Переход компании из 50 человек с зарубежного стека на российский стоит в модельном расчёте 2 901 010 ₽, или 58 020 ₽ на сотрудника. Из этой суммы на лицензии приходится 7 920 ₽ за первый год — три десятых процента. Всё остальное уходит в перенос данных, пересборку связок между системами, настройку процессов, обучение и в те недели, когда компания работает медленнее обычного.
Именно поэтому разговор «а во сколько нам обойдётся импортозамещение» почти всегда начинается не с того конца. Сравнивают прайсы: столько стоила зарубежная подписка, столько стоит российская, разница приемлемая. А потом обнаруживают, что подписка была самой дешёвой частью конструкции, а дорогой была ткань связей вокруг неё: выгрузка из учётной системы в отчётность, заявка с сайта, падающая в доску задач, напоминание из календаря, уходящее в чат. Ушёл один сервис — расползлось всё полотно.
Ниже — смета переезда, разобранная на шесть строк, с арифметикой, которую можно повторить на калькуляторе. Все цифры модельные: они получены из объёмов конкретной вымышленной компании и ставок сентября 2026 года, а не взяты из прайса подрядчика. Вводные придётся заменить на свои, но структура расходов от размера компании почти не зависит — меняются только множители.
Шесть строк, из которых складывается счёт
Смета перехода всегда раскладывается на одни и те же шесть строк. Разница между компаниями — в том, какая из них окажется главной. У компании с двумя системами и без интеграций основной расход — обучение. У компании со зрелым набором связок, а таких большинство, первое место занимают интеграции, а второе — потерянное время сотрудников.
| Строка расхода | Сумма в модельном расчёте | Доля | Кто платит |
|---|---|---|---|
| Лицензии: прирост подписки за первый год | 7 920 ₽ | 0,3 % | Заказчик, ежемесячно |
| Перенос данных | 644 000 ₽ | 22 % | Подрядчик по договору |
| Пересборка связок и отчётности | 1 060 000 ₽ | 37 % | Подрядчик по договору |
| Настройка процессов, ролей и прав | 280 000 ₽ | 10 % | Подрядчик по договору |
| Обучение, включая часы сотрудников | 318 000 ₽ | 11 % | Пополам с заказчиком |
| Просадка производительности переходного периода | 591 090 ₽ | 20 % | Только заказчик |
В коммерческом предложении подрядчика вы увидите строки со второй по четвёртую и половину пятой — это 2 302 000 ₽. Оставшиеся 599 010 ₽ не появятся ни в одном документе, потому что их никто никому не выставляет: они выплачиваются зарплатой сотрудникам, которые в эти недели делали меньше обычного. Мы разбирали этот эффект отдельно в материале о скрытых расходах на автоматизацию — при переезде он выражен сильнее, чем при внедрении с нуля, потому что люди теряют не новое умение, а старую привычку.
Горизонтальная столбчатая диаграмма из шести полос, отсортированных по убыванию, единицы — рубли, справа у каждой полосы доля в процентах. Полосы: «Пересборка связок и отчётности — 1 060 000 ₽, 37 %», «Перенос данных — 644 000 ₽, 22 %», «Просадка производительности — 591 090 ₽, 20 %», «Обучение — 318 000 ₽, 11 %», «Настройка процессов и прав — 280 000 ₽, 10 %», «Лицензии за год — 7 920 ₽, 0,3 %». Последняя полоса почти невидима, к ней выноска «столько стоит то, о чём спорят». Внизу подпись «Итого 2 901 010 ₽ на 50 сотрудников — 58 020 ₽ на человека». Две нижние полосы («просадка» и часть «обучения») выделены штриховкой с пометкой «нет в коммерческом предложении».
