HR и внутренние сервисы

Планирование численности

Считает, сколько людей и в какие часы нужно, исходя из прогноза реальной нагрузки, норм труда и правил трудового кодекса. Дефицит виден за месяц-два до смены, а не в день выхода графика, и каждое кадровое решение сразу оценивается в рублях ФОТ.

сверхурочные −30–45%дефицит виден за 4–13 недельокупаемость 3–5 месяцев

Рассчитать на моих цифрах Экономика решения

Схема работы решения «Планирование численности» — HR и внутренние сервисы · событие → проверка → действие
**Планирование численности**
Иллюстрация показывает рабочий контур направления; конкретные шаги и интеграции разобраны ниже.

Проблема

Как это выглядит без автоматизации

Численность в большинстве компаний планируют один раз в год: берут прошлогоднее штатное расписание, добавляют индекс и защищают бюджет. Дальше жизнь идёт своим ходом — трафик, заказы и звонки распределены по часам и неделям совсем не так, как штатное расписание. Разрыв закрывают вручную: пики — переработками и авральным выводом людей, провалы — оплаченным присутствием.

План строится от прошлого года, а не от нагрузки

Прошлогодняя цифра не знает про новые точки, изменившиеся часы работы, промо и сдвиг трафика в вечер. Отклонение фактической загрузки от плановой в 12–18% по неделям — обычная картина, при этом никто её не измеряет, потому что нет ни прогноза, ни норматива, с которым сравнивать.

Пик закрывается самым дорогим часом

Когда в пятницу вечером не хватает двух человек, руководитель просит остаться тех, кто уже отработал смену. Сверхурочный час обходится в полтора-два раза дороже обычного, и это единственный вид расхода, который растёт именно тогда, когда людей и так не хватает.

В провал компания платит за присутствие

Обратная сторона той же смены: во вторник в 11 утра в зале четыре человека на полтора клиента. Эти часы оплачены полностью, но нигде не отражены как потери — в отчётности они выглядят как нормальный ФОТ.

Дефицит обнаруживают, когда нанимать уже поздно

Цикл подбора линейного персонала — 3–6 недель, а нехватка людей становится очевидной в неделю публикации графика. В итоге закрывают через аутстафф по срочной ставке или через переработки штата, что разгоняет текучесть и следующий виток дефицита.

Во что это обходится: 240 сотрудников × 165 часов × 3,5% сверхурочных × 190 ₽ доплаты за час ≈ 265 000 ₽ в месяц переплаты за переработки. Плюс 95 часов руководителей точек и HR, которые вручную сводят графики в таблицах, × 800 ₽ ≈ 76 000 ₽. Итого около 340 000 ₽ в месяц компания платит за то, чтобы отвечать на вопрос о нужном числе людей вручную и с опозданием.

Что мы строим

Возможности системы

Мы строим расчётный контур, который связывает три вещи: прогноз объёма работы по часам, нормы труда, посчитанные по вашим же данным, и правила формирования смен. На выходе — потребность в людях по каждой точке, профессии и часу, план-график, отклонения от факта и стоимость каждого сценария в рублях ФОТ. Всё это разворачивается поверх ваших систем: 1С:ЗУП, HRM, учётной системы продаж и табельного учёта — новые интерфейсы для сотрудников не нужны.

Прогноз нагрузки по часам, а не по месяцам

Модель учится на 12–24 месяцах вашей истории: чеки, звонки, заказы, строки отгрузки, загрузка номерного фонда. Учитывает день недели, сезон, праздники и переносы, промо-акции, открытие и закрытие соседних точек. Горизонт — от недели до квартала, шаг — час или получас.

Нормы, посчитанные по факту, а не по регламенту

Вместо норматива из папки берём реальную производительность: сколько чеков в час пробивает кассир при такой длине корзины, сколько строк собирает комплектовщик, сколько обращений закрывает оператор. Норма получает распределение, а не одно число, — и вы видите разброс между точками и сменами.

Потребность с учётом невыходов

Между нужными человекочасами и штатом стоит коэффициент невыхода: отпуска, больничные, обучение, отгулы, текучесть. Мы считаем его по вашим табелям за год отдельно по сезонам и профессиям, поэтому план численности не разваливается в июле и январе.

Генератор смен с проверками трудового кодекса

Система собирает график под прогноз: междусменный отдых, суммированный учёт, ночные часы, ограничения по совместителям и несовершеннолетним, квалификации и допуски. Руководитель получает готовый черновик и правит его, а не рисует с нуля.

