Предпроектное обследование — это отдельная работа с собственным результатом, которую делают до договора на внедрение и оплачивают отдельно. В модельном примере — три процесса, четыре системы, компания на 90 человек — оно занимает 72 часа и стоит 216 000 ₽ по рыночной ставке инженера 3 000 ₽/час. Срок — три недели, из которых две уходят на замеры внутри компании.
Платить за него не всегда обязательно: часть работы закрывается бесплатной диагностикой, часть вы можете сделать сами. Но подменять обследование бесплатным «аудитом за час» нельзя — за час никто не может замерить процесс, а без замеров смета получается либо очень широкой, либо подогнанной под то решение, которое у исполнителя уже есть.
Ниже — состав работ по этапам, смета с разбивкой по часам, восемь артефактов, которые остаются у вас при любом исходе, таблица различий с бесплатной консультацией, порядок зачёта обследования в стоимость проекта и разбор случая, когда честный вывод обследования звучит как «автоматизировать не надо».
Что такое обследование и чем оно не является
Работа по описанию процесса «как есть» с измерением объёмов и трудоёмкости, инвентаризацией систем и данных, расчётом цены процесса и подготовкой вариантов решения с бюджетом и сроками. Заканчивается набором документов, которые остаются у заказчика независимо от того, начнётся ли внедрение и с кем.
Ключевое слово здесь — «измерением». Обследование отличается от разговора не длительностью и не количеством участников, а тем, что его выводы опираются на числа, полученные на месте: сколько операций прошло за три месяца по выгрузке, сколько минут занимает одна по секундомеру, сколько документов вернулось на переделку по журналу. Всё остальное — интервью, схемы, презентации — обслуживает эти числа.
Обследование — это не то же самое, что описание процессов своими силами. Своими силами компания получает список кандидатов и порядок величин: как это делается за две недели силами двух человек, мы разобрали в статье про аудит процессов своими силами. Внешнее обследование добавляет к этому три вещи, которых изнутри получить нельзя: сравнение с тем, как ту же работу делают другие; техническую проверку того, что вообще возможно с вашими системами; и оценку в часах разработки, которую нельзя дать, не зная стоимости конкретных работ.
За час можно услышать описание процесса со слов заказчика и назвать порядок величин. Нельзя замерить время операции, проверить состояние данных, узнать версию конфигурации и выяснить, есть ли у системы программный обмен. Если по итогам часовой встречи вам выдают точную смету, эта смета посчитана не по вашей задаче, а по типовому решению, которое исполнитель уже продавал. Это не обман — но и не оценка вашего проекта.
Состав работ: шесть этапов за три недели
Порядок этапов важнее их содержания. Самая частая ошибка — начать с рисования схем, потому что это самая приятная часть работы, и обнаружить на третьей неделе, что схема нарисована по рассказу одного человека, а два других делают иначе.
- 1Этап 1. Интервью: 18 часов, дни 1–4
Разговоры с исполнителями, руководителем процесса и смежниками — обычно 9 человек по часу плюс подготовка вопросов и разбор записей. Задача не в том, чтобы записать процесс со слов, а в том, чтобы получить список мест, где искать расхождения: у кого свой файл, кто кого ждёт, что делают «на всякий случай».
- 2Этап 2. Наблюдение и замеры: 12 часов, дни 3–9
Инженер смотрит на экран исполнителя и засекает время на реальных операциях. Здесь всплывает то, чего нет ни в одном интервью: копирование через блокнот, повторный вход в систему, поиск нужного письма по трём папкам. Разница между рассказанным и замеренным временем — обычно полтора-два раза.
- 3Этап 3. Выгрузки и разбор данных: 10 часов, дни 5–11
Объёмы за три полных месяца, разбивка по типам документов, доля возвратов и исправлений, качество справочников и дублей. Здесь же проверяется техническая сторона: конкретные конфигурации и версии, наличие программного обмена, состояние доступов.
- 4Этап 4. Карта процессов и схемы: 14 часов, дни 8–14
Процесс «как есть» на схеме с ролями, точками ожидания и переделками, плюс карта стыков между процессами. Не для красоты: именно на стыках обычно находится половина потерь, и увидеть их можно только когда все три процесса нарисованы рядом.
- 5Этап 5. Расчёт и варианты решения: 10 часов, дни 12–17
Цена процесса в рублях, расчёт эффекта с поправками, два-три варианта решения с разной глубиной и разной ценой. Обязательно с оценкой в часах разработки и с указанием, что в каждом варианте остаётся на людях.
