Обеспечение заказа материалами — это ответ на два вопроса: чего не хватит и когда это станет видно. Первый вопрос решается арифметикой, второй — данными о сроках. Практика показывает, что арифметику настраивают за пару недель, а на данных о сроках проект встаёт на месяцы: реального срока поставки по позиции в справочнике обычно нет, а есть тот, который занесли при заведении номенклатуры.
Потому расчёт потребности почти никогда не «включается кнопкой». Он включается после того, как в порядок приведены три вещи: спецификации с нормами расхода, справочник покупных позиций с реальными сроками и минимальными партиями, и отметка выдачи материала в цех. Первые две — работа технолога и снабженца, третья — работа кладовщика, и она же чаще всего оказывается пропущенной.
Ниже — как раскладывается заказ на потребность, каких данных не хватает, по какой формуле считается дефицит, что должно уходить в заявку автоматически, а что оставаться решением человека, и во что обходится трёхдневный срыв одной позиции в модельном цехе.
Разузлование: откуда берётся потребность
Раскладка изделия по уровням вложенности до покупных позиций. Заказ на 200 изделий превращается в потребность в 12 полуфабрикатах и 47 покупных позициях с конкретными количествами и датами, к которым каждая должна быть в цехе. Разузлование — не отчёт, а расчёт: он повторяется при каждом изменении плана.
Формально всё просто: количество изделий умножается на норму расхода, результат раскладывается по уровням. Ошибки появляются в трёх местах, и все три — не в программе.
- 1Норма расхода без отходов и брака. В спецификации стоит чистый вес детали, а в цехе кроят из листа с обрезью и часть деталей уходит в брак. При 2 % брака и 8 % технологических отходов заказ у поставщика надо увеличивать на 10 %, иначе последняя партия месяца всегда идёт с дефицитом.
- 2Позиции, которых нет в спецификации. Клей, электроды, смазка, ветошь, крепёж «россыпью» — расходники, которые покупают по звонку мастера. Формально они не влияют на выпуск, фактически из-за них встают участки. Их нельзя загонять в спецификацию каждой единицы — их нормируют на месяц и заказывают по точке заказа отдельно.
- 3Замены и аналоги. Позиция закончилась, снабженец купил аналог, в спецификации остался старый артикул. Через месяц расчёт снова требует старый артикул, а на складе лежит новый. Замена должна быть записана как связь между позициями, а не как устная договорённость с кладовщиком.
Схема-дерево в чертёжном стиле, три уровня сверху вниз. Верхний узел — «Заказ: 200 изделий». Второй уровень — пять узлов полуфабрикатов с подписью справа «всего 12 полуфабрикатов». Третий уровень — семь узлов покупных позиций с подписью справа «всего 47 покупных позиций». Одна ветка третьего уровня выделена красным и подписана «нет 3 дня». Сбоку — врезка с формулой «количество × норма расхода × (1 + 8 % отходов + 2 % брака)». Приглушённая палитра, штриховка, подписи по-русски.
Три данных, которых обычно нет
Расчёт потребности выдаёт две вещи: сколько заказать и когда заказать. Первое зависит от спецификаций, второе — от справочника поставок. И именно второй справочник на большинстве производств не обновлялся с момента заведения номенклатуры.
| Данное | Что стоит в справочнике | Что на самом деле | Как получить |
|---|---|---|---|
| Срок поставки по позиции | Одна цифра из договора: «14 дней» | Разброс 12–26 дней, у части позиций сезонный | Выгрузить историю закупок за 12 месяцев, посчитать по каждой позиции медиану и 90-й процентиль срока |
| Минимальная партия отгрузки | Не заполнено | Барабан 500 м, бухта 25 кг, паллета 96 шт — заказать «сколько надо» нельзя | Запросить у поставщика письменно и занести в карточку позиции, а не помнить |
| Страховой запас | Общий на всё: «две недели расхода» | На каждую позицию свой: определяется разбросом срока, а не средним сроком | Считать по позициям группы A, остальным задать правилом минимального остатка |
Про страховой запас есть отдельный разбор с формулой и разбором ошибок — статья про точку заказа и автопополнение считает, во что превращается запас, если учитывать разброс продаж и не учитывать разброс срока поставки. Для производственного снабжения важен вывод оттуда: у двух поставщиков с одинаковым средним сроком страховой запас может отличаться втрое.
