В электронный вид переводится почти весь кадровый поток: трудовые договоры и допсоглашения, приказы, заявления, графики отпусков, уведомления, ознакомление с локальными актами. На бумаге закон оставляет четыре позиции, и список действительно короткий. Сам термин означает ровно это: документ существует только в цифре, подписан электронно и имеет ту же силу, что подписанная бумага. На этом ответ на вопрос «что можно перевести» заканчивается — и начинается настоящая тема.
Проект кадрового ЭДО останавливается не на списке документов и не на выборе платформы. Он останавливается на двух вещах: согласие каждого работника на электронное взаимодействие и подпись для каждого работника, которой он это взаимодействие подтверждает. Платформа настраивается за недели, согласия собираются месяцами, а доля собравшихся прямо умножает экономию: половина согласий — половина эффекта при тех же расходах на лицензии и настройку.
Ниже — перечень того, что переводится и что остаётся, механика согласий с арифметикой, разбор подписей и того, кто за них платит, сравнение рабочего дня кадровика и работника до и после, расчёты на 50 и на 300 человек и порог доли согласий, ниже которого переход не окупается. Требования Трудового кодекса к кадровому ЭДО с момента их появления уже правились, поэтому всё приведено по состоянию на сентябрь 2026 года и требует сверки с действующей редакцией и с бухгалтером или кадровым юристом.
Что уходит в цифру, а что закон оставляет на бумаге
Формулировать надо от обратного: переводится всё, кроме перечисленного. Удобнее смотреть на это не как на список документов, а как на три участка кадрового потока — приём, текущая работа, расставание, — потому что именно так документы и появляются.
| Участок потока | Что в электронном виде | Что остаётся бумажным |
|---|---|---|
| Приём на работу | Трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности, приказ о приёме, ознакомление с локальными актами | Документы о прохождении инструктажей по охране труда |
| Текущая работа | Приказы о переводе, отпуске, командировке, заявления, объяснительные, графики отпусков, уведомления, допсоглашения | Акт о несчастном случае на производстве |
| Увольнение | Заявление работника, соглашение о расторжении, уведомления, обходной лист, расчётные документы | Приказ об увольнении, трудовая книжка и сведения о трудовой деятельности |
Практический вывод из таблицы неочевидный: смешанный режим наступает даже при стопроцентном согласии всех работников. Исключения закона распределены по всем трём участкам, поэтому бумажный контур придётся содержать всегда — печать, подпись, подшивку в личное дело. Проекты, которые считались по полному отказу от бумаги, спотыкаются именно здесь: экономия оказывается меньше обещанной, а бумажная процедура никуда не исчезает, просто становится редкой.
Список документов, которые остаются на бумаге, установлен нормами Трудового кодекса о кадровом ЭДО и уже корректировался с момента их появления. Приведённое здесь верно на сентябрь 2026 года. Перед запуском сверьте перечень с действующей редакцией и отдельно — с тем, какие виды документов поддерживает выбранная платформа: расхождение между «закон разрешает» и «система умеет» встречается регулярно, и обнаруживается оно на третьем месяце эксплуатации.
Согласие работника: почему без него не работает ничего
Письменное согласие конкретного работника на то, что кадровые документы с ним оформляются и подписываются в электронном виде. Согласие даётся один раз и относится к человеку, а не к документу: пока его нет, весь обмен именно с этим работником идёт на бумаге в полном объёме, сколько бы денег компания ни вложила в платформу. Отдельная норма касается тех, кто устроился после 31 декабря 2021 года и не имел к этой дате трудового стажа: у них согласие не запрашивается.
Отказ работника не может быть основанием ни для отказа в приёме на работу, ни для увольнения, ни для отказа в оформлении документа. Это стоит принять как вводную, а не как препятствие: компания не управляет долей согласий административно, она может только сделать согласие удобным и объяснимым. Поэтому доля согласившихся — не показатель дисциплины, а параметр проекта, который надо оценить до покупки лицензий, а не после.
- Сначала локальный акт, потом всё остальное. В нём фиксируется, какие документы переводятся, с какой даты, в какой системе и как работник получает доступ. Без акта согласия не к чему прикреплять, а собранные до него придётся собирать заново.
- Уведомление о переходе придётся вручить по-старому. Электронного канала с человеком ещё нет, поэтому первый документ проекта — бумажный. На распределённой компании это отдельная логистическая задача на две-три недели.
- Считайте не «согласных», а «дошедших». Отказ встречается реже, чем молчание: человек не открыл письмо, не пользуется личным кабинетом, работает вахтой и появится через месяц. В расчёте это одно и то же — документ идёт на бумаге.
- Две волны — нормальная динамика. Часть штата соглашается сразу, часть присоединяется в течение полугода, увидев, что коллеги оформляют отпуск с телефона. Планировать эффект по первой волне нельзя, отказываться от проекта по её результатам — тоже.
