Мини-тендер в малом бизнесе почти всегда разваливается в одном месте: три подрядчика присылают три несопоставимые бумаги, и выбор делается по нижней цифре, потому что больше сравнивать нечего. Процедура ниже устроена так, чтобы этого не случилось: сопоставимость обеспечивается не на этапе разбора ответов, а на этапе рассылки — единым описанием задачи и обязательной формой ответа.
Полная тендерная процедура с юридическим отделом, конкурсной документацией и протоколами компании на 20–300 человек не нужна и вредна: она отсекает как раз небольшие сильные команды, у которых нет менеджера по тендерам. Рабочий формат — запрос предложений на 3–4 недели, пять-семь приглашённых и один лист критериев, опубликованный заранее.
Мы регулярно участвуем в таких процедурах как исполнитель, поэтому оговорка обязательная: описанная схема одинаково неудобна для всех участников, включая нас. Опубликованные заранее веса, обязательный раздел «что не входит» и оценка владения за два года лишают подрядчика возможности выиграть красивой презентацией и низкой строкой в смете. Так и задумано.
Календарь на 3–4 недели
Сроки в процедуре важнее содержания. Растянутый на два месяца запрос предложений теряет половину участников: у подрядчика за это время заполняется календарь, и он либо отказывается, либо называет срок старта, который вам уже не подходит.
- 1Неделя 1. Пакет для рассылки — 6 часов работы
Собираете документ на 5–7 страниц: процесс как есть, объёмы в цифрах, перечень обязательных сценариев, ограничения по данным, что уже стоит и менять нельзя, формат ответа, критерии выбора и сроки процедуры. Это единственный этап, где действительно нужно ваше время; всё остальное — реакция на присланное.
- 2Неделя 1. Рассылка пяти-семи исполнителям
Одинаковое письмо всем, одинаковый срок, один канал для вопросов. Вопросы участников и ответы на них рассылаются всем сразу — это правило экономит вам половину переписки и уравнивает участников, которые догадались спросить, и тех, кто не догадался.
- 3Неделя 2. Пять созвонов по часу
Первый отсев идёт здесь и не по цене, а по качеству вопросов. Исполнитель, который за час не спросил про объём операций, владельца процесса и состояние данных, дальше не идёт независимо от того, что он пришлёт потом.
- 4Неделя 2–3. Сбор ответов по форме
Срок — десять рабочих дней с даты рассылки. Ответ не по форме возвращается один раз с просьбой переоформить; второй раз — не возвращается. Это жёстко, но иначе вы получите три документа, которые невозможно положить рядом.
- 5Неделя 3. Приведение к общему виду и уточнения
Раскладываете все предложения на единую сетку работ, дописываете недостающее по рыночным вилкам, считаете владение за два года. Затем — одно письмо с тремя одинаковыми уточняющими вопросами всем дошедшим до сметы.
- 6Неделя 4. Второй круг и решение
Разговор с двумя финалистами по спорным местам сметы, проверка по чек-листу, решение. Правильный итог процедуры — не подписанный большой договор, а договорённость о первом оплаченном этапе с правом остановиться.
Горизонтальная лента времени на 4 недели, шесть дорожек: «пакет для рассылки, 6 часов» (нед. 1), «рассылка 5–7 исполнителям» (нед. 1), «пять созвонов по часу» (нед. 2), «сбор ответов по форме, 10 рабочих дней» (нед. 2–3), «приведение к общему виду и уточнения» (нед. 3), «второй круг с двумя финалистами и решение» (нед. 4). Под каждой дорожкой — что получает заказчик на выходе. В начале ленты отметка «18 часов заказчика всего», в конце — «договорённость о первом оплаченном этапе». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Пакет для рассылки: 5–7 страниц и ни страницей больше
Объём пакета выбран не случайно. Меньше трёх страниц — и подрядчик додумывает объём сам, а значит, все три сметы будут про разные проекты. Больше десяти — и вы пишете техническое задание бесплатно и заранее, а это отдельная платная работа, которую на этом этапе делать рано.