Модельная компания, на которой считаем: 50 сотрудников в восьми отделах, из них 34 работают в системах ежедневно, остальные заходят раз в неделю. Полная стоимость часа сотрудника — 750 ₽: средняя зарплата 95 000 ₽ в месяц, налоги и взносы добавляют примерно 30 %, рабочих часов в месяце 165. Ставка инженера подрядчика — 3 500 ₽ в час; это середина рынка на сентябрь 2026 года для команды, которая умеет и в интеграции, и в 1С.
| Что стоит в компании | Объём | Что переносим |
|---|---|---|
| Доски задач | 34 пользователя, 4 800 задач, из них 900 открытых | Открытые задачи и структуру проектов |
| База знаний и документы | 50 пользователей, 1 400 страниц | Живую часть, остальное — в архив |
| Отчётность и дашборды | 6 авторов, 24 зрителя, 11 дашбордов | Модель данных и подключения, пересобираются вручную |
| Сценарии автоматизации | 34 сценария в чужом конструкторе, живых 22 | Только живые |
| Почта, календарь, общий диск | 50 ящиков, 780 ГБ почты, 1,2 ТБ файлов | Почту за 24 месяца, файлы целиком |
| Визуальные доски | 90 досок, активных 12 | 12 активных, остальные — картинками |
Лицензии: строка, из-за которой ошибаются все
Сравнение подписок — единственная часть расчёта, которую компания делает сама и до разговора с подрядчиком. И она же единственная, которая почти ничего не решает. Российские аналоги по цене за пользователя обычно дешевле, но их становится больше: одна зарубежная подписка часто закрывала три класса задач сразу, а на российском рынке эти классы разведены по разным продуктам. Вместо шести строк в счёте появляется восемь.
| Класс задач | Чем закрывался до перехода | ₽/мес до | Чем закрывается после | ₽/мес после |
|---|---|---|---|---|
| Доски задач и проекты | Зарубежный таск-трекер, 34 пользователя | 24 700 | Kaiten или Weeek, 34 × 490 ₽ | 16 660 |
| База знаний и документы | Зарубежный сервис документов, 50 пользователей | 22 400 | Yonote, 50 × 390 ₽ | 19 500 |
| Командный чат и звонки | Зарубежный мессенджер, 50 пользователей | 26 300 | VK Teams или Контур.Толк, 50 × 250 ₽ | 12 500 |
| Почта, календарь, диск | Входили в тот же зарубежный пакет | 0 | Яндекс 360, 50 × 290 ₽ | 14 500 |
| Визуальные доски | Зарубежный сервис, 12 пользователей | 6 700 | Российская доска, 12 × 350 ₽ | 4 200 |
| Отчётность и дашборды | Зарубежная BI, 30 пользователей | 26 800 | Российская BI-платформа, 396 000 ₽ в год | 33 000 |
| Сценарии автоматизации | Зарубежный конструктор, 34 сценария | 9 100 | Российская платформа, 64 000 операций | 12 400 |
| Файловое хранилище сверх квоты | Входило в пакет | 0 | Отдельная подписка | 3 900 |
| Итого | Шесть подписок | 116 000 | Восемь подписок | 116 660 |
Разница — 660 ₽ в месяц, 7 920 ₽ за год. При том что три позиции из восьми подешевели вдвое, а две появились с нуля. Это и есть главный сюрприз строки лицензий: она не растёт и не падает, она дробится. Компания перестаёт платить одному вендору 116 000 ₽ и начинает платить восьмерым те же 116 660 ₽, но теперь это восемь договоров, восемь дат продления, восемь администраторов и восемь мест, где может закончиться оплаченный тариф в неподходящий момент.
Российские вендоры в 2026 году продают по-разному: кто-то за пользователя в месяц, кто-то за ядро сервера, кто-то за годовую лицензию с ограничением по числу подключений. Диапазон за пользователя в месяц по рынку — примерно 250–700 ₽ для командных инструментов; BI-платформы уходят в отдельную логику, где годовая лицензия для контура на 30 человек лежит в вилке 250 000–900 000 ₽. Мы взяли середины и указали их явно, чтобы вы могли подставить свои прайсы, не пересчитывая всю смету.
Почему связки дороже лицензий
Строка на 1 060 000 ₽ — самая крупная в смете, и она же самая непонятная для заказчика. Со стороны кажется, что переносится «то же самое»: как заявка падала в доску задач, так и будет падать. Но раньше она падала туда через готовый коннектор в чужой подписке, который кто-то написал и поддерживает, а теперь падает через код, который надо написать, протестировать, снабдить обработкой ошибок и потом сопровождать.