Дефицит и профицит — заранее и по имени

Расчёт показывает не абстрактную нехватку, а конкретно: точка на Ленинском, кассир, вторая половина мая, 42 часа. Заявка уходит в подбор за месяц-полтора до смены, когда её ещё можно закрыть обычным наймом, а не срочным аутстаффом.

Сценарии и цена решения в рублях

Любой вариант закрытия дефицита пересчитывается в ФОТ: перевести людей с соседней точки, продлить смены, вывести подработку, оставить как есть. Рядом — влияние на очередь или срок сборки. Решение принимает человек, но с ценником на каждом варианте.

Неделя 12–18 мая, магазин на Ленинском. Прогноз нагрузки: 4 180 чеков, +11% к прошлой неделе (промо и длинные выходные). Норма по точке: 22 чека в час на кассира → 190 кассо-часов. Коэффициент невыхода 14% → в графике нужно 218 оплачиваемых часов, стоит 176. Дефицит 42 часа сосредоточен в пт–вс, 12:00–20:00. Варианты: перевести двоих с точки на Гагарина — +14 900 ₽ к ФОТ; закрыть переработками — +26 400 ₽; оставить как есть — около 5 часов очереди длиннее шести человек за выходные.

Как это работает

Путь одного события через систему

Каждый шаг оставляет след в журнале: любое решение системы можно открыть и проверить — что пришло, что проверено, что сделано.

Собираем факт нагрузки по часам

Из кассовой системы, CRM, WMS или телефонии выгружаем то, что реально создаёт работу: чеки и позиции в них, обращения, заказы, строки сборки, заезды. Данные приводим к единой сетке — точка, профессия, час.

Строим прогноз на горизонт планирования

Модель даёт ожидаемый объём работы на 1–13 недель вперёд по каждой точке. Точность проверяется на отложенных периодах истории и показывается честной цифрой ошибки, а не обещанием.

Переводим объём в человекочасы

Прогноз умножается на нормы времени по операциям. Там, где есть требования к уровню сервиса (контакт-центр, касса, стойка), считаем не средним, а по интервалам с учётом очереди.

Считаем потребность в людях

Человекочасы делятся на длину смены и корректируются коэффициентом невыхода. Сравниваем с фактически доступным штатом: кто в отпуске, кто на обучении, у кого заканчивается срочный договор. Получаем дефицит и профицит по неделям.

Собираем график смен

Генератор расставляет смены под кривую нагрузки, соблюдая правила ТК и коллективного договора. Черновик уходит руководителю точки: он правит, система пересчитывает стоимость правки и проверяет её на нарушения.

Сверяем план с фактом и учимся

После закрытия периода табель и фактическая нагрузка возвращаются в модель. Отклонения по каждой точке видны в дашборде, нормы уточняются, прогноз становится точнее без ручной донастройки.

Пошаговое внедрение

Что происходит по неделям

Каждый этап заканчивается результатом, который вы видите и принимаете. Оплата привязана к приёмке, а не к обещаниям.

1–2-я недели

Аудит нагрузки, табелей и норм

Выгружаем историю нагрузки за 12–24 месяца в разрезе часов, табели и графики за год, переработки, отпуска, текучесть. Считаем фактическую производительность по каждой точке и профессии и сравниваем с нормативами, которые записаны в регламентах. Отдельно измеряем, сколько времени руководители тратят на составление графиков.

Карта нагрузки по часам недели, посчитанные по факту нормы, цифра текущих переработок и оплаченного недогруза в рублях. Понятно, где именно лежат деньги.

3-я неделя

Модель драйверов и справочник норм

Договариваемся, что считается единицей работы для каждой роли: чек, обращение, строка сборки, номер, заезд. Фиксируем нормы времени, требования к уровню сервиса, минимальный состав смены по требованиям безопасности и лицензий. Согласуем коэффициенты невыхода по сезонам.

Справочник норм и правил, подписанный операционным блоком и кадровой службой. Дальше все расчёты идут только из него — спорить о цифрах постфактум будет не о чем.

4–5-я недели

Прогноз нагрузки и проверка на истории

Обучаем модель по каждой точке: сезонность, дни недели, праздники и переносы, промо, эффект новых точек. Прогоняем backtest на отложенных периодах прошлого года, отдельно смотрим на пики — именно там ошибка стоит дороже всего.

Прогноз с измеренной ошибкой по каждой точке и по сети в целом. Вы видите, где модели можно доверять, а где нужен ручной контроль.

