Переусложнение — это не когда систему сделали слишком хорошо. Это когда за 1 200 000 ₽ и пять месяцев построили восемнадцать сценариев, из которых работают три, а те же три можно было получить за 250 000 ₽ через четыре недели. Деньги теряются не на разработке лишнего: они теряются на четырёх месяцах, в течение которых готовая часть уже могла работать и не работала.
Раздувание почти всегда происходит добросовестно. Заказчик хочет «сделать сразу нормально, чтобы потом не переделывать», подрядчик добавляет в объём всё, что услышал на встречах, и к моменту подписания в техническом задании появляются роли, которых нет в штатном расписании, и отчёты, которых никто не просил. Ниже — как это увидеть в своём же документе и как посчитать разницу.
Шесть признаков, что объём раздувается
Все шесть видны в тексте технического задания или коммерческого предложения, до подписания и без технических знаний. Один признак — норма, три и больше — повод пересобрать объём.
- В требованиях появились роли, которых нет в штатном расписании. «Супервайзер», «методолог», «контролёр качества данных» — если в компании таких должностей нет, сценарии для них никто не откроет.
- У отчёта нет владельца. «Аналитический модуль» без ответа на вопрос «кто и в какой день недели его открывает» — это строка сметы, а не инструмент.
- Настройки «на будущее». Мультивалютность при одной валюте, мультисклад при одном складе, права по филиалам при одном офисе. Каждая такая настройка удорожает разработку и поддержку постоянно, а пригождается в лучшем случае через три года.
- Сценарии для случаев реже раза в месяц. Редкий случай дешевле обрабатывать человеком: сценарий, срабатывающий четыре раза в месяц, стоит столько же, сколько срабатывающий четыреста раз.
- Интеграции с системами, которых у компании нет. «Предусмотреть обмен с будущей WMS» означает, что вы платите за интерфейс, требования к которому появятся через год и не совпадут.
- Формулировка «гибко настраивается» вместо правила. Гибкость стоит денег на разработке и ещё раз на обучении: настраивать её будет тот же человек, который сейчас не может сформулировать правило.
Правило доли: три сценария закрывают 79 % потока
Проверяется это выгрузкой за один вечер. Берётся 520 обращений за последний месяц, каждое размечается по типу, типы сортируются по частоте и считается накопленная доля. В модельной компании получилось так: регистрация заявки от постоянного клиента — 41 % (213 обращений), запрос счёта и отгрузочных документов — 24 % (125), статус заказа — 14 % (73). Вместе это 411 обращений и 79 % потока. Оставшиеся пятнадцать типов делят между собой 109 обращений, и самый крупный из них — 4 %.
Столбиковая диаграмма по 18 типам обращений за месяц, отсортированная по убыванию. Три первых столбца подписаны значениями: «регистрация заявки — 41 %, 213», «счёт и документы — 24 %, 125», «статус заказа — 14 %, 73». Остальные пятнадцать столбцов низкие, крупнейший подписан «4 %, 21». Поверх — линия накопленной доли, пересекающая отметку 79 % на третьем столбце, эта точка выделена и подписана «граница первой версии». Всего 520 обращений в месяц, ось подписана.
Пропорция «три типа — около 80 %» устойчива для потоков обращений и заявок, но проверять её надо на своей выборке: встречаются компании, где первые три типа дают 55 %, и там граница первой версии проходит по пяти сценариям. Важно не число три, а сам приём — сортировка по частоте вместо сортировки по важности.
Два варианта на одних числах
Дальше сравниваются два предложения на один и тот же процесс. Ручная обработка одного обращения — 11 минут, автоматизированного — 2 минуты, ставка сотрудника с налогами — 900 ₽ в час. Разница в 9 минут и есть источник экономии.
| Показатель | Три сценария | Восемнадцать сценариев |
|---|---|---|
| Разработка | 250 000 ₽ | 1 200 000 ₽ |
| Срок до запуска | 4 недели | 5 месяцев |
| Поддержка | 12 000 ₽/мес | 45 000 ₽/мес |
| Доля потока | 79 %, 411 обращений из 520 | 100 %, 520 обращений |
| Экономия времени | 62 часа в месяц, 55 800 ₽ | 78 часов в месяц, 70 200 ₽ |
| Чистый эффект в месяц | 43 800 ₽ | 25 200 ₽ |
| Окупаемость разработки | 5,7 месяца | 47,6 месяца |
| Цена одного сценария | 83 333 ₽ | 66 667 ₽ |
| Обучение | 1 инструкция, 2 часа на человека | 6 инструкций, 12 часов на человека |
Сравнение в две колонки. Левая «Три сценария»: «250 000 ₽», «4 недели», «поддержка 12 000 ₽/мес», «79 % потока», «окупаемость 5,7 месяца». Правая «Восемнадцать сценариев»: «1 200 000 ₽», «5 месяцев», «поддержка 45 000 ₽/мес», «100 % потока», «окупаемость 47,6 месяца». Под колонками общая подпись: «цена одного сценария 83 333 ₽ против 66 667 ₽ — дешевле за штуку, дороже за результат». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Строка «цена одного сценария» — главная ловушка коммерческого предложения. Разработка оптом действительно дешевле: 66 667 ₽ против 83 333 ₽. Но покупается не сценарий, а закрытая доля потока, и по этому показателю картина обратная. Поддержка при этом растёт быстрее объёма: восемнадцать сценариев надо чинить при каждом изменении процесса, и сопровождение из-за этого дорожает почти вчетверо — с 12 000 ₽ до 45 000 ₽ в месяц.
