Давальческая схема ломает привычную логику учёта в одной точке: материал физически лежит на вашем складе и расходуется вашими руками, но собственником остаётся заказчик. Из этого следует всё остальное — забалансовый счёт вместо обычного, списание по чужим нормам, отдельный комплект отчётности и то, что любое расхождение превращается не во внутреннюю проблему, а в спор с контрагентом.
Автоматизируется здесь ровно две трети задачи. Движения сырья, расчёт отклонения от нормы и формирование отчётов система делает сама и делает надёжно. А вот разговор о том, кто платит за перерасход в 780 килограммов, остаётся человеческим — и система нужна прежде всего для того, чтобы в этом разговоре у обеих сторон были одинаковые цифры.
Ниже — чем давальческий учёт отличается от собственного, как договариваться о нормах и возвратных отходах, какие три отчёта заказчик принимает без вопросов, откуда берётся перерасход и что этот контур стоит.
Чужой материал: пять отличий от собственного учёта
Материал, переданный заказчиком переработчику для изготовления продукции, право собственности на который к переработчику не переходит. Переработчик оказывает услугу и получает деньги за неё, а не за проданный товар. В обиходе схему называют толлингом; в договорах она обычно оформляется как договор подряда на переработку.
| Что | Своё сырьё | Давальческое |
|---|---|---|
| Где учитывается | На балансе, в составе материалов | За балансом, на счёте 003 «Материалы, принятые в переработку»; при выдаче в цех переносится на его производственный субсчёт |
| Готовая продукция | Ваша, учитывается на балансе, продаётся | Заказчика, тоже за балансом; на баланс не попадает и как выручка не признаётся |
| Выручка и НДС | Со стоимости проданной продукции | Только со стоимости услуги переработки; стоимость сырья в базу не входит |
| Нормы списания | Ваши техкарты, вы их и пересматриваете | Нормы из договора с заказчиком; пересмотр — только по соглашению сторон |
| Что происходит при перерасходе | Растёт себестоимость, вопрос внутренний | Возникает обязательство перед заказчиком: возместить материалом или деньгами |
Последняя строка — главная. При работе на своём сырье перерасход размывается в себестоимости и обнаруживается при закрытии месяца; как он там прячется, мы разбирали в статье про себестоимость в реальном времени. При давальческой схеме тот же перерасход становится счётом, который вам выставят, и обсуждать его придётся с человеком, у которого свои цифры.
Линейная схема в чертёжном стиле, пять блоков слева направо со стрелками: «приёмка по накладной от заказчика → счёт 003, 18 000 кг», «выдача в цех → производственный субсчёт, отметка сканером», «выпуск продукции → забаланс, 12 000 шт», «передача продукции заказчику по акту», «возврат отходов и остатков по накладной, 610 кг из 960 кг по норме». Под всей цепочкой сплошная линия с подписью «собственник — заказчик на всём протяжении». Над третьим блоком красная выноска «перерасход 780 кг». Приглушённая палитра, штриховка, подписи по-русски.
Три числа, о которых договариваются до первой партии
Договор на переработку почти всегда подробно описывает сроки, цену услуги и ответственность за срыв — и почти никогда не описывает три числа, из-за которых потом идёт спор.
- 1Норма расхода на единицу продукции и что в неё входит. Чистый вес детали, технологические отходы раскроя, наладочные детали при запуске партии — это три разные величины. Норма 1,32 кг на изделие, в которой 1,18 кг чистого веса и 0,14 кг технологических отходов, и норма 1,18 кг «плюс отходы по факту» приводят к совершенно разным разговорам в конце месяца.
- 2Доля и судьба возвратных отходов. Обрезь, стружка, лом имеют цену. Договор должен назвать норму выхода возвратных отходов — в нашей модели 0,08 кг на изделие из 0,14 кг технологических отходов, остальное безвозвратные потери, — сказать, кому эти отходы принадлежат, и определить, возвращаются они физически или зачитываются деньгами. Отходы, о которых не договорились, просто исчезают из учёта.
