Отгрузка — это семь операций подряд, и деньги теряются на стыках между ними, а не внутри. Товар собран верно, но не в то окно приёмки. Машина приехала вовремя, но без доверенности. Документы оформлены, но по старой цене. Каждая из этих ситуаций стоит примерно одинаково — от полутора до четырёх тысяч рублей за случай, — и ни одна не видна в отчёте, потому что ни одна не попадает в учёт отдельной строкой.
Модельная компания для всех расчётов ниже: оптовая торговля непродовольственными товарами, 420 отгрузок в месяц, средний заказ 60 000 ₽, валовая маржа 18 % — то есть 10 800 ₽ с заказа. Шестьдесят процентов отгрузок уходят собственным транспортом (две машины, около 12 точек в день), сорок процентов — через перевозчика. Ставки полной стоимости часа: кладовщик 550 ₽, менеджер 900 ₽, бухгалтер 844 ₽, логист 650 ₽. Машино-час собственного парка с топливом, амортизацией и зарплатой водителя — 900 ₽.
Скорость самой сборки мы здесь не трогаем: схемы отбора, маршрут по адресам хранения и волны разобраны отдельно в материале про сборку и отгрузку заказов. Эта статья — про то, что происходит с заказом после того, как он собран.
Семь шагов отгрузки и что рвётся на каждом
Полезно один раз выписать маршрут заказа целиком и напротив каждого шага поставить не «что делаем», а «чем это ломается». Список получается коротким и неприятно узнаваемым.
| Шаг | Чем ломается | Чем закрывается |
|---|---|---|
| 1. Комплектация | Взяли похожую позицию: тот же артикул другого цвета или размера | Сканирование при отборе, контроль перед упаковкой |
| 2. Проверка перед упаковкой | Проверки нет вообще либо она формальная: кладовщик проверяет сам себя | Отдельный контроль сканером, весовой контроль на коробе |
| 3. Упаковка и маркировка мест | Нет ярлыка с номером заказа и числом мест — на приёмке недосчитываются | Печать ярлыка из системы, число мест в документе |
| 4. Документы | Комплект собирают руками: забыли доверенность, УПД по старой цене | Автоформирование комплекта из заказа, отправка по ЭДО |
| 5. Погрузка и рейс | Заказ не попал в рейс, окно приёмки клиента не учтено | Планирование рейсов с окнами и ограничениями по весу и объёму |
| 6. Доставка | Водитель не знает, что везёт, клиент не знает, когда ждать | Маршрутный лист в телефоне, одно уведомление клиенту с окном |
| 7. Приёмка и подписание | Расхождение фиксируют на бумаге, в учёт оно попадает через три дня | Фиксация расхождения на месте, корректировочный документ в ЭДО |
Обратите внимание на распределение: три шага из семи — про документы и статус, а не про товар. Это типично для оптовой торговли и объясняет, почему проекты, которые начинаются с покупки терминалов сбора данных, часто не дают ожидаемого эффекта. Терминал чинит шаги 1 и 2, а деньги в равной мере утекают на шагах 4 и 7.
Горизонтальная схема из семи блоков со стрелками: «Комплектация» → «Проверка» → «Упаковка и маркировка мест» → «Документы» → «Погрузка и рейс» → «Доставка» → «Приёмка и подписание». Под блоками 1, 2 и 5 красные метки «ошибка комплектации — 4 437 ₽» и «опоздание в окно — 1 650 ₽». Под блоками 4 и 7 серые метки «комплект руками» и «расхождение попадает в учёт через три дня». Над схемой подпись: «420 отгрузок в месяц, средний заказ 60 000 ₽».
Планирование рейсов: что считает система, а что остаётся логисту
Планирование рейса — это не «оптимизировать маршрут», а разложить заказы дня по машинам так, чтобы каждая поездка была исполнима. Исполнимость определяется четырьмя ограничениями, и только одно из них — про километры.
- Окно приёмки клиента. У оптового покупателя склад принимает не весь день: типично два-четыре часа, часто с обедом посередине. Это ограничение жёстче любого расстояния — приехать в закрытые ворота дороже, чем сделать крюк в восемь километров.
- Вес и объём машины. Считается по фактическим габаритам позиций, а не по «примерно влезет». Если в номенклатуре нет объёма и веса, планирование рейсов вообще не считается — это первая работа проекта и обычно самая скучная.
- Тип точки. Пандус, боковая разгрузка, только ручная выгрузка, ограничение по длине машины во дворе. Хранится в карточке контрагента и меняет расчёт времени на точке втрое.
- Оплата и документы. Отгрузка сверх кредитного лимита не должна попадать в рейс вообще — это проверяется до планирования, а не на воротах. Механику лимитов и стоп-отгрузки мы разбирали в материале про просроченную дебиторку.