| Раздел пакета | Объём | Зачем он там |
|---|---|---|
| Процесс как есть | 1–1,5 страницы | Чтобы предложение считалось от вашей работы, а не от типового шаблона подрядчика |
| Объёмы в цифрах | 0,5 страницы | Заявок, документов, звонков в месяц, число пользователей. Без этих цифр любая смета — угадывание |
| Перечень обязательных сценариев | 1 страница | Это граница объёма: сценарий в списке — работа входит, сценария нет — не входит |
| Ограничения и требования к данным | 0,5–1 страница | Где лежат данные, есть ли персональные данные, что нельзя выгружать наружу, требования 152-ФЗ |
| Что уже стоит и менять нельзя | 0,5 страницы | Конкретные конфигурации учётной системы, CRM, телефонии. «1С» без конфигурации — не ответ |
| Формат ответа | 1 страница | Единая структура сметы и обязательные разделы. Главный документ пакета |
| Критерии выбора и сроки процедуры | 0,5 страницы | Публикуются заранее: участник должен знать, по чему его оценивают, до того как пишет ответ |
Про раздел «процесс как есть» стоит сказать отдельно. Он пишется словами, без схем и нотаций: кто что делает, откуда берёт данные, куда передаёт, сколько это занимает и что происходит при ошибке. Пяти абзацев достаточно. Если написать его не получается — это само по себе результат: значит, процесс не описан, и первым платным этапом должно стать обследование, а не разработка. Что дальше делается с этим описанием, разобрано в материале про техническое задание на автоматизацию.
Обязательная форма ответа
Это тот раздел, ради которого затевается процедура. Свободная форма ответа гарантирует несопоставимость: каждый подрядчик подсветит то, в чём силён, и промолчит про остальное — не из хитрости, а потому что так устроена любая презентация. Единая форма превращает три текста в три колонки таблицы.
- 1Постатейная смета по единой сетке работ. Обследование, проектирование, разработка, интеграции, миграция данных, тестирование, обучение, документация, приёмка, гарантия, поддержка, лицензии и инфраструктура. Против каждой строки — сумма либо явное «не требуется» с причиной. Как раскладывать готовые предложения на эту сетку, разобрано в материале про приведение трёх КП к общему виду.
- 2Срок по этапам с результатом каждого. Не «8 недель», а перечень этапов с длительностью и с тем, что заказчик принимает на выходе каждого. Общий срок без разбивки не проверяется и не защищает.
- 3Состав команды. Кто именно будет работать, сколько часов каждого заложено, кто второй человек в проекте. Здесь же видно, не один ли человек закрывает все роли сразу.
- 4Допущения и раздел «что не входит». Перечень условий, при нарушении которых цена меняется, и явный список работ вне объёма. Предложение без этого раздела снимается независимо от цены — не как наказание, а потому что его нельзя сравнить с теми, где раздел есть.
- 5Условия поддержки. Цена в месяц, перечень входящих работ, срок реакции на инцидент, что в поддержку не входит. Ориентир по заказным решениям на сентябрь 2026 года — 20 000–30 000 ₽/мес.
- 6Права на результат и передача доступов. Переходят ли исключительные права после оплаты, отдаются ли исходники, на кого оформляются домены, серверы и учётные записи. Один абзац, который через год стоит дороже всей сметы.
Сравнение в две колонки. Слева «Свободная форма»: три листа разной длины с разными заголовками, у одного крупная строка «разработка под ключ — 420 000 ₽», у другого подробная разработка и ни слова про поддержку, у третьего презентация вместо сметы. Справа «Обязательная форма»: три одинаковых листа с шестью пронумерованными разделами — смета по сетке работ, срок по этапам, состав команды, допущения и «что не входит», поддержка, права и доступы. В правой колонке часть клеток помечена «не требуется, причина». Внизу подпись: «Сравнивается не цена, а полнота». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Критерии с весами: цена — не больше трети
Веса публикуются в пакете до того, как участники начнут писать ответ. Это меняет поведение: зная, что понимание задачи весит больше цены, разумный исполнитель тратит время на вопросы к вам, а не на снижение сметы. Ниже — рабочая сетка, которую имеет смысл менять под задачу, но сохраняя главное правило: обе ценовые строки вместе не превышают трети.