- Встройте согласие в процедуру найма. Тогда доля бумажного контура снижается сама за счёт текучести, без кампаний и уговоров; как это встаёт в первый день работы, разобрано в материале про онбординг нового сотрудника.
Схема с входной точкой «Кадровое событие» и первой развилкой «документ из перечня исключений» с ответвлением вниз в блок «бумажный контур — всегда». Основной поток идёт ко второй развилке «согласие работника получено», от которой вверх уходит «электронный контур» (блоки: формирование из кадрового учёта, подпись работодателя, подпись работника с телефона, архив), а вниз — «бумажный контур» (печать, сбор подписей, доставка, подшивка). Справа общий блок «Личное дело: единая опись». Под схемой подпись: «доля согласий прямо умножает экономию, расходы на лицензии от неё не зависят». Чертёжный стиль, надписи по-русски.
Подписи для сотрудников: какие нужны и кто за них платит
Требование к подписи зависит от документа и разное у двух сторон. Общая логика: чем тяжелее последствия документа, тем строже требование к подписи работодателя, а работнику в большинстве случаев достаточно самого простого варианта. Полная раскладка видов подписи и того, кому в компании какая нужна, — в материале про то, какая электронная подпись нужна; здесь только кадровая часть.
| Документ | Подпись работодателя | Подпись работника | Кто платит |
|---|---|---|---|
| Трудовой договор, допсоглашение, договор о материальной ответственности | Только усиленная квалифицированная | Усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная | Работодатель за обе стороны |
| Приказ о дисциплинарном взыскании, уведомление об изменении условий договора | Только усиленная квалифицированная | Усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная | Работодатель за обе стороны |
| Заявления, ознакомление с приказами и локальными актами, графики | Квалифицированная или неквалифицированная | Любая, включая простую подпись в системе работодателя | Обычно входит в тариф платформы |
Расходы на получение подписи, если она нужна работнику для работы, несёт работодатель — это закладывается в бюджет проекта сразу, вместе с лицензиями. Квалифицированная подпись со стороны компании нужна одна: её ставит руководитель либо уполномоченный сотрудник по машиночитаемой доверенности. Выпускать кадровику отдельный сертификат без доверенности бессмысленно — он подпишет документ от себя как от гражданина, а не от организации.
На компании в 300 человек с текучестью 30 % в год выпуск подписей для новичков — это 90 операций в год, то есть 7–8 в месяц, и так навсегда. Если выпуск оформлен как разовая кампания внедрения, через полгода половина новых сотрудников окажется в бумажном контуре, потому что «подпись сделаем потом». Выпуск подписи должен стоять в чек-листе первого дня рядом с пропуском и инструктажем, иначе доля электронного контура начнёт падать сама, без единого отказа.
Что меняется у кадровика и что у работника
Обе стороны меняют не объём работы, а её характер, и стоит проговорить это до запуска — тогда сопротивление на этапе согласий заметно ниже.
| Кто | Как было | Как стало |
|---|---|---|
| Кадровый специалист | Перепечатывает данные из учётной системы в шаблон, печатает, носит на подпись, ищет, кто не ознакомлен, шлёт оригиналы курьером | Запускает документ из карточки сотрудника, видит статус подписания списком, догоняет напоминанием, бумагу трогает только по исключениям |
| Работник | Приходит в отдел кадров, подписывает стопку, ждёт свой экземпляр, при увольнении собирает копии заново | Получает уведомление, подписывает с телефона, все свои документы видит в личном кабинете в любой момент |
| Руководитель подразделения | Согласует заявления на бумаге, узнаёт об отпуске, когда документ дошёл до него последним | Согласует в очереди задач, видит сроки и очередь отпусков до того, как документ оформлен |
Чего не меняется — сроков Трудового кодекса, споров и ошибок в исходных данных. Кадровый ЭДО ускоряет движение документа, но не проверяет его содержание: неверная дата в приказе останется неверной и будет подписана быстрее. И отдельное ожидание, которое стоит снять сразу: сокращения кадровой службы после перехода не происходит. Уходят перепечатывание, беготня за подписями и курьер; работа с людьми, сроками и спорами остаётся вся.
Сравнение в две колонки «Как было» и «Как стало», по три горизонтальные дорожки: «кадровый специалист», «работник», «руководитель подразделения». В левой колонке иконки-пиктограммы принтера, стопки бумаг, курьерского короба и подписи ручкой; в правой — карточка сотрудника, список статусов подписания, телефон с уведомлением. Между колонками вертикальная полоса с подписью «что не меняется: сроки Трудового кодекса, споры, ошибки в данных». Чертёжный стиль, надписи по-русски.