- 6Этап 6. Отчёт и защита: 8 часов, дни 16–21
Сборка документа, смета, перечень рисков, рекомендация. Защита — очная или по видео: заказчик задаёт вопросы по каждому числу, исполнитель показывает, откуда оно взялось. Отчёт, который нельзя защитить построчно, не принимается.
Горизонтальная лента времени на 21 день, шесть дорожек-этапов с перекрытиями. Сверху вниз: «Интервью — 18 ч, дни 1–4», «Наблюдение и замеры — 12 ч, дни 3–9», «Выгрузки и разбор данных — 10 ч, дни 5–11», «Карта процессов и схемы — 14 ч, дни 8–14», «Расчёт и варианты решения — 10 ч, дни 12–17», «Отчёт и защита — 8 ч, дни 16–21». Справа общий итог «72 часа, 216 000 ₽». Под каждой дорожкой — что заказчик получает на выходе этапа. Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Что остаётся у вас на руках при любом исходе
Это главный вопрос к платному обследованию, и задавать его надо до оплаты. Обследование считается сделанным, когда у заказчика на руках восемь документов — и они остаются у него независимо от того, начнётся ли внедрение, начнётся ли оно с этим подрядчиком и начнётся ли вообще.
- Карта процессов «как есть» со схемами, ролями, точками ожидания и замеренным временем каждого шага. В редактируемом виде, а не картинкой в презентации.
- Реестр систем и интеграций: конкретные конфигурации и версии, что дорабатывалось, где размещено, какие обмены есть сейчас и какие технически возможны.
- Таблица объёмов и трудоёмкости за три полных месяца с разбивкой по типам операций и с расчётом цены процесса в рублях за месяц.
- Расчёт эффекта с открытой арифметикой — так, чтобы вы могли пересчитать его на калькуляторе, подставив свои поправки. Методика счёта разобрана отдельно в материале про данные для расчёта эффекта.
- Два-три варианта решения с разной глубиной, ценой и сроком, и с явным указанием, что в каждом варианте остаётся на людях.
- Перечень рисков и ограничений: регуляторных, технических, кадровых. Отдельной строкой — риски, из-за которых проект может не состояться.
- Требования к данным и доступам для следующего этапа: что надо привести в порядок до старта и чьими силами.
- Рекомендация, включая честный вариант «не делать» или «сделать позже» — с указанием условия, при котором к вопросу возвращаются.
Схема-раскладка из восьми пронумерованных карточек в два ряда по четыре: 1 Карта процессов «как есть», 2 Реестр систем и интеграций, 3 Таблица объёмов и трудоёмкости, 4 Расчёт эффекта с арифметикой, 5 Два-три варианта решения, 6 Перечень рисков и ограничений, 7 Требования к данным и доступам, 8 Рекомендация, включая вариант «не делать». Все восемь карточек охвачены общей рамкой с подписью «остаётся у заказчика при любом исходе, в редактируемом виде, по акту». Сбоку отдельная перечёркнутая карточка «презентация с выводами» с пометкой «не результат». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
«Что из результатов останется у нас, если мы не пойдём с вами дальше?» Ответ «все материалы в редактируемом виде, перечислены в договоре» — рабочий. Ответ «мы передадим коммерческое предложение» означает, что вы платите не за обследование, а за подготовку продажи. Формулировки о правах на материалы обследования удобно сверять с общим разбором про то, что должно быть в договоре на разработку.
Смета: 72 часа на модельном обследовании
Считаем на конкретных вводных: компания на 90 человек, три связанных процесса (приём заявки, оформление отгрузки, сверка с поставщиками), четыре системы, одна площадка, интервью с девятью сотрудниками. Ставка — рыночная ставка инженера-подрядчика 3 000 ₽/час; вилка по рынку 2 500–3 500 ₽/час, и в ней разброс объясняется в основном регионом и загрузкой исполнителя, а не квалификацией.