6–8-я недели

Расчёт потребности и генератор графиков

Подключаемся к 1С:ЗУП и HRM: штатное расписание, ставки, отпуска, ограничения по договорам. Собираем расчёт потребности и генератор смен с проверками ТК. Настраиваем выгрузку графика обратно в учётную систему и оповещения о дефиците в рекрутинг.

Готовый график на месяц для тестовой группы точек, который руководитель открывает, правит и утверждает. Ошибки проверок ТК выводятся до утверждения, а не после жалобы.

9–10-я недели

Пилот на 3–5 точках

Ведём параллельный контур: точки работают по расчётному графику, остальные — как раньше. Еженедельно сравниваем отклонение загрузки, сверхурочные часы, ФОТ на единицу продукта и уровень сервиса. Разбираем каждый случай, где расчёт разошёлся с реальностью, и уточняем нормы.

Отчёт пилота с сопоставимыми цифрами по двум группам точек. Решение о тираже принимается по нему, а не по ощущениям.

11–12-я недели и далее в поддержке

Тираж и контур контроля

Разворачиваем расчёт на всю сеть, обучаем руководителей работе с черновиком графика. Ставим дашборд для операционного и финансового блока: план-факт по часам, переработки, ФОТ на единицу продукта, прогноз дефицита на квартал. В поддержке ежемесячно пересчитываем нормы и следим за качеством прогноза.

Планирование численности работает как регулярный процесс с ответственными и сроками, а бюджет ФОТ на следующий период считается из прогноза нагрузки, а не из прошлогодней таблицы.

Экономика

Модельный расчёт: из чего складывается эффект

Не «до 90% экономии», а конкретная модель с вводными, которые можно оспорить и пересчитать под себя.

Профиль примерасеть из 14 точек, 240 человек сменного персонала

Фонд рабочего времениоколо 39 600 часов в месяц

ФОТ сменного персонала14 400 000 ₽/мес с налогами

Стоимость часа360 ₽ с налогами, доплата за сверхурочный час ≈ 190 ₽

Переработки до внедрения3,5% фонда — около 1 400 часов в месяц

Показатель	Сейчас	После внедрения
Отклонение фактической загрузки от плановой	12–18% по неделям	4–7%
Сверхурочные часы	около 1 400 в месяц	800–900 в месяц
Оплаченные часы без нагрузки	не измеряются	видны по каждой смене, сокращены примерно на 0,75% фонда
Время руководителей и HR на графики	около 95 часов в месяц	20–25 часов на проверку и правку черновика
ФОТ на единицу продукта	не считается	считается еженедельно по каждой точке и профессии

Денежный эффект+285 000 ₽/мес

Расходы на систему−70 000 ₽/мес

Окупаемость внедрения3 месяца

Модельный расчёт. Экономия сложилась из трёх источников. Первый: сокращение сверхурочных примерно на 40% — 560 часов × 190 ₽ доплаты ≈ 105 000 ₽. Второй: перевод оплаченного недогруза в полезные часы, консервативно 0,75% фонда — около 297 часов × 360 ₽ ≈ 105 000 ₽. Третий: высвобождение 95 часов руководителей и HR, из которых 20–25 остаются на проверку черновика, ≈ 75 000 ₽. Расходы в 70 000 ₽/мес — это поддержка (55 000 ₽) и вычислительные ресурсы с хранилищем (15 000 ₽). Выручку, недополученную из-за очередей и нехватки людей в пик, и эффект от снижения текучести в расчёт не включали: обе величины труднее защитить цифрами, и они идут в запас прочности модели. Перед договором пересчитываем модель на ваших фактических цифрах — и если она не сходится, честно говорим об этом.

Стоимость

Полная цена владения — три составляющие

Никаких скрытых платежей: внешние сервисы вы оплачиваете напрямую по своим договорам, мы не делаем наценку на чужие тарифы.

разово · по этапам 20/30/30/20

Внедрение

180 000 – 1 100 000 ₽

типовой проект: 580 000 ₽
срок: 6–12 недель
диагностика, разработка, интеграции, пилот
документация и обучение команды

ежемесячно · минимум 6 месяцев

Поддержка

30 000 – 90 000 ₽/мес

мониторинг и реагирование по SLA
исправление дефектов бесплатно
обновление сценариев и интеграций
ежемесячный отчёт о работе системы

Подробно про тарифы и SLA

по факту · напрямую поставщикам

Эксплуатация

по потреблению

Вычислительные ресурсы для обучения моделей и ежедневного пересчёта прогноза: 8 000–25 000 ₽/мес
Хранилище данных, если под расчёт разворачивается отдельный слой: 5 000–15 000 ₽/мес
Лицензии BI, если дашборд нужен не на открытых компонентах: по прайсу вендора
Языковая модель для текстовых пояснений к плану, опционально: 3 000–10 000 ₽/мес

