Цена часа сотрудника считается одной дробью: все расходы компании на этого человека за месяц делятся на количество часов, которые он в этом месяце реально отработает. В числителе двенадцать строк, из которых оклад — только первая и примерно половина суммы. В знаменателе не 168 календарных рабочих часов, а 146 — столько остаётся после отпуска, больничных и обязательного обучения. Обе половины дроби ошибаются в одну и ту же сторону, поэтому счёт «по окладу» занижает результат в два с половиной раза.
Эта цифра нужна ровно для одного: чтобы перевести время в деньги. Сколько стоит час — единственный множитель, который связывает хронометраж процесса с расчётом окупаемости. Ошибка в нём не сокращается по дороге и не компенсируется ничем: она просто умножается на все часы всех сотрудников за весь горизонт расчёта.
Ниже — таблица со всеми строками и указанием, откуда брать каждое число, разбор знаменателя и два сквозных расчёта на реальных ролях. Методику в общем виде, включая отдельный счёт часа собственника и проверку результата рыночным аутсорсом, мы разбирали в материале про полную стоимость часа сотрудника; здесь — рабочий файл и источники цифр.
Таблица на двенадцать строк: что подставлять и откуда брать
Таблица собирается в любом табличном редакторе: строки — статьи, колонка со значениями, внизу сумма и деление. Смысл не в формулах, а в том, чтобы каждое число имело источник. Строка, взятая «на глаз», обесценивает весь расчёт: спорить будут именно о ней.
| № | Строка | Где взять цифру |
|---|---|---|
| 1 | Оклад до вычета НДФЛ | Штатное расписание или трудовой договор |
| 2 | Премии и надбавки, среднее за 12 месяцев | Свод начислений в зарплатной программе за год, делённый на 12 |
| 3 | Коэффициент страховых взносов | Расчёт по страховым взносам за прошлый год: начислено взносов делится на базу |
| 4 | Взносы на травматизм | Уведомление СФР о классе профессионального риска: от 0,2 % до 8,5 % |
| 5 | Аренда и содержание рабочего места | Договор аренды: стоимость метра, умноженная на метры на человека, плюс коммуналка и уборка |
| 6 | Мебель и техника, амортизация в месяц | Стоимость комплекта, делённая на 36 месяцев |
| 7 | Лицензии и сервисы на человека | Счета за учётную систему, CRM, почту, телефонию, ЭДО, подпись — делённые на число пользователей |
| 8 | Доля руководителя | Полная стоимость руководителя, делённая на число подчинённых |
| 9 | Доля общих служб: бухгалтерия, кадры, ИТ | Их полная стоимость или счёт аутсорса, делённые на численность компании |
| 10 | Подбор и адаптация в месяц | Счёт агентства или часы рекрутера, делённые на 12 и умноженные на долю текучести по роли |
| 11 | Обучение и аттестация в месяц | План обучения и счета за год, делённые на 12 |
| 12 | Полезный фонд времени, часов в месяц | Производственный календарь минус отпуск, больничные и обучение — расчёт в следующем разделе |
Общий тариф страховых взносов — 30 % до единой предельной базы и ниже после её превышения, а у субъектов МСП часть выплат сверх полутора МРОТ облагается по пониженной ставке. Из-за этого фактический годовой коэффициент у двух компаний с одинаковыми окладами разный. Считается он одной дробью: начислено взносов за год делится на базу за год, обе цифры лежат в расчёте по страховым взносам. В модельных расчётах ниже взят коэффициент 30 % — это верхняя граница, и она даёт консервативную, то есть безопасную для решения оценку.