Расчёт на 50 человек: здесь всё решает доля согласий
Сеть услуг, 50 человек: три точки в одном городе и офис. Текучесть около 40 % — примерно 20 приёмов и 20 увольнений в год. Кадровый поток 96 документов и подписей в месяц. Бумажный документ занимает у кадровика 7,5 минуты, электронный — 2 минуты. Ставка кадрового специалиста 700 ₽/час с учётом налогов. Дважды в месяц кадровик выезжает на точки за подписями, выезд — 3 часа. Лицензии платформы — 720 ₽ в год на человека.
Разовые вложения в примере: настройка платформы, шаблоны и маршруты — 60 000 ₽, сбор согласий и организация выдачи подписей — 35 000 ₽, локальный акт, регламент и обучение — 25 000 ₽. Двадцать девять месяцев — это не провал, но и не проект, который защищают перед собственником цифрами. А теперь то же самое при половине согласий.
Разница между двумя расчётами — только доля согласившихся, и она обрушивает проект целиком. Причина в третьей строке: бумажный контур не сокращается пропорционально. Выезд на точку нужен и ради одного документа, и ради двадцати; лицензии оплачиваются на весь штат независимо от того, сколько человек подписали согласие. Экономия падает линейно, расходы не падают вовсе — поэтому у небольшой компании порог проходит примерно по двум третям согласий, и оценивать его надо до покупки.
Расчёт на 300 человек: тот же множитель, другой итог
Производственно-сервисная компания, 300 человек: головной офис, четыре удалённые площадки и 45 разъездных и вахтовых работников. Текучесть около 30 % — примерно 90 приёмов и 90 увольнений в год. Кадровый поток 720 документов и подписей в месяц. Нормативы времени и ставка те же: 7,5 минуты на бумажный документ, 2 минуты на электронный, 700 ₽/час. Отправление оригиналов — 500 ₽.
Разовые вложения здесь больше: настройка и шаблоны 110 000 ₽, обмен с кадровым учётом, чтобы документы собирались из карточки, а не перепечатывались, — 150 000 ₽, сбор согласий и выдача подписей на 300 человек — 90 000 ₽, регламент и обучение руководителей подразделений — 40 000 ₽. При 60 % согласий та же компания получает 35 880 ₽ экономии в месяц и окупаемость 10,9 месяца: срок вырос почти вдвое, но проект остался проектом. Разница с маленькой компанией в одной строке — доставке: она масштабируется вместе с долей согласий, а выезд кадровика на соседнюю улицу нет.
Диаграмма из четырёх столбцов окупаемости в месяцах, сгруппированных по двум компаниям. Группа «50 человек»: столбец «75 % согласий — 29 месяцев» и столбец «50 % согласий» высотой до верхней границы с подписью «не окупается». Группа «300 человек»: «85 % согласий — 5,9 месяца» и «60 % согласий — 10,9 месяца». Под каждой группой подпись с чистой экономией: «4 080 ₽ и 320 ₽ в месяц», «66 330 ₽ и 35 880 ₽ в месяц». Ось Y — месяцы окупаемости. Чертёжный стиль, надписи по-русски.
Когда переход не окупится
Пять ситуаций, в которых честный ответ — «не сейчас». Они не про отсталость, а про арифметику из предыдущих разделов.
- Все сотрудники в одном здании, найм редкий. Нет ни доставки, ни выездов — остаётся только время кадровика, а его при сотне документов в месяц немного. Возвращаться к вопросу стоит при открытии второй площадки или переходе части людей на удалённую работу.
- Ожидаемая доля согласий ниже двух третей. На маленькой компании это приговор проекту, как в расчёте выше. Оценить долю можно заранее: посмотрите, сколько человек пользуется личным кабинетом зарплатного проекта или корпоративной почтой.
- Компания в процессе смены кадровой системы. Настраивать обмен с учётом, который вы собираетесь менять, — потраченные деньги дважды. Сначала переезд, потом кадровый контур.
- Некому написать локальный акт. Технически платформа запустится и без него, юридически весь электронный обмен окажется без основания. Это не тот пункт, который переносят на потом: он первый по порядку и единственный, который нельзя купить у поставщика.
- Расчёт построен на отказе от бумаги целиком. Исключения закона остаются всегда, отказавшиеся остаются всегда. Смету, где бумажный контур обнуляется, надо пересчитывать до подписания договора, а не после первого квартала эксплуатации.
И два соседних сюжета, чтобы не смешивать их с этим. Кадровый контур живёт по своим правилам и не пересекается с обменом документами с контрагентами: другой закон, другие подписи, чаще всего другая платформа, объединять их в один проект незачем. А если вы уже смотрите на конкретные системы и тарифы, сравнение классов решений и их экономики разобрано в обзоре платформ кадрового ЭДО; там же видно, почему тариф «за документ» и тариф «за сотрудника» дают разный счёт при одной и той же текучести.
Кадровый ЭДО покупается у поставщика, а согласия собираются у людей. Вторая часть длиннее первой и стоит проекту дороже.
