Прямой замены «один в один» у Notion, Slack, Miro и ClickUp в российском стеке нет, и искать её бесполезно. Каждый из этих продуктов закрывал сразу несколько классов задач: Notion — базу знаний, документы и заодно доску задач; ClickUp — задачи, документы и отчётность; Slack — чат, а через приложения ещё и уведомления из половины систем компании. Российские продукты устроены иначе: они закрывают по одному классу и делают это плотнее. Поэтому правильный вопрос не «чем заменить Notion», а «какие четыре класса задач у нас на самом деле были и чем закрывается каждый».
Классов ровно четыре: база знаний и документы, доски задач и проекты, командные чаты и звонки, визуальные доски для совместной работы. По первым трём российские варианты есть и работают. По четвёртому честный ответ — полноценной замены нет, и это надо знать до начала проекта, а не после.
Ниже — разбор по классам с критериями отбора, таблица переноса содержимого с разделением на «переносится структурно» и «становится плоским текстом», расчёт подписок и разовых работ на команде из 40 человек и честный список тех, кому переезжать не надо. Всё — по состоянию на сентябрь 2026 года: составы продуктов меняются от релиза к релизу, поэтому конкретные возможности проверяются пилотом на своём содержимом, а не по таблице из статьи.
Четыре класса задач вместо одной подписки
Первое, что обнаруживает компания на переезде: подписок становится больше, а не меньше. Это не недостаток российских продуктов, а следствие разной философии. Универсальный конструктор экономил на числе счетов, но платил за это тем, что не был лучшим ни в одном классе. Специализированный продукт лучше в своём классе, но требует отдельного счёта и отдельной связки со всеми остальными.
| Класс задачи | Чем закрывался раньше | Чем закрывается теперь | Что меняется |
|---|---|---|---|
| База знаний, документы, регламенты | Notion, Coda, Confluence | Yonote, Weeek, Яндекс 360 | Отдельная подписка там, где раньше это шло в нагрузку к трекеру |
| Задачи и проекты | ClickUp, Trello, тот же Notion | Kaiten, Weeek, Strive, Pyrus, Битрикс24 | Выбор идёт не по функциям, а по модели работы — их четыре |
| Командный чат и звонки | Slack плюс отдельный сервис видеовстреч | VK Teams, Яндекс 360, Контур.Толк, СберДжаз | Класс распадается надвое: повседневный чат и видеовстречи чаще берут у разных вендоров |
| Визуальные доски и совместный холст | Miro | Открытый холст на своём сервере, канбан-доска, бумажная схема | Единственный класс, где равноценной замены нет |
| Связки между всем перечисленным | Готовые приложения в каталоге сервиса, включались галочкой | Собираются отдельно: платформа интеграций или своя прослойка | Бывшая бесплатной галочка становится строкой сметы |
Сравнение в две зоны. Слева «Было»: три крупных блока — «Notion / ClickUp: база знаний + задачи + документы», «Slack: чат + уведомления из систем», «Miro: холст». Тонкие линии между ними подписаны «связки включались галочкой». Справа «Стало»: четыре блока поменьше — «База знаний», «Доски задач», «Чат и звонки», «Визуальный холст (замены нет)». Линии между ними толще и подписаны «связки собираются отдельно». Внизу под правой зоной подпись «40 человек: 72 000 ₽/мес подписок, 560 000 ₽ разово». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Перед выбором выпишите, что именно ваша команда делала в ушедшем сервисе: где лежат регламенты, где ведутся задачи, где обсуждают, где рисуют схемы. У половины компаний обнаруживается, что четвёртый класс не использовался вовсе, а третий шёл в обычном мессенджере на телефонах сотрудников. Это сразу снимает две подписки из четырёх и примерно треть работ по переносу.
База знаний и документы: чем заменяют Notion и Confluence
Здесь выбор идёт по четырём вещам, и ни одна из них не про красоту редактора: глубина вложенности страниц, на каком уровне выдаются права доступа, ищет ли система по содержимому страниц, и что получается на выходе при экспорте. Четвёртый критерий выглядит второстепенным ровно до того дня, когда вы соберётесь переезжать снова.
| Продукт | Модель, которую он исповедует | Кому подходит в первую очередь |
|---|---|---|
| Yonote | Блочный редактор с деревом вложенных страниц и базами — ближе всего к привычной команде, жившей в универсальном конструкторе | Командам, у которых вики была основным рабочим местом, а не складом файлов |
| Weeek | Одно пространство, где база знаний соседствует с задачами и клиентской базой | Небольшим командам, которым важнее одно окно, чем глубина каждого модуля |
| Яндекс 360 | Почта, диск, документы и совместное редактирование на домене компании; вики — часть пакета, а не его центр | Компаниям, у которых боль в первую очередь про почту, домен и файлы |
| Битрикс24 | Корпоративный портал: база знаний — один из разделов рядом с CRM, задачами и оргструктурой | Тем, у кого в этом же портале уже живут продажи |
Колонка «модель» — это позиционирование продуктов и то, как они устроены концептуально, а не результат лабораторного сравнения функций. Единственный способ узнать, как система поведёт себя на вашем содержимом, — двухнедельный пилот, на который переносят одну реальную ветку вики со всеми её вложенностями и правами. Пилот на две системы обойдётся в 40 000–80 000 ₽ и отвечает на вопросы, на которые не ответит ни одна таблица, включая эту.