- 3Кто платит за брак и по какой цене. Брак переработчика — материал, который он обязан возместить. Брак из-за качества самого сырья — ответственность заказчика. Разграничение возможно только тогда, когда в записи о браке есть номер партии сырья, а это уже прослеживаемость партий, а не бухгалтерия.
Заказчики часто предлагают зафиксировать норму по фактическому расходу первой партии. Звучит справедливо, но первая партия обычно идёт на отлаженной оснастке, с лучшим оператором и на согласованном формате сырья. Дальше формат меняется, оснастка изнашивается, партии дробятся — и норма, взятая с лучшего месяца, превращается в постоянный перерасход. Норму надо брать не по лучшему наблюдению, а по медиане нескольких партий, и записывать вместе с условиями: формат сырья, размер партии, число переналадок.
Три отчёта, которые закрывают месяц
Комплект документов у переработчика небольшой, и заказчик обычно возвращает его не из-за формы, а из-за отсутствия трёх-четырёх полей. Ниже — что должно быть внутри, чтобы отчёт приняли с первого раза.
| Документ | Что закрывает | Без чего заказчик вернёт |
|---|---|---|
| Отчёт о переработке давальческого сырья | Движение сырья за период: получено, израсходовано по норме, израсходовано фактически, отклонение, остаток | Разложения отклонения по причинам и привязки к партиям сырья заказчика |
| Акт приёма-передачи готовой продукции | Что и в каком количестве передано заказчику, из каких партий сырья изготовлено | Номеров партий и признака, что количество сходится с отчётом о переработке |
| Накладная на возврат остатков и возвратных отходов | Физический возврат неиспользованного сырья и отходов либо основание для зачёта деньгами | Веса по фактическому взвешиванию и сопоставления с нормой выхода отходов |
Отдельно от этих трёх идёт акт об оказании услуг по переработке — это ваша выручка, и он спора обычно не вызывает. Спорят всегда о первом документе. Практическое правило: отчёт о переработке без колонки причин отклонения — это не отчёт, а заявка на переписку. Один и тот же перерасход в 780 кг, поданный числом и поданный разложением на три причины, обсуждается совершенно по-разному.
Сравнение двух документов бок о бок в чертёжном стиле. Левый подписан «вернут»: строки «получено 18 000 кг», «израсходовано 16 620 кг», «отклонение 780 кг» и пустая графа причин, поверх — штамп «уточните». Правый подписан «подпишут»: те же три строки плюс блок разложения «раскрой нестандартного листа — 352 кг», «брак 2 % — 317 кг», «наладочные детали, 21 запуск — 111 кг» и строка «возвратные отходы: норма 960 кг, сдано 610 кг». Приглушённая палитра, штриховка, подписи по-русски.
Где рождаются 780 килограммов
Модель: переработчик получает 18 000 кг листового металла в месяц по одному договору и выпускает 12 000 изделий. Норма расхода по договору — 1,32 кг на изделие, норма выхода возвратных отходов — 0,08 кг. Цена сырья по накладной заказчика — 190 ₽/кг, цена лома — 45 ₽/кг.
Дальше начинается самое полезное — разложение. Из 780 кг перерасхода 352 кг дал раскрой: заказчик прислал лист нестандартного формата, а карта раскроя осталась прежней. 317 кг — это материал, ушедший в 240 забракованных изделий при обычных для цеха 2 % брака; как связывать брак с операцией и партией сырья, разобрано в статье про контроль качества и учёт брака. Ещё 111 кг — наладочные детали: партия дробилась на 21 запуск, на каждом уходило по четыре изделия на настройку.
Три причины — три разных разговора. Раскрой правит технолог, и если бы перерасход был виден на третий день, а не через месяц, из 352 кг ушло бы около 211 кг. Наладочные детали — не убыток, а норма, которой нет в договоре: их надо нормировать и включить в норму расхода. Брак — внутренняя задача цеха, и списывать её на заказчика не за что.