От чего зависит итоговая цена

число площадок и профессий с разными нормами: одна фабрика проще, чем сеть из 60 точек с шестью ролями
глубина и чистота истории — если нагрузка не хранилась по часам, часть проекта уйдёт на восстановление данных
сложность правил: суммированный учёт, вредность, коллективный договор, лицензионные требования к составу смены
нужен ли только расчёт потребности или ещё и генератор графиков с выгрузкой в учётную систему
количество систем-источников и наличие у них API: обмен через выгрузки дешевле в разработке, но дороже в эксплуатации

Что потребуется от вас

Участие заказчика

На диагностике достаточно обезличенных примеров. Боевые доступы — только после договора и NDA, через защищённые каналы.

01выгрузка нагрузки за 12–24 месяца в разрезе часов: чеки, обращения, заказы, строки отгрузки — то, что создаёт работу в вашем бизнесе

02табели, графики, фактически отработанные и сверхурочные часы за год из 1С:ЗУП или другой кадровой системы

03штатное расписание, ставки и стоимость часа с налогами, данные по отпускам, больничным и текучести

04доступ на чтение к API или базам учётной системы, HRM и табельного учёта — настраиваем вместе с вашим администратором

05владелец процесса со стороны операционного блока: 3–4 часа в неделю на согласование норм и разбор расхождений

06согласие на пилот на 3–5 точках или бригадах с параллельным сравнением — без него цифры эффекта будет нечем подтвердить

Интеграции

С чем соединяем

Работаем с тем, что у вас уже есть. Если вашей системы нет в списке — скорее всего, подключимся через API: уточним на диагностике.

1С:ЗУП1С:Розница, 1С:УТ, 1С:ERPБОСС-КадровикWebsoft HCMMirapolis HCMVerme, Goodt WFMСКУД PERCo-Web, SigurNaumen Contact CenterСчётчики посетителей Watcom, FocusYandex DataLens, Visiology

Отраслевые сценарии

Как это решение работает в разных бизнесах

Розничные сети →

Сеть из 40 магазинов у дома: 38% чеков приходится на 17:00–20:00 будних дней, но кассиров ставили ровным составом с 9 до 22. После перехода на расчёт по прогнозу чеков на час сверхурочные в пиковые пятницы упали примерно на треть, а утренний недогруз перестал оплачиваться вслепую — часы просто переехали в вечер.

Контакт-центры и BPO →

Аутсорсинговый контакт-центр на 180 операторов: потребность считается по получасовым интервалам с учётом очереди и целевого уровня сервиса 80/20 по каждой линии. Раньше в смену закладывали запас в 12–15 человек на всякий случай — теперь запас считается, а не назначается, и виден в отчёте отдельной строкой.

Склады и фулфилмент →

Фулфилмент с пиками отгрузок под маркетплейсы: план строится от прогноза строк сборки и паллет, а не от прошлогоднего ноября. Потребность в комплектовщиках видна на 6 недель вперёд, поэтому аутстафф бронируется заранее по обычной ставке, а не за сутки по двойной.

Производство →

Завод с непрерывным циклом: график бригад строится от плана выпуска и норм времени по операциям, с автоматической проверкой междусменного отдыха и ночных часов. Дефицит по конкретной профессии — например, сварщика нужного разряда — виден за квартал, и подбор успевает отработать штатно.

Гостиницы и отели →

Отель на 260 номеров: численность горничных и сотрудников стойки считается от прогноза загрузки и глубины бронирования, а не от штатного расписания. В низкий сезон часы планово сокращаются, к высокому набор идёт заранее, а не в первую неделю аврала.

Вопросы владельцев

Что обычно спрашивают

У нас нет нормативов труда. Значит, планировать не получится?

Получится, и это самая частая ситуация. Нормы мы не берём из справочников, а считаем по вашим данным: сопоставляем фактическую нагрузку по часам с фактически отработанными часами и получаем производительность с разбросом по точкам и сменам. Дальше вы решаете, какую точку считать эталонной. Обычно уже на этом этапе видно, что разброс между лучшими и худшими сменами составляет полтора-два раза, и это отдельная тема для операционного блока.

Насколько точен прогноз нагрузки?

Честно: ошибка недельного прогноза по отдельной точке обычно лежит в диапазоне 8–15%, по сети в целом заметно ниже — ошибки отдельных точек частично гасят друг друга. Мы измеряем её на вашей истории до начала разработки и показываем цифру до того, как вы примете решение о проекте. Если данных мало или нагрузка непредсказуема, скажем об этом на аудите, а не после внедрения.

