Сравнивать надо не оклад с ценой проекта, а полную стоимость владения за 12 месяцев с обеих сторон. В модельном примере — 700 входящих заявок в месяц и 140 часов ручной работы — наём стоит 1 453 694 ₽ за первый год, система 1 122 800 ₽, а на втором году разрыв вырастает с 330 894 ₽ до 600 768 ₽.
Обе цифры выглядят не так, как ожидается. Сотрудник дороже оклада почти в два раза: к нему прибавляются взносы, отпуска, рабочее место, подбор и три месяца выхода на норму. Система дешевле, чем кажется, только если честно посчитать остаток ручной работы, который она не заберёт: в расчёте это 411 600 ₽ из 1 122 800 ₽, то есть больше трети всей суммы.
Ниже — обе сметы по строкам, сравнение за 12 и 24 месяца, три ситуации, в которых наём объективно выигрывает, третий сценарий для растущего потока и честный список того, чего этот расчёт не учитывает.
Вводные: 700 заявок и 140 часов в месяц
Компания на 40 человек, оптовые продажи. Входящий поток вырос до 700 заявок в месяц: письма, форма на сайте, сообщения в мессенджерах. На приём, проверку и заведение одной заявки уходит 12 минут — это 140 часов в месяц, почти целая ставка. Руководитель отдела ставит вопрос ребром: нанимаем ещё одного человека или ставим систему.
Всё, что компания тратит на сотрудника за месяц, делённое на фактически отработанные часы. Расчёт: оклад × 1,63 (взносы 30 %, отпуска и больничные 12 %, плюс рабочее место) ÷ 146 часов. Для оклада 62 000 ₽ это 102 272 ₽ в месяц и 700 ₽ за час. Наивная формула «оклад ÷ 176» дала бы 352 ₽ — вдвое меньше и вдвое неправильнее.
Значит, сама работа стоит компании 98 000 ₽ в месяц — 140 часов по 700 ₽. Это ориентир, относительно которого имеет смысл читать обе сметы. Подробный порядок получения этих чисел — замеры, коэффициент и делитель — разобран в статье про то, какие данные собрать для расчёта эффекта.
Вариант 1. Нанять: 1 453 694 ₽ за первый год
Оклад для такой позиции на рынке — 62 000 ₽ до вычета НДФЛ. Дальше начинается то, что в разговоре обычно опускают: взносы, отпуска и больничные, рабочее место с техникой и лицензиями, доля времени руководителя, подбор и три месяца, за которые новый человек выходит на нормальную скорость.
Две последние строки вызывают больше всего споров, поэтому про них отдельно. Адаптация считается по той же логике, что и в разборе разговора о сокращениях: человек первые три месяца работает медленнее, и недополученные 40 % отдачи — это реальные деньги, просто их никто не проводит по бухгалтерии. Замещение взято ожидаемой величиной: вероятность 35 % — это модельное допущение для массовой позиции, подставьте свою фактическую текучесть по этой роли за последние два года.
Вариант 2. Автоматизировать: 1 122 800 ₽ за первый год
Система на этой задаче — приём заявок из всех каналов, автозаполнение карточки, распределение по менеджерам, ответ клиенту с номером обращения. Внедрение 380 000 ₽, эксплуатация 15 000 ₽ в месяц. Ключевая честная цифра здесь одна: система закрывает 65 % операций, а не 100 %. Для структурированных задач в первый год закладывают 60–80 %, и 65 % — середина этого диапазона.
Две строки в этой смете обычно отсутствуют в коммерческих предложениях, и обе крупные. Своё время на проект — 57 600 ₽ за восемь недель: без владельца процесса, который тратит четыре часа в неделю, проект не доходит до эксплуатации, и это не пожелание, а условие. Остаток ручной работы — 411 600 ₽: 49 часов в месяц, которые останутся на людях, потому что система не понимает нестандартные заявки, дубли и спорные случаи. Если в предложении подрядчика этой строки нет, значит, он посчитал долю автоматизации за единицу.