Нарисованная (не скриншот) таблица из трёх колонок: номер, статья, значение. Двенадцать строк по порядку из статьи, значения заполнены по расчёту менеджера: оклад 62 000 ₽, премия 16 000 ₽, взносы 23 400 ₽, рабочее место 8 000 ₽, техника и лицензии 4 500 ₽, доля руководителя и общих служб 11 500 ₽, подбор и обучение 6 000 ₽. Под таблицей строка «Итого расходов за месяц: 131 400 ₽», ниже «Полезный фонд: 146 часов», ещё ниже крупно «900 ₽ за час». Справа от строк 3 и 12 выноски: «фактический коэффициент из расчёта по страховым взносам» и «не 168 и не 176». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Знаменатель: почему 146 часов, а не 168
Календарный месяц из 21 рабочего дня даёт 168 часов, длинный месяц — 176, в среднем по году получается около 164. Ни одно из этих чисел не годится: сотрудник физически не находится на работе все эти часы. Годовая норма при сорокачасовой неделе — примерно 1 970 часов, и из неё вычитается то, что оплачивается, но не работается.
| Что вычитаем | Часов в год | Основание |
|---|---|---|
| Годовая норма при 40-часовой неделе | 1 970 | Производственный календарь |
| Ежегодный отпуск: 28 календарных дней — это 20 рабочих | −160 | Трудовой кодекс, минимум |
| Больничные и отгулы, в среднем 5 дней | −40 | Своя статистика за 2–3 года по подразделению |
| Обязательное обучение, инструктажи, аттестации | −24 | План обучения и охрана труда |
| Остаётся полезного фонда | 1 746 | Это и есть знаменатель |
| В месяц: 1 746 ÷ 12 | 146 часов | Округление до целых |
Разница между 168 и 146 часами — 15 %, и она работает в ту же сторону, что и недобор в числителе. Если у вас есть своя статистика по больничным, её надо подставить: в производстве и в контакт-центрах пять дней — оптимистичная оценка, там регулярно выходит восемь-девять. Совещания, планёрки и внутренние задачи из знаменателя не вычитаются: это рабочее время, которое компания оплачивает и которое остаётся в её распоряжении. Их место — в числителе через долю руководителя, а не в знаменателе.
Два расчёта: менеджер по продажам и бухгалтер
Обе роли из компании на 40 человек, обе сидят в офисе, обе получают среднерыночные деньги. Разница в результате получается не из окладов, и это самое полезное наблюдение всей статьи.
У бухгалтера оклад выше на 8 000 ₽, а час дешевле на 56 ₽. Причин три, и все они лежат вне оклада. Первая — премиальная часть: у менеджера 16 000 ₽ против 2 000 ₽, и вместе со взносами это добавляет к его месяцу 18 200 ₽. Вторая — доля руководителя: у начальника отдела продаж обычно меньше подчинённых, чем у главного бухгалтера, поэтому на каждого приходится больше. Третья — текучесть: менеджеров по продажам меняют чаще, и расходы на подбор размазываются по меньшему сроку. Обратно играют только лицензии: рабочее место бухгалтера дороже на 3 300 ₽ из-за учётной системы, отчётности и подписи.
Числа 900 и 844 ₽ — результат конкретных вводных, а не свойство должности. У менеджера с окладом 75 000 ₽ и премией вдвое больше та же таблица даст и 1 000 ₽ в час, у менеджера на маленькой ставке в компании без офиса — 650 ₽. Универсальна здесь формула, а не результат, поэтому сравнивать между собой имеет смысл только ставки, посчитанные по одной таблице и на одном полезном фонде. Ставку, взятую из чужой статьи, в свой расчёт подставлять нельзя — можно взять только порядок величины для проверки.
Сравнение двух вертикальных столбцов одинаковой шкалы в рублях за месяц. Левый столбец «Менеджер по продажам, итого 131 400 ₽» с сегментами снизу вверх: оклад 62 000, премия 16 000, взносы 23 400, рабочее место 8 000, техника и лицензии 4 500, доля руководителя 11 500, подбор и текучесть 6 000. Правый столбец «Бухгалтер, итого 123 200 ₽» с сегментами: оклад 70 000, премия 2 000, взносы 21 600, рабочее место 8 000, техника и лицензии 7 800, доля руководителя 9 000, подбор и обучение 4 800. Под столбцами крупно «900 ₽/час» и «844 ₽/час», между ними подпись «оклад +8 000 ₽, час −56 ₽». Все числа подписаны.
