Процесс, который выполняется дважды в месяц, не окупается почти никогда. Две операции по два часа на ставке менеджера в 993 ₽ за час дают 2 780 ₽ экономии в месяц, а порог для самого дешёвого заказного контура начинается с 28 111 ₽. Разрыв десятикратный, и он не закрывается ни скидкой на внедрение, ни сменой подрядчика: постоянная часть расходов не уменьшается вместе с частотой.
При этом именно такие задачи первыми приходят в голову, когда речь заходит об автоматизации. Раз в месяц сводить отчёт из трёх систем — мучительно, и об этом помнят все. Четыреста раз в месяц по пять минут переносить заявку из почты в CRM — незаметно, об этом не говорит никто, хотя вторая операция обходится компании вдвое дороже первой.
Ниже — формула порога частоты, таблица порогов для трёх типовых длительностей операции, способ за вечер построить список процессов по годовой стоимости вместо громкости жалоб и четыре инструмента, которыми редкие процессы закрываются вместо автоматизации.
Порог частоты: одна дробь и три числа
Порог собирается из трёх величин: во что обходится содержание контура, сколько времени автоматизация снимает с одной операции и сколько стоит час того, кто её выполняет. Ставку часа берём не по окладу, а по полной стоимости: у оператора это 780 ₽, у бухгалтера 844 ₽, у менеджера по продажам 993 ₽. Методика с делением на 146 фактически отработанных часов в месяц, а не на 176 календарных, разобрана в материале про полную стоимость часа сотрудника.
Минимальное число выполнений операции в месяц, при котором автоматизация возвращает вложение за 18 месяцев. Считается как требуемая месячная экономия, делённая на экономию с одной операции. Величина, обратная тому, о чём обычно спорят: не «сколько стоит проект», а «сколько раз это должно повториться, чтобы проект имел смысл».
Контур берём тот же, что и в разборе порогов по деньгам: разовое вложение 200 000 ₽ и эксплуатация 17 000 ₽ в месяц — это нижняя граница заказного проекта, а не средний чек. Возврат вложения за 18 месяцев требует 200 000 ÷ 18 = 11 111 ₽ в месяц; вместе с эксплуатацией выходит 28 111 ₽ требуемой валовой экономии ежемесячно. Автоматизация снимает не всё время операции — контроль, разбор исключений и ручные правки остаются, поэтому в расчёт идут 70 % времени, а не 100 %.
Дальше — деление. Экономия с одной операции равна времени операции в часах, умноженному на ставку часа и на 0,7. Порог частоты — это 28 111, делённое на полученную величину. Для получасовой операции на ставке 780 ₽ экономия с раза составляет 0,5 × 780 × 0,7 = 273 ₽, а порог — 28 111 ÷ 273 = 103 операции в месяц. Ту же арифметику можно повторить на калькуляторе для любой своей операции.
| Время одной операции | Оператор, 780 ₽/час | Бухгалтер, 844 ₽/час | Менеджер, 993 ₽/час |
|---|---|---|---|
| 5 минут | 618 раз в месяц | 571 раз в месяц | 485 раз в месяц |
| 30 минут | 103 раза в месяц | 95 раз в месяц | 81 раз в месяц |
| 2 часа | 26 раз в месяц | 24 раза в месяц | 20 раз в месяц |
Читается таблица так: если ваша операция короче и дешевле, повторений нужно больше. Пятиминутное действие оператора должно случаться 618 раз в месяц — это примерно 28 раз за рабочий день. Двухчасовое действие менеджера достаточно 20 раз в месяц, то есть каждый рабочий день по разу. Ставка сдвигает порог заметно слабее длительности: между оператором и менеджером разница по ставке 1,27 раза, и пороги отличаются на пятую часть, а между пятью минутами и двумя часами — в 24 раза.
Столбчатая диаграмма из трёх вертикальных столбцов, ось значений — число операций в месяц от 0 до 700, логарифмической шкалы нет. Столбцы слева направо: «5 минут — 618 раз», «30 минут — 103 раза», «2 часа — 26 раз». Все три подписаны сверху числом. Поверх диаграммы горизонтальная штриховая линия на отметке 2 с подписью «типичная частота редкого процесса — 2 раза в месяц», линия проходит у самого основания столбцов. Слева от диаграммы вертикальная выноска с текстом «требуемая экономия 28 111 ₽/мес: вложение 200 000 ₽ ÷ 18 плюс эксплуатация 17 000 ₽». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Коробочное решение сдвигает порог примерно вдвое. При смете от ~30 000 ₽ разово и 12 000 ₽ в месяц требуемая экономия падает до 13 667 ₽, и та же получасовая операция окупается уже с 50 повторений в месяц вместо 103. Это единственный честный способ уронить порог: не скидка на внедрение, а другой класс решения. Скидка уменьшает первое слагаемое из двух, причём меньшее — 30 % скидки на внедрение сдвигает порог всего на 12 %.