Схема слева направо. Входной блок «700 заявок в месяц, 140 часов ручной работы». Развилка на два потока: широкий верхний «Система: 65 % — 91 час» ведёт в блок «Карточка в CRM заполнена, заявка распределена»; узкий нижний «Остаётся людям: 35 % — 49 часов» ведёт в блок «Нестандартные заявки, дубли, спорные случаи». Под нижним потоком подпись «411 600 ₽ за год — эта строка обязана быть в смете». Сбоку отдельная маленькая ветка «простои и ручной добор — 4 часа в месяц». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Сравнение за 12 и 24 месяца
Обе сметы рядом. Обратите внимание, что сравниваются не «человек против системы», а два способа закрыть одну и ту же работу объёмом 140 часов в месяц: в первом её делает нанятый сотрудник целиком, во втором 91 час забирает система, а 49 остаются на текущей команде.
| Статья | Нанять | Автоматизировать |
|---|---|---|
| ФОТ с налогами, отпусками и рабочим местом | 1 227 264 ₽ | — |
| Подбор | 45 000 ₽ | — |
| Адаптация: три месяца выхода на норму | 122 726 ₽ | — |
| Ожидаемая замена при уходе | 58 704 ₽ | — |
| Внедрение | — | 380 000 ₽ |
| Эксплуатация, 15 000 ₽/мес | — | 180 000 ₽ |
| Доработки первого года | — | 60 000 ₽ |
| Простои и ручной добор | — | 33 600 ₽ |
| Своё время на проект | — | 57 600 ₽ |
| Остаток ручной работы, 49 часов в месяц | — | 411 600 ₽ |
| Итого за 12 месяцев | 1 453 694 ₽ | 1 122 800 ₽ |
| Второй год | 1 285 968 ₽ | 685 200 ₽ |
| Цена одной заявки в первый год | 173 ₽ | 134 ₽ |
Разница за первый год — 330 894 ₽, за второй — 600 768 ₽. Разрыв растёт, потому что у найма из сметы уходят только подбор и адаптация, а у системы — вся стоимость внедрения и всё своё время на проект. За два года суммарно это 931 662 ₽ — примерно два с половиной внедрения.
Столбчатая диаграмма с накоплением, четыре столбца попарно. Пара «Первый год»: столбец «Нанять — 1 453 694 ₽» из сегментов ФОТ 1 227 264, подбор 45 000, адаптация 122 726, замещение 58 704; столбец «Автоматизировать — 1 122 800 ₽» из сегментов внедрение 380 000, эксплуатация 180 000, доработки 60 000, простои 33 600, своё время 57 600, остаток ручной работы 411 600. Пара «Второй год»: «Нанять — 1 285 968 ₽» и «Автоматизировать — 685 200 ₽». Над каждой парой подписана разница: 330 894 ₽ и 600 768 ₽. Ось Y — рубли. Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Три фактора, склоняющих в пользу найма
Расчёт выше выглядит однозначно, но он верен только для конкретного набора условий: задача повторяемая, объём большой, правила стабильны. Стоит изменить одно из трёх — и результат переворачивается.
- Изменчивость задачи. Если правила обработки заявки меняются каждый квартал, каждая правка системы стоит 30 000–60 000 ₽ и две-три недели. Человек перестраивается за один разговор. Практический признак: регламент переписывали дважды за последние полгода — сначала регламент, потом система.
- Потребность в суждении. Там, где нужно договориться, взвесить нестандартный случай или взять на себя ответственность за исключение, система не заменяет человека, а лишь готовит для него материал. Доля автоматизации в таких задачах падает с 65 % до 40–50 %, и остаток ручной работы съедает выигрыш.
- Малый объём. Ниже 78 часов ручной работы в месяц — то есть примерно 55 000 ₽ цены процесса — заказной проект не выходит в ноль за год ни при какой конфигурации. Порог и его вывод разобраны в статье про то, когда автоматизировать рано. На таком объёме честный ответ — нанять или перераспределить работу.
Нанятого человека можно через полгода перевести на другую задачу, отправить на выставку, попросить разобрать завал в соседнем отделе. Система умеет ровно то, на что её построили: перепрофилировать её стоит новых денег и новых недель. В расчёте эта гибкость не отражается, потому что её трудно оценить в рублях, — но при выборе между близкими вариантами она обычно и решает.
