Годовой счёт за электронный документооборот в модельных расчётах ниже выходит 19 933 ₽ для ИП с тремя сотнями документов, 125 637 ₽ для ООО на 35 человек и 532 200 ₽ для группы из двух юрлиц. Тариф оператора занимает в этих суммах 35, 39 и 48 процентов — то есть меньшую половину в каждом случае. Остальное складывается из подписей, модуля обмена с учётной системой, разнесённой на три года настройки и часов сотрудника, который ведёт ЭДО.
Это счёт за владение, а не за внедрение. Стоимость самого проекта — интеграция с учётом, сопоставление справочников, доработки первого квартала — считается отдельно и разобрана в материале сколько стоит автоматизация ЭДО. Здесь вопрос другой: сколько вы платите каждый год просто за то, что ЭДО у вас работает, и во что обходится один отправленный документ, если сложить всё. Если вы ещё разбираетесь, что такое ЭДО и чем он отличается от внутреннего согласования, начните с материала электронный документооборот: что это и с чего начать.
Все суммы — порядок величин на сентябрь 2026 года. Тарифы операторов, цены удостоверяющих центров и стоимость модулей меняются несколько раз в год и зависят от региона, числа юрлиц и состава пакета; сверяйте на дату закупки у самого поставщика. Бюро не является партнёром ни одного оператора и не получает вознаграждения за упоминание. Ставка часа сотрудника во всех трёх примерах одна — 550 ₽, чтобы сравнение осталось чистым.
Годовой счёт владения, делённый на число фактически отправленных документов. В неё входит всё, чего без ЭДО у компании бы не было: тариф, перерасход пакета, модуль обмена, подписи и их продление, разнесённая на три года первичная настройка и часы администрирования. Не входит время на сам документ — его формируют, проверяют и подписывают при любом способе обмена, и это цена документа, а не цена ЭДО.
Шесть строк счёта вместо одной
На переговорах обсуждают одну строку — цену документа в пакете. Она же стоит в прайсе крупными цифрами и по ней сравнивают предложения. Остальные пять строк всплывают по одной: первая через неделю после подписания договора, последняя — через год, когда приходит время продлевать сертификаты.
- 1Пакет исходящих документов. Основной тариф. Входящие у большинства российских операторов не тарифицируются, так что считать надо по исходящим, а не по всему потоку. Ориентир на сентябрь 2026 года: 14–28 ₽ за документ при нескольких сотнях отправок в год, 10–18 ₽ при нескольких тысячах и 6–11 ₽ при десятках тысяч.
- 2Документы сверх пакета. Тарифицируются дороже пакетной цены — обычно в полтора раза. Строка небольшая, но она появляется в первый же сезонный пик и держится до конца оплаченного года.
- 3Модуль обмена с учётной системой. Плата за то, чтобы документ приходил в 1С, а не в браузер. Обычно годовая лицензия на каждое юрлицо. Работа через веб-кабинет оператора эту строку убирает и добавляет ручной ввод — способы обмена разобраны в материале ЭДО и 1С.
- 4Подписи. Сертификат для юридического лица в удостоверяющем центре ФНС выдаётся бесплатно, платить надо за защищённый носитель и лицензию криптопровайдера — порядка 4 700 ₽ на руководителя разово. Личная подпись сотрудника в коммерческом центре — 1 500–2 500 ₽ в год, в расчётах ниже взято 2 000 ₽. Раскладка по ролям — в материале виды электронной подписи и где какая нужна.
- 5Первичная настройка, обучение и приглашение контрагентов. Разовые деньги, но жить с ними придётся не один год, поэтому во всех трёх сметах они разнесены на три года — это срок, за который обычно не меняют ни оператора, ни учётную систему.
- 6Часы администрирования. Приглашения новых контрагентов, заявки на роуминг, разбор отклонённых документов, перевыпуск подписей, объяснения сотрудникам, почему кнопка не нажимается. Самая недооценённая строка: в деньгах она у средней компании сопоставима с тарифом.