Готовый модуль внутри сервиса или интеграционной платформы, который умеет разговаривать с конкретной внешней системой: знает её адреса, формат данных, способ авторизации и правила повторов при сбое. Коннектор — это чужая работа, за которую вы платите подпиской. Когда коннектора нет, ту же работу делает ваш подрядчик разово, и она перестаёт быть строкой подписки, становясь строкой сметы.
| Связка | Как работала до перехода | Как собирается после | Цена |
|---|---|---|---|
| Форма на сайте → задача исполнителю | Шаблон в конструкторе, настройка за 15 минут | Вебхук, платформа интеграций, вызов API трекера, обработка отказов | 21 000 ₽ |
| Сделка в CRM → карточка проекта | Готовый коннектор в подписке трекера | Коннектора нет, связка пишется через API обеих систем | 63 000 ₽ |
| Выгрузка из 1С:УНФ → датасет отчётности | Драйвер подключения из коробки | Промежуточная витрина на своём сервере, обновление по расписанию | 168 000 ₽ |
| Событие в календаре → напоминание в чат | Нативная связка двух сервисов одного вендора | Два разных вендора, связка через API и очередь | 42 000 ₽ |
| Дашборд в еженедельной рассылке руководителям | Кнопка «подписаться» внутри BI | Экспорт по расписанию, скрипт сборки письма, почтовый сервис | 35 000 ₽ |
К этому добавляются 22 живых сценария автоматизации по 6 часов на сценарий — 462 000 ₽, переоформление вебхуков и авторизаций у девяти источников — 45 000 ₽, и 11 дашбордов, каждый из которых пересобирается вручную примерно за 10 часов, — 385 000 ₽. Готовые дашборды не переносятся между платформами никогда: переносится не картинка, а модель данных, вычисляемые поля и подключения к источникам, и всё это в каждой платформе описывается по-своему. Состав такой работы мы отдельно описали на странице решения по BI-дашбордам.
Карта связей в две зоны. Слева «Было»: пять пар систем соединены короткими стрелками, на каждой стрелке круглая пометка «коннектор из подписки». Справа «Стало»: те же пять пар, но между ними вставлен блок «своя прослойка» с подписью цены — 21 000 ₽, 63 000 ₽, 168 000 ₽, 42 000 ₽, 35 000 ₽. Под правой зоной итог «329 000 ₽ за пять связок». Отдельная нижняя лента через обе зоны: «22 сценария × 6 часов × 3 500 ₽ = 462 000 ₽» и «11 дашбордов × 10 часов = 385 000 ₽». Чертёжный стиль, все подписи по-русски.
Перенос данных: платите не за объём, а за структуру
Интуиция подсказывает, что цена переноса зависит от гигабайтов. На деле она зависит от того, насколько структура данных в старой системе совпадает со структурой в новой. Почтовый ящик на 780 ГБ переезжает почти сам, потому что формат один и тот же уже двадцать лет. Страница базы знаний со вложенной таблицей, ссылками на другие страницы и встроенным списком задач не переезжает вообще: экспорт отдаёт плоский текст, а связи внутри страницы приходится восстанавливать руками.
Три четверти этих часов уходят не на копирование, а на разбор. Кто-то должен решить, какие 340 страниц из 1 400 живые, а какие лежат с позапрошлого года; какие из 90 досок нужны, а какие были одноразовым мозговым штурмом; кому из 50 человек какая папка на общем диске доступна теперь. Это работа заказчика, и если её не сделать до старта, подрядчик сделает её за вас по своей ставке и без знания контекста. Общая логика переноса — та же, что при любом внедрении: мы описали её отдельно в материале о миграции данных, включая правило трёх прогонов и приёмку по контрольным суммам.
Схема в три вертикальные дорожки. Левая «Переносится структурно, дёшево»: почта 780 ГБ, файлы 1,2 ТБ, 900 открытых задач, 1 060 страниц базы знаний. Средняя «Переносится руками, дорого»: 340 сложных страниц с таблицами и ссылками, 12 активных досок, 11 дашбордов, 22 сценария — рядом подпись «184 часа на перенос и ещё 1 060 000 ₽ на связки». Правая «Не переносится, уходит в архив»: 3 900 закрытых задач, 78 неактивных досок, история переписки, старая почта. Внизу общая полоса: «решение о том, что в какой колонке, принимает заказчик — иначе его примет подрядчик по своей ставке».
