Со стороны заказчика в проекте автоматизации нужны пять ролей: спонсор, который принимает решение и держит приоритет; куратор, который следит за календарём и не даёт вопросам зависать; владелец процесса, который утверждает правила; предметный эксперт, который знает, как работа идёт на самом деле; и администратор доступов, который выдаёт права и поднимает тестовые контуры. В компании до 50 человек эти роли обычно закрывают три человека, а не пять — но не любые три.

Второй вопрос, который задают реже, а стоит он дороже: сколько это в часах. В модельном проекте на 12 недель получается 127 часов рабочего времени заказчика — 178 400 ₽ по полным ставкам сотрудников. Эта сумма не входит ни в одну смету подрядчика и почти никогда не попадает в расчёт окупаемости, хотя оплачивается из того же кармана.

Порядок этапов проекта мы разбирали отдельно — восемь этапов от диагностики до поддержки и то, что происходит внутри каждого. Здесь другая ось: не что происходит по неделям, а кто это делает, сколько часов у него уходит и что именно ломается, когда роль не назначена. По нашему опыту срок срывает не работа подрядчика, а недооценённое время заказчика: команда простаивает не потому, что не умеет, а потому что ждёт ответа.

Пять ролей и что ломается без каждой

Роль — это не должность, а набор полномочий. Один и тот же коммерческий директор может быть спонсором в одном проекте и владельцем процесса в другом. Важно не название в приказе, а ответ на вопрос: кто имеет право сказать «делаем так» и после этого не отменить решение через неделю.

РольКто это обычноГлавное полномочиеЧасов за проектЧто ломается без неё
СпонсорСобственник или генеральный директорРешает, что проект важнее других задач, и разрешает конфликты между подразделениями10Проект проигрывает конкуренцию за время людей: все «за», никто не выделяет
Куратор проектаОперационный директор, руководитель ИТ, помощник первого лицаДержит календарь и эскалирует зависшие вопросы18Вопросы висят по 10 рабочих дней, подрядчик молча переключается на другой проект
Владелец процессаРуководитель отдела, который работает в этом процессеУтверждает правила, отклоняет новые требования, подписывает приёмку этапа48Правила меняются от встречи к встрече, приёмка растягивается, растут переделки
Предметный экспертКладовщик, бухгалтер, оператор, менеджер — тот, кто делает работу рукамиОтвечает, как процесс идёт на самом деле, и ловит исключения39 на двоихСистема собирается по регламенту, а не по реальности; исключения всплывают после запуска
Администратор доступовСистемный администратор или внешний ИТ-подрядчикВыдаёт права, поднимает тестовый контур, делает выгрузки, отзывает доступы в конце121–3 недели простоя на ожидании ключей API и прав в CRM

Про владельца процесса у нас есть отдельный разбор: какие три полномочия делают его владельцем и почему ИТ-специалист не может занять эту роль. Про администратора доступов — тоже: как выдать права, ограничить их и забрать обратно без общей учётной записи «integrator» на четырёх человек. Здесь важнее то, как эти роли складываются в один календарь.

Что это значитСпонсор проекта

Человек, который отвечает за деньги и приоритет, но не за содержание работ. Его вклад измеряется не часами на встречах, а числом снятых блокировок: «склад выделяет вам своего человека на две недели», «до конца проекта требования по этому участку не меняем», «бюджет на второй этап подтверждён». Спонсор, который не может отдать такое распоряжение, — не спонсор, а зритель.

схема процессаkto-chto-delaet-v-proekte-avtomatizacii--01
Схема пяти ролей заказчика вокруг проекта с указанием полномочий и часов каждой

Схема из шести блоков. В центре блок «Проект: 12 недель». Вокруг него пять блоков-ролей со стрелками к центру, на каждой стрелке подписано полномочие и число часов: «Спонсор — приоритет и бюджет, 10 ч», «Куратор — календарь и эскалация, 18 ч», «Владелец процесса — правила и приёмка, 48 ч», «Предметный эксперт (2 чел.) — реальность и исключения, 39 ч», «Администратор доступов — права и контуры, 12 ч». Сбоку отдельный блок «Подрядчик» соединён с центром двусторонней стрелкой с подписью «вопросы — ответ 3 рабочих дня». Внизу итоговая полоса «127 часов заказчика за проект». Чертёжный стиль, подписи по-русски.

Пять ролей и одно правило: у каждой должно быть полномочие, а не поручение

Как выбрать этих людей внутри компании

Роли обычно назначают по должностям: раз процесс складской — значит, владелец начальник склада. Иногда совпадает, часто нет. Проверять стоит не должность, а три вещи: полномочие, интерес и знание процесса руками. Ниже — вопросы, которые мы задаём на диагностике, чтобы понять, кого называть в приложении к договору.

  1. 1
    Владелец процесса: три вопроса подряд

    Может ли он отменить решение своего подчинённого по этому процессу, ни с кем не согласовывая? Зависит ли его собственная оценка от результата процесса? Делал ли он эту работу руками за последние полгода? Три «да» — владелец. Одно «нет» на первом вопросе — передатчик вопросов, и проект будет идти со скоростью его руководителя.

  2. 2
    Предметный эксперт: берут среднего, а не лучшего

    Лучший сотрудник — плохой источник требований. Он обходит проблемы процесса автоматически, за годы перестал их замечать и на вопрос «а что если накладная пришла без номера» отвечает «ну я тогда просто звоню». Именно это «просто звоню» и есть неописанное правило, ради которого эксперт нужен. Средний исполнитель спотыкается о такие места и рассказывает о них сам.

  3. 3
    Экспертов должно быть двое

    Один человек всегда описывает свою версию процесса как единственную. Второй эксперт из того же отдела нужен не для объёма, а для расхождений: там, где двое описали одну операцию по-разному, и прячется правило, которого нет ни в одном регламенте. В модельном проекте это те самые 39 часов на двоих.

  4. 4
    Куратор: не самый свободный, а самый организованный

    Куратора часто выбирают по остаточному принципу — кто меньше загружен. Работает обратный признак: берите того, у кого уже есть привычка вести календарь, протоколы и списки открытых вопросов. Восемнадцать часов за проект — это не работа, а дисциплина; человеку без такой привычки они обойдутся в сорок