Первая волна замен прошла почти незаметно, потому что шла по классам, где продукт равен функции: почта, диски, календарь, видеосвязь. Там достаточно было поставить другой продукт на то же место. Вторая волна упирается в классы, где заменять нужно не продукт, а способ работы — и именно поэтому она идёт медленно и стоит дорого.
Разбор ниже устроен по классам систем, а не по названиям. Это принципиально: вопрос «чем заменить Notion» не имеет ответа, потому что Notion у разных компаний закрывал разные наборы задач — у одних базу знаний, у других базу знаний плюс доску задач плюс лёгкую CRM. Пока не разложено, какие классы задач держал ушедший продукт, любой список аналогов бесполезен.
Все статусы даны по состоянию на сентябрь 2026 года. Это не формальность: за последние три года часть сервисов уходила и возвращалась, менялись условия оплаты и юрисдикция хранения данных. Перед решением перечень проверяется заново — включая тот, что вы читаете сейчас.
Почему первая волна прошла легко, а вторая встала
Класс заменяется дёшево, если выполняются три условия: продукт закрывал ровно одну функцию, данные в нём имеют простую структуру, и вокруг него не выросли собственные связки. Почта этим условиям удовлетворяет полностью: письма переносятся, формат стандартный, интеграций у почты обычно нет. Диски и видеосвязь — тем же образом.
Вторая волна пришлась на классы, где нарушено хотя бы одно условие, а чаще все три сразу. База знаний — это дерево страниц со ссылками друг на друга, вложенными таблицами и правами доступа; при переносе дерево уплощается, а часть содержимого превращается в обычный текст. Отчётность — это модель данных и вычисляемые меры, которые не переводятся, а переписываются. Сценарные интеграции — это код без исходников, живущий в чужом облаке.
Одна зарубежная подписка часто закрывала два-три класса задач. На её место встают два-три российских продукта, у каждого своя подписка, свои права доступа и свои связки с остальными системами. Компания, платившая за одну строку в бюджете, получает три строки и три точки отказа. Это надо закладывать в решение с самого начала, иначе смета удваивается в середине проекта.
Матрица по классам: где что состоялось
Ниже — сводная карта на сентябрь 2026 года, десять классов и четыре возможных статуса. «Замена состоялась» означает, что класс закрывается одним продуктом с сопоставимым набором функций. «Частичная» — что закрывается, но с потерями, которые надо принять осознанно. «Смена подхода» и «провал класса» — что заменять продуктом бесполезно: в первом случае меняется способ решения задачи, во втором сопоставимого продукта на рынке просто нет. «Прямой преемник» — что у ушедшего продукта есть российское продолжение той же линейки.
| Класс систем | Что ушло | Статус замены | Чем закрывают | Что теряется |
|---|---|---|---|---|
| Почта, диски, календарь | Google Workspace, Microsoft 365 | Замена состоялась | Яндекс 360, VK WorkSpace | Привычка и мелкие удобства интерфейса |
| Видеовстречи | Zoom | Замена состоялась | Контур.Толк, СберДжаз, VK Teams | Простота подключения внешних участников без установки |
| Командные чаты | Slack | Замена состоялась | VK Teams, Яндекс 360, Пачка | Экосистема сторонних приложений и ботов |
| CRM и продажи | Salesforce, HubSpot | Замена состоялась | Битрикс24, amoCRM, RetailCRM, Мегаплан | Маркетинговая часть HubSpot собирается из нескольких продуктов |
| База знаний и документы | Notion, Confluence, Coda | Частичная | Yonote, Kaiten, Weeek | Вложенные базы данных и связи между страницами |
| Доски задач и проекты | ClickUp, Asana, Trello | Частичная | Kaiten, Weeek, Pyrus, Strive | Автоматизации внутри доски и глубина настройки полей |
| Отчётность и BI | Power BI, Tableau | Частичная | Visiology, Yandex DataLens, Polymatica, Luxms BI, PIX BI, Форсайт, Apache Superset | Модель данных и меры переписываются заново, а не переносятся |
| Визуальные доски | Miro | Провал класса | Самостоятельно развёрнутый холст, схемы в базе знаний | Совместное редактирование в реальном времени и библиотека шаблонов |
| Сценарные интеграции | Zapier, Make | Смена подхода | Albato, ApiX-Drive, n8n на своём сервере | Библиотека готовых коннекторов к зарубежным сервисам |
| Распознавание документов | ABBYY | Прямой преемник | Content AI, Smart Engines | Практически ничего, но шаблоны извлечения переносятся руками |
Отдельно про то, почему ушедшие продукты нельзя оставлять в контуре, даже если они технически ещё работают. Оплата из России по большинству из них невозможна, юридического лица и поддержки в стране нет, аккаунт может быть отключён без предупреждения и без выгрузки данных, а хранение персональных данных клиентов на зарубежных серверах прямо противоречит требованию о локализации. Совокупность этих четырёх пунктов делает такой продукт не «инструментом с неудобствами», а незакрытым риском в основании процесса.