Раздражает одно, а стоит другое
Частота — половина ответа. Вторая половина в том, что список раздражающих процессов и список дорогих процессов в компании почти не пересекаются. Ниже — модельный расчёт для оптовой компании на 40 человек: шесть процессов, отсортированных по тому, как часто на них жалуются на планёрке.
| Процесс | Раз в месяц | Минут на раз | Ставка ₽/час | ₽/мес | ₽/год |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Свод управленческого отчёта из трёх систем | 1 | 360 | 2 630 | 15 780 | 189 360 |
| 2. Подготовка тендерного пакета | 2 | 180 | 993 | 5 958 | 71 496 |
| 3. Сверка взаиморасчётов перед оплатой | 4 | 45 | 844 | 2 532 | 30 384 |
| 4. Разноска входящих накладных | 250 | 6 | 844 | 21 100 | 253 200 |
| 5. Одинаковые ответы клиентам в мессенджере | 520 | 3 | 780 | 20 280 | 243 360 |
| 6. Перенос заявок из почты в CRM | 400 | 5 | 993 | 33 100 | 397 200 |
| Итого | — | — | — | 98 750 | 1 185 000 |
Первые три строки — те, о которых говорят. Вместе они стоят 291 240 ₽ в год, или 24,6 % годовой цены ручной работы. Последние три никто не называет вслух, потому что каждая операция занимает от трёх до шести минут и кажется бесплатной. Вместе они стоят 893 760 ₽, или 75,4 %. Списки не просто разные — они перевёрнуты.
Минус одиннадцать рублей в месяц — не фигура речи, а результат деления. Три процесса, из-за которых на планёрке поднимают голос, вместе не окупают даже собственную эксплуатацию: экономия 16 989 ₽ против абонентской платы 17 000 ₽. При этом каждый из трёх «незаметных» процессов уже сегодня закрывается готовыми решениями — разноской входящих накладных, автозаполнением CRM из почты и автоматическими ответами на повторяющиеся вопросы.
Сравнение двумя вертикальными колонками одинаковой ширины. Левая колонка озаглавлена «Порядок жалоб», в ней сверху вниз шесть строк: свод отчёта, тендерный пакет, сверка взаиморасчётов, накладные, ответы клиентам, заявки в CRM. Правая колонка озаглавлена «Порядок денег», строки те же, но в обратном порядке: заявки в CRM 397 200 ₽, накладные 253 200 ₽, ответы клиентам 243 360 ₽, отчёт 189 360 ₽, тендерный пакет 71 496 ₽, сверка 30 384 ₽. Между колонками перекрещивающиеся тонкие линии, соединяющие одинаковые процессы. Под левой колонкой подпись «верхние три — 291 240 ₽ в год, 24,6 %», под правой «верхние три — 893 760 ₽ в год, 75,4 %». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Исключения: редко, но дорого ошибиться
Порог частоты считает только сэкономленное время. Есть операции, у которых главная стоимость — не время, а вероятная ошибка: они выполняются четыре раза в год, но сбой останавливает выручку или срывает срок с деньгами. В таком случае в числитель добавляется ожидаемый убыток — вероятность сбоя, умноженная на его цену, — и решение может перевернуться.
Соблазн в этом расчёте один: подставить в числитель полную стоимость катастрофы и объявить, что процесс окупается. В примере выше время дало 7 090 ₽ в год — меньше двух процентов эффекта, всё остальное принесла вероятностная часть. Значит, и проверять надо именно её: сколько сбоев было за последние два года по факту, а не по ощущению. Если ответ «ни одного» — вероятность в расчёте берётся не 25 %, и вывод меняется на противоположный.
Чем закрывают редкий процесс вместо автоматизации
У редкого процесса нет запаса на абонентскую плату, зато почти всегда есть запас на разовую работу. Бюджет считается просто: месячная экономия, умноженная на 18, при условии, что у решения нет ежемесячной строки расходов вообще. Ниже — что помещается в каждую вилку.
| Экономия времени, ₽/мес | Бюджет за 18 месяцев | Правильный инструмент |
|---|---|---|
| до 1 700 ₽ | до 30 000 ₽ | Чек-лист, шаблон документа или правило в CRM. Часы работы, а не проект |
| 1 700–4 200 ₽ | 30 000–75 000 ₽ | Регламент плюс шаблон с предзаполнением полей из учётной системы |
| 4 200–13 700 ₽ | 75 000–246 000 ₽ | Разовый скрипт без абонентской платы, запускается руками по кнопке |
| 13 700–28 100 ₽ | Абонентская плата уже окупается | Готовое коробочное решение: от ~30 000 ₽ разово плюс 5 000–25 000 ₽/мес |
| от 28 100 ₽ | Абонентская плата окупается с запасом | Заказной контур: 200 000 ₽ плюс 17 000 ₽/мес, окупаемость до 18 месяцев |
Свод управленческого отчёта из трёх систем занимает 6 часов и делается раз в месяц. По ставке собственника в 2 630 ₽ за час — это нижняя граница, посчитанная через стоимость наёмного директора, — выходит 11 046 ₽ экономии в месяц и 198 828 ₽ бюджета на 18 месяцев — почти вся смета заказного контура. Но с эксплуатацией в 17 000 ₽ тот же процесс уходит в минус на 5 954 ₽ ежемесячно и не возвращает ничего. Разница не в размере вложения, а в наличии абонентской строки. Если отчёт нужен постоянно и в живом виде, считать надо уже не скрипт, а управленческую отчётность как отдельную задачу с собственным объёмом.