Ориентир по доле — 8–15 % от бюджета будущего внедрения. Он полезнее абсолютных чисел, потому что обследование масштабируется вместе с проектом. Сильные отклонения в обе стороны стоит уточнять: 3 % обычно означают, что обследование формальное и смета всё равно будет считаться по типовому решению, а 30 % — что исполнитель продаёт обследование как самостоятельный продукт и внедрение его интересует мало.
| Масштаб | Часы | Стоимость по 3 000 ₽/час | Срок |
|---|---|---|---|
| Один процесс, одна система, одна площадка | 24–30 | 72 000–90 000 ₽ | 1–1,5 недели |
| Три процесса, четыре системы, одна площадка | 72 | 216 000 ₽ | 3 недели |
| Шесть процессов, два юрлица, две площадки | 110–130 | 330 000–390 000 ₽ | 4–6 недель |
| Сквозной контур компании: 10+ процессов, несколько площадок | 160–200 | 480 000–600 000 ₽ | 6–10 недель |
Горизонтальная столбчатая диаграмма, ось X — часы от 0 до 20. Шесть полос сверху вниз с подписями: «Интервью — 18», «Карта процессов и схемы — 14», «Наблюдение и замеры — 12», «Выгрузки и данные — 10», «Расчёт и варианты — 10», «Отчёт и защита — 8». Первые четыре полосы объединены сбоку скобкой с подписью «сбор фактов — 54 часа». Внизу подпись «72 часа × 3 000 ₽ = 216 000 ₽». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
От чего зависит стоимость
Разброс между 72 000 ₽ и 600 000 ₽ объясняется шестью факторами. Первые два действуют почти линейно, остальные четыре — скачками, и именно они делают предварительную оценку обследования неточной до первого разговора.
| Фактор | Как влияет | Порядок |
|---|---|---|
| Число процессов | Почти линейно: каждый следующий процесс добавляет свой цикл интервью, замеров и схем | +20–24 часа на процесс |
| Число систем | Нелинейно: каждая новая система добавляет не только своё описание, но и стыки со всеми остальными | +4–8 часов на систему |
| Состояние данных | Есть выгрузки и учёт — разбор за 10 часов. Учёта нет — нужен ручной замер две недели силами исполнителей | +12–20 часов |
| Число площадок | Каждая площадка, куда надо приехать, — это день дороги и день на месте; удалённое обследование дешевле на 15–20 % | +8–16 часов на площадку |
| Число юрлиц | Разные учётные политики, разные владельцы процессов, отдельные согласования по каждому | +10–15 % к общему объёму |
| Готовность документации | Собранный пакет входных документов снимает часть интервью и весь этап выгрузок | −8–14 часов |
Последняя строка — единственная, на которую вы влияете напрямую и заранее. Пакет из восьми входных документов стоит 39 часов собственного времени и снимает с обследования от 8 до 14 часов внешней работы, то есть 24 000–42 000 ₽. Состав пакета и то, кто внутри компании готовит каждый документ, мы описали в отдельной статье про входные документы для подрядчика.
Платное обследование против бесплатной консультации
Бесплатная диагностика — нормальный формат, и мы сами её делаем. Проблема начинается там, где её выдают за обследование. Различаются они не глубиной погружения и не квалификацией того, кто отвечает, а источником данных: диагностика опирается на то, что вы рассказали, обследование — на то, что измерено на месте.
| Признак | Бесплатная диагностика | Платное обследование |
|---|---|---|
| Срок | 2–3 рабочих дня | 1–10 недель в зависимости от масштаба |
| Источник данных | Ваше описание, файлы, скриншоты | Замеры на месте, выгрузки, наблюдение за экраном |
| Кто работает | Один инженер | Инженер, аналитик, при необходимости предметный эксперт |
| Результат | Карта процесса на страницу, порядок величин, вилка бюджета 250 000–900 000 ₽ | Восемь артефактов, смета с разбросом в пределах 15–20 % |
| Обязательства сторон | Никаких с обеих сторон | Договор, сроки, приёмка результата по перечню |
| Что остаётся у вас | Карта процесса и расчёт письмом | Все материалы в редактируемом виде по акту |
| Риск для вас | Потраченный час на созвон | Потраченные деньги и возможный вывод «не надо» |
Практический вывод из таблицы простой: диагностика отвечает на вопрос «стоит ли этим заниматься», обследование — на вопрос «сколько это стоит и в каком порядке делать». Не пытайтесь получить второй ответ бесплатно и не платите за первый. Если после бесплатной диагностики вилка бюджета вас устраивает, а разброс — нет, вот тогда обследование окупается: оно сужает разброс с трёх с лишним раз до 15–20 %.