Система считает первые три ограничения и предлагает вариант. Логист правит его, и правки — это не саботаж, а недостающие правила: «к этому клиенту после обеда не ездим, там всегда очередь», «этот заказ надо довезти сегодня, там срывается монтаж». Правки нужно записывать с причиной и раз в месяц превращать в правила, иначе алгоритм останется вечным черновиком. Как считать эффект самой маршрутизации в километрах и что съедает почти половину этого эффекта, мы разбирали в материале про планирование рейсов — здесь считаем другую строку.
Документы: комплект, ЭДО и расхождения при приёмке
Комплект на отгрузку в оптовой торговле — это УПД либо накладная со счётом-фактурой, транспортная накладная, доверенность от получателя, а для маркированного товара ещё и передача кодов в систему «Честный знак». Собирать его руками в 2026 году незачем: все данные уже есть в заказе, и формирование комплекта — это регламентное задание, а не работа человека.
Переход на ЭДО меняет не скорость печати, а скорость возврата подписанного документа. Бумажный экземпляр возвращается от клиента в среднем через две-три недели, а иногда не возвращается вовсе — и тогда бухгалтерия ищет его перед сдачей отчётности. В Контур.Диадоке, Saby ЭДО или 1С-ЭДО подписанный документ приходит в тот же день, и его статус видно в карточке заказа. Отдельно отметим для тех, кто до сих пор работает на старых конфигурациях: с 1 сентября 2026 года Контур.Диадок прекратил поддержку модуля для 1С:Предприятие 7.7, и это уже не «когда-нибудь», а решённый вопрос.
Классическая схема: кладовщик клиента зачёркивает строку в бумажном УПД, водитель привозит бумагу, менеджер через три дня разбирается, бухгалтерия ещё через неделю делает корректировку. За это время товар уже продан, цена изменилась, а клиент считает, что должен меньше. Рабочая схема другая: расхождение фиксируется в момент приёмки — фото и строка в приложении водителя или ответ клиента в ЭДО, — и сразу создаёт в учёте задачу с двумя исходами: корректировочный документ или довоз. Тогда спор про сумму заканчивается в тот же день, а не в конце квартала. Долю расхождений и их причины полезно считать так же, как долю возвратов — методика в разборе возвратов и претензий.
Статус для клиента: четыре события, а не десять
В рознице уведомления успокаивают покупателя. В опте они попадают снабженцу, у которого в работе полтора десятка поставщиков одновременно, и лишнее сообщение он не читает, а отключает. Поэтому в B2B работает обратное правило: чем меньше событий, тем выше шанс, что прочитают то единственное, где расхождение.
- 1Заказ собран, число мест такое-то. Отправляется в момент завершения комплектации. Это единственное сообщение, на которое клиент может отреагировать содержательно — например, попросить добавить позицию, пока машина не ушла.
- 2Выехал, окно такое-то. Не «в пути», а конкретный диапазон времени. Именно это сообщение снимает большую часть звонков «когда будете».
- 3Доставлен, документы отправлены в ЭДО. Закрывает цикл и одновременно напоминает про подписание. Даёт бухгалтерии повод не искать бумагу.
- 4Расхождение при приёмке. Единственное событие с обязательным ответом. Если первых трёх сообщений слишком много, это четвёртое перестанут читать, и тогда весь контур бессмысленен.
Канал выбирают по тому, где снабженец уже читает: почта работает всегда, мессенджер — только если клиент туда подписался. Статусы каналов в 2026 году волатильны, поэтому контур уведомлений строят с абстракцией канала и запасным контуром на почту. Подробный разбор того, сколько стоит каждый канал и почему пять сообщений на отправление съедают весь эффект, — в материале про статусы доставки для клиента. Если у клиентов есть личный кабинет, четыре события лучше показывать в нём: как это устроено, разобрано в статье про B2B-портал.
Сравнение в две колонки. Левая, длинная и серая: список из десяти уведомлений («заказ принят», «в обработке», «передан на склад», «начата сборка», «собран», «упакован», «передан в доставку», «в пути», «скоро будет», «доставлен»), внизу подпись «снабженец отключает уведомления на третьей неделе». Правая, короткая и акцентная: четыре пункта — «Собран, 3 места», «Выехал, окно 10:00–13:00», «Доставлен, документы в ЭДО», «Расхождение при приёмке — требуется ответ», внизу подпись «читается четвёртое, ради которого всё и делалось».
Цена одной ошибки комплектации на заказе 60 000 ₽
В рознице цена пересорта считается от посылки, в опте — от рейса. Разница в том, что машина уходит из маршрута: чтобы забрать неверный товар и довезти правильный, нужен отдельный выезд, а не строка в плановом рейсе.
Дальше — месяц и окупаемость контроля. Контроль сборки сканером означает, что перед упаковкой каждая позиция подтверждается штрихкодом, и система не даёт закрыть заказ, пока состав не совпал со строками документа.