Типовая ошибка: оклад, делённый на календарные часы
Самый частый способ посчитать цену часа — взять оклад и разделить на 168. Для менеджера из примера выше это даёт 369 ₽ вместо 900 ₽, то есть занижение в 2,4 раза. Даже если посчитать аккуратнее и взять весь фонд оплаты вместе с премией, но всё равно разделить на календарные 168 часов, получится 464 ₽ — почти вдвое меньше правильного числа.
| Способ счёта | Цена часа менеджера | Во сколько раз занижено |
|---|---|---|
| Оклад 62 000 ₽ ÷ 168 часов | 369 ₽ | в 2,4 раза |
| Фонд оплаты 78 000 ₽ ÷ 168 часов | 464 ₽ | в 1,9 раза |
| Фонд оплаты со взносами 101 400 ₽ ÷ 146 часов | 695 ₽ | в 1,3 раза |
| Полный расчёт 131 400 ₽ ÷ 146 часов | 900 ₽ | верное число |
Процесс отнимает у менеджера 40 часов в месяц. По ставке 369 ₽ это 14 760 ₽ в месяц, по ставке 900 ₽ — 36 000 ₽. Автоматизация за 300 000 ₽ окупается в первом счёте за 20 месяцев, во втором — за 8. По первому числу проект отклоняют как невыгодный, и компания продолжает платить 36 000 ₽ в месяц за работу, которую можно было снять. Ошибка в ставке опаснее ошибки в замере времени: она действует сразу на все процессы и все роли.
Что делать с этой цифрой дальше
Сама по себе цена часа ничего не решает — она множитель. Полезной она становится в трёх местах, и во всех трёх её надо брать одну и ту же, иначе расчёты перестанут сходиться между собой.
- Перевод замера в рубли. Часы из хронометража умножаются на ставку роли, и получается цена процесса «как есть». Это база, относительно которой считается любая экономия — методика есть в материале про цену ручной работы.
- Расчёт окупаемости. Ставка входит в числитель экономии. Здесь важно не завышать её обратной ошибкой: считать экономией можно только те часы, которые реально перестанут оплачиваться или будут заняты другой работой, приносящей деньги. Как отделить одно от другого, разобрано в разборе окупаемости автоматизации.
- Приоритет процессов. Один и тот же час, отнятый у разных ролей, стоит по-разному: 550 ₽ у кладовщика, 900 ₽ у менеджера, 1 800 ₽ у руководителя подразделения. При равном количестве часов автоматизировать сначала надо там, где час дороже, — это правило меняет очередь проектов чаще, чем ожидают.
Когда таблицу можно не собирать
Сбор двенадцати строк занимает два-три часа, и в четырёх случаях эти часы тратить не стоит.
- Решение очевидно на порядок. Процесс отнимает 4 часа в месяц: при любой мыслимой ставке от 500 до 2 500 ₽ это 2 000–10 000 ₽, и проект за 300 000 ₽ не окупится ни при каком раскладе. Точность здесь ничего не меняет.
- Роль уже посчитана. Если ставка для этой должности считалась в прошлом году и оклады с тех пор не менялись больше чем на 10 %, проще взять старое число и пересчитать в конце года. Пересобирать таблицу под каждый проект — лишняя работа.
- Сдельная оплата. У сдельщика цена часа — производная от выработки, а не от оклада, и считать её надо от стоимости единицы продукции. Формула из этой статьи там даст число, которое не соответствует ничему.
- Частичная занятость на нескольких функциях. Когда человек занимает 0,3 ставки в одном подразделении и 0,4 в другом, простое сложение долей даёт ошибку: часть накладных расходов не делится пропорционально. Этот случай разобран отдельно в материале про полную стоимость часа.
И главное ограничение, о котором стоит сказать прямо. Полная стоимость часа — это то, во что компании обходится час сотрудника, а не то, сколько вы сэкономите, освободив этот час. Если освобождённое время не заполняется работой, приносящей деньги, и штат не меняется, экономия остаётся на бумаге. Ставка отвечает на вопрос «сколько это стоит», а на вопрос «сколько вернётся» отвечает только расчёт окупаемости с честным ответом про то, что произойдёт с освободившимися часами.
Оклад — это то, что видит сотрудник. Цена часа — то, что платит компания. Между ними разница вдвое.
