Чек-лист выбора подрядчика — это таблица из двадцати двух строк, где рядом с вопросом заранее написано, какой ответ считается хорошим, а какой плохим. Без этих двух колонок список вопросов бесполезен: собеседник отвечает уверенно и складно, вы киваете, а решение в итоге принимается по симпатии. Признаки, выписанные до встречи, превращают разговор в проверку.
Этот документ дополняет два соседних и не заменяет их. Проверка фактов о самой компании — юрлицо, срок работы, отзывы, финансовое состояние — разобрана в чек-листе проверки подрядчика на 24 пункта; общая стратегия выбора и типы исполнителей — в материале про то, как выбрать подрядчика по автоматизации. Здесь речь только про разговор: что спросить и как разобрать ответ по существу, а не по интонации.
Ниже — двадцать два вопроса в трёх таблицах, пять красных флагов, порядок приведения двух предложений к одному объёму работ с расчётом и три случая, когда подрядчик не нужен. Сквозной пример один на всю статью: производственно-торговая компания, 54 человека, выбирает исполнителя на автоматизацию приёма и обработки заявок. Два предложения: 640 000 ₽ за 8 недель и 980 000 ₽ за 12 недель.
Компетенции и процесс работы: вопросы 1–8
Первые восемь вопросов задаются на первой встрече и занимают около сорока минут. Их задача — понять, делал ли подрядчик что-то похожее и есть ли у него порядок работы, а не только желание получить заказ.
| № | Вопрос | Признак хорошего ответа | Признак плохого ответа |
|---|---|---|---|
| 1 | Какие проекты в нашей отрасли и с нашими системами вы делали за последний год? | Два-три конкретных случая с составом работ, сроком и цифрами; готовность дать контакт заказчика под NDA | «Более пятисот внедрений» без единого примера; отказ назвать хоть один проект |
| 2 | Кто конкретно будет вести проект и что делали лично вы? | Человек, который будет работать, присутствует на встрече и называет свою роль | «Команда сильная», имён нет; на встрече только менеджер по продажам |
| 3 | Что в нашей задаче вы считаете самым рискованным? | Два-три конкретных риска: качество справочников, доля нестандартных случаев, доступ к API | «Рисков нет, задача типовая» |
| 4 | Какие интеграции с нашей конфигурацией вы делали и через какой механизм? | Называет конкретный способ обмена и его ограничения по объёму и частоте | «Интегрируемся со всем» без уточнения конфигурации |
| 5 | Как вы оцениваете задачу до обследования и меняется ли оценка после? | Даёт вилку, называет стоимость и срок обследования, объясняет, за счёт чего вилка сузится | Точная сумма на первой встрече без вопросов о процессе |
| 6 | На какие этапы разобьёте проект и что я получу на каждом? | Четыре-шесть этапов, у каждого осязаемый результат, который принимает заказчик | Один этап «разработка» на всю сумму со сдачей в конце |
| 7 | Что потребуется от нас и сколько наших часов? | Называет роли и часы: столько-то у руководителя, столько-то у бухгалтера, столько-то на приёмку | «От вас ничего не нужно, мы всё сделаем сами» |
| 8 | Что будет, если по ходу выяснится, что процесс устроен иначе? | Описывает порядок изменения объёма: оценка, согласование, дополнительное соглашение | «Доработаем, по ходу обсудим» без порядка и без цены |
Третий и седьмой вопросы стоят всех остальных. Ответ «рисков нет» означает одно из двух: подрядчик не понял задачу или понял и не хочет говорить о том, что усложняет продажу. Ответ «от вас ничего не нужно» означает, что обследования не будет, а часы вашей команды всё равно возникнут — просто не в смете, и обнаружатся они в тот момент, когда бухгалтер третью неделю подряд объясняет, как устроены ваши накладные.
Нарисованный бланк документа (не скриншот продукта) с заголовком «Чек-лист выбора подрядчика, 22 вопроса». Таблица: широкая колонка «Вопрос», две колонки «Хороший ответ» и «Плохой ответ», затем три узких столбца с шапками «А», «Б», «В» под отметки. Заполнена одна строка целиком: вопрос «Что в нашей задаче самое рискованное», хороший ответ «называет 2–3 конкретных риска», плохой «рисков нет, задача типовая», отметки: у А галочка, у Б крест, у В галочка. Слева видны разделители блоков: «компетенции», «процесс», «деньги», «документы», «поддержка», «выход». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Деньги, смета и документы: вопросы 9–16
Вторая группа задаётся после того, как подрядчик увидел процесс, и до подписания договора. Здесь ответы уже должны быть письменными: устные договорённости про деньги живут ровно до первого спора.