Тендерный пакет из той же таблицы даёт 4 171 ₽ экономии в месяц — это около 75 000 ₽ бюджета, или 25 часов работы инженера по рыночной ставке 3 000 ₽ в час. За 25 часов не делается интеграция, зато делается шаблон пакета с автоподстановкой реквизитов, номенклатуры и цен из учётной системы. Это и есть честный ответ на просьбу «автоматизировать тендеры» в компании, которая подаёт две заявки в месяц.
Схема-развилка слева направо. Слева входной блок «Месячная экономия времени по процессу». От него вправо расходятся пять ветвей, подписанных диапазонами: «до 1 700 ₽», «1 700–4 200 ₽», «4 200–13 700 ₽», «13 700–28 100 ₽», «от 28 100 ₽». Каждая ветвь заканчивается прямоугольником с названием инструмента: «чек-лист и правило в CRM», «регламент и шаблон с предзаполнением», «разовый скрипт без абонентской платы», «коробочное решение», «заказной контур 200 000 ₽ плюс 17 000 ₽/мес». Под тремя левыми прямоугольниками общая фигурная скоба с надписью «ежемесячной платы нет: бюджет = экономия × 18». Под двумя правыми скоба с надписью «абонентская плата окупается». Чертёжный стиль, подписи по-русски.
Как за вечер построить свой список
Ранжирование по годовой стоимости занимает один вечер и не требует ни консультанта, ни системы учёта рабочего времени. Порядок такой.
- 11. Выписать процессы, а не жалобы
Строка списка — это действие с началом и концом: «разнести входящую накладную», а не «бардак в закупках». Пятнадцати-двадцати строк хватает: длиннее список делать бессмысленно, хвост всё равно не пройдёт ни один порог.
- 22. Проставить частоту по факту, а не по памяти
Частоту берут из систем: число документов за месяц в учётной системе, число обращений в мессенджере, число сделок в CRM. Оценка «ну, часто» систематически завышает редкие процессы и занижает частые — именно на этом и держится перевёрнутый список.
- 33. Замерить время секундомером на трёх повторениях
Не спрашивайте «сколько уходит», спрашивайте разрешения посидеть рядом. Разница между названным и замеренным временем на коротких операциях обычно двукратная в обе стороны. Три замера дают достаточную точность, потому что дальше число всё равно умножается на приблизительную ставку.
- 44. Умножить на полную ставку часа и на 12
Частота в месяц × время в часах × ставка × 12 = годовая стоимость процесса. Ставка — полная, со взносами и рабочим местом, а не оклад, делённый на 176. Занижение ставки вдвое переворачивает половину списка.
- 55. Отсортировать по годовой стоимости и отсечь по порогу
Сортировка по последней колонке даёт настоящий порядок работ. Дальше по таблице порогов вычёркивается всё, что не набирает нужной частоты, и для вычеркнутого выбирается инструмент из вилок бюджета — чек-лист, регламент или разовый скрипт.
- 66. Сложить оставшееся в один контур, а не в пять проектов
Процессы, прошедшие порог, дешевле делать вместе: постоянная часть расходов у них общая. В модельном примере три процесса в одном контуре дали окупаемость 5,7 месяца, тогда как по отдельности ни один из них не набирал 28 111 ₽ требуемой экономии.
Когда порогу частоты нельзя верить
Формула проста и потому легко ошибается. Четыре ситуации, в которых её результат надо перепроверять руками.
- Объём растёт быстро. Порог считается на сегодняшнюю частоту, а живёт решение годами. Если поток растёт на 40 % в год, операция с 300 повторениями пройдёт порог 485 примерно через полтора года — и решение принимается уже не по текущей цифре, а по горизонту.
- Операция редкая, но входит в частый процесс. Отдельная строка «сверка спорной поставки» встречается четыре раза в месяц, но она часть приёмки товара, которая идёт 250 раз. Считать надо процесс целиком, иначе он рассыпается на редкие куски, ни один из которых не окупается.
- Доля снимаемого времени не 0,7. Там, где остаётся сплошная ручная проверка, реальная доля падает до 0,4–0,5, и порог растёт в полтора раза. Там, где результат уходит без чтения человеком, доля доходит до 0,9 — но такие процессы встречаются редко и требуют отдельного разговора о цене ошибки.
- Экономия не превращается в деньги. Снятые часы становятся рублями, только если освободившееся время чем-то занято или ставка сокращена. Правило то же, что и в общем расчёте окупаемости автоматизации: пятнадцать высвобожденных часов у пяти разных людей — это не половина ставки, а пять человек с более свободным днём.
И главное ограничение, которое формула не покрывает вовсе: она отвечает на вопрос «окупится ли», а не на вопрос «надо ли». Процесс может проходить порог с запасом и всё равно не подлежать автоматизации — потому что он меняется каждый месяц, потому что у него нет владельца или потому что деньги нужны раньше горизонта окупаемости. Частота — первый фильтр, а не единственный.