Вариант 3. Гибрид, когда поток растёт
Первые два варианта считались на неподвижном потоке. В жизни вопрос «нанять или автоматизировать» чаще всего возникает как раз потому, что поток растёт, — и тогда сравнение выглядит иначе. Возьмём рост на 30 % за год: 910 заявок в месяц, 182 часа ручной работы.
У найма здесь жёсткий потолок: один человек даёт 146 фактически отработанных часов в месяц, а нужно 182. Значит, к концу года потребуется второй наём, и вся смета первого варианта повторяется ещё раз, включая подбор и адаптацию. У системы потолка нет: она обрабатывает 65 % и от 700, и от 910 заявок, а растёт только остаток ручной работы — с 49 до 64 часов в месяц. Эти 64 часа закрывает человек на полставки.
Гибрид почти всегда и есть реальность, а не третий экзотический вариант. Остаток в 35 % никуда не исчезает: если в текущей команде нет свободных рук, его придётся кому-то отдать, и лучше это спланировать заранее, чем обнаружить на втором месяце эксплуатации. Именно поэтому в честном коммерческом предложении строка «что остаётся на людях» стоит рядом со строкой «что забирает система», а не в примечании мелким шрифтом. Типовые узлы такого контура — автозаполнение карточек CRM и распределение заявок.
Двухосевой график. Ось X — месяцы от 1 до 12, ось Y — часы ручной работы в месяц от 0 до 200. Сплошная линия «Нужно часов» растёт со 140 до 182. Горизонтальная штриховая линия на отметке 146 подписана «потолок одного нанятого человека»; точка пересечения с растущей линией подписана «здесь нужен второй наём». Вторая линия «Остаётся людям при системе» растёт с 49 до 64 и лежит намного ниже потолка. Внизу подпись «система забирает 65 % при любом объёме». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Чего этот расчёт не учитывает
Обе сметы посчитаны как будто всё пойдёт по плану. В реальности с каждой стороны есть риск, который в таблицу не помещается, и оба стоит назвать вслух до принятия решения.
- Риск ухода сотрудника в неудачный момент. В расчёте он учтён ожидаемой величиной 58 704 ₽, но эта цифра усредняет. Уход в сезон стоит не 58 704 ₽, а потерянных заявок: при 700 обращениях в месяц две недели без исполнителя — это примерно 320 заявок, обработанных с задержкой или не обработанных вовсе.
- Риск неудачного проекта. Часть проектов автоматизации не доходит до эксплуатации. При таком исходе теряются внедрение 380 000 ₽ и своё время 57 600 ₽, а задача возвращается в исходное состояние — то есть к найму, только на полгода позже. Снижается этот риск не гарантиями подрядчика, а обозримостью первого участка и наличием владельца процесса.
- Разная природа денег. Наём — это обязательство, от которого нельзя отказаться быстро и без затрат. Внедрение — разовый расход, после которого остаётся актив. При равных суммах это разные строки в бюджете, и для компании с напряжённым денежным потоком разница существеннее, чем 330 894 ₽ экономии.
- Данные, которых у человека не остаётся. Система оставляет после себя историю: сколько заявок, откуда, сколько времени висели, где терялись. Через год это основа для следующего решения. Человек уносит эти знания с собой, и восстанавливать их придётся заново.
Практический порядок действий из всего сказанного: сначала замерьте объём в часах, потом посчитайте полную стоимость часа по формуле с коэффициентом 1,63 и делителем 146, потом проверьте, проходит ли объём порог в 78 часов. Если не проходит — нанимайте или перераспределяйте. Если проходит — считайте обе сметы за 24 месяца с остатком ручной работы и с собственным временем на проект. Как выбрать процесс, с которого начинать этот счёт, мы разбирали в отдельном материале про выбор первого процесса.
Система не заменяет человека. Она забирает две трети работы и оставляет треть — вопрос лишь в том, посчитали вы эту треть заранее или встретили её в марте.