| № | Вопрос | Признак хорошего ответа | Признак плохого ответа |
|---|---|---|---|
| 9 | Из чего складывается цена и какие статьи в ней переменные? | Разделяет обследование, разработку, интеграции, лицензии и внешние сервисы; называет, что зависит от объёма | Одна строка «автоматизация под ключ» на всю сумму |
| 10 | Что не входит в эту цену? | Готовый список: обучение, документация, перенос данных, лицензии, доработки после приёмки | «Всё входит» — после чего обучение и перенос данных выставляются отдельным счётом |
| 11 | Фиксированная цена или почасовая оплата и почему именно в нашем случае? | Объясняет выбор через определённость требований, а не через привычку | Настаивает на своей схеме, не объясняя, чем ваша задача её требует |
| 12 | Сколько будет стоить эксплуатация: поддержка, лицензии, внешние сервисы? | Сумма в месяц с разбивкой по статьям и указанием, что растёт с объёмом | «Поддержка по факту обращений» без ставки и без часов |
| 13 | Что подписываем кроме договора? | Техническое задание, поручение обработки персональных данных, соглашение об уровне поддержки, акты по этапам | Договор на одну страницу и счёт |
| 14 | Кому принадлежит результат работ и в каком виде он передаётся? | Исключительные права заказчику, исходники и конфигурации передаются, порядок описан в договоре | «Вы получаете право пользования» без объяснения последствий |
| 15 | Какая гарантия и что именно в неё входит? | Срок 3–6 месяцев и явное разграничение дефекта и новой доработки | «Мы всегда на связи» вместо срока и предмета гарантии |
| 16 | Какую документацию мы получим? | Описание архитектуры, схема интеграций, инструкции пользователей, порядок развёртывания | «Всё покажем и расскажем на словах» |
Вопрос 10 — самый недооценённый в таблице. Разница между двумя предложениями почти всегда лежит не в цене, а в границе объёма, и увидеть её можно только прямым вопросом «что не входит». Как читать смету построчно, разобрано в материале про то, как читать смету на автоматизацию, а выбор схемы оплаты из вопроса 11 — в материале про фиксированную цену или time and material.
Поддержка и выход из проекта: вопросы 17–22
Последние шесть вопросов задают реже всего, а они определяют, во что превратится проект через год. Спрашивать о выходе на этапе выбора неловко — и именно поэтому неловкость окупается.
| № | Вопрос | Признак хорошего ответа | Признак плохого ответа |
|---|---|---|---|
| 17 | Что входит в поддержку и сколько это часов в месяц? | Часы названы числом, есть перечень работ и явный список того, что оплачивается отдельно | «Консультации и мелкие доработки в разумных пределах» |
| 18 | Какое время реакции и время решения по категориям обращений? | Разные значения для критичного сбоя и обычного вопроса, отдельно реакция и решение | Одно число «отвечаем за 15 минут» на все случаи |
| 19 | Что произойдёт, если ведущий инженер уйдёт из вашей компании? | Порядок передачи описан, документация ведётся по ходу, а не в конце | «У нас такого не бывает» |
| 20 | Как расторгнуть договор посреди проекта и что я получу? | Оплата по факту принятых этапов, передача наработок и доступов, порядок в договоре | «Мы так не работаем» или молчание |
| 21 | Что нужно, чтобы система работала без вас? | Перечень: доступы, исходники, документация, обучение, порядок развёртывания | «Мы всегда будем рядом» |
| 22 | Кто ещё на рынке сможет это поддерживать? | Называет технологии и подтверждает, что специалистов достаточно | Собственная закрытая платформа без объяснения, что будет при расставании |
Ответ на вопрос 18 стоит потребовать письменно и приложением к договору: нормативы, названные на встрече, через полгода вспоминаются по-разному. Структура такого приложения с формулировками, по которым можно предъявить претензию, разобрана в материале про SLA на поддержку.
Пять красных флагов
Красный флаг — не повод немедленно прекратить разговор, а повод задать уточняющий вопрос и посмотреть на реакцию. Плохо не то, что подрядчик так поступает; плохо, если он не может объяснить почему.
- 1Точная оценка без обследования. «Ваша задача стоит 850 000 ₽» после двадцати минут разговора означает, что цифра взята из прошлого проекта или из головы. Нормальный ответ на этом этапе — вилка с объяснением, от чего зависит разброс, и предложение обследования с ценой и сроком.
- 2Отказ разбивать проект на этапы. Один платёж и одна сдача в конце — это перенос всего риска на заказчика. Просьба разбить на четыре-шесть этапов с приёмкой и платежом по каждому — обычная практика; отказ обсуждать её означает, что и внутри проекта договариваться будет трудно.