Сравнение в четыре колонки с подписями и содержимым. «Замена состоялась» — почта и диски, видеовстречи, чаты, CRM. «Частичная» — база знаний, доски задач, отчётность и BI. «Смена подхода и провал класса» — сценарные интеграции, визуальные доски. «Прямой преемник» — распознавание документов: ABBYY → Content AI. Под колонками общая подпись: «Из десяти классов заменой продукта закрываются четыре». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Класс, где замена оказалась сложнее всего
Сценарные интеграционные платформы — самый тяжёлый случай второй волны, и не из-за функций. На этих платформах компании годами собирали связки между системами: заявка с сайта уходит в CRM, оплата — в учёт, статус — в чат. Исходников у этих сценариев нет, документации обычно тоже, а знание о том, что именно они делают, живёт в голове человека, который их собирал и, как правило, уже не работает в компании.
Поэтому вопрос ставится не «на что перенести», а «что из этого вообще нужно». Практика показывает, что треть сценариев можно просто выключить: они дублируют друг друга или обслуживают процесс, которого больше нет. Разбор с инвентаризацией за день, четырьмя вариантами замены и порядком миграции без остановки процессов вынесен в материал чем заменить Zapier и Make; здесь — только состояние рынка.
- Albato — российское юрлицо и серверы в РФ, что снимает вопрос по части 5 статьи 18 152-ФЗ. Подходит там, где нужна облачная платформа со счётом от российской компании и готовыми коннекторами к отечественным системам.
- ApiX-Drive — в реестре отечественного ПО, тарифы начинаются примерно от 2 200 ₽/мес. Реестровый статус важен, если среди ваших требований есть закупки или работа с госзаказчиком.
- n8n на своём сервере в России — вариант для тех, кому нужна гибкость и кто готов держать инфраструктуру: оплата облачной версии из России затруднена, поэтому речь именно о самостоятельном развёртывании. Установку и стоимость владения такой связки мы разбирали отдельно.
- Отказ от платформы в пользу прямых интеграций — рабочий вариант при небольшом числе связок. Пять сценариев, написанных кодом, часто дешевле в эксплуатации, чем подписка на платформу ради этих же пяти сценариев.
Единственный класс с прямым преемником
Распознавание документов — приятное исключение. ABBYY ушла из России в 2022 году, но российская часть бизнеса продолжилась под именем Content AI с преемственностью продуктов: ContentReader PDF занял место FineReader, ContentCapture — место FlexiCapture. Для компании это означает, что переход остаётся в пределах знакомой логики: те же понятия, тот же способ описывать документы.
Класс систем, которые принимают пачку сканов или файлов, определяют тип каждого документа, извлекают из него поля по заранее описанным правилам и отдают результат в учётную систему. От обычного распознавания текста отличается тем, что на выходе не текст, а заполненные реквизиты: номер, дата, контрагент, суммы, позиции. Именно эта часть требует переноса шаблонов при смене платформы.
