Одна и та же операция обходится в 2 247 600 ₽ за три года, если её закрыть роботом, и в 836 400 ₽, если доработать саму систему. Разница — 1 411 200 ₽, и она возникает не на разработке: доработка дороже на старте на 162 000 ₽. Она возникает на владении, где робот стоит 51 933 ₽ в месяц, а доработка — 11 567 ₽.
Причина в том, за что именно вы платите каждый месяц. У робота это годовая лицензия платформы, отдельная виртуальная машина, сопровождение и три переделки в год после чужих обновлений. У доработки ежемесячных расходов почти нет: она живёт внутри системы, работает с данными и переживает те изменения интерфейса, от которых робот останавливается.
Ниже — обе сметы по строкам, шесть условий выбора, недооценённый риск смены версии системы и расчёт пути «робот сейчас, доработка через год». Сравнение робота с внешним обменом данными — отдельная задача, она разобрана в материале про робота против интеграции по API.
Изменение самой автоматизируемой системы так, чтобы ручная операция исчезла: расширение конфигурации, внешняя обработка, регламентное задание, собственный модуль. Доработка работает с данными напрямую и запускается средствами системы. Робот в это же время остаётся снаружи и повторяет действия человека в интерфейсе — отсюда вся разница в поведении и в смете.
Один процесс, две сметы
Вводные одинаковы для обоих вариантов. Оптовая компания, операция целиком внутри учётной системы: 900 документов в месяц, по 8 минут на документ — это 120 часов ручной работы, или 84 000 ₽ в месяц при полной стоимости часа рядового сотрудника 700 ₽. Система своя, вендор поддерживает конфигурацию, обновления выходят примерно раз в квартал. Горизонт расчёта — 36 месяцев.
Первый год в этой смете — 881 200 ₽, и это ровно та сумма, которая разобрана по восьми строкам в материале про стоимость одного RPA-робота. Строка про переписывание на 25-м месяце появилась здесь потому, что горизонт трёхлетний: сценарий в типовой учётной системе живёт 18–30 месяцев, и на третий год он с высокой вероятностью переписывается заново — не чинится, а собирается по изменившимся формам.
Разработка здесь вдвое дороже: 120 часов против 60. Это честная цена того, что код живёт внутри чужой конфигурации и обязан пережить её обновления. Зато в смете нет четырёх строк робота — годовой лицензии платформы, виртуальной машины, лицензии рабочего места и половины сопровождения. Ломается доработка тоже реже: обновление конфигурации задевает расширение примерно дважды в год, а перерисовка форм на него не влияет вообще.
Двухосевой график накопленных расходов за 36 месяцев. Ось X — месяцы от 0 до 36, ось Y — рубли, верхняя подписанная отметка совпадает с итогом робота. Тёмная линия «робот» стартует с отметки 258 000 ₽ и растёт на 51 933 ₽ в месяц, со ступенькой +120 000 ₽ на 25-м месяце, финиш 2 247 600 ₽. Светлая линия «доработка расширением» стартует с отметки 420 000 ₽ и растёт на 11 567 ₽ в месяц, финиш 836 400 ₽. Точка пересечения на четвёртом месяце выделена кружком и подписана «точка равенства». Справа между концами линий вертикальная выноска с подписью «1 411 200 ₽». Чертёжная сетка, приглушённая палитра, подписи по-русски.
Точка равенства — четвёртый месяц
До первого рабочего прогона робот стоит 258 000 ₽, доработка — 420 000 ₽. Эти 162 000 ₽ и есть весь аргумент в пользу робота на языке денег. Дальше он теряется со скоростью 40 367 ₽ в месяц — это разница между 51 933 ₽ владения роботом и 11 567 ₽ владения доработкой. Стартовая экономия исчезает на четвёртом месяце эксплуатации.
| Период | Робот, ₽ | Доработка, ₽ | Разница нарастающим итогом, ₽ |
|---|---|---|---|
| Старт, до первого прогона | 258 000 | 420 000 | −162 000 в пользу робота |
| Первый год со стартом | 881 200 | 558 800 | +322 400 |
| Второй год | 623 200 | 138 800 | +806 800 |
| Третий год, с переписыванием сценария | 743 200 | 138 800 | +1 411 200 |
Оба варианта снимают одну и ту же ручную работу — 120 часов и 84 000 ₽ в месяц, — поэтому сравнивать надо только расходы. Робот оставляет компании 21 567 ₽ чистого эффекта в месяц, доработка — 60 767 ₽, почти втрое больше. А если операция занимает не 120, а 60 часов, доработка всё ещё окупается, робот же уходит в минус: 42 000 ₽ экономии против 62 433 ₽ владения.
Шесть условий выбора: три за робота и три за доработку
Общее у первых трёх — не цена. Робот выигрывает там, где доработки просто не существует как варианта: систему нельзя изменить, времени на изменение нет или изменение не успеет окупиться.
- 1Систему нельзя дорабатывать
Она чужая, вендор не отдаёт доступ к конфигурации или прямо запрещает вмешательство в код. Кабинет контрагента, портал заказчика, отраслевая система без открытой части — здесь робот единственный способ. Но сначала стоит пройти проверку пяти каналов обмена из материала про систему без API: примерно у половины «закрытых» систем один из них оказывается рабочим.
- 2Процесс закончится раньше, чем окупится доработка
Миграция между системами, разбор архива после слияния, сезонная кампания, разовая сверка за три года. Точка равенства в примере — четвёртый месяц, значит, процесс короче полугода почти всегда дешевле закрыть роботом и выключить его. Дата окончания при этом должна быть записана, а не подразумеваться.
