Три коммерческих предложения на одну задачу почти никогда не сравнимы напрямую, и дело не в жадности подрядчиков. В одном есть отдельно оплаченное обследование процесса, в другом оно спрятано внутри строки «разработка», в третьем его нет вообще — и это три разных проекта под одним названием. Пока предложения не разложены по одинаковым строкам, любое сравнение цен — это сравнение разного объёма работ.
Рабочая процедура состоит из четырёх шагов и занимает примерно рабочий день. Разложить каждое предложение на единую сетку из двенадцати работ. Дописать недостающие работы по рыночным вилкам с пометкой, кто и когда за них заплатит. Посчитать стоимость владения за 24 месяца вместо цены внедрения. И только после этого свести в балльную таблицу, где цена весит меньше трети.
Дальше — разбор на модельном случае. Задача: собрать заявки из четырёх источников (форма на сайте, почта, Авито, мессенджер) в одну ленту, автоматически заполнять карточку в amoCRM и распределять между менеджерами. Поток — 700 заявок в месяц. Три предложения: 290 000 ₽ за 5 недель, 720 000 ₽ за 9 недель и 1 480 000 ₽ за 14 недель. Разрыв между крайними — 5,1 раза. Разбор одной сметы построчно мы делали в отдельной статье; здесь задача другая — свести три штуки к общему знаменателю.
Единая сетка из двенадцати работ
Сетка нужна для того, чтобы у каждого предложения появились не только заполненные строки, но и пустые. Пустая строка — самая ценная информация в этой таблице: она показывает, какую работу подрядчик либо не считает нужной, либо считает вашей, либо просто не подумал о ней. Двенадцать работ — не догма, но меньше двенадцати не бывает ни в одном проекте автоматизации, доведённом до эксплуатации.
| № | Работа | КП-1, 290 000 ₽ | КП-2, 720 000 ₽ | КП-3, 1 480 000 ₽ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Обследование процесса и замер объёмов | нет | 70 000 ₽ | 220 000 ₽ |
| 2 | Проектирование архитектуры и схема данных | нет | 60 000 ₽ | 180 000 ₽ |
| 3 | Разработка ядра и интерфейсов | 150 000 ₽ | 240 000 ₽ | 420 000 ₽ |
| 4 | Интеграции: 4 источника заявок и amoCRM | 90 000 ₽ | 160 000 ₽ | 300 000 ₽ |
| 5 | Миграция и чистка справочников | нет | 60 000 ₽ | 120 000 ₽ |
| 6 | Тестирование, включая сценарии сбоев | 20 000 ₽ | 50 000 ₽ | 110 000 ₽ |
| 7 | Обучение сотрудников | нет | 25 000 ₽ | 60 000 ₽ |
| 8 | Документация и инструкции | нет | 35 000 ₽ | 70 000 ₽ |
| 9 | Приёмочные сценарии и запуск | 30 000 ₽ | 20 000 ₽ | входит |
| 10 | Гарантийный срок | 1 месяц | 3 месяца | 6 месяцев |
| 11 | Поддержка после запуска | не предложена | 28 000 ₽/мес | 90 000 ₽/мес |
| 12 | Лицензии и инфраструктура | не названы | 8 000 ₽/мес по факту | 15 000 ₽/мес |
Таблица уже отвечает на главный вопрос. КП-1 дешевле не потому, что исполнитель работает быстрее, а потому, что в нём шесть пустых строк из двенадцати. КП-3 дороже не потому, что там больше функций, — набор сценариев во всех трёх одинаковый, — а потому, что обследование стоит 220 000 ₽ и в него заложен отдельный аналитик на три недели.
Сравнение в три колонки по двенадцати пронумерованным строкам работ. Колонка «КП-1, 290 000 ₽» — шесть строк заполнены, шесть перечёркнуты пустым прямоугольником. Колонка «КП-2, 720 000 ₽» — заполнены все двенадцать. Колонка «КП-3, 1 480 000 ₽» — заполнены все двенадцать, суммы крупнее. Под колонками подпись: «Одинаковое название, разный объём». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Гарантия и поддержка измеряются не рублями, а месяцами и обязательствами, поэтому их нельзя складывать с разработкой в одну сумму. Один месяц гарантии в КП-1 и шесть месяцев в КП-3 — это разница в том, за чей счёт чинится дефект, найденный на третьем месяце работы. Такой дефект находится почти всегда: первые два месяца система работает на тепличном потоке, а реальные исключения приходят позже.