| Критерий | Вес | Как оценивается |
|---|---|---|
| Понимание задачи и качество вопросов | 25 % | Пересказал ли задачу своими словами, назвал ли объём операций, спросил ли про владельца процесса и состояние данных |
| Полнота предложения | 20 % | Заполнены ли все строки сетки работ, есть ли допущения и раздел «что не входит» |
| Цена внедрения | 20 % | Сравнивается только после приведения предложений к одинаковому объёму, не в исходном виде |
| Передача прав, доступов, документация и обучение | 15 % | Переход исключительных прав, исходники, оформление учётных записей на заказчика, строки на обучение в смете |
| Стоимость владения за два года | 10 % | Поддержка, лицензии, инфраструктура, ожидаемые доработки — суммой за 24 месяца |
| Срок и его обоснование | 10 % | Разбит ли срок по этапам и объяснён ли он объёмом работ, а не желанием понравиться |
Правило отсечения работает поверх баллов и до подсчёта: предложение без допущений и без единого вопроса от подрядчика снимается с рассмотрения независимо от суммы баллов. Причина простая — такое предложение не про ваш проект, а про типовой, и его цена не имеет отношения к делу. Балльная процедура и ловушки одинаковых названий разобраны подробно в соседнем материале; здесь важно только то, что веса должны быть в пакете, а не появиться после получения ответов.
Защита от выигрыша ценой
Основной риск процедуры — победитель, который выиграл нижней строкой, а недостающие работы добрал допсоглашениями. Лечится это не подозрительностью, а арифметикой: сравнением на горизонте двух лет и на одинаковом объёме работ. Ниже — модельное сравнение двух предложений на одну задачу: связка сайта с учётной системой, личный кабинет клиента, четыре сценария уведомлений.
Из этого расчёта не следует, что дорогое предложение всегда лучше — следует только то, что сравнивать надо одинаковый объём. Дешёвое предложение становится честным ровно в тот момент, когда в него дописаны недостающие строки: тогда его цена может остаться ниже, и тогда его и надо выбирать. Методика подсчёта полной стоимости владения разобрана отдельно в материале про стоимость владения автоматизацией.
Первое: цена этапа неизменна после его согласования, изменения оформляются только через перечень допущений. Второе: участник обязан явно перечислить работы, которые он не выполняет, — они всё равно будут выполнены, вопрос только в том, кем и за чей счёт. Третье: оценка ведётся по владению за два года, а не по цене внедрения, и это написано в пакете до рассылки. Три абзаца в документе стоят дешевле любого спора о допсоглашении.
Две вертикальные накопительные колонки в одном масштабе, ось Y в рублях до 1 400 000 ₽. Колонка «Предложение А» из шести сегментов с подписями: внедрение 420 000 ₽, обследование 90 000 ₽, миграция данных 70 000 ₽, обучение и документация 55 000 ₽, допсоглашения 105 000 ₽, поддержка 600 000 ₽; итог 1 340 000 ₽. Колонка «Предложение Б» из трёх сегментов: внедрение 690 000 ₽, допсоглашения 55 000 ₽, поддержка 450 000 ₽; итог 1 195 000 ₽. Между колонками две выноски: «в смете разрыв 270 000 ₽ в пользу А» и «за два года 145 000 ₽ в пользу Б». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Сколько звать и когда останавливаться
Оптимальная воронка — пять-семь приглашённых, пять созвонов, две-три сметы, два финалиста. Ниже пяти приглашённых процедура теряет смысл: при двух-трёх участниках вы не увидите разброса и не поймёте, что в предложении нормально, а что нет. Выше семи растут только ваши часы: каждый дополнительный участник — это час созвона, разбор ответа и переписка, а вероятность найти в нём кого-то принципиально лучшего почти не растёт.
- Приглашённых 5–7. Смешивайте типы исполнителей: две небольшие команды, один системный интегратор, один партнёр вендора вашей учётной системы. Однородный список даст однородные ответы и не покажет вам границ рынка.