В расчёт идёт срок от момента, когда снабженец нажал «заказать», до момента, когда позиция физически доступна в цехе. Между ними — согласование заявки, оплата, транспорт, приёмка на складе и входной контроль. На практике эти этапы добавляют от 3 до 9 дней к сроку, который называет поставщик. Если считать по цифре из договора, расчёт будет систематически опаздывать примерно на неделю.
Дефицит считается не по складу, а по четырём числам
«Нет на складе» и «не хватит» — разные состояния. Позиции может не быть на складе, но она в пути и придёт за два дня до запуска — дефицита нет. Позиция может лежать на складе в количестве 400 штук — и её всё равно не хватит, потому что 380 из них уже расписаны под заказ, который запускается раньше.
- Потребность по плану — сколько нужно и к какой дате, по разузлованию всех заказов планового горизонта.
- Свободный остаток — физический остаток минус то, что уже зарезервировано под другие производственные задания. Механику резервов и то, почему доступный остаток обязана считать система, а не менеджер глазами, мы разбирали в статье про резервирование под заказы.
- Размещённые заказы поставщикам — с датой ожидаемого прихода, а не с датой заказа. Позиция, заказанная три недели назад без подтверждённой даты, в расчёте не считается обеспечением.
- Незавершённое производство — полуфабрикаты, которые уже в работе. Без этого числа система будет требовать запустить в производство то, что уже лежит на межоперационном складе.
Дефицит по позиции — это потребность минус первые три числа с учётом дат. Ответ расчёта выглядит не как «не хватает 120 штук», а как «не хватает 120 штук к 18 сентября; если заказать сегодня, придёт 24 сентября; заказ №418 сдвигается на четыре дня». Расчёт, который выдаёт количество без даты, снабженцу бесполезен: он не говорит, что делать сначала.
Схема в чертёжном стиле: четыре прямоугольника слева, подписанные «потребность по плану», «свободный остаток», «размещённые заказы поставщикам (с датой прихода)», «незавершённое производство», стрелками сходятся в один блок справа — «дефицит по позиции». Из блока выходит одна строка-результат: «не хватает 120 шт к 18 сентября; приход 24 сентября; заказ №418 сдвигается на 4 дня». Под блоком «свободный остаток» мелкая подпись «физический минус резервы». Приглушённая палитра, штриховка, подписи по-русски.
Цена одного срыва: три дня без одной позиции
Модель — участок из четырёх станков в три смены внутри цеха на двенадцать станков, тот же, на котором мы считали загрузку и переналадки. Одна покупная позиция приходит на три дня позже. Номинально участок теряет 4 станка × 3 смены × 8 часов × 3 дня = 288 станко-часов. Часть из них удаётся занять другими заказами, часть — нет, и именно вторая часть стоит денег.
Две вещи в этом расчёте важнее итога. Первая: больше половины суммы — не простой, а его последствия: переналадки, срочная логистика и выходная смена. Считать только простаивающие станко-часы значит занизить цену вдвое. Вторая: перестановка на другой заказ спасает 60 % часов только тогда, когда есть чем переставлять — то есть когда обеспечены другие заказы. При сплошном дефиците спасать нечем, и в расчёт идут все 288 часов.
Столбчатая диаграмма из четырёх столбцов, ось в рублях. Столбцы: «выходная смена на догон — 105 600 ₽», «невозвратный простой — 103 500 ₽», «срочная доставка — 28 000 ₽», «внеплановые переналадки — 6 600 ₽». Над диаграммой подпись «итого 243 700 ₽ на одном событии». Первый и третий столбцы обведены пунктиром с общей подписью «срочные меры, 133 600 ₽». Приглушённая палитра, штриховка, подписи по-русски.
Что должно измениться в снабжении и в цехе
Расчёт потребности живёт на трёх отметках, и все три делают люди, у которых нет и не должно быть личного рабочего места с компьютером. Поэтому вопрос не в том, кто «зайдёт в систему», а в том, где стоит терминал и сколько секунд занимает отметка.