Процессы и обучение: 598 000 ₽, из которых половину платят зарплатой
Две средние строки сметы редко вызывают споры, но именно на них компании пытаются сэкономить первыми — и зря. Настройка процессов и прав стоит 280 000 ₽, обучение — 318 000 ₽, вместе 598 000 ₽, то есть пятая часть бюджета. Экономия здесь не отменяет работу, а переносит её на первый месяц эксплуатации, где она стоит дороже, потому что делается в спешке и поверх уже введённых данных.
Матрица прав — единственный пункт, который нельзя отложить ни при каких условиях. При переезде права заводятся заново, и соблазн выдать всем всё ради скорости огромен. Через полгода выясняется, что в базе знаний открыты кадровые документы, а в отчётности видны зарплаты соседнего отдела, — и разбирать это уже придётся в рабочем контуре, с историей чтения, которую никто не вёл. Как выдавать доступы подрядчику и своим людям, мы разобрали в отдельной статье про доступы при внедрении.
Просадка производительности: строка, которую платит только заказчик
Это единственная строка сметы, которая никому не выставляется, и единственная, которую невозможно перенести на подрядчика. Человек, который восемь лет искал нужную кнопку не глядя, в первые недели ищет её глазами. Он не разучился работать — он потерял скорость. По нашим наблюдениям на проектах переезда полный набор инструментов даёт провал около 12 % рабочего времени в первые три недели и около 5 % в следующие пять, после чего кривая выходит на прежний уровень.
Эта цифра важна не сама по себе, а как аргумент в трёх решениях. Первое: стоит ли переносить отдел в разгар его отчётного периода — нет, потому что 12 % от недели закрытия месяца стоят дороже, чем 12 % от обычной недели. Второе: стоит ли менять три системы сразу или по одной — при последовательной замене просадка не складывается, а растягивается, и суммарно выходит меньше. Третье: сколько стоит промедление — каждая лишняя неделя переходного периода в этой модели стоит от 48 450 до 116 280 ₽ в зависимости от глубины провала.
График за 10 недель. Ось X — недели перехода, ось Y — потеря рабочего времени в процентах, шкала 0–15 %. Ступенчатая линия: недели 1–3 держатся на 12 %, недели 4–8 — на 5 %, недели 9–10 — на нуле. Площадь под линией заштрихована и подписана «591 090 ₽». Слева вертикальная выноска «недельный фонд 34 сотрудников — 969 000 ₽». Две подписи на графике: «348 840 ₽» над первой ступенью и «242 250 ₽» над второй. Внизу пометка: «в неделю закрытия месяца эта же доля стоит дороже».
Полная смета: 2 901 010 ₽ на пятьдесят человек
Собираем шесть строк вместе. Базовый сценарий — поэтапный перенос по отделам, около десяти недель от старта до отключения последней зарубежной системы.
58 020 ₽ на сотрудника — та цифра, которую имеет смысл держать в голове при разговоре с подрядчиком. Если предложение приходит на 900 000 ₽ за весь переход, это не значит, что подрядчик дешёвый: это значит, что он посчитал две строки из шести. Если приходит на 5 000 000 ₽ — стоит спросить, какие объёмы туда заложены, потому что в смете такого размера обычно спрятан перенос всей истории и воспроизведение кастомизаций, которыми никто не пользуется.
Через три-четыре месяца после переключения приходит вторая волна работ: то, что решили «пока делать вручную», начинает мешать, всплывают связки, о которых забыли, и появляются процессы, которые в старой системе держались на кастомизации. По нашим проектам эта вторая волна добавляет 12–18 % к первоначальной смете, то есть в модельном расчёте 348 000–522 000 ₽. Закладывайте её как резерв заранее, иначе она придёт как неприятный разговор на пятом месяце.
