Автоматизация ЭДО для компании на 500 исходящих документов в месяц стоит 372 100 ₽ в первый год и 137 400 ₽ во второй. Тариф оператора, о котором обычно и идёт разговор, занимает в первой сумме 36 000 ₽ — меньше десятой части. Остальное — подписи, способ обмена с учётной системой, сопоставление справочников, обучение, сопровождение и доработки, которые всплывают в первом квартале после запуска.
Разница между сметой оператора и сметой проекта и есть главная причина, по которой бюджеты на ЭДО регулярно оказываются вдвое меньше фактических расходов. Оператор честно называет свою часть; она действительно небольшая. Всё, что превращает входящий электронный документ в проведённый документ учёта, лежит за пределами его ответственности.
Ниже — семь строк сметы с рыночными вилками, три сценария по объёму рядом, полная стоимость владения с учётом ручного труда, расчёт окупаемости и пять условий, при которых проект не окупится ни при какой скидке. Как устроен сам документооборот и что нужно для старта — в опорном разборе ЭДО; здесь только деньги.
Семь строк сметы и рыночные вилки
Вилки ниже — ориентиры по рынку на сентябрь 2026 года, а не прайс. Разброс внутри каждой строки объясняется одним-двумя факторами, и они названы: если подрядчик даёт цену в середине вилки без объяснения, от чего она зависит, — это оценка, а не расчёт.
| Строка | Вилка по рынку | От чего зависит разброс | Разовая или повторяющаяся |
|---|---|---|---|
| 1. Подписи и носители | 4 700–20 000 ₽ в первый год | Число подписантов. Сертификат руководителя в удостоверяющем центре ФНС бесплатно, носитель с лицензией средства криптозащиты — 4 700 ₽ на три года, личная подпись сотрудника — около 2 000 ₽ в год | Смешанная: носители раз в три года, подписи ежегодно |
| 2. Тариф оператора | 5–9 ₽ за исходящий комплект | Объём и способ покупки пакета. Входящие документы почти у всех бесплатны, поэтому компания, которая в основном принимает, платит в разы меньше | Повторяющаяся |
| 3. Способ обмена с учётной системой | 0 ₽ (веб-кабинет), 25 000–60 000 ₽ (встроенный сервис 1С-ЭДО), 40 000–120 000 ₽ (модуль оператора), 150 000–400 000 ₽ (интеграция по программному интерфейсу) | Конфигурация и объём доработок. В 1С:Бухгалтерии 3.0 работы почти нет, в 1С:ERP с несколькими юрлицами — десятки и сотни часов | Разовая |
| 4. Сопоставление справочников | 40 000–120 000 ₽ | Число позиций номенклатуры и контрагентов, качество наименований у поставщиков. На 2 000 позициях это около 37 часов работы | Разовая, но частично повторяется при появлении новых поставщиков |
| 5. Регламент и обучение | 8 000–45 000 ₽ | Число ролей и смен. Склад в три смены обучается дороже, чем два бухгалтера | Разовая |
| 6. Сопровождение | 0–17 500 ₽/мес | Объём потока и число юрлиц. На веб-кабинете сопровождения нет вообще, на интеграции оно обязательно | Повторяющаяся |
| 7. Доработки первого квартала | 0–140 000 ₽ | Число исключений, которые всплывают после запуска: нестандартные виды документов, второй склад, требование крупного заказчика | Разовая, но всегда есть |
Первые три месяца после запуска — это период, когда процесс встречается с реальностью: приходит документ вида, которого не было в проекте; крупный заказчик требует свою форму; выясняется, что часть отгрузок идёт со второго склада. Закладывать под это ноль — значит гарантированно выйти за бюджет. Разумный ориентир — 15–20 % от разовой части сметы.
Три сценария рядом: 100, 500 и 3 000 документов в месяц
Сценарии различаются не только объёмом. При 100 документах правильный ответ — веб-кабинет оператора, и это не признак отсталости, а инженерное решение; при 500 нужен модуль в учётной системе; при 3 000 или при нескольких юридических лицах оправдана интеграция через программный интерфейс. Подробный разбор самих способов обмена и того, почему цена зависит от конфигурации сильнее, чем от оператора, — в материале о трёх способах обмена ЭДО и 1С.
