения≈ 22 мес.
Эффект за первый год (за вычетом внедрения)-601 200 ₽

Расчёт учитывает только время сотрудников. Возвращённые продажи, снятые ошибки и штрафы, скорость реакции — сверх этой модели. На диагностике считаем по вашим фактическим цифрам.

Сценарий, в котором проект не окупается

Возьмём другую оптовую компанию: оборот 96 млн ₽, но всего 40 заказов в месяц со средним чеком 200 000 ₽, валовая маржа 7 %, два менеджера, 12 строк в заказе. Это типичный профиль дистрибуции биржевого или проектного товара — металл, кабель, сыпучие материалы. Обороты сопоставимы с компанией А, а экономика проекта совершенно другая.

Сценарий 1 для компании с 40 заказами в месяц
Ручная работа: 37,4 часа в месяц × 950 ₽35 530 ₽/мес
Снимается 16,3 часа (приём заявок, документы, поиск, статусы)15 485 ₽/мес
Заявки, которые больше не теряются: 1 заказ × 200 000 ₽ × 7 %, возвращается 70 %9 800 ₽/мес
Ошибки в заказе: 480 строк, доля падает с 1,8 % до 0,9 %, 1 случай × 3 530 ₽3 900 ₽/мес
Смета того же проекта800 000 ₽
Поддержка24 000 ₽/мес
Итогоэффект 29 185 ₽ в месяц, чистыми 5 200 ₽ — срок возврата около 154 месяцев, то есть 13 лет

Что именно убивает окупаемость. Первое — число заказов: их в десять раз меньше, а цена проекта та же. Второе — маржа: 7 % против 18 % означает, что каждая спасённая заявка приносит втрое меньше денег. Третье — концентрация ручной работы на двух людях: их нельзя сократить на 0,3 ставки, а значит высвобожденные часы не превратятся в деньги, если только эти часы не уйдут в новые продажи. Каждый из трёх факторов по отдельности проект переживает, все три вместе — нет.

Что делать вместо. Заполнить виды цен и соглашения с клиентами в существующей конфигурации, включить кредитные лимиты, завести общий почтовый ящик отдела вместо личных, договориться с пятнадцатью постоянными клиентами о едином шаблоне файла заказа и настроить его загрузку штатными средствами. Бюджет — 90 000–150 000 ₽ и три-четыре недели, эффект в основном от дисциплины, но он положительный, а главное — он не требует поддержки на 24 000 ₽ в месяц.

И даже здесь один узел окупается

Контроль дебиторки для этой компании стоит те же 180 000 ₽ и даёт около 33 000 ₽ в месяц: сокращение среднего срока оплаты на 6 дней высвобождает 1,58 млн ₽ оборотных средств, плюс прекращаются отгрузки сверх лимита. Возврат — 5,5 месяца. Общий вывод «проект не окупается» почти никогда не означает «не окупается ничего»: он означает, что окупается не весь контур, а один-два узла из него.

сравнениеokupaemost-avtomatizacii-optovika--06
Сравнение двух оптовых компаний с одинаковым оборотом и разной окупаемостью проекта

Сравнение в две колонки. Левая «Компания А»: оборот 100 млн ₽, 208 заказов в месяц, чек 40 000 ₽, маржа 17 %, 3 менеджера, эффект 167 500 ₽/мес, возврат 9,4 месяца. Правая «Компания Г»: оборот 96 млн ₽, 40 заказов в месяц, чек 200 000 ₽, маржа 7 %, 2 менеджера, эффект 29 185 ₽/мес, возврат 154 месяца. Между колонками три вертикальные выноски: «заказов в 5 раз меньше», «маржа в 2,4 раза ниже», «часы у двух человек». Внизу общая подпись «смета одинаковая — 800 000 ₽». Чертёжный стиль.

Одинаковый оборот, одинаковая смета — и разница в сроке возврата в шестнадцать раз

Чек-лист проверки чужого расчёта окупаемости: шесть строк

Эти шесть строк почти никогда не появляются в презентации подрядчика — не из злого умысла, а потому что каждая из них ухудшает картинку. Проверять их надо до подписания договора, потому что после подписания спорить будет не о чем: формально всё было названо.