Три сценария по срокам и разница между ними
Срок переезда — не техническая характеристика, а решение о том, чем вы готовы платить. Быстро — платите риском: откатываться некуда, ошибки обнаруживаются в бою. Медленно и параллельно — платите деньгами: два контура живут одновременно, подписки идут в обе стороны, данные вводятся дважды. Все три варианта посчитаны на тех же вводных.
| Сценарий | Срок | Что меняется относительно базового расчёта | Итого |
|---|---|---|---|
| Разовое переключение: в понедельник все живут в новом | 6 недель | Просадка глубже: 18 % две недели и 7 % четыре недели вместо 12 % и 5 % — 620 160 ₽ вместо 591 090 ₽ | 2 930 080 ₽ |
| Поэтапный перенос по отделам (базовый расчёт) | 10 недель | Отделы переезжают волнами, каждая связка живёт в двух контурах несколько дней | 2 901 010 ₽ |
| Полная параллельная работа двух контуров | 14 недель | Двойные подписки три месяца — 348 000 ₽, сопровождение двух контуров — 168 000 ₽, зато просадка вдвое меньше — 295 545 ₽ | 3 121 465 ₽ |
Разница между крайними сценариями — 191 385 ₽, то есть 6,6 % сметы. Это, пожалуй, самый практичный вывод всего расчёта: срок почти не влияет на цену. Спор «давайте быстрее, так дешевле» экономит 6 % и добавляет весь риск разового переключения. Спор «давайте помедленнее, так надёжнее» стоит те же 6 % и покупает возможность откатиться. Выбирать надо по тому, переживёт ли компания две недели работы на 18 % медленнее в конкретный сезон, а не по цифре в договоре.
Сравнение в три колонки. Колонка 1 «Разовое переключение»: 6 недель, 2 930 080 ₽, шкала риска — высокий, пометка «откатываться некуда». Колонка 2 «Поэтапно по отделам»: 10 недель, 2 901 010 ₽, риск средний, пометка «базовый расчёт». Колонка 3 «Параллельная работа»: 14 недель, 3 121 465 ₽, риск низкий, пометка «двойные подписки 348 000 ₽». Под колонками сквозная линия с подписью «разница между крайними — 191 385 ₽, 6,6 % сметы». В каждой колонке отдельной строкой указана просадка: 620 160 ₽, 591 090 ₽, 295 545 ₽.
Что удешевляет переход на четверть
Есть три способа сократить смету, которые не аукаются на эксплуатации, и множество способов, которые аукаются. Работающие все построены на одном принципе: не переносить то, чем не пользуются. Компания об этом обычно не знает, потому что за пользование никто не следит, — поэтому первая неделя проекта уходит на инвентаризацию, и она же окупается лучше всего остального.
Обратите внимание на первую строку. Отказ от переноса истории пугает сильнее всего, а стоит дешевле всего: архив выгружается в файлы, кладётся в поиск и остаётся доступным — просто не внутри новой системы. За два года эксплуатации к архивной задаче трёхлетней давности обращаются считаные разы, и ради этих раз никто не платит 273 000 ₽. Как устроен поиск по такому архиву, мы разбирали на странице решения по поиску в архиве документов.
А вот на чём экономить нельзя. На инвентаризации — без неё смета всё равно поедет, но в середине проекта и уже в сторону увеличения. На матрице прав — потом это разбирается в рабочем контуре и стоит дороже. И на параллельном прогоне связок: сценарий, который «вроде работает», обнаруживает свои отказы на третьей неделе эксплуатации, когда виновных уже не найти, а данные разъехались. Приёмку таких работ мы описали в отдельном материале о приёмке автоматизации.
Каскадная диаграмма слева направо. Первый столбец «Базовая смета — 2 901 010 ₽». Пять убывающих ступеней с подписями: «история — 273 000 ₽», «4 дашборда из 11 — 140 000 ₽», «сведение подписок — 84 000 ₽», «5 дублирующих сценариев — 105 000 ₽», «сроки переноса отделов — 118 218 ₽». Последний столбец «Итог — 2 180 792 ₽». Над каскадом подпись «−720 218 ₽, четверть бюджета». Под столбцами две пометки: «58 020 ₽ на сотрудника» и «43 616 ₽ на сотрудника».