Отдельно про право доступа. В универсальных конструкторах доступ обычно выдавался на страницу, и этим активно пользовались: клиентская ветка открыта проектной группе, финансовая — трём людям. Если новый продукт выдаёт права на уровне пространства целиком, вся ваша схема доступа рассыпается, и это обнаруживается на третьей неделе переноса. Проверять модель прав надо первым делом — она определяет структуру, а структуру потом не переделать без второго переноса. Как навести порядок в базе знаний до переезда и кто её ведёт дальше, у нас разобрано отдельно.
Доски задач: четыре модели, между которыми выбирают
Сравнивать трекеры по спискам функций бессмысленно: списки почти совпадают. Различаются они моделью — тем, что в системе считается главным объектом. От модели зависит, придётся ли перестраивать процесс работы, и именно это, а не цена подписки, определяет успех переезда.
| Модель | Главный объект | Представители | Что придётся перестроить |
|---|---|---|---|
| Канбан-первая | Поток задач через колонки; проект вторичен | Kaiten | Ничего, если вы и раньше работали досками. Многое, если жили списками и сроками |
| Всё в одном окне | Пространство, где задачи, база знаний и клиенты рядом | Weeek | Скорее упрощение: часть отдельных сервисов схлопывается в один |
| Процессно-маршрутная | Заявка, идущая по маршруту согласования | Pyrus | Задачи придётся описать как процессы с этапами и согласующими |
| Портальная | Корпоративное пространство, где трекер — один из разделов | Битрикс24 | Появляется оргструктура и права по ней; часть команд воспринимает это тяжело |
| Самостоятельный трекер | Задача и проект без нагрузки в виде портала | Strive | Меньше всего перестройки, но связки с остальными системами собираются отдельно |
Пять карточек в ряд, у каждой сверху название модели, в центре схематичный значок главного объекта, снизу подпись. Карточка 1 «Канбан-первая», значок — колонки с карточками, подпись «Kaiten». Карточка 2 «Всё в одном окне», значок — четыре сегмента в одном квадрате, подпись «Weeek». Карточка 3 «Процессно-маршрутная», значок — стрелка через три овала согласования, подпись «Pyrus». Карточка 4 «Портальная», значок — дерево оргструктуры, подпись «Битрикс24». Карточка 5 «Самостоятельный трекер», значок — список задач, подпись «Strive». Под рядом сплошная подпись: «перестраивается процесс, а не интерфейс». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Про цену. Подписки в этом классе на сентябрь 2026 года считаются за пользователя и лежат примерно в 300–700 ₽ в месяц, а портальные продукты продаются пакетами на компанию, и там цена перестаёт зависеть от числа людей после определённого порога. Тарифы правятся регулярно, поэтому в расчёте ниже мы берём середину диапазона, а перед закупкой цифру надо взять с сайта вендора. Гораздо важнее цены другое: за пользователя вы платите за всех заведённых, включая тех, кто заходит раз в квартал. Ревизия списка пользователей перед переездом обычно снимает 15–25 % будущего счёта.
Чаты и звонки: класс, который распадается надвое
Здесь у компаний обычно самое сильное разочарование, и оно основано на неверном сравнении. Slack закрывал повседневный чат с каналами, тредами и ботами, но видеовстречи почти всегда шли отдельным сервисом. То есть класс и раньше был расщеплён на два, просто счёт за вторую половину приходил от другого вендора и никого не смущал.
| Продукт | Что закрывает | На что смотреть при выборе |
|---|---|---|
| VK Teams | Повседневный корпоративный чат: каналы, треды, боты, десктоп и мобильный | Как заводятся боты и вебхуки — от этого зависит, придут ли в чат уведомления из ваших систем |
| Яндекс 360 | Пакет: почта на домене, диск, документы, мессенджер и видеовстречи | Подходит, если почта и файлы важнее глубины самого чата |
| Контур.Толк | Видеовстречи и вебинары, в том числе с внешними участниками | Внешние участники и запись встреч — то, ради чего этот класс обычно и покупают |
| СберДжаз | Видеовстречи | Простой вход для внешних собеседников без установки клиента |
Практический критерий выбора в этом классе один и он технический: как в продукт заводятся боты и входящие вебхуки. В зарубежном чате уведомления из систем компании подключались готовыми приложениями из каталога — упало в трекере, прилетело в канал. После переезда эта механика собирается руками, и стоимость сборки зависит от того, есть ли у продукта нормальный программный интерфейс для ботов. Если нет — уведомления будут ходить почтой, а канал превратится в место, где просто переписываются. Про то, как собрать обращения и уведомления из разных каналов в одну ленту, у нас есть отдельный материал.