- Отсев на созвоне — по вопросам, а не по впечатлению. Сравнивайте не обаяние, а конкретику: спросил ли про объём, про владельца процесса, про то, что происходит сейчас при сбое. Подробный разбор такого разговора есть в материале про первый созвон с подрядчиком.
- До сметы дойдут 2–3. Часть участников откажется сама, увидев объём и требования формы. Это не провал процедуры, а её работа: вы бесплатно узнали, кто не готов считать объём.
- Финалистов двое. Третий нужен только как страховка на случай отказа. Второй круг с тремя участниками растягивает решение ещё на неделю и почти никогда его не меняет.
- Остановитесь, когда два предложения сошлись по объёму. Дальнейший поиск восьмого исполнителя стоит дороже разницы, которую он может дать.
Отдельно про приглашение действующего подрядчика, если он у вас есть. Звать его нужно на общих условиях и по той же форме. Если он отказывается участвовать наравне с другими — вы получили ответ на вопрос, которого не задавали: он рассчитывает на привычку, а не на предложение.
Воронка из четырёх ступеней сверху вниз с числами: «Приглашено — 7», «Дошли до созвона — 5», «Прислали смету по форме — 3», «Второй круг — 2». Справа от каждого перехода подпись причины отсева: «не ответили или заняты», «не задали ни одного вопроса про объём», «ответ не по форме или без допущений». Внизу отдельной строкой: «Решение — первый оплаченный этап, а не большой договор». Единицы — компании, все числа подписаны. Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Во что процедура обходится вам
Тендер часто считают бесплатным, потому что за него не выставляют счёт. Счёт всё-таки есть, просто он в ваших часах, и его полезно посчитать до старта — потому что именно он определяет нижнюю границу применимости всей процедуры.
Дальше простое деление. При бюджете проекта 1 200 000 ₽ процедура стоит 3,8 % от него — окупается, если меняет решение хотя бы на эту долю, а она обычно меняет его на десятки процентов. При бюджете 300 000 ₽ те же 45 000 ₽ — это уже 15 %, и здесь дешевле выбрать одного исполнителя по проверяемой рекомендации и потратить деньги на пробный этап. Отсюда и порог: ниже 300 000 ₽ конкурс не проводят.
Когда тендер не нужен и вреден
Процедура — инструмент, а не добродетель. Есть четыре ситуации, где она отнимает больше, чем даёт, и мы честно советуем её не проводить.
- Бюджет меньше 300 000 ₽. Накладные расходы съедают выигрыш, а сильные исполнители на такой сумме просто не станут заполнять форму на шесть разделов. Рабочая замена — один исполнитель и маленький оплаченный этап с правом остановиться.
- Задача срочная. Три-четыре недели процедуры — это три-четыре недели, в течение которых процесс работает по-старому. Если потери от простоя больше возможной экономии на выборе, считайте это решённым: берите проверенного и стартуйте.
- Узкая технология с двумя исполнителями на рынке. Конкурс из двух участников — не конкурс. Разумнее поговорить с обоими открыто, сравнить по чек-листу и выбрать, а не изображать процедуру.
- Процесс не описан и владелец не назначен. Тогда все семь участников получат одинаково расплывчатый пакет и вернут одинаково расплывчатые сметы, разброс между которыми будет отражать их фантазию, а не вашу задачу. Сначала обследование, потом конкурс.
И общее ограничение метода, о котором стоит помнить. Конкурс выбирает лучшее предложение, а не лучшего исполнителя: он проверяет, как подрядчик считает и формулирует, но не как он работает под нагрузкой и что делает, когда что-то пошло не так. Ответ на второй вопрос даёт только совместная работа. Поэтому нормальный итог процедуры — не подписанный договор на 1 200 000 ₽, а первый оплаченный этап тысяч на сто с понятным результатом и правом остановиться. Проверить победителя по формальным признакам перед этим стоит по чек-листу из двадцати четырёх пунктов — это ещё два часа поверх восемнадцати.
Сопоставимость предложений создаётся до рассылки, а не при их сравнении. После рассылки остаётся только считать.