- 1Кладовщик отмечает выдачу в цех сканером, а не лимитной картой в конце месяца
Сканер штрихкода на стойке выдачи стоит порядка 4 500 ₽, терминал участка с картой доступа — порядка 45 000 ₽. Отметка занимает 8–10 секунд. Пока выдача закрывается лимитной картой раз в месяц, свободный остаток в системе завышен весь месяц и обнуляется в последний день — расчёт дефицита в такой базе бесполезен.
- 2Снабженец подтверждает дату прихода в системе, а не в переписке
Заказ поставщику без подтверждённой даты прихода в расчёт обеспечения не идёт. Это неудобное правило, и оно единственное, которое заставляет дату появиться. Час снабженца — 700 ₽ по полной стоимости, подтверждение одного заказа занимает минуту.
- 3Мастер отмечает причину простоя, если участок встал из-за материала
Без этой отметки срыв поставки не отличить от поломки и от отсутствия оператора. Классификатор причин и цена одной отметки разобраны в статье про мониторинг простоев оборудования: отметка занимает 20 секунд, и без неё данные отвечают на вопрос «сколько», но не отвечают на вопрос «почему».
- 4Технолог владеет нормой расхода и записывает замены
Одна ответственная роль на справочник — правило, которое дороже любого кода обмена. Что бывает, когда хозяина справочника нет, подробно разобрано в материале про ошибки обмена и дубли.
Отдельный вопрос — что уходит в заявку поставщику само, а что остаётся решением человека. Полностью автоматическое размещение заказов на производстве работает плохо: слишком много позиций с минимальной партией, сезонной ценой и договорными объёмами.
| Что происходит | Делает система | Делает снабженец |
|---|---|---|
| Расчёт потребности и выявление дефицита | Полностью, при каждом изменении плана | Не участвует |
| Позиции группы C с постоянным расходом и одним поставщиком | Формирует готовую заявку с количеством и датой | Подтверждает пакетом раз в день |
| Позиции группы A и всё, где есть выбор поставщика | Показывает дефицит, дату и историю цен | Решает, у кого и в каком объёме брать |
| Дефицит внутри срока поставки (заказать уже поздно) | Поднимает тревогу и показывает, какие заказы сдвигаются | Выбирает: срочная доставка, аналог или перенос срока клиенту |
| Замены и аналоги | Предлагает связанную позицию, если она заведена | Согласует с технологом и фиксирует связь в справочнике |
В смете нет точки учёта на выдаче материала со склада: если её ещё нет, к сумме добавляется около 240 000 ₽ — состав и назначение этой точки мы разбирали в статье про себестоимость в реальном времени. Порядок при этом обратный привычному: сначала отметка выдачи, потом расчёт потребности. Расчёт поверх лимитных карт даёт правдоподобные, но неверные числа, и это хуже, чем отсутствие расчёта.
Когда автоматический расчёт потребности не нужен
- Меньше 40–50 покупных позиций. На таком объёме снабженец держит картину в голове и в одной таблице, и делает это точнее любого расчёта. Порог не в обороте, а в числе позиций и числе поставщиков.
- Спецификаций нет и не будет. В единичном производстве по чертежам заказчика состав изделия определяется на этапе техподготовки каждого заказа. Здесь работает не расчёт потребности, а комплектовочная ведомость на конкретный заказ — это другой инструмент и другие деньги.
- План меняется чаще, чем считается потребность. Если состав месячного плана переписывается два раза в неделю, расчёт будет выдавать противоречащие друг другу заявки. Сначала нужно правило заморозки ближнего горизонта: две недели плана не трогаем, дальше — можно.
- Материал один и покупается вагонами. У производств с одним-двумя базовым сырьём задача снабжения — не расчёт потребности, а работа с ценой и логистикой. Расчёт здесь даёт экономию в единицах процентов от трудозатрат снабженца и не окупается.
- Некому подтверждать даты. Если снабженец физически не успевает подтверждать даты прихода по 240 позициям, расчёт будет постоянно считать необеспеченным то, что на самом деле в пути. Сначала разгружаем снабженца, потом запускаем расчёт.
Расчёт потребности не находит материалы. Он находит дату, после которой искать уже поздно.