- 3Срок жёсткий, и доработку не успеть
Сценарий пишется 3–5 недель, доработка конфигурации с приёмкой — 8–12 недель. Если операция обязана заработать через месяц из-за требования площадки или контрагента, выбора нет: считается цена срыва, а не экономика. Правильный ход — поставить робота и сразу поставить доработку в план следующего квартала.
Обратные три условия встречаются вместе чаще, чем поодиночке: постоянный процесс обычно ещё и растёт.
- 1Процесс постоянный и старше года
Если операция существует больше года и её отмена не планируется, горизонт расчёта автоматически трёхлетний — а на нём робот проигрывает при любых разумных вводных. Проверка простая: посмотрите, была ли эта операция в регламенте год назад. Если была и в том же виде, это кандидат на доработку.
- 2Объём растёт
Робот работает как человек: по одному окну за раз. Рост потока вдвое требует второго робота, второй лицензии и второй машины — это ещё 250 000 ₽ в год минимум. Доработка обрабатывает пакет данных одним запуском, и рост объёма меняет только время выполнения регламентного задания.
- 3Операция задевает много экранов
Стоимость сценария растёт нелинейно по числу экранов, а число точек поломки — линейно. Сценарий на два экрана и сценарий на девять отличаются по цене втрое и по частоте поломок вдвое. Доработка от числа экранов не зависит вообще: она работает с данными, а не с формами. Где проходит граница между настройкой готового инструмента и разработкой, разобрано в материале про границу low-code и программирования.
Сравнение в две колонки. Левая с заголовком «Робот»: три строки — «систему нельзя дорабатывать», «процесс короче полугода», «срок жёсткий: 3–5 недель против 8–12». Правая с заголовком «Доработка системы»: три строки — «процесс старше года», «объём растёт», «операция задевает много экранов». Под левой колонкой подпись «выигрыш до 4-го месяца», под правой — «выигрыш дальше». Между колонками вертикальная линия с подписью «вопрос: доработка вообще возможна?». Чертёжный стиль, приглушённая палитра, подписи по-русски.
Риск, который не считают: смена версии системы
Строка на обновления есть в обеих сметах, но ведут себя они по-разному. Робот привязан к экранам: крупный релиз конфигурации перерисовывает формы, и сценарий не чинится, а переписывается — 40–60 часов, то есть 120 000–180 000 ₽. В смете это заложено один раз за три года, и оценка оптимистичная. Расширение обычное обновление переживает и требует адаптации дважды в год по 25 000 ₽.
Всё сказанное выше относится к расширению или внешнему модулю. Если разработчик правит саму типовую конфигурацию, она снимается с поддержки, и каждое обновление превращается в ручное слияние — это регулярные часы, которых нет ни в одной из двух смет. Разница между уровнями вмешательства в конфигурацию и цена каждого разобраны в материале про доработку 1С против внешней интеграции. Перед подписанием договора спрашивайте прямо, каким способом будет сделана доработка, и фиксируйте ответ письменно.
Отдельно стоит случай полной замены системы. Сценарий робота списывается без остатка: он привязан к экранам, которых больше нет. Расширение тоже не переносится, но переносится описанный алгоритм — правила обработки и перечень исключений становятся техническим заданием для новой системы. Денег это не спасает, зато экономит второе обследование.
Компромисс: робот сейчас, доработка в план следующего года
Практичный путь, когда боль есть сейчас, а разработчика конфигурации нет до следующего бюджетного цикла. Считается он так: год работы робота — 881 200 ₽, затем разработка расширения без повторного обследования — 360 000 ₽, затем 24 месяца владения доработкой — 277 600 ₽. Итого 1 518 800 ₽ против 836 400 ₽ при доработке сразу. Переплата за отсрочку — 682 400 ₽, или 56 867 ₽ за каждый месяц ожидания.
Переплата в 682 400 ₽ окупается только тогда, когда альтернатива — не доработка сейчас, а ещё год ручной работы. При ставке 700 ₽/час порог — 81 час в месяц: выше него год ожидания дороже переплаты за крюк, ниже — дешевле потерпеть и сделать сразу. И в любом случае дата вывода робота из эксплуатации записывается в договор: без неё временное решение становится постоянным, а переплата перестаёт быть разовой.
Когда не надо ни того, ни другого
Прежде чем выбирать между двумя сметами, стоит проверить, нужна ли хотя бы одна. Четыре ситуации распознаются за час и закрывают вопрос до первого разговора с подрядчиком.
- Объём меньше 40 часов в месяц. Самое дешёвое владение роботом — 27 750 ₽ в месяц на системе, которую вообще не обновляют; при ставке 700 ₽/час это 40 часов. Доработка окупается раньше, но и её нижняя граница около 20 часов. Ниже работают регламент, шаблон и отмена лишнего шага.
- Операция существует по инерции. Отчёт, который никто не открывает, сверка, дублирующая другую сверку, перенос данных в систему, из которой их потом не берут. Обследование находит такие операции регулярно, и отмена стоит ноль.
- Систему меняют в ближайший год. И сценарий, и расширение привязаны к системе, которой через восемь месяцев не будет. Ждать неприятно, но дешевле любого из двух вариантов.
- Ручная работа — это на самом деле принятие решения. Согласование скидки, выбор проводки, разбор спорной претензии. Автоматизировать здесь можно подготовку данных, но не само решение: у машины нет ответственности, а у компании — способа объяснить проверяющему её логику.
И общее правило при чтении любого предложения на роботизацию. Робот отвечает на вопрос «как обойти систему», доработка — на вопрос «как её изменить». Первый вопрос дешевле задать и дороже прожить. Если система ваша, вендор жив и операция постоянная, начинать надо со второго, а робота держать для мест, где изменить систему нельзя в принципе. Механика роботов и порог окупаемости в часах разобраны в материале о том, что такое RPA и где он ломается.
