Вопрос «сколько стоит автоматизация» бесполезен, пока не назван состав. Поэтому ниже — три конкретных набора под 50 000, 300 000 и 1 000 000 ₽: что именно покупается, что настраивается, что остаётся ручным, за какой срок и какой эффект получается в модельном расчёте. Наборы не масштабируют друг друга: набор за 300 000 ₽ — это не «то же самое, только больше», а другой состав работ с другой границей автоматизации.
Общий принцип, из которого собраны все три: на любом бюджете закрывается целиком один процесс, а не понемногу пять. Половина автоматизированного процесса не даёт половины эффекта — она даёт ноль и добавляет работу по поддержанию двух параллельных порядков. Как выбрать этот единственный процесс, мы разбирали в материале как выбрать первый процесс; здесь исходим из того, что он уже выбран.
Все суммы модельные и приведены для компании 20–100 человек в средних рыночных ставках сентября 2026 года. Ваша цифра будет отличаться в обе стороны — состав важнее суммы, и именно его стоит сравнивать с тем, что предлагают подрядчики.
Правило распределения: 30 / 55 / 15
Любой бюджет автоматизации распадается на три части, и пропорция между ними предсказывает исход проекта точнее, чем сама сумма. Тридцать процентов уходит на лицензии, подписки и инфраструктуру первого года. Пятьдесят пять — на работу: настройку, интеграции, перенос данных, обучение и запуск. Пятнадцать процентов — резерв на доработки в первые три месяца после запуска, и он тратится всегда, потому что реальный процесс всегда отличается от описанного.
| Статья | Набор 50 000 ₽ | Набор 300 000 ₽ | Набор 1 000 000 ₽ |
|---|---|---|---|
| Лицензии, подписки, инфраструктура первого года | 15 000 ₽ (30 %) | 90 000 ₽ (30 %) | 180 000 ₽ (18 %) |
| Работа: настройка, интеграции, перенос данных, обучение | 27 500 ₽ (55 %) | 165 000 ₽ (55 %) | 490 000 ₽ (49 %) |
| Поддержка первого года | Не входит | Не входит: 8 000–15 000 ₽/мес сверху | 240 000 ₽ (24 %): 12 × 20 000 ₽ |
| Резерв на доработки после запуска | 7 500 ₽ (15 %) | 45 000 ₽ (15 %) | 90 000 ₽ (9 %) |
| Срок до первого принимаемого результата | 2–3 недели | 3 недели | 6 недель |
| Срок полного запуска | 2–3 недели | 6–8 недель | 4–6 месяцев |
Обратите внимание на третий столбец. В набор за 1 000 000 ₽ мы намеренно уложили поддержку на первый год — она съедает 24 % бюджета, и резерв поэтому ужимается с 15 % до 9 %. Это честный компромисс, а не бухгалтерский фокус: если резерв нужен полный, такой набор стоит 1 100 000–1 150 000 ₽, и лучше узнать это сейчас, чем на пятом месяце проекта. Что ещё выпадает из смет и всплывает потом, разобрано в материале скрытые расходы на автоматизацию.
Пятнадцать процентов бюджета, которые закладываются заранее и почти всегда тратятся в первые три месяца после запуска. Это не страховка от плохой работы подрядчика, а плата за разницу между процессом на бумаге и процессом в жизни: выясняется, что у одного клиента отгрузка идёт по особой схеме, что в понедельник заявки приходят пачкой и что менеджерам нужен один экран вместо трёх. Проекты без резерва не становятся дешевле — они просто останавливаются на этих доработках и оставляют половину команды работать по-старому.
Три горизонтальные составные полосы одинаковой длины с подписями «50 000 ₽», «300 000 ₽», «1 000 000 ₽». Первые две разбиты на три сегмента: «Лицензии 30 %», «Работа 55 %», «Резерв 15 %». Третья — на четыре: «Лицензии 18 %», «Работа 49 %», «Поддержка первого года 24 %», «Резерв 9 %». Справа от третьей полосы вынос-подпись: «полный резерв поднимает набор до 1 100 000–1 150 000 ₽». Под полосами штриховая вертикаль с подписью «доля лицензий выше 50 % — признак, что настраивать некому». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Набор за 50 000 ₽: один процесс целиком
На этом бюджете закрывается ровно одна задача, и это почти всегда сбор заявок: чтобы обращения из формы сайта, почты и мессенджера попадали в одно место, а не терялись между личными переписками менеджеров. Всё остальное — телефония, документы, склад, счета — намеренно не трогается: на 50 000 ₽ можно сделать одно дело хорошо или три плохо.