Разносить разовые на три года — не бухгалтерский приём, а способ увидеть реальную нагрузку. Компания, которая считает только постоянные расходы, недооценивает первый год вдвое, а компания, которая считает только первый год, отказывается от ЭДО там, где он уже на втором году выходит в плюс.
Три горизонтальные составные полосы одинаковой длины, по одной на компанию, с подписями слева: «ИП, 300 документов — 19 933 ₽», «ООО, 35 человек, 3 240 документов — 125 637 ₽», «Группа, 2 юрлица, 31 800 документов — 532 200 ₽». Каждая полоса разбита на сегменты с подписями «тариф и перерасход», «модуль обмена», «подписи», «настройка, разнесённая на 3 года», «часы администрирования». Доля первого сегмента подписана числами 35 %, 39 %, 48 %. Под полосами линия-отбивка с подписью «половина счёта». Чертёжный стиль, приглушённая палитра, подписи по-русски.
Компания первая: ИП, 300 документов в год
Вводные: индивидуальный предприниматель на упрощённой системе, без бухгалтера и без 1С, работает в веб-кабинете оператора. 300 исходящих документов в год, 25 контрагентов в обмене, один подписант — сам предприниматель. Минимальный годовой пакет у операторов на таком объёме начинается от 500 документов, и купить ровно 300 нельзя.
Главное число здесь не итог, а разрыв. Предприниматель выбирал оператора по цифре 14 ₽ за документ, платит по факту 23,33 ₽ — потому что пакет на 500 документов оплачен целиком, а отправлено 300, — и в действительности тратит 66,44 ₽ на документ. Тариф в этом счёте занимает 35 %, а самая крупная строка — 8 250 ₽ собственного времени на то, чтобы всё это работало.
Отсюда практический вывод для микробизнеса: экономить на выборе оператора бессмысленно, разница между предложениями на таком объёме измеряется парой тысяч рублей в год. Экономить надо на количестве действий — то есть выбирать то, что не требует настройки и обучения. Случай предпринимателя целиком, включая требования крупных заказчиков и условно-бесплатные варианты, разобран в материале ЭДО для ИП, а порядок подключения — в материале переход на ЭДО пошагово.
Компания вторая: ООО на 35 человек, 3 240 документов
Вводные: ООО на общей системе, 35 человек, одно юридическое лицо, учёт в 1С:Бухгалтерия, 120 контрагентов в обмене, четыре подписанта — директор и трое сотрудников. Годовой пакет взят на 3 000 исходящих, фактически отправлено 3 240: 240 документов ушли сверх пакета по полуторной цене.
Оператору из этих денег уходит 49 320 ₽ — пакет, перерасход и модуль вместе, то есть 15,22 ₽ на документ и 39 % счёта. Полная цена документа выше этой в два с половиной раза и выше прайсовой в три с четвертью. Причина не в жадности оператора: три самые тяжёлые строки — администрирование, разнесённая настройка и подписи — к нему отношения не имеют вовсе, их создаёт сама компания своим устройством.
Отсюда способ проверить чужое коммерческое предложение за минуту. Умножьте обещанную цену документа на ваш годовой поток и сравните с получившейся суммой: если разница меньше чем вдвое, в предложении чего-то не хватает — скорее всего, модуля обмена, подписей или того самого человека, который будет этим заниматься.
Компания третья: группа из двух юрлиц, 31 800 документов
Вводные: два юридических лица, 140 человек, учёт в 1С:Управление торговлей и отдельной бухгалтерской конфигурации, 420 контрагентов в обмене, 11 подписантов — два руководителя и девять сотрудников. Два пакета по 15 000 исходящих, фактически отправлено 31 800: 1 800 документов сверх пакетов.
Здесь эффект масштаба работает лучше всего: доля оператора доходит до 48 %, полная цена документа превышает прайсовую всего в 2,4 раза, а в пересчёте на всё, что уходит оператору, — ровно вдвое. Но 151 800 ₽ администрирования — это уже не «попросим бухгалтера, ей несложно», а часть чьей-то должности, и её лучше назвать вслух при планировании бюджета, чем обнаружить в виде переработок.