И одно предупреждение про историю переписки. Она в этом классе не переносится никуда и никогда: ни один мессенджер не принимает чужую переписку. Если история важна — её выгружают в собственный архив до потери доступа, а не после. Это стоит недорого, пока доступ есть, и превращается в отдельный проект с непредсказуемым результатом, когда доступ уже закрыт.
Визуальные доски вместо Miro: класс с самым большим провалом
Здесь мы не будем делать вид, что замена есть. По состоянию на сентябрь 2026 года продукта, который повторял бы бесконечный совместный холст с десятками одновременных курсоров, готовыми шаблонами и живым сообществом, в российском стеке нет. Есть три рабочих обходных пути, и выбор между ними зависит от того, чем холст был у вас на самом деле.
- 1Если холст был доской задач
Так у большинства: стикеры со статусами, колонки, ответственные. В этом случае холст не нужен вовсе — эта часть переезжает в обычный канбан-трекер и там работает лучше, потому что у карточки появляются срок, исполнитель и история. Проверить просто: если на доске были колонки и стикеры двигались слева направо — это трекер, а не холст.
- 2Если холст был схемой процесса или архитектуры
Тогда его место — в корпоративной базе знаний рядом с текстом регламента, а рисуется он в любом редакторе диаграмм. Схема процесса живёт годами и правится раз в квартал, совместное редактирование в реальном времени ей не нужно. Побочный эффект приятный: схема наконец перестаёт теряться и лежит там же, где её описание.
- 3Если холст нужен для живых сессий
Остаётся два варианта. Первый — открытый холст с исходным кодом, развёрнутый на своём сервере: в расчёте ниже это 2 500 ₽ аренды и час администратора в месяц. Это не продукт с поддержкой и не реестровое ПО, зато данные не покидают ваш контур. Второй вариант — бумага, маркеры и фотография результата в базе знаний. Мы называем его всерьёз: для сессии на шесть человек в одной комнате он работает не хуже, а часть команд после переезда так и осталась на нём.
Визуальные доски — самая заметная потеря и одновременно самая дешёвая. Компании, которые начинают проект с поиска замены холсту, тратят на него недели, а потом обнаруживают, что перенос базы знаний и маппинг статусов задач — работа на 294 000 ₽ из 560 000 ₽ всей сметы, и на неё времени уже не осталось. Порядок правильный обратный: сначала база знаний и задачи, холст — последним.
Что переносится структурно, а что становится плоским текстом
Это главный технический вопрос переезда, и ответ на него определяет половину сметы. Экспорт из ушедшего сервиса почти всегда есть, но экспортируется не то, что вы видите на экране. Видите вы структуру: дерево страниц, представления базы, связи, права. Экспортируется содержимое.
| Что | Как переезжает | Что с этим делать |
|---|---|---|
| Текст страниц: заголовки, списки, ссылки, картинки | Структурно, через экспорт в разметку | Автоматизируется скриптом, ручной работы почти нет |
| Дерево вложенности страниц | Частично: два уровня обычно сохраняются, глубже разъезжается | Проверять после переноса и дособирать руками — основная часть 60 часов в смете |
| Таблицы внутри страниц | Структурно при экспорте в разметку, плоским текстом при экспорте в PDF | Экспортировать в разметку, даже если PDF выглядит аккуратнее |
| Базы данных и их представления: галерея, календарь, доска | Не переезжают. Остаётся плоская таблица | Представления собираются заново в новой системе, это отдельная работа |
| Формулы и связи между базами | Не переезжают | Переписываются вручную; часть логики проще перенести в трекер, чем воспроизводить |
| Задачи, статусы, исполнители | Переезжают при маппинге статусов | Составить таблицу соответствия статусов до переноса, а не в процессе |
| Пользовательские поля задач | Переезжают вручную | Хороший момент, чтобы выбросить половину: обычно из 20 полей живых 6–8 |
| Комментарии, упоминания, история изменений | Как правило, теряются | Если важны — выгрузить в архив и привязать к карточке, а не тащить в новую систему |
| Права доступа и группы | Не переезжают никогда | Заводятся заново по оргструктуре; в смете это отдельные 42 000 ₽ |
Схема с одним источником и тремя расходящимися потоками. Слева блок «Экспорт из ушедшего сервиса». Верхний поток «Переезжает структурно»: текст страниц, задачи и статусы, файлы и вложения — подпись «автоматизируется». Средний поток «Переезжает плоским»: дерево вложенности глубже двух уровней, таблицы при экспорте в PDF, пользовательские поля — подпись «ручная доводка, 60 часов». Нижний поток «Не переезжает»: представления баз, формулы и связи, комментарии и история, права доступа — подпись «собирается заново, 42 000 ₽ только на права». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
И самое важное правило переноса: чистить надо до, а не после. У команды из 40 человек в вики обычно накапливается около 1 240 страниц, из которых живых — примерно 780; остальное дубли, черновики и регламенты позапрошлого года. Перенос мёртвых страниц стоит столько же, сколько живых, и потом их всё равно никто не удалит. Ревизия содержимого перед экспортом — единственное сокращение сметы, которое не аукается на эксплуатации. Как готовить данные перед переездом в новую систему, мы разбирали отдельно.