- Что покупается — 15 000 ₽ на год. Младший тариф CRM на 3–5 пользователей и бесплатный либо стартовый тариф интеграционной площадки. Отдельного сервера не нужно.
- Что настраивается — 27 500 ₽ работы. Воронка под реальный процесс, а не под шаблон; подключение формы сайта, почты и одного мессенджера; шаблоны первых ответов; уведомление ответственному; один отчёт «сколько заявок пришло и что с ними стало».
- Что остаётся ручным. Звонки заносятся руками, документы делаются в привычных файлах, склад живёт отдельно. Это нормально: на этом этапе задача — перестать терять обращения, а не построить контур.
- Кто делает. Сотрудник компании при поддержке инженера на 8–10 часов либо целиком подрядчик по часам. Срок — 2–3 недели, из которых неделя уходит на то, чтобы команда привыкла писать в систему, а не в личные чаты.
Модельный эффект: компания получает 120 обращений в месяц, из них терялось около 8 % — заявка приходила в личный мессенджер менеджера, который был в отпуске, или тонула в общей почте. Конверсия дошедшего обращения в сделку — 20 %, средний чек 18 000 ₽, валовая маржа 35 %.
Восемь процентов потерянных обращений — модельная величина. Прежде чем закладывать её в обоснование, замерьте свою: сравните число обращений в каналах за месяц с числом заведённых карточек. Разница и есть ваш процент потерь. У компаний, где менеджеры общаются с клиентами через личные аккаунты, он доходит до 20 %, у компаний с одним каналом и дисциплиной — падает до 2 %, и тогда набор за 50 000 ₽ не окупается вовсе.
Набор за 300 000 ₽: учёт, CRM и один участок
Здесь появляется то, чего нет в первом наборе: связь между системами. Заявка становится сделкой, сделка порождает документ, документ попадает в учёт — без переписывания данных руками на каждом переходе. Это уже проект с этапами и приёмкой, а не настройка за вечер.
- 1Лицензии и подписки — 90 000 ₽ на год
CRM на 10 пользователей, интеграционная площадка на постоянный поток операций, подключение телефонии. Учётная система при этом обычно уже есть и в бюджет не входит — если её нет, это отдельный разговор и другой набор.
- 2Связка CRM и учётной системы — основная часть работы
Номенклатура и контрагенты синхронизируются, счёт и заказ создаются из карточки сделки, статус оплаты возвращается обратно в CRM. Здесь же решается вопрос ключа склейки контрагентов, без которого обмен начинает плодить дубли.
- 3Телефония с карточкой звонка
Входящий звонок поднимает карточку клиента у ответственного, исходящий фиксируется в истории, запись разговора привязывается к сделке. Это самый заметный для команды кусок: он экономит не столько время, сколько нервы менеджера.
- 4Один автоматизированный участок
Обычно это коммерческое предложение и счёт, которые собираются из данных сделки по шаблону за секунды вместо двадцати минут. Состав и цена такого участка отдельно разобраны на странице автоматизации коммерческих предложений.
- 5Регламент и обучение — то, что обычно вырезают первым
Короткий письменный порядок работы, обучение команды и две недели сопровождения после запуска. Именно эта строка отличает работающий проект от системы, в которую через месяц никто не заходит.
Срок — 6–8 недель, первый принимаемый результат на третьей неделе. Модельный эффект считается от времени менеджеров: десять человек экономят по 25 минут в день на ручном вводе и подготовке документов, то есть 10 × 25 мин × 21 рабочий день = 5 250 минут, или 87,5 часа в месяц. При ставке 700 ₽ в час с налогами и накладными это 61 250 ₽ в месяц и окупаемость за 5 месяцев. Для ориентира: наш готовый пакет «Отдел продаж на автопилоте» стоит 390 000 ₽ и собирается за 6 недель — это тот же класс задач с зафиксированным составом.