От первого примера к третьему поток документов вырос в 106 раз, а годовой счёт — только в 27. Дешевеет пакет (с 14 ₽ до 7 ₽ за документ), а настройка и обучение почти не зависят от числа отправок. Не масштабируется ровно одно — часы администрирования: они растут вместе с числом контрагентов и юрлиц, а не с числом документов. Именно поэтому компания с двумя юрлицами и сотней контрагентов платит за администрирование больше, чем компания с одним юрлицом и тысячей документов.
Полная цена документа против прайсовой
Сведём три расчёта в одну таблицу. Прайсовая цена — та, по которой выбирают оператора; цена оператора — вся строка, которая ему уходит, вместе с перерасходом и модулем; полная — годовой счёт, делённый на число отправленных документов.
| Показатель | ИП, 300 док. | ООО, 3 240 док. | Группа, 31 800 док. |
|---|---|---|---|
| Цена документа в прайсе | 14 ₽ | 12 ₽ | 7 ₽ |
| Уходит оператору на документ | 23,33 ₽ | 15,22 ₽ | 7,98 ₽ |
| Полная цена документа | 66,44 ₽ | 38,78 ₽ | 16,74 ₽ |
| Годовой счёт | 19 933 ₽ | 125 637 ₽ | 532 200 ₽ |
| Доля оператора в счёте | 35 % | 39 % | 48 % |
Парные столбики по трём группам с подписями «ИП, 300 документов», «ООО, 3 240 документов», «Группа, 31 800 документов». В каждой группе три столбика: «в прайсе» — 14 ₽, 12 ₽, 7 ₽; «уходит оператору» — 23,33 ₽, 15,22 ₽, 7,98 ₽; «полная цена» — 66,44 ₽, 38,78 ₽, 16,74 ₽. Над каждой группой вынос с кратностью: «×4,7», «×3,2», «×2,4». Вертикальная ось в рублях за документ. Чертёжный стиль, приглушённая палитра, подписи по-русски.
Закономерность читается в одну строку: чем меньше компания, тем сильнее расходятся обещанная и настоящая цена. У ИП разрыв почти пятикратный, у группы — чуть больше двукратного. Причина в том, что три самые дорогие строки после тарифа — настройка, обучение и администрирование — почти не зависят от объёма, а значит, на маленьком потоке они размазываются по считаным сотням документов.
Три места, где переплачивают
Переплата в ЭДО почти никогда не выглядит как переплата. Это не завышенный тариф, а три тихие строки, каждая из которых по отдельности кажется мелочью.
- 1Недобор пакета
Пакет покупается ступенями, и ступень почти всегда крупнее реальной потребности. В первом примере оплачено 500 документов, отправлено 300: 200 неиспользованных по 14 ₽ — это 2 800 ₽ в год мимо, а фактическая цена документа вместо 14 ₽ становится 23,33 ₽. Неиспользованные документы, как правило, не возвращаются и не переносятся на следующий год — этот пункт стоит прочитать в договоре до подписания, а не после.
- 2Подписи людям, которые не подписывают
Типовая ошибка второго года: личные подписи выпустили всем двенадцати сотрудникам отдела, хотя подписывают четверо. Восемь лишних подписей — это 16 000 ₽ в год продления плюс 25 600 ₽ разово на носители и лицензии, то есть 24 533 ₽ в год с учётом разнесения. Для компании из второго примера это почти пятая часть годового счёта, потраченная на то, чем никто не пользуется. Раскладка по ролям — кому в компании какая подпись действительно нужна — в материале какая электронная подпись нужна.
- 3Пакет посчитан по всему потоку
Входящие документы у большинства операторов не тарифицируются, но компания, которая принимает вдвое больше, чем отправляет, нередко покупает пакет по сумме того и другого. Считать нужно исходящие за прошлый год по факту, а не по ощущению: выгрузка из учётной системы за двенадцать месяцев занимает пять минут и экономит ступень пакета.