Это честная развилка, и её стоит проговорить с подрядчиком прямо. Контроль сборки продают под окупаемость «за три месяца», но на потоке в 420 отгрузок такой срок получается только если засчитывать в экономию сохранённых клиентов. Прямые расходы дают почти четырнадцать месяцев. Оба числа верны, и выбирать между ними должен собственник, а не подрядчик.
Свой транспорт или перевозчик: где автоматизация даёт больше
Это два разных объекта управления. Собственным парком вы управляете целиком — и километрами, и временем на точке, и порядком объезда. Перевозчиком вы управляете только на входе: что и куда передали, в каком виде и с какими документами.
| Что автоматизируем | Собственный парк | Перевозчик |
|---|---|---|
| Планирование рейсов | Даёт эффект: окна, вес, объём, порядок объезда | Не применимо: рейс планирует перевозчик |
| Окна приёмки клиента | Прямой эффект — 1 650 ₽ за каждое снятое опоздание | Косвенный: окно передаётся в заявку перевозчику |
| Контроль сборки | Эффект одинаковый в обоих случаях | Эффект одинаковый в обоих случаях |
| Комплект документов и ЭДО | Эффект одинаковый | Эффект одинаковый, плюс снимаются споры о повреждениях |
| Статус для клиента | Свои события, точность высокая | Зависит от API перевозчика и его задержек |
| Стоимость доставки | Считается по машино-часам и километрам | Считается по тарифу — сравнение перевозчиков важнее маршрута |
При собственном парке порядок работ мы предлагаем такой — по убыванию отдачи на вложенный рубль.
- 1Шаг 1. Окна приёмки и ограничения точек в карточках контрагентов
Самый дешёвый шаг: это заполнение справочника, а не разработка. На модельной компании даёт 18 150 ₽ в месяц на снятых опозданиях и делает возможными все следующие шаги. Без окон планирование рейсов считает красивые и неисполнимые маршруты.
- 2Шаг 2. Контроль сборки перед упаковкой
230 000 ₽ вложений, 16 795 ₽ в месяц прямой экономии на потоке 420 отгрузок. Дополнительный эффект, который трудно оцифровать, но который замечают все: прекращаются споры «мы отгрузили правильно» — состав заказа подтверждён сканированием.
- 3Шаг 3. Комплект документов из заказа и отправка по ЭДО
Снимает ручную сборку комплекта и, что важнее, ускоряет возврат подписанного документа с двух-трёх недель до одного дня. Это напрямую влияет на срок оплаты, а значит — на ту же дебиторку, которую вы и так считаете.
Маршрутизация как алгоритм — четвёртый шаг, а не первый. На парке из двух-трёх машин она даёт меньше, чем окна приёмки, и требует чистых габаритов по всей номенклатуре. Порядок «сначала справочники, потом алгоритмы» здесь такой же, как в автоматизации склада.
Три горизонтальные полосы, отсортированные по отдаче на вложенный рубль. Верхняя: «Окна приёмки в карточках — вложение почти нулевое, эффект 18 150 ₽/мес». Средняя: «Контроль сборки сканером — 230 000 ₽, эффект 16 795 ₽/мес прямых». Нижняя: «Комплект документов и ЭДО — эффект в сроке возврата подписанного документа: с 2–3 недель до 1 дня». Под ними четвёртая, серая и короткая: «Маршрутизация как алгоритм — при 2 машинах даёт меньше окон приёмки». Единицы подписаны, все числа проставлены.
Когда всё это не нужно
Контур отгрузки — не тот случай, где «лишним не будет». Есть четыре ситуации, в которых мы советуем ограничиться порядком в справочниках и не покупать ничего.
- Меньше 300 отгрузок в месяц. Контроль сборки сканером на таком потоке не окупается даже с учётом оттока: пять снятых ошибок превращаются в две. Работает более дешёвая мера — вторая пара глаз на упаковке для заказов дороже определённой суммы.
- Весь транспорт наёмный и одна точка отгрузки. Планировать нечего: заказы передаются перевозчику пачкой. Здесь деньги лежат не в маршруте, а в сравнении тарифов и в документах — то есть в обработке накладных и в ЭДО.
- Габариты и веса не заполнены в номенклатуре. Ни один алгоритм планирования не запустится, а заполнение 4 000 позиций — это работа на месяцы. Сначала габариты для двухсот самых отгружаемых позиций, потом планирование, и только в таком порядке.
- Заказы собираются под конкретный проект и везутся по одному. Монтажные комплекты, оборудование под объект, доставка с разгрузкой на площадке. Там нет ни маршрута, ни окна — есть согласованная дата, и её достаточно вести в календаре.
Отгрузка считается завершённой не когда машина уехала, а когда подписанный документ вернулся в учёт.