Сравнение в две колонки. Левая «Бесплатная диагностика»: иконка разговора, подписи «2–3 дня», «источник — ваши слова и файлы», «результат — карта процесса и вилка 250 000–900 000 ₽», «обязательств нет». Правая «Платное обследование»: иконка секундомера и таблицы, подписи «1–10 недель», «источник — замеры, выгрузки, наблюдение», «результат — восемь артефактов, разброс сметы 15–20 %», «договор и приёмка». Под колонками общая полоса-шкала бюджета, на которой показано сужение вилки от широкой к узкой. Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Как обследование засчитывается в проект и что писать в договоре
Вопрос зачёта решается до оплаты и записывается в договор одной строкой. Практикуются три схемы, и каждая честная — важно лишь, чтобы схема была названа заранее, а не выяснялась в момент подписания второго договора.
- 1Полный зачёт. Стоимость обследования вычитается из первого этапа внедрения, если договор подписан в течение оговорённого срока — обычно 30–60 дней. Разумная схема для исполнителя, который живёт внедрениями, а не консалтингом.
- 2Частичный зачёт. Засчитывается половина. Часто встречается там, где обследование делает отдельная группа, а внедряет другая: половина покрывает работу аналитиков, половина остаётся в проекте.
- 3Без зачёта, но с полной передачей материалов. Обследование продаётся как самостоятельная работа. Это нормально, если результат действительно годится для передачи другому исполнителю — то есть содержит все восемь артефактов в редактируемом виде, а не презентацию с выводами.
В договоре на обследование должны быть пять вещей. Первая — результат, описанный перечнем артефактов, а не словами «отчёт об обследовании». Вторая — срок и порядок приёмки: кто принимает и по каким признакам. Третья — права на материалы: они передаются заказчику, включая исходные файлы схем и расчётов. Четвёртая — порядок зачёта с конкретной датой, до которой он действует. Пятая — прямое право заказчика не продолжать сотрудничество без штрафов и без выкупа чего бы то ни было. Как читать сметы, которые приходят по итогам обследования, мы разбирали в отдельной статье про чтение сметы на автоматизацию.
Когда честный вывод — «автоматизировать не надо»
Обследование обязано допускать отрицательный результат, иначе это не исследование, а подготовка продажи. На практике такой вывод получается примерно в одном случае из шести, и почти всегда по одной из четырёх причин.
- Процесс дешевле порога. Цена процесса ниже 55 000 ₽ в месяц, то есть меньше примерно 78 часов ручной работы. Заказной проект на 250 000 ₽ с эксплуатацией 12 000 ₽/мес не выходит в ноль за год ни при какой конфигурации — подробный расчёт этого порога есть в статье про то, когда автоматизировать рано.
- Половина эффекта снимается регламентом. Три обязательных поля в форме заявки, запрет принимать заказы голосом, единый шаблон письма поставщику. От 20 до 40 % цены процесса часто уходит за один вечер и 0 ₽ бюджета — и только остаток имеет смысл автоматизировать.
- Процесс скоро изменится. Идёт смена учётной системы, реорганизация, переход на другого поставщика. Система, спроектированная под порядок, который отменят через квартал, — это выброшенные деньги, и обследование должно сказать об этом прямо.
- Проблема не в процессе, а в данных. Дубли контрагентов, справочники в свободной форме, половина сделок в таблице. Автоматизация поверх такого состояния закрепляет беспорядок; сначала — приведение данных в порядок, и это отдельная работа с собственной сметой.
Отрицательный вывод не делает обследование напрасным. Восемь артефактов остаются у вас: карта процессов, замеры, реестр систем, расчёт цены процесса. С ними вы можете вернуться к вопросу через полгода, когда объём вырастет или данные приведут в порядок, и не платить за замеры второй раз. Более того, именно отрицательный вывод — самый дешёвый результат из возможных: 216 000 ₽ против проекта на 1 500 000 ₽, который встал бы на четвёртом месяце.
И последнее про выбор исполнителя обследования. Тот, кто его делает, не обязан быть тем, кто будет внедрять, — и наоборот, обследование, сделанное будущим внедренцем, всегда несёт конфликт интересов: он оценивает работу, которую сам же и хочет получить. Снимается это двумя условиями: результат передаётся в виде, пригодном для другого исполнителя, и в договоре прямо записано право заказчика уйти с материалами. Если оба условия выполнены, конфликт интересов перестаёт быть проблемой — а если не выполнены, никакая репутация его не компенсирует.
Обследование стоит ровно столько, сколько стоит перестать угадывать. Если после него всё ещё угадываете — вам продали презентацию.