Второй живой игрок — Smart Engines, который закрывает УПД, счета-фактуры, акты, ТОРГ-12, КС-2 и КС-3, банковские выписки и платёжки. Есть и встроенный путь: 1С:Распознавание первичных документов, если объём небольшой и всё равно всё уходит в 1С. Что переносится руками в любом случае — шаблоны извлечения полей и списки исключений: их структура у каждой платформы своя. По нашему опыту, на компанию со средним потоком это 30–60 часов работы, а не месяц.
И одна честная оговорка про точность. Ни одна платформа не даёт стопроцентного результата на реальном потоке: часть документов уходит на ручной разбор, и планировать надо именно с этим допущением. Как устроена проверка сумм по контрольным равенствам и очередь спорных документов, описано на странице решения распознавание счетов и актов.
Схема в две зоны. Слева один блок «Одна подписка» с тремя ярлыками внутри: «база знаний», «доска задач», «лёгкая CRM». Стрелка вправо с подписью «вторая волна». Справа три отдельных блока с собственными подписями «продукт 1», «продукт 2», «продукт 3», под каждым — маленькая метка «своя подписка» и «свои права доступа». Между тремя блоками нарисованы три соединительные линии с подписью «связки, которых раньше не требовалось». Внизу общий вынос: «три строки бюджета и три точки отказа вместо одной».
Сколько стоит сама замена: компания на 80 человек
Модельная компания: 80 сотрудников, из них 55 работают в офисных системах ежедневно. В отчётности числится 30 дашбордов, живыми из них оказываются 12. В интеграционной платформе 34 сценария, после чистки остаётся 22. Учётная система — 1С:УТ, CRM — Битрикс24; их не трогаем, они и так российские. Считаем только вторую волну.
В эту смету намеренно не входят три вещи: лицензии операционных систем и офисного пакета, перенос учётной системы и просадка производительности первых двух месяцев. Это отдельный разговор с другой арифметикой — полную смету перехода со всеми шестью статьями расходов мы считали в материале сколько стоит миграция на отечественное ПО на модельной компании из 50 человек. Здесь считается только то, что относится ко второй волне.
А теперь то, из-за чего смету перехода обычно читают неправильно. Разовые работы — не главный расход. Посмотрите, во что обходится жизнь на новом стеке.
Год подписок на новом стеке (2 299 200 ₽) обходится дороже всех разовых работ по переходу (2 068 800 ₽). На трёхлетнем горизонте подписки весят примерно втрое больше переезда. Отсюда практическое следствие: выбирая между двумя продуктами, сравнивайте не цену внедрения, а сумму за 36 месяцев вместе с администрированием. И именно здесь окупается разбор, какие классы вам действительно нужны: каждый лишний продукт — это не одна покупка, а тридцать шесть платежей.
Два столбца в рублях. Левый «Разовые работы перехода — 2 068 800 ₽» разбит на пять сегментов с подписями и суммами: инвентаризация 84 000 ₽, офисный контур 740 000 ₽, отчётность 410 800 ₽, интеграции 654 000 ₽, распознавание 180 000 ₽. Правый «Подписки за год — 2 299 200 ₽» разбит на три сегмента: офисный контур 1 728 000 ₽, интеграционная платформа 247 200 ₽, отчётность 324 000 ₽. Горизонтальная линия на уровне левого столбца показывает, что правый выше. Подпись под диаграммой: «80 сотрудников, сентябрь 2026». Ось Y — рубли.
Порядок замены: с какого класса начинать
Порядок определяется не удобством, а тем, что от чего зависит. Классы, на которых висят другие системы, трогают первыми — иначе их придётся переделывать дважды. Классы, где потери при переносе максимальны, откладывают и готовят дольше.