Ориентиры рынка и почему смета «под ключ» занижена
Для компаний 30–100 человек с полным набором инструментов вилка полного перехода на сентябрь 2026 года лежит примерно в 25 000–90 000 ₽ на сотрудника. Наш модельный расчёт со всеми строками даёт 58 020 ₽, после разумных сокращений — 43 616 ₽. Разброс в три с половиной раза объясняется четырьмя множителями, и все они выясняются только обследованием.
- Число живых связок. Компания с двумя интеграциями и компания с двадцатью двумя платят за перенос данных примерно одинаково, а за связки — в десять раз по-разному. Это главный множитель сметы.
- Состояние данных. Если в базе знаний половина страниц дублируется, а в трекере ведутся личные списки дел, перенос превращается в редактуру. Мы разбирали это в материале о подготовке данных перед внедрением.
- Глубина кастомизаций. Каждая доработка, сделанная в старой системе за годы, при переезде либо воспроизводится за деньги, либо отменяется с боем. Отдельная строка сметы, которую заказчик обычно не осознаёт как расход.
- Готовность людей. Компания, где системами пользуются пять человек по-настоящему и сорок пять формально, переезжает вдвое дешевле — и обнаруживает по дороге, что половина инструментов ей не нужна.
Отсюда правило про смету «под ключ» без обследования: она всегда занижена, и это не злой умысел. Подрядчик, который называет цену по описанию «у нас 50 человек, надо переехать с зарубежных сервисов», не знает ни одного из четырёх множителей. Он вынужден считать по нижней границе, иначе его предложение проиграет соседнему. Дальше сценарий типовой: договор подписан, обследование показывает 22 связки вместо предполагавшихся шести, и начинается разговор о дополнительном соглашении. Признаки таких расчётов мы собрали в статье о подтасовках в сметах подрядчика; там же разобрано, как выглядит честная фиксированная цена и когда она вообще возможна. Общие вилки наших работ — на странице бюджетов.
Лицензия — это цена входа. Смета перехода — это цена всех связей, которые к этой лицензии успели прирасти.
Когда переходить не надо или рано
Смета выше — не приговор к действию. Есть четыре ситуации, в которых мы сами советуем не начинать переезд, и одна, в которой откладывать опасно. Формальной обязанности переходить на отечественное ПО у большинства частных компаний нет — есть экономический и операционный риск, и его надо оценивать трезво, а не по новостному фону.
- Сервис работает, оплачивается и не имеет ваших клиентских данных. Пока нет ни требования заказчика, ни персональных данных в чужом облаке, ни сбоя с оплатой, 2 900 000 ₽ лучше потратить на процесс, который приносит деньги. Переезд — это расход на снижение риска, а не инвестиция с окупаемостью.
- Компания меньше 15 человек и связок почти нет. Смета в этом случае сжимается до 300 000–600 000 ₽, но и терять почти нечего: перевести восемь человек с одного трекера на другой можно за выходные силами самих сотрудников.
- В ближайшие полгода планируется смена учётной системы или структуры компании. Переезжать дважды дороже, чем один раз: связки придётся собирать заново под новую конфигурацию. Дождитесь, пока определится целевая архитектура.
- Нет ни одного человека, который отвечает за результат внутри компании. Переезд без внутреннего владельца заканчивается тем, что новые системы стоят, а работа идёт в почте и таблицах. Об этой ловушке у нас есть отдельная статья про отсутствие владельца процесса.
И обратная ситуация, в которой откладывать нельзя. Если оплата подписки уже проходит через посредника с непредсказуемой комиссией, если в сервисе лежат персональные данные ваших клиентов, если крупный заказчик прислал требование о российском ПО в тендерной документации или если сервис уже ограничил вам функции в одностороннем порядке — счётчик пошёл. В этом случае смету считают не для того, чтобы решить, переезжать ли, а для того, чтобы выбрать между шестью, десятью и четырнадцатью неделями. Разница между ними, напомним, 191 385 ₽ — меньше, чем стоит одна неделя простоя в аварийном сценарии.