| Строка сметы | 100 документов в месяц | 500 документов в месяц | 3 000 документов в месяц |
|---|---|---|---|
| 1. Подписи и носители | 4 700 ₽ | 10 100 ₽ | 15 500 ₽ |
| 2. Тариф оператора за год | 7 200 ₽ | 36 000 ₽ | 216 000 ₽ |
| 3. Способ обмена | 0 ₽ — веб-кабинет | 85 000 ₽ — модуль | 260 000 ₽ — интеграция |
| 4. Сопоставление справочников | 0 ₽ | 60 000 ₽ | 120 000 ₽ |
| 5. Регламент и обучение | 8 000 ₽ — 2 человека | 25 000 ₽ — 12 человек | 45 000 ₽ — 30 человек, три смены |
| 6. Сопровождение за год | 0 ₽ | 96 000 ₽ — 8 000 ₽/мес | 210 000 ₽ — 17 500 ₽/мес |
| 7. Доработки первого квартала | 0 ₽ | 60 000 ₽ | 140 000 ₽ |
| Итого первый год | 19 900 ₽ | 372 100 ₽ | 1 006 500 ₽ |
| Второй год | 7 200 ₽ | 137 400 ₽ | 436 800 ₽ |
Обратите внимание на второй год: он в 2,7 раза дешевле первого в среднем сценарии и в 2,3 раза — в крупном. Разовая часть отработала, остались тариф, подписи и сопровождение. Именно поэтому сравнивать предложения подрядчиков по цене внедрения бессмысленно без второй строки: проект с дешёвым входом и дорогим сопровождением обходится дороже на горизонте двух лет.
Сравнение в три колонки, каждая — накопительный столбец из семи сегментов с подписями строк сметы. Левая «100 документов в месяц» — итог 19 900 ₽, в ней закрашены только сегменты «подписи 4 700 ₽», «тариф 7 200 ₽», «обучение 8 000 ₽». Средняя «500 документов» — итог 372 100 ₽, самый крупный сегмент «сопровождение 96 000 ₽» и «модуль 85 000 ₽». Правая «3 000 документов» — итог 1 006 500 ₽, крупнейшие сегменты «интеграция 260 000 ₽» и «тариф 216 000 ₽». Под каждой колонкой вторая, узкая, подписана «второй год»: 7 200 ₽, 137 400 ₽, 436 800 ₽. Чертёжный стиль, все надписи по-русски.
Полная стоимость владения: смета плюс ручной труд
Смета показывает деньги, уходящие наружу, и умалчивает о самом крупном ресурсе — времени сотрудников. Между тремя сценариями оно распределено обратно смете: там, где не платят за модуль, платят минутами. Веб-кабинет отнимает примерно 8 минут на документ, модуль — примерно 2, интеграция — меньше минуты. Ставка — 550 ₽/час, полная стоимость часа сотрудника, который обрабатывает первичку.
Из этой таблицы следует вывод, противоположный интуиции: экономия на способе обмена — это не экономия, а перенос расходов из сметы в фонд оплаты труда. При 100 документах перенос оправдан, потому что 160 часов в год распределены по всему году и не требуют отдельного человека. При 500 те же 8 минут превратились бы в 800 часов, то есть в половину ставки, — и модуль за 85 000 ₽ окупается за считаные месяцы.
Столбчатая диаграмма из трёх колонок, ось Y — рубли на один документ. «100 документов в месяц» — 89,9 ₽, «500 документов» — 80,4 ₽, «3 000 документов» — 32,5 ₽. Каждая колонка разделена на два сегмента: нижний «смета» и верхний «ручной труд». У левой колонки сегмент труда занимает большую часть (88 000 из 107 900 ₽), у правой — меньшую (165 000 из 1 171 500 ₽). Под осью подписи минут на документ: 8, 2 и 0,5. Чертёжный стиль, надписи по-русски.
Что считать экономией честно, а что нельзя
Экономия ЭДО складывается из разницы стоимости документа. Бумажный документ в модельном расчёте — 165 ₽: печать 10 ₽, доставка 55 ₽, 10 минут сотрудника 92 ₽, архивное хранение 8 ₽. Электронный — 34 ₽: тариф оператора 6 ₽ и 3 минуты сотрудника 28 ₽. Разница 131 ₽ на документе, и это единственная величина, которую можно защитить перед финансовым директором.
- Считать можно: печать и расходные материалы, курьерские и почтовые расходы, время на ввод и поиск документа, архивное хранение бумаги, время на разбор расхождений — про него отдельный разговор в материале о расхождениях в документах.