Как дописывать то, чего в предложении нет
Главное правило нормализации: работа, которой нет в предложении, не исчезает из проекта. Она либо ляжет на вас, либо всплывёт допсоглашением на середине, либо будет пропущена — и тогда её отсутствие проявится после запуска. Поэтому каждая пустая строка заполняется рыночной вилкой и помечается: «за ваш счёт», «отдельным счётом позже» или «не будет сделано вовсе».
Вилки берутся не с потолка. Их видно в двух других предложениях того же тендера, в открытых прайсах подрядчиков и в справочных диапазонах рынка. Мы держим свои вилки открытыми на странице цен именно для того, чтобы их можно было использовать как линейку — в том числе против нас.
| Пустая строка КП-1 | Чем закрывается на самом деле | Оценка по рынку | Кто платит |
|---|---|---|---|
| Обследование процесса | Ваш руководитель отдела продаж тратит 3–4 дня на описание того, как заявки ходят сейчас | 60 000 ₽ | Вы — рабочим временем сотрудника |
| Проектирование и схема данных | Решения принимаются по ходу разработки, часть переделывается | 40 000 ₽ | Вы — переделками внутри срока |
| Миграция и чистка справочников | Дубли контактов из четырёх источников склеиваются вручную | 45 000 ₽ | Вы — руками менеджеров |
| Обучение сотрудников | Учатся по ходу, часть возвращается к работе по-старому | 25 000 ₽ | Вы — просадкой на первом месяце |
| Документация | Знание живёт в голове исполнителя до его ухода | 35 000 ₽ | Следующий подрядчик — наценкой за разбор |
| Приёмочные сценарии | Приёмка «на глаз», спор о дефектах через месяц | 30 000 ₽ | Обе стороны — временем и нервами |
Сумма дописанного — 235 000 ₽. Это не штраф подрядчику и не обвинение: КП-1 может быть совершенно честным предложением человека, который взялся ровно за то, о чём его спросили. Вопрос в другом — сравнивать его с КП-2 по числу 290 000 ₽ нельзя, потому что за этим числом стоит другой объём обязательств.
Столбчатая диаграмма из шести столбцов в двух группах. Группа «Как написано»: 290 000, 720 000, 1 480 000 ₽. Группа «После приведения к сетке»: 525 000, 720 000, 1 480 000 ₽. У первого столбца второй группы верхняя часть высотой 235 000 ₽ показана штриховкой с подписью «дописано по рынку». Над группами подписи разрыва: «5,1 раза» и «2,8 раза». Ось Y — рубли, все значения подписаны.
Стоимость владения за два года, а не цена внедрения
Цена внедрения — это первый платёж, а не стоимость решения. Система живёт годами, и почти всё, что случится после запуска, уже заложено в предложении, просто не сложено в одно число. Горизонт в 24 месяца выбран не случайно: за два года успевают проявиться и поддержка, и первая волна доработок, и расходы на инфраструктуру, но ещё не наступает моральное устаревание архитектуры.
В расчёт входят четыре статьи. Приведённая цена внедрения. Поддержка за 24 месяца по ставке из предложения — для заказных решений рынок держится в диапазоне 20 000–30 000 ₽/мес, у интеграторов выше. Лицензии, серверы и внешние сервисы. И ожидаемые доработки — их закладывают одинаково для всех участников, чтобы не подсуживать, хотя на практике у версии без документации их всегда больше.
| Статья расходов за 24 месяца | КП-1 | КП-2 | КП-3 |
|---|---|---|---|
| Внедрение, приведённое к общей сетке | 525 000 ₽ | 720 000 ₽ | 1 480 000 ₽ |
| Поддержка (25 000 / 28 000 / 90 000 ₽/мес × 24) | 600 000 ₽ | 672 000 ₽ | 2 160 000 ₽ |
| Лицензии и инфраструктура (8 000 / 8 000 / 15 000 ₽/мес × 24) | 192 000 ₽ | 192 000 ₽ | 360 000 ₽ |
| Доработки: 20 часов в год по 3 000 ₽/час | 120 000 ₽ | 120 000 ₽ | 120 000 ₽ |
| Итого за два года | 1 437 000 ₽ | 1 704 000 ₽ | 4 120 000 ₽ |
Поддержка в КП-1 не предложена вовсе, поэтому в расчёт подставлена нижняя рыночная ставка 25 000 ₽/мес: без сопровождения система с четырьмя внешними интеграциями не живёт — площадки меняют форматы, почтовый провайдер меняет правила, amoCRM обновляет поля. Отсутствие строки «поддержка» в предложении означает не бесплатную поддержку, а её отсутствие как обязательства.