- 1Шаг 1. Инвентаризация всего парка, не только заменяемого
Перечень систем, кто владелец каждой, сколько человек ими пользуется, какие связки между ними живы. Здесь же выясняется главное — какие классы задач держал каждый ушедший продукт. Без этого списка любой выбор аналога делается вслепую. Это 24 часа работы и первая строка сметы.
- 2Шаг 2. Сценарные интеграции
Идут первыми, потому что от них зависят все остальные системы, и потому что живут в чужом облаке, доступ к которому может прекратиться. Треть сценариев на этом шаге обычно выключается совсем: они дублируют друг друга или обслуживают процессы, которых больше нет.
- 3Шаг 3. Отчётность
Переносится после интеграций, потому что берёт данные из тех же систем. Пересобирают не все дашборды, а только живые: из тридцати отчётов модельной компании открывались двенадцать. Про выбор платформы и реестровый нюанс — в разборе чем заменить Power BI и Tableau. Каждый отчёт после пересборки сверяется с прежним построчно, иначе доверие к новой платформе не появится.
- 4Шаг 4. Офисный контур
База знаний, доски задач, чаты. Самый заметный для сотрудников и самый конфликтный шаг: он меняет ежедневные привычки 55 человек. Переносится содержимое после чистки, а не всё подряд — обычно живой оказывается примерно две трети базы знаний. Разбор по четырём классам офисных задач — в материале чем заменить Notion, Slack, Miro и ClickUp.
- 5Шаг 5. Распознавание документов
Идёт последним, потому что класс закрывается прямым преемником и не блокирует остальные. Переносятся шаблоны извлечения и списки исключений, после чего две недели работают параллельно со старым процессом и сверяют результат по контрольным равенствам.
Горизонтальная лента из пяти этапов с подписями: «Инвентаризация парка — 24 ч», «Сценарные интеграции — 22 из 34», «Отчётность — 12 живых из 30», «Офисный контур — 55 ежедневных пользователей», «Распознавание документов — перенос шаблонов». Под лентой стрелки зависимости: от «интеграций» вверх к «отчётности» и к «офисному контуру» с подписью «берут данные отсюда». У последнего этапа отметка «две недели параллельной работы и сверка». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Когда заменять не надо
Замена ради самой замены — самый дорогой сценарий второй волны. Есть четыре ситуации, в которых мы советуем не начинать, и они встречаются чаще, чем кажется.
- Продукт куплен бессрочно, работает офлайн и не хранит персональных данных. Инженерная программа на локальной машине конструктора не создаёт риска и не требует ни оплаты, ни облака. Менять её на аналог — расход без смысла.
- Класс закрывается тем, что уже есть. Часто отдельная база знаний не нужна: регламенты помещаются в раздел документов уже купленной CRM или таск-трекера. Проверьте это до того, как заводить ещё одну подписку на 80 человек.
- Продукт держит один процесс, который вы всё равно собираетесь переделывать. Тогда замена делается не отдельным проектом, а частью переделки процесса — иначе вы дважды заплатите за перенос содержимого, которое потом выбросите.
- Формальной обязанности нет, а риск невелик. У большинства частных компаний прямой обязанности переходить на отечественное ПО нет — есть экономический риск, и его размер надо оценивать отдельно. Разбор трёх групп компаний и теста на шесть вопросов вынесен в материал кому обязателен переход на отечественное ПО.
И то, чем стоит закончить любой текст про импортозамещение. Всё перечисленное — состояние на сентябрь 2026 года. Мы намеренно не даём прогнозов о том, какие сервисы появятся или уйдут: за последние три года такие прогнозы не сбывались ни в одну сторону. Устойчив здесь один вывод — считайте классами и владением. Класс задач переживёт любой конкретный продукт, а сумма за тридцать шесть месяцев скажет о решении больше, чем цена внедрения.
Заменяют не продукт, а класс задач. Список аналогов без этого разбора — просто список.