  1. 1Из чего сложилась стоимость часа. Если в расчёте фигурирует зарплата на руки, эффект занижен почти вдвое; если фигурирует ставка вроде 3 000 ₽ без объяснения, эффект, скорее всего, завышен. Правильный ответ выглядит как арифметика: начисленная зарплата, взносы, рабочее место, делённые на полезные часы.
  2. 2Что происходит с высвобожденными часами. Сокращение штата, перевод людей на активные продажи или ничего? Третий вариант встречается чаще двух первых, и в этом случае экономия существует в расчёте, но не появляется в отчёте о прибылях и убытках. Об этом надо договориться заранее, а не через год.
  3. 3Учтена ли полная стоимость владения, а не только поддержка подрядчика. Кроме неё есть лицензии, каналы связи, серверы или облако, время внутреннего сотрудника на приёмку правок и обучение новых менеджеров. Разбор всех статей владения мы делали отдельно; практическое правило — эксплуатация обычно в полтора-два раза больше строки «поддержка» в коммерческом предложении.
  4. 4Разделены ли экономия затрат и прирост выручки. Экономия проверяется замером до и после, прирост — только фактом через полгода. Если они сложены в одну сумму, расчёт непроверяем целиком, а не наполовину.
  5. 5Заложен ли период выхода на режим. Первые 6–8 недель эффект составляет 30–60 % от расчётного: люди привыкают, словарь номенклатуры наполняется, сценарии правятся. Расчёт, в котором полный эффект начинается с первого месяца, завышает годовой результат примерно на один месячный эффект.
  6. 6Откуда взялись цифры «до». Замер за неделю по тридцати заявкам — это данные. Фраза «менеджеры тратят примерно час в день» — это ощущение, и оно ошибается в полтора-два раза в обе стороны. Если базовые цифры не измерены, точность итога не имеет значения.
разбор экранаokupaemost-avtomatizacii-optovika--07
Бланк проверки расчёта окупаемости из шести строк с полями для ответов подрядчика

Нарисованный бланк «Проверка расчёта окупаемости» с шестью строками и полем для отметки напротив каждой: «Стоимость часа: полная или на руки?», «Судьба высвобожденных часов: сокращение / перераспределение / ничего», «Стоимость владения посчитана целиком?», «Экономия и прирост разделены?», «Заложен выход на режим 6–8 недель?», «Цифры «до» измерены или оценены?». Справа узкая колонка «во что обходится пропуск» с подписями: «−50 % эффекта», «эффект не дойдёт до отчёта», «×1,5–2 к расходам», «расчёт непроверяем», «−1 месячный эффект за год», «±50 % к итогу». Чертёжный стиль.

Шесть вопросов, которые дешевле задать до подписания договора

Что делать, если по вашим числам не сходится

Результат «не окупается» — это не приговор проекту, а информация о его размере. Есть четыре хода, и ни один из них не состоит в поиске подрядчика подешевле: цена узла в опте определяется объёмом работ по интеграции и сопоставлению данных, а он одинаков у всех.

  • Уменьшить контур до одного узла с лучшим возвратом. В опте это почти всегда дебиторка: 180 000 ₽ и 2,4 месяца возврата при обороте 200 млн ₽, 5,5 месяца при 96 млн ₽. Остальное — потом, когда первый узел уже приносит деньги.
  • Настроить то, что уже куплено. Виды цен, соглашения с клиентами, кредитные лимиты, срок резерва в 1С:УТ 11 или МойСклад существуют штатно и часто просто не заполнены. Это 60 000–150 000 ₽ работы вместо 800 000 ₽ разработки, и делать это надо до проекта в любом случае.
  • Перепроверить замер. Разница между «примерно час в день» и секундомером на тридцати заявках обычно составляет полтора-два раза. Бывает и в плюс: компании часто недооценивают время на прайсы и на ответы «где мой заказ», потому что эти операции размазаны по дню.
  • Отложить и вернуться при росте объёма. Порог для полного контура — примерно 250 заказов в месяц. Если вы растёте на 30 % в год и сейчас у вас 180 заказов, честный ответ — подождать полтора года и потратить это время на порядок в справочнике номенклатуры, без которого проект всё равно не поедет.

Отдельно стоит назвать случай, когда расчёт сходится, а начинать всё равно не надо. Это ситуация, в которой у процесса нет владельца: заявки собирает коммерческий директор, цены ведёт финансовый, а справочник номенклатуры не ведёт никто. Формально эффект есть, арифметика сходится, договор подписывается — а через два месяца выясняется, что словарь соответствий некому наполнять и правила цен некому согласовывать. Такой проект не проваливается громко, он просто не выходит из режима опытной эксплуатации и превращается в строку расходов на поддержку. Признак, по которому это видно заранее: на вопрос «кто примет работу по этому узлу» в компании нет одного имени.

И последнее про сами числа. Всё, что выше, — модель: чек 40 000 ₽, маржа 18 %, ставка денег 24 % годовых, доли снятия часов 60–85 %. Эти доли — наблюдаемый диапазон, а не гарантия; в договоре они превращаются в измеримые критерии приёмки, и именно так их и надо фиксировать. Расчёт, который нельзя проверить через полгода замером, не является расчётом.

Проект автоматизации в опте окупается не тем, что он умеет, а тем, сколько раз в месяц это происходит.