Это и есть главный результат нормализации. Разница между дешёвым и средним предложением не исчезла — 267 000 ₽ остаются реальными деньгами. Но решение принимается уже не между «290 000 и 720 000», а между «сэкономить 19 % за два года» и «получить обследование, документацию, обучение, приёмку и трёхмесячную гарантию». Это осмысленный выбор, и он вполне может быть сделан в пользу дешёвого варианта — осознанно, а не по ошибке чтения.
График накопленных расходов за 24 месяца, три линии. Старт: 525 000, 720 000 и 1 480 000 ₽. Финиш на 24-м месяце: 1 437 000, 1 704 000 и 4 120 000 ₽. Между первой и второй линией на правом краю подписан зазор «267 000 ₽ — 19 %». Третья линия уходит заметно выше с подписью «поддержка 90 000 ₽/мес». Ось X — месяцы, ось Y — рубли нарастающим итогом.
Три ловушки одинаковых названий
Даже после раскладки по сетке остаются три места, где одинаковые слова означают разное. Их не видно в таблице — их вытаскивают вопросами.
- 1Разный объём под одинаковым названием
Строка «интеграция с amoCRM» может означать одностороннюю отправку заявки в воронку, а может — двусторонний обмен со статусами, вложениями и склейкой дублей по телефону. Разница в трудозатратах — втрое. Вытаскивается вопросом «перечислите поля и направления обмена, которые входят в эту строку».
- 2Разная глубина приёмки
У одного приёмка — это демонстрация на созвоне, у другого — прогон согласованных сценариев на ваших данных с фиксацией результата. Первое нельзя оспорить и нельзя проверить. Вытаскивается вопросом «как именно я подпишу или не подпишу акт: по какому документу и на каких данных».
- 3Разные сроки и границы гарантии
Один месяц против шести — это очевидно. Менее очевидно, что именно считается гарантийным случаем: расхождение с ТЗ, ошибка в чужом API, изменение формата на стороне площадки. Вытаскивается вопросом «приведите два примера обращения, которое вы почините бесплатно, и два, за которые выставите счёт».
Эти три вопроса отправляются одним письмом всем участникам одновременно, с одинаковой формулировкой и одинаковым сроком ответа — двух рабочих дней достаточно. Смысл не только в ответах. Скорость и качество ответа на письмо — сама по себе проверка: подрядчик, который отвечает через неделю на этапе, когда он ещё борется за контракт, после подписания быстрее не станет.
Распространённая ошибка — отправить подрядчику чужое предложение с вопросом «а почему у вас дороже». Дальше происходит одно из двух: он подгоняет смету под чужую цифру, убирая работы, о которых вы не спросили, либо объясняет, почему конкурент неправ, вместо того чтобы объяснить свой объём. И то и другое ухудшает ваше решение. Спрашивать надо про свой объём, а не про чужую цену.
Балльная таблица и правило отсечения
Последний шаг — свести всё в таблицу с весами. Веса важнее самих баллов: они фиксируют, что вы покупаете. Если цене дать вес 50 %, таблица всегда выберет самое дешёвое предложение, и процедура становится декорацией к уже принятому решению.
| Критерий | Вес | КП-1 | КП-2 | КП-3 |
|---|---|---|---|---|
| Понимание задачи: описан результат в терминах процесса | 25 % | 2 | 4 | 5 |
| Вопросы и допущения: что подрядчик уточнил до сметы | 15 % | 1 | 5 | 4 |
| Цена, приведённая к общей сетке | 20 % | 5 | 4 | 2 |
| Срок и его обоснование по этапам | 10 % | 3 | 4 | 2 |
| Условия поддержки: состав, ставка, срок реакции | 15 % | 2 | 4 | 3 |
| Права, код, доступы и передача дел | 15 % | 2 | 5 | 3 |
| Итог из 100 | 51 | 86 | 67 |
Баллы ставятся от 1 до 5, итог считается как сумма произведений «балл × вес», делённая на 5. Для КП-2: 4×25 + 5×15 + 4×20 + 4×10 + 4×15 + 5×15 = 430, делим на 5 — получаем 86. Арифметика простая намеренно: таблицу должен уметь пересобрать собственник за полчаса, а не аналитик за день.