- Считать нельзя: зарплату сотрудника, которого не сократили. Высвободившиеся часы становятся деньгами только тогда, когда они на что-то потрачены; почему «минус полставки» не является экономией, разобрано в материале об ошибке расчёта по сокращённым ставкам.
- Считать нельзя дважды: ускорение поступления оплаты нельзя записывать и в экономию времени, и в стоимость денег. Выберите одно.
- Считать нельзя чужое: экономия контрагента на бумаге — его экономия, а не ваша. Она полезна как аргумент при подключении партнёров и бесполезна в вашей смете.
- Считать нельзя авансом: экономия появляется только на той доле потока, которая реально перешла в ЭДО. Пока доля ниже половины, арифметика работает иначе, и это разобрано в материале о том, когда ЭДО не даёт экономии.
Сравнение двух вертикальных столбцов на одной оси в рублях за документ. Левый «Бумажный документ — 165 ₽» разбит на четыре сегмента с подписями: «10 минут сотрудника — 92 ₽», «доставка — 55 ₽», «печать — 10 ₽», «архивное хранение — 8 ₽». Правый «Документ в ЭДО — 34 ₽» на два сегмента: «3 минуты сотрудника — 28 ₽», «тариф оператора — 6 ₽». Между столбцами фигурная скобка с подписью «131 ₽ экономии». Справа отдельная колонка «Не считается»: «зарплата несокращённого сотрудника», «экономия контрагента», «ускорение оплаты, если оно уже учтено». Чертёжный стиль, надписи по-русски.
Всё, что здесь написано, — про стоимость процесса и его автоматизацию. Вопросы налогового учёта, вычетов по счетам-фактурам, сроков признания расходов и обязательности конкретных форм — не наша зона, и мы на них не отвечаем. Что принести бухгалтеру или аудитору до старта проекта: перечень видов документов с указанием, какие из них формализованные; список контрагентов, которые требуют бумажный оригинал; действующий порядок хранения и сроки; и описание того, как документ попадает в проводки сегодня. С этими четырьмя документами обсуждение занимает часы.
Окупаемость на 500 документах: 3,1 месяца или 4,2
Опорный расчёт кластера даёт разовые вложения 180 100 ₽ и окупаемость 3,1 месяца при полном переходе. Наша смета отличается одной строкой — доработками первого квартала. Ниже видно, во что это обходится сроку.
Разница в 1,1 месяца выглядит небольшой, и в среднем сценарии она такая и есть. Важна она другим: строка доработок — это первое, что режется при торге, и режется она молча. В результате подрядчик формально укладывается в бюджет, а компания в четвёртом месяце обнаруживает, что нестандартные виды документов по-прежнему обрабатываются руками, и платит за них отдельно.
Пять условий провала
Каждое из пяти проверяется за час до подписания договора и каждое стоит денег, если проверку пропустить. Порядок — по частоте, с которой мы их встречаем.
- 11. Контрагенты не в ЭДО
Главная переменная всего проекта — не тариф, а доля контрагентов, реально работающих в электронном документообороте. При полном переходе окупаемость 3,1 месяца, при доле 40 % по линейной модели — 9,9 месяца, а с учётом расходов на ведение двух процессов одновременно — 24,7 месяца. Ниже примерно 29 % смешанный документооборот обходится дороже полностью бумажного. Проверяется до старта: выгрузите двадцать крупнейших по обороту контрагентов и узнайте, кто из них уже в ЭДО и у какого оператора.
- 22. Номенклатура не сопоставлена
Электронный документ приходит в систему, а разносится по позициям руками, потому что поставщик называет товар не так, как вы. Время на документ остаётся 8 минут вместо 2, цена документа — 80 ₽ вместо 34 ₽, экономия падает со 131 ₽ до 85 ₽, и окупаемость 240 100 ₽ растягивается с 4,2 до 7,0 месяца. Проверяется до старта: на справочнике в 2 000 позиций автоматически сходится примерно две трети, остальное — ручной разбор на 20–25 часов.
- 33. Нет ответственного за контур
Документы приходят, но никто не отвечает за то, чтобы они были обработаны в срок, а расхождения разобраны. Прямая цена — вопросы «где документ»: около 25 обращений в месяц по 20 минут, это 55 000 ₽ в год. Косвенная больше: неподписанный вовремя документ задерживает оплату. Проверяется до старта: назовите фамилию человека, у которого это в задачах. Если фамилии нет, проект начинать рано.