- 3Нежелание передавать исходники и документацию. Иногда это законно: на лицензируемую платформу исходники не передаются. Но тогда об этом говорят прямо и объясняют, что происходит при расставании. Уклончивый ответ на вопрос 14 стоит воспринимать как ответ.
- 4Обещание точности без условий. «Распознавание с точностью 99 %» без указания, на каких документах замерено и что происходит с оставшимся процентом, — это не характеристика, а фигура речи. Правильный ответ содержит выборку, тип документов и порядок обработки ошибок.
- 5Скидка за подписание до конца недели. Инженерная работа не дешевеет от скорости решения заказчика. Срочная скидка — приём розничных продаж, и в проекте на несколько месяцев она означает, что продажа важнее результата.
Три вещи проверяются не вопросами, а документами: действующее юридическое лицо и ИНН, срок работы компании и то, что на встрече присутствует человек, который будет вести проект. Аккредитация в реестре ИТ-компаний обязательной не является, но проверяется за минуту и кое-что говорит о зрелости — как её читать, разобрано в материале про аккредитацию ИТ-компании. Общий порядок оценки надёжности исполнителя — в материале про то, как оценить надёжность вендора.
Как сравнить два предложения с разной ценой
Предложения почти никогда не сопоставимы напрямую: одно включает обследование и обучение, другое — только разработку. Сравнение делается приведением к одному объёму работ, и занимает оно около часа. В нашем примере предложение А стоит 640 000 ₽ за 8 недель, предложение Б — 980 000 ₽ за 12 недель. Разница в 340 000 ₽ выглядит решающей ровно до того момента, когда обе сметы разложены по строкам.
Последняя строка — та, которую забывают всегда. Работы, не вошедшие в смету, не исчезают: их делает кто-то из ваших людей, и его часы стоят денег. Сорок часов руководителя по полной стоимости часа — это 72 000 ₽, и они не отражаются ни в одном счёте. Подробный порядок сведения трёх предложений в одну таблицу разобран в материале про то, как сравнить три коммерческих предложения.
Второе, что даёт приведение к одному объёму, — понимание, где именно предложения расходятся по существу, а не по цене. В нашем примере расхождение оказалось в одном месте: подрядчик А не планировал обследование и потому оценивал задачу по описанию, а не по процессу. Это не делает его хуже — это делает его оценку менее надёжной, и на переговорах разговор из «почему у вас дороже» превращается в «что вы будете делать, если процесс окажется другим».
Сравнение из двух пар столбцов. Левая пара «Как написано»: столбец «А — 640 000 ₽» заметно ниже столбца «Б — 980 000 ₽», между ними подпись «−340 000 ₽». Правая пара «Приведено к одному объёму»: столбец «А — 1 082 000 ₽» составлен из семи сегментов с подписями «базовая цена 640 000», «обследование 90 000», «перенос данных 120 000», «обучение 60 000», «гарантия 45 000», «документация 55 000», «часы руководителя 72 000»; столбец «Б — 980 000 ₽» сплошной. Между ними подпись «+102 000 ₽». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Когда подрядчик не нужен
Двадцать два вопроса имеют смысл, когда работа действительно требует внешней команды. В трёх случаях правильный ответ — не выбирать исполнителя, а не нанимать его вовсе.
- Задача закрывается настройкой готового сервиса. Онлайн-запись, рассылки, простая воронка в CRM, приём заявок с сайта — всё это настраивается своими силами за несколько дней. Порог, ниже которого разработка не окупается: если типовой сервис закрывает 80 % задачи, оставшиеся 20 % почти всегда дешевле закрыть регламентом, а не кодом.
- Нужен один типовой обмен между популярными системами. Связка 1С и распространённой CRM в базовом объёме — это готовый модуль, а не проект. Подрядчик здесь нужен на два-три часа настройки, а не на восемь недель; такую работу разумно покупать почасово.
- Процесс ещё меняется каждый месяц. Автоматизировать то, что не устоялось, — значит платить за фиксацию временного состояния. Сначала регламент и три месяца работы по нему, потом разговор о подрядчике. Признаки неготовности собраны в материале про то, когда подрядчик не нужен.
И честное ограничение самого чек-листа. Двадцать два вопроса проверяют порядок работы и добросовестность, но не проверяют инженерную квалификацию: чтобы оценить, хорошо ли предложена архитектура, нужен человек, который сам её умеет строить. Если в штате такого нет, есть три способа купить внешнюю оценку — они разобраны в материале про то, как проверить подрядчика без ИТ-специалиста. Стоит это 15 000–40 000 ₽ и окупается на первом же проекте с шестизначным бюджетом.