И одно правило поверх всех баллов. Предложение, в котором нет ни одного допущения и к которому подрядчик не задал ни одного вопроса, снимается независимо от цены. Не потому, что исполнитель плох, а потому, что у него нет модели вашей задачи: он оценил не ваш процесс, а своё представление о похожем. Такая смета обязательно поедет, и поедет в середине проекта, когда переиграть уже дорого. Тот же фильтр применяйте к нам: если мы прислали цену, не спросив про объём заявок, состав источников и состояние справочников, — снимайте наше предложение по тому же правилу.
Схема весов в виде горизонтальных полос разной длины: «Понимание задачи — 25 %», «Цена — 20 %», «Вопросы и допущения — 15 %», «Поддержка — 15 %», «Права и доступы — 15 %», «Срок — 10 %». Справа три итоговых значения в кружках: КП-1 — 51, КП-2 — 86, КП-3 — 67. Внизу отдельной строкой правило отсечения: «нет допущений и нет вопросов — снимается независимо от цены». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Что делать при разбросе в разы
Разброс в пять раз — не аномалия, а норма для задач, описанных в одну страницу. Инстинктивная реакция — взять среднее предложение как компромисс. Это худший из трёх вариантов: среднее выбрано не по содержанию, а по положению в списке, и о нём вы знаете ровно столько же, сколько о крайних.
- 1Разберитесь с дешёвым: какой объём в нём заложен и что вы делаете сами. Иногда выясняется, что подрядчик понял задачу уже, чем вы её ставили, — и это ваша недоработка в описании, а не его.
- 2Разберитесь с дорогим: за что берётся разница. Обследование за 220 000 ₽ бывает оправданным для сети из семи филиалов с тремя учётными системами и совершенно лишним для одного офиса на 30 человек.
- 3Проверьте, не отвечают ли предложения на разные вопросы. Один считал связку четырёх каналов, второй — полноценную омниканальную ленту с историей и маршрутизацией. Оба правы, задача была описана нечётко.
- 4Перепишите описание задачи и разошлите повторно. Итерация стоит вам двух-трёх часов и сжимает разброс сильнее, чем любые переговоры о скидке.
- 5Если разброс сохранился после уточнения — крайние предложения содержат разную инженерную позицию, а не разную цену. Тогда решает не таблица, а разговор про архитектуру.
Скидка уменьшает цену, уточнение задачи уменьшает разброс. Первое просят у подрядчика, второе делают у себя.
Когда сравнивать нечего и не надо
Процедура на день работы окупается не всегда. Есть четыре ситуации, в которых сбор и нормализация трёх предложений — потраченное впустую время.
- Бюджет задачи меньше 150 000 ₽. Сама процедура сравнения стоит вам 6–8 часов рабочего времени руководителя. При стоимости часа 2 000 ₽ это 12 000–16 000 ₽, то есть около 10 % бюджета, — при том что разброс на таких суммах редко превышает 40 000 ₽. Быстрее выбрать одного исполнителя и разбить работу на два коротких этапа с оплатой по факту.
- Задачу физически делает один-два исполнителя на рынке. Узкая конфигурация, редкое оборудование, специфическая площадка — сравнивать не с чем, и вместо тендера правильнее договариваться о пробном этапе.
- Все три предложения пришли без уточняющих вопросов. Тогда сравнивать нечего по правилу отсечения — все три снимаются, а вы возвращаетесь на шаг назад и переписываете постановку задачи.
- Работа срочная и обратимая. Если задача закрывается за неделю, а результат легко откатить, цена ошибки ниже цены процедуры. Тендер имеет смысл там, где ошибка выбора стоит месяцев.
И честная оговорка про саму методику. Балльная таблица не выбирает подрядчика — она делает выбор видимым и защищаемым перед партнёром или собственником. Веса вы расставляете сами, и в них уже зашито ваше решение. Ценность процедуры в другом: после неё вы знаете, за что платите, и можете предъявить это знание любому исполнителю — включая того, кто написал эту статью. Что мы обещаем письменно и что не обещаем — собрано на странице гарантий, и это тоже строка для вашей сетки сравнения.