Три горизонтальные ленты времени одна под другой, общая шкала в неделях от 0 до 26. Верхняя — набор 50 000 ₽: одна точка «запуск, 2–3 недели». Средняя — набор 300 000 ₽: точки «связка CRM и учёта, 3 недели», «телефония, 5 недель», «КП и счёт, 6–8 недель». Нижняя — набор 1 000 000 ₽: точки «первый участок, 6 недель», «три интеграции, 12 недель», «ИИ-участок, 18 недель», «приёмка, 4–6 месяцев». Через все три ленты проходит вертикальная штриховая линия на отметке 6 недель с подписью «позже этой отметки первого результата быть не должно». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Набор за 1 000 000 ₽: сквозной процесс и один ИИ-участок
Отличие этого набора не в количестве интеграций, а в том, что автоматизируется путь целиком: обращение — квалификация — сделка — документы — отгрузка — оплата, без ручных перекладываний между этапами. Плюс один участок, где работает языковая модель, и поддержка на первый год внутри той же суммы.
- Три интеграции вместо одной. CRM с учётной системой, учёт с сайтом или площадками, телефония и мессенджеры с CRM. Каждая — с журналом ошибок и повторными попытками, а не «работает, пока не сломается тихо».
- Один ИИ-участок, а не «ИИ везде». Обычно это разбор входящих документов, классификация обращений или подготовка черновиков ответов. Один участок с измеримой точностью лучше пяти демонстрационных: как её измерять на своих данных, описано в материале как измерить качество ИИ на своих данных.
- Поддержка на первый год — 240 000 ₽. Двадцать тысяч в месяц: мониторинг, разбор сбоев, мелкие правки под изменившийся процесс. Без этой строки контур с интеграциями деградирует за два-три квартала.
- Резерв 90 000 ₽ вместо 150 000 ₽. Ужат сознательно, чтобы поддержка поместилась в миллион. Первое, что стоит сделать при перерасходе, — не резать поддержку, а переносить необязательный участок на второй год.
Про ИИ-участок стоит сказать отдельно, потому что именно на нём чаще всего теряют бюджет. Работающий участок выглядит скучно: модель разбирает один тип документов или сортирует обращения по четырём категориям, её точность измерена на вашей выборке, а всё, в чём она не уверена, уходит человеку в очередь. Неработающий выглядит эффектно: ассистент, который «отвечает на любые вопросы по компании». Разница в том, что у первого есть измеримый порог и понятная граница ответственности, а у второго нет ни того, ни другого — и через два месяца им перестают пользоваться, потому что проверять его ответы дольше, чем сделать самому.
Модельная компания: 60 сотрудников, 1 500 заказов в месяц, 800 обращений, четыре менеджера и два оператора документов. Средний чек 22 000 ₽, валовая маржа 30 %, ставка сотрудника 750 ₽ в час.
Восемь месяцев — нормальный срок для проекта такого размера, и он заметно длиннее, чем у первых двух наборов. Это не недостаток: сквозной процесс даёт эффект, который не складывается из отдельных участков, — предсказуемый срок исполнения заказа и возможность считать экономику каждой сделки. Методику, по которой считается вся эта арифметика, мы разложили в материале как посчитать окупаемость автоматизации.
Двухосевой график за 18 месяцев. Три возрастающие линии накопленной экономии, подписанные «Набор 50 000 ₽ — 12 600 ₽/мес», «Набор 300 000 ₽ — 61 250 ₽/мес», «Набор 1 000 000 ₽ — 122 930 ₽/мес». Три горизонтальные штриховые линии вложений на отметках 50 000, 300 000 и 1 000 000 ₽. Точки пересечения выделены и подписаны «4 месяца», «5 месяцев», «8 месяцев». Оси: месяцы и рубли. Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Что нельзя купить ни на одном бюджете
Три вещи не входят ни в один набор, потому что их нельзя выполнить снаружи. Именно их отсутствие — самая частая причина, по которой оплаченный проект не даёт обещанного эффекта, и об этом честнее договориться до подписания договора.
- 1Чистые справочники. Подрядчик может написать правила сопоставления и разобрать очевидные случаи, но решить, «Ромашка» и «Ромашка-2» — это один контрагент или два, может только ваш человек. На базу в несколько тысяч позиций и контрагентов уходит 40–120 часов, и эти часы ваши. Порядок подготовки описан в материале данные перед внедрением.
- 2Описанный процесс. Записать за вами регламент подрядчик может. Решить, кто согласует скидку выше 15 % и что делать с заказом без предоплаты, — не может: это управленческое решение, и попытка отдать его наружу заканчивается системой, в которой согласование висит на человеке, давно сменившем должность.