Две колонки сравнения. Левая «Недобор пакета»: полоса-пакет на 500 делений, закрашено 300, пустая часть подписана «200 документов × 14 ₽ = 2 800 ₽»; внизу вынос «цена документа 14 ₽ → 23,33 ₽». Правая «Лишние подписи»: ряд из двенадцати силуэтов-карточек сотрудников, четыре отмечены галочкой «подписывают», восемь затенены и подписаны «8 × 2 000 ₽ в год + 25 600 ₽ разово = 24 533 ₽ в год». Внизу общая подпись «обе строки видно только на второй год». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Когда ЭДО не экономит и зачем он тогда нужен
Сравним второй пример с бумагой честно, добавив к обеим сторонам время на сам документ. В ЭДО исходящий комплект занимает около 2,5 минуты — сформировать, проверить, подписать, отправить, проследить статус: это 22,92 ₽ по ставке 550 ₽. На бумаге тот же комплект занимает порядка 12 минут вместе с печатью, конвертом, отправкой и контролем возврата подписанного экземпляра — 110 ₽, плюс расходники и почта около 102 ₽, итого 212 ₽. Разница на документ: 212 − (38,78 + 22,92) = 150,30 ₽, на годовом потоке в 3 240 документов — 486 972 ₽.
486 972 ₽ станут деньгами только в двух случаях: если сокращается численность или если выросший объём обрабатывается прежним составом. Во всех остальных случаях высвобожденное время растворяется в других задачах, и в отчёте о прибылях эффекта не будет — расход на ЭДО при этом появится в первый же месяц. Шесть ситуаций, в которых экономии не возникает, разобраны в материале когда ЭДО не даёт экономии.
- Малый поток и разнородные контрагенты. При трёх сотнях документов в год и полутора десятках контрагентов, половина которых остаётся на бумаге, экономии не будет: вы получите два документооборота вместо одного и 66 ₽ за документ вместо ожидаемых 14 ₽.
- Документы всё равно печатают. Если склад принимает товар по бумажной накладной, а водителю нужен экземпляр в руки, ЭДО добавляется к бумаге, а не заменяет её. Сначала убирается печать, потом считается экономия.
- Некому администрировать. Строка в 69 или 276 часов не исчезает от того, что её не запланировали. Без названного ответственного она превращается в вечернюю работу главного бухгалтера и в отложенные приглашения контрагентов.
И всё же в двух случаях ЭДО нужен независимо от арифметики. Первый — требование контрагента: крупный заказчик работает только в электронном обмене, и цена вопроса здесь не 66 ₽ за документ, а сам контракт. Второй — обязательные контуры: прослеживаемые товары, маркировка, перевозочные документы, где электронный вид предусмотрен порядком, а не желанием сторон. В этих случаях считать надо не окупаемость, а минимальную достаточную конфигурацию.
Пять вопросов оператору до подписания договора
Каждый из этих вопросов закрывает одну строку сметы, и каждый лучше задать письмом — чтобы ответ остался. Полная методика выбора с таблицей на три предложения — в материале операторы ЭДО: восемь критериев.
- 1Переносятся ли неиспользованные документы пакета на следующий период и возвращаются ли деньги при расторжении. Ответ определяет цену недобора.
- 2Как тарифицируется комплект: счёт-фактура и накладная в одном пакете — это один документ или два. От этого зависит фактический расход пакета, иногда вдвое.
- 3Входит ли модуль обмена для нашей конфигурации учёта в тариф или покупается отдельно, и поддерживается ли наша редакция. Это строка на 9 000–24 000 ₽ в год, которую забывают в сравнении.
- 4Сколько стоит выгрузка архива с подписями и протоколами при уходе и сколько времени сохраняется доступ. Этот вопрос задаётся до подписания, а не при расторжении.
- 5Есть ли роуминг с операторами наших крупнейших контрагентов и как подаётся заявка. Механика подключения описана в материале роуминг между операторами ЭДО.
Оператору уходит меньшая половина счёта. Большая половина остаётся внутри компании и в бюджете обычно не показана.