Сколько это стоит: 72 000 ₽ в месяц и 560 000 ₽ разово
Модельная команда: 40 человек, 1 240 страниц в вики, 4 200 активных и закрытых задач, три живых связки между системами. Сначала подписки — то есть постоянные расходы после переезда.
Теперь разовые работы. Ставка инженера в расчёте — 3 500 ₽ в час, всего 160 часов. Просадка производительности первых недель сюда не входит: она считается отдельно и подробно разобрана в нашей статье о полной смете перехода на отечественное ПО.
Обратите внимание на пропорцию. Собственно перенос содержимого — 294 000 ₽ из 560 000 ₽, чуть больше половины. Оставшиеся 266 000 ₽ — это инвентаризация, связки, права доступа и обучение, то есть ровно то, чего в экспорте нет ни в каком виде. Та же закономерность работает и на больших проектах импортозамещения: платят не за лицензии и не за данные, а за связи, которые к ним приросли. Общие вилки наших работ и порядок цен по типам проектов — на странице бюджетов.
Горизонтальная столбиковая диаграмма из шести полос, ось в рублях от 0 до 220 000. Полосы сверху вниз: «Перенос базы знаний, 60 ч — 210 000 ₽», «Пересборка трёх связок, 36 ч — 126 000 ₽», «Перенос задач, 24 ч — 84 000 ₽», «Обучение и сопровождение, 18 ч — 63 000 ₽», «Права доступа, 12 ч — 42 000 ₽», «Инвентаризация, 10 ч — 35 000 ₽». Справа две скобки, объединяющие полосы: «переносится содержимое — 294 000 ₽» и «собирается заново — 266 000 ₽». Внизу подпись «итого 560 000 ₽, 160 часов по 3 500 ₽, 14 000 ₽ на сотрудника». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Кому переезжать не надо
Есть три ситуации, в которых проект на 560 000 ₽ — лишний расход, и мы сами отговариваем от него.
- Команда до пяти человек на бесплатном тарифе, у которой в сервисе нет ни персональных данных клиентов, ни коммерческой тайны. Здесь нет ни обязанности, ни риска утечки, ни объёма для проекта: два десятка страниц переносятся вручную за вечер, а задачи начинаются с чистого листа в новом трекере.
- Сервис оплачивается напрямую, работает и содержит только внутренние материалы. Пока оплата проходит и доступ есть, деньги полезнее вложить в процесс, который приносит выручку. Но выгрузку содержимого в своё хранилище сделайте прямо сейчас: она стоит несколько часов, пока доступ есть, и превращается в непредсказуемый проект, когда доступа не станет.
- Компания уже живёт в корпоративном портале, где есть и задачи, и база знаний, и чат. Ещё три подписки поверх портала — это не замена ушедших сервисов, а четвёртое место, где будут лежать регламенты. Сначала используйте то, за что уже платите.
И вывод, который стоит держать в голове при любом выборе из этой статьи. Продукты, перечисленные выше, тоже когда-нибудь придётся менять — по требованию заказчика, из-за цены или потому что вендор сменит модель. Поэтому единственный критерий, который стоит добавить к вашему списку сравнения, звучит скучно: как из этой системы выгружается всё содержимое и что получается на выходе. Проверить это надо на пилоте, до закупки, а не через три года. Компания, у которой мастер-копия данных лежит у себя, следующий переезд делает за недели вместо месяцев — про такую архитектуру у нас есть отдельный материал.
Выбирая систему, проверьте не как в неё загружаются данные, а как они из неё выгружаются. Первое покажут на демонстрации, второе — нет.