- 3Привычка команды. Единственный механизм, который её создаёт, — руководитель, который сам работает в системе и задаёт по ней вопросы на планёрке. Ни обучение, ни интерфейс, ни штрафы этого не заменяют. Если руководитель продолжает спрашивать «скинь в личку, как там сделка», система умрёт независимо от суммы договора.
Три ошибки распределения бюджета
Одну и ту же сумму можно потратить так, что она даст эффект, и так, что она не даст ничего. Три схемы дележа встречаются чаще остальных, и все три опознаются по смете ещё до старта.
| Ошибка | Как выглядит смета | Чем заканчивается | Как не допустить |
|---|---|---|---|
| Всё в лицензии | Доля лицензий выше 50 %, работа — «настройка силами заказчика» | Система куплена, процесс не изменился, через год подписку продлевают по привычке | Держать долю лицензий в районе 30 % и требовать в смете отдельную строку на обучение |
| Всё в разработку | Ни одной покупной лицензии, всё пишется под заказ | Полгода до первого результата и вечная зависимость от автора кода | Сначала проверять, закрывается ли задача готовым продуктом за подписку |
| Один большой этап | Первый принимаемый результат позже шестой недели, промежуточных приёмок нет | К моменту сдачи процесс изменился, деньги кончились, эффект не измерен | Разбить на этапы по 3–6 недель, каждый со своим измеримым результатом |
Третья ошибка самая дорогая и самая частая, потому что выглядит она как экономия: один договор вместо трёх, одна приёмка вместо трёх, «не будем дробить». На практике дробление и есть главная защита бюджета — оно позволяет остановиться после первого этапа, если эффекта нет, и потерять треть суммы вместо всей. Логика поэтапного захода при ограниченных деньгах разобрана в материале порядок внедрения при малом бюджете.
Сравнение в три колонки с общим заголовком «Одна сумма, три способа её потерять». Левая — «Всё в лицензии»: полоса бюджета, где сегмент лицензий занимает больше половины, подпись «настройка силами заказчика». Средняя — «Всё в разработку»: полоса без сегмента лицензий вовсе, подпись «полгода до первого результата». Правая — «Один большой этап»: лента времени без промежуточных отметок с единственной точкой приёмки в конце, подпись «эффект не измерен». Под колонками общая подпись «правильная пропорция: 30 / 55 / 15 и этапы по 3–6 недель». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Когда бюджет лучше не тратить
Есть ситуации, в которых мы советуем отложить любой из трёх наборов. Ни один из этих случаев не про размер компании — все они про готовность.
- Процесс меняется прямо сейчас. Переезд на другую учётную систему, смена схемы работы с площадками, реорганизация отдела. Автоматизировать то, что переписывается через квартал, — это оплатить работу дважды. Разумный порядок: сначала устоявшийся процесс, потом его автоматизация.
- Нет владельца процесса внутри компании. Человека, который отвечает за результат и принимает решения по спорным местам, подрядчик не заменяет. Проект без такого человека тратит бюджет на согласования и заканчивается системой, которую никто не считает своей.
- Сумма собрана в ущерб операционке. Если 300 000 ₽ — это деньги, которых не хватит на зарплату в трудном месяце, набор надо уменьшить, а не растянуть. Набор за 50 000 ₽ с окупаемостью за 4 месяца честно финансирует следующий этап сам, и это лучше, чем рискованный миллион.
- Эффект не получается назвать числом. Если на вопрос «что изменится в рублях или в часах» ответа нет, проект не готов к запуску независимо от бюджета. Сначала замер текущего состояния, потом договор — методика замера описана в статье как измерить процесс до внедрения.
И финальное замечание про сравнение смет. Когда вы получите два предложения на одну задачу с разницей в три раза, не спрашивайте, почему одно дороже. Спросите у обоих, что остаётся ручным после запуска, кто ведёт систему через полгода и какой результат принимается на третьей неделе. Ответы на эти три вопроса объясняют разницу в цене лучше, чем любая расшифровка сметы, — а чаще всего выясняется, что дешёвое предложение просто не включает то, за что придётся заплатить отдельно.
Бюджет автоматизации тратится не на систему, а на изменение порядка работы. Система — самая дешёвая часть этого изменения.