Система будет сама ставить людям смены?

Нет. Она готовит черновик графика и показывает стоимость каждой правки, а утверждает график руководитель. Такой порядок принят намеренно: у руководителя всегда есть контекст, которого нет в данных — договорённости с людьми, обучение новичка, ремонт в зале. Задача системы — снять черновую работу и не дать утвердить график с нарушением ТК, а не заменить решение человека.

Как быть с трудовым кодексом: суммированный учёт, ночные, совместители?

Правила закладываются в генератор как проверки: продолжительность междусменного отдыха, норма часов за учётный период, ограничения по ночным сменам, категориям работников и совместительству. Формулировки согласуем с вашей кадровой службой и юристом — ответственность за кадровые решения остаётся у компании, система лишь не даёт пропустить нарушение по невнимательности и фиксирует, кто и когда утвердил отклонение.

Сотрудники воспримут это как повод сократить штат?

Опыт отрасли говорит, что основной эффект в другом: график становится предсказуемым, а сверхурочные перестают быть обязательным элементом работы. Мы советуем сразу договориться, что расчёт применяется в первую очередь к распределению часов и к заблаговременному найму, а не к разовому сокращению. Если цель проекта — именно сокращение, лучше сказать это внутри честно, иначе руководители точек начнут подгонять данные, и модель испортится за пару месяцев.

Нам нужно что-то устанавливать? Турникеты, терминалы?

С нашей стороны — ничего физического. Мы работаем удалённо и делаем только то, что делается кодом поверх ваших систем: расчёты, интеграции, дашборды. Если для учёта рабочего времени не хватает оборудования — например, нет СКУД на части точек, — мы описываем требования к нему в спецификации, а монтаж выполняет ваш подрядчик. Планирование при этом можно запустить и без СКУД, на данных табелей.

говорим честно

Когда это решение не окупится

меньше 100 сотрудников или ровная нагрузка без выраженных пиков — таблица и здравый смысл руководителя обойдутся дешевле
нет истории нагрузки хотя бы за 9–12 месяцев в разрезе дней и часов, и восстановить её неоткуда — сначала нужно наладить учёт
состав смены жёстко задан извне: лицензионные требования, нормативы безопасности, договор с заказчиком — тогда гибкости для оптимизации почти нет
проектная работа без повторяемости, где каждый месяц не похож на предыдущий и прогнозировать по сути нечего
решение о численности принимается директивно и от расчёта не зависит — система будет исправно считать отчёты, которые никто не откроет

Если на диагностике расчёт не сойдётся — мы предложим более простой вариант или честно скажем, что автоматизация вам пока не нужна. Это дешевле для всех, чем проект ради проекта.

часто внедряют вместе

HR и внутренние сервисы

Прогноз риска увольнений

Модель считает риск ухода по организационным данным — нагрузке, переработкам, сроку без роста, результатам опросов — и заранее показывает HR, с кем и о чём стоит поговорить. Никаких кадровых решений автоматом: только повод для разговора и объяснение, откуда взялся сигнал.

от 350 000 ₽6–12 недель

HR и внутренние сервисы

ИИ-рекрутер

Отвечает кандидату в мессенджере через две минуты после отклика, отвечает на вопросы об условиях, проводит скрининг по вашим стоп-факторам и сам ставит собеседование в свободный слот рекрутера. Напоминает о встрече и переносит её, если кандидат не может.

от 180 000 ₽5–9 недель

Аналитика и прогнозирование

Прогнозирование спроса

Модель на вашей истории продаж считает спрос по каждой паре «товар — точка» с учётом сезонности, промо и трендов, а затем сверяет прогноз с фактом и объясняет отклонения. Результат уходит прямо в закупки и производство: меньше дефицита при меньшем складском запасе.

от 450 000 ₽8–16 недель

Первый шаг — диагностика

Посчитать «Планирование численности» на ваших цифрах?

Пришлите объёмы и пару примеров — вернёмся с картой процесса, честным расчётом экономики и точной сметой. Если не сойдётся — так и скажем.

Пройти диагностику Как устроена работа

Голосовое описание задачи превращается в карту процесса и план внедрения

Можно голосом: запишите сообщение прямо в форме — расшифруем и разберём сами

NDA по запросу до передачи любых данных

Смета и план этапов — до договора, оплата только по принятым этапам

Ответ живого инженера, а не менеджера по продажам