Первый год в деньгах
Считаем накопленный результат за 12 календарных месяцев с момента подписания договора. Короткий вариант запускается через четыре недели и работает 11 месяцев, длинный — через пять месяцев и работает семь.
График накопленного денежного результата за 12 месяцев. Горизонтальная ось — месяцы, вертикальная — рубли, ноль отмечен линией. Линия «три сценария» уходит вниз до −250 000 ₽, с пятой недели начинает расти, пересекает ноль на отметке 5,7 месяца (точка выделена и подписана «окупаемость») и приходит к +231 800 ₽. Линия «восемнадцать сценариев» опускается до −1 200 000 ₽, четыре месяца идёт горизонтально с подписью «система ещё не работает», затем медленно поднимается и заканчивает год на −1 023 600 ₽. Все ключевые числа подписаны.
Стартовые значения — короткий вариант из статьи: 250 000 ₽ разработки и 12 000 ₽ поддержки в месяц. Подставьте свою вилку из коммерческого предложения и сравните месячный эффект, посчитанный по методике выше: число обращений в месяц умножьте на сэкономленные минуты и на ставку часа.
Сколько стоит ручная работа в вашем процессе
Расчёт учитывает только время сотрудников. Возвращённые продажи, снятые ошибки и штрафы, скорость реакции — сверх этой модели. На диагностике считаем по вашим фактическим цифрам.
Метод отсечения и почему подрядчику выгодно усложнять
Отсечение делается тремя вопросами к каждому требованию. Требование остаётся в первой версии только тогда, когда на все три есть конкретный ответ. В модельном техническом задании из восемнадцати сценариев тест прошли три — те самые, что закрывают 79 % потока.
- 1Что сломается в работе в понедельник, если этого не будет в первой версии? Ответ «будет неудобно» означает «не будет в первой версии». Ответ «отгрузка встанет» означает «остаётся».
- 2Сколько раз в месяц это происходит? Число берётся из выгрузки, а не из памяти. Всё, что реже одного раза в месяц, обрабатывается человеком дешевле.
- 3Кто именно это откроет и в какой день? Имя и день недели. Если названо подразделение, а не человек, требование уходит в список второй версии.
Мотивация подрядчика при этом не злонамеренная, а структурная: цена считается от объёма, фиксированную сумму на большом объёме проще защитить, а поддержка восемнадцати сценариев приносит ему 45 000 ₽ в месяц вместо 12 000 ₽. Поэтому предложение «сделаем сразу полностью» возникает само собой, без чьего-либо умысла.
Строки без единицы измерения («модуль отчётности — 180 000 ₽») вместо перечня сценариев. Паушальная строка «доработки — 300 000 ₽» без описания состава. Отсутствие критериев приёмки у половины пунктов. Один срок на весь проект вместо этапов с промежуточными результатами. Как разложить такое предложение обратно на проверяемые пункты, разобрано в материале про техническое задание на автоматизацию.
Когда сложность оправданна
Есть четыре ситуации, в которых объём диктуется не подрядчиком и урезать его нельзя. Во всех четырёх сложность оплачивается не удобством, а внешним требованием или физикой нагрузки.
- Регуляторное требование. Маркировка «Честный знак» с 27 обязательными товарными группами и автоматической блокировкой продажи при ошибках, электронный документооборот, отраслевые государственные системы. Здесь неполный контур означает остановку продаж, а не неудобство.
- Реальная многофилиальность. Не «два склада», а разные цены, разные права доступа и разная отчётность по подразделениям. Если правила действительно различаются, экономия на общем контуре обернётся ручной сверкой.
- Объём свыше сотен тысяч операций в месяц. На таких потоках простое решение перестаёт держать нагрузку, и переделка на ходу стоит дороже, чем сразу сделанная архитектура.
- Обходной путь дороже разработки. Если недостающий сценарий закрывается человеком за 40 часов в месяц, это 36 000 ₽ ежемесячно — и он окупает свою разработку меньше чем за год. Проверять это надо счётом, а не ощущением.
Во всех остальных случаях работает поэтапный маршрут: короткая первая версия, её проверка на боевом потоке и расширение за счёт полученного эффекта. Порядок этапов при ограниченном бюджете мы разбирали отдельно — в каком порядке автоматизировать, а способ проверить идею до полного внедрения — в материале про пилот и MVP.
Покупается не количество сценариев, а доля потока, которую они закрывают. Всё остальное — цена за штуку.