Горизонтальная составная полоса длиной 780 кг, разделённая на три сегмента с подписями: «раскрой нестандартного листа — 352 кг», «брак 2 % — 317 кг», «наладочные детали, 21 запуск — 111 кг». Под каждым сегментом — подпись хозяина задачи: «технолог», «цех», «договор». Справа от полосы — итог «148 200 ₽ по цене сырья 190 ₽/кг». Приглушённая палитра, штриховка, подписи по-русски.
Что автоматизируется просто, а что остаётся людям
Разделение здесь довольно чёткое, и его полезно проговорить с подрядчиком до сметы, чтобы не покупать «автоматизацию спора».
- Автоматизируется надёжно: приёмка сырья за баланс с привязкой к партии заказчика, перенос на производственный субсчёт при выдаче в цех, расчёт нормативного расхода по выпуску, отклонение факта от нормы, формирование трёх отчётов и выгрузка их заказчику в согласованном формате.
- Автоматизируется с оговорками: разложение отклонения по причинам. Система разложит его настолько, насколько причины отмечены в цехе: брак — если он отмечается на операции, наладка — если наладочные детали проводятся отдельной строкой, раскрой — если в задании указан формат листа.
- Не автоматизируется: решение о том, кто платит за перерасход. Это переговоры, и их результат зависит от договора и от того, чьи цифры выглядят убедительнее. Система даёт материал для разговора, а не его исход.
- Отдельная задача — сверка с документами заказчика. Накладные приходят в разных форматах, и сопоставление позиций вручную съедает дни. Это закрывается автоматической сверкой документов и распознаванием складских документов, но считать её надо отдельной строкой бюджета.
Что при этом обязано измениться в цехе. Кладовщик принимает давальческое сырьё отдельным документом с партией заказчика и не смешивает его на стеллаже со своим — физически, а не только в системе. Выдача в цех отмечается сканером на стойке в момент выдачи: сканер стоит порядка 4 500 ₽, терминал участка с картой доступа — порядка 45 000 ₽, отметка занимает 8–10 секунд. Возвратные отходы взвешиваются в конце смены на весах с интерфейсом (порядка 60 000 ₽), а не «по объёму бункера на глаз». Мастер закрывает смену в один момент времени, включая строку брака. Личный доступ в учётную систему при этом не нужен никому из них.
Строка про разбор спора считается так. Без данных месячная сверка занимает 14 часов бухгалтера по 844 ₽, 10 часов технолога по 1 100 ₽ и 4 часа руководителя по 1 800 ₽ — 30 016 ₽ и две-три недели переписки. С готовым отчётом на разложении причин — 4 часа бухгалтера, 3 часа технолога и 45 минут руководителя, то есть 8 026 ₽. Экономия здесь не в деньгах на часах, а в том, что спор закрывается внутри месяца и не переносится на следующую партию.
Когда автоматизировать давальческий учёт не надо
- Один заказчик и одна номенклатура. Если вся давальческая работа — это один договор и три-четыре позиции, отчёт собирается в таблице за час в месяц. Порог, за которым таблица перестаёт справляться, — примерно три заказчика или десяток позиций сырья.
- Давальческая схема временная. Под разовую загрузку на два-три месяца контур за 505 200 ₽ не окупится ни при каких цифрах перерасхода. Здесь честнее договориться о норме с запасом и вести учёт вручную.
- Нормы в договоре не зафиксированы и заказчик их фиксировать не хочет. Тогда система не поможет: не с чем сравнивать факт. Сначала переговоры о норме, потом автоматизация — обратный порядок даёт красивый отчёт, в котором отклонение считается от числа, которое вторая сторона не признаёт.
- Брак не отмечается на операции. Без этого разложение перерасхода будет содержать одну строку «прочее», а именно она и есть предмет спора. Учёт брака внедряется раньше и стоит отдельно — 180 000–320 000 ₽.
- Заказчик диктует свою систему учёта. Крупные давальцы иногда требуют вести операции в их контуре. Тогда ваша задача — не свой контур, а выгрузка в их формат и внутренняя сверка; это в разы дешевле и решается за 60 000–140 000 ₽.
В давальческой схеме автоматизируется не учёт, а способность объяснить каждый килограмм расхождения раньше, чем о нём спросят.