- 44. Старая учётная система
На 1С:Предприятие 7.7 модуль оператора либо не ставится, либо перестаёт обновляться: поддержка модуля Контур.Диадока для этой платформы завершается 1 сентября 2026 года. Работа через веб-кабинет с ручным вводом обходится примерно в 48 370 ₽ в месяц скрытых расходов при потоке 500 входящих. Проверяется до старта: назовите точную конфигурацию и версию платформы. Варианты и сметы переезда разобраны в материале о конце поддержки модуля Диадока для 1С 7.7.
- 55. Поток ниже порога
Модуль за 85 000 ₽ экономит 6 минут на документе, то есть 55 ₽, и окупается на 1 545 документах. При потоке 500 в месяц это три месяца, при 60 в месяц — 26 месяцев. Отсюда граница примерно в 80 документов в месяц: ниже неё правильный ответ — веб-кабинет оператора. Проверяется до старта: посчитайте не общее число документов, а число входящих, которые попадают в учётную систему.
Горизонтальная столбчатая диаграмма, ось X — месяцы окупаемости, шкала до 28. Пять полос сверху вниз: «Полный переход, всё готово — 3,1», «Со строкой доработок первого квартала — 4,2», «Номенклатура не сопоставлена — 7,0», «Доля контрагентов в ЭДО 40 % — 24,7», «Поток 60 документов в месяц — 26». Вертикальная штриховая линия на отметке 12 подписана «год». Полосы правее линии заштрихованы. Чертёжный стиль, надписи по-русски.
Шесть вопросов подрядчику до подписания
Все шесть — про объём работ, а не про функции. Функции у операторов и подрядчиков описаны одинаково, разница прячется в том, кто и сколько часов потратит на справочники и на первый квартал.
- 1Сколько позиций нашей номенклатуры сопоставится автоматически, сколько уйдёт в ручной разбор и кто его делает — вы или наш бухгалтер? Ответ «сопоставим всё» без числа означает, что разбор ляжет на вас.
- 2Что входит в цену модуля, а что считается доработкой: маршрутизация по подразделениям, несколько юридических лиц, нестандартные виды документов, второй склад?
- 3Как проверяется роуминг — весь список контрагентов до старта или по факту первой неудачной отгрузки? Цена одной незакрытой связи и порядок подачи заявок разобраны в материале о роуминге между операторами.
- 4Что входит в ежемесячное сопровождение, а что тарифицируется отдельно? Ключевой вопрос: обновление под изменившийся формат ФНС — входит или нет?
- 5Сколько часов вашей и нашей стороны заложено на первый квартал после запуска? Если ответ «доработки по факту» — попросите вилку и порядок согласования, иначе это открытый счёт.
- 6Что мы забираем при расторжении: архив документов, справочник соответствий, настройки маршрутизации — в каком формате и в какой срок? Смена оператора для компании со 180 контрагентами и тремя годами архива стоит около 94 000 ₽, и об этом лучше знать до подписания, а не после.
Седьмой вопрос — не подрядчику, а себе: с кем работают ваши крупнейшие контрагенты. Час на эту проверку сокращает список кандидатов сильнее, чем неделя сравнения тарифов; методика разобрана в материале о сравнении операторов ЭДО.
Когда эту смету считать не нужно
Есть четыре ситуации, в которых расчёт можно не делать, потому что ответ известен заранее.
- Меньше 80 документов в месяц. Заводите ящик у оператора, работайте в веб-кабинете, платите только за тариф и подпись руководителя — около 12 000–20 000 ₽ в первый год. Возвращайтесь к смете, когда поток удвоится.
- Вы почти не отправляете, только принимаете. Входящие документы у большинства операторов бесплатны, и весь ваш тариф сводится к нулю. Тогда обсуждать надо не смету ЭДО, а способ обмена с учётной системой — там все ваши деньги и всё ваше время.
- Крупный заказчик оплачивает подключение. Иногда контрагент готов взять на себя тариф или подключить вас к своему оператору. Считать в этом случае надо только вашу часть: модуль, справочники и обучение.
- Справочники в беспорядке. Если номенклатура ведётся в свободной форме, один товар заведён трижды, а у контрагентов нет идентификаторов, начинать надо не с ЭДО. Наведение порядка в справочниках стоит тех же 60 000 ₽, но приносит пользу само по себе и делает последующий проект вдвое предсказуемее.
Оператор продаёт канал. Всё, что превращает пришедший по этому каналу файл в проведённый документ учёта, покупается отдельно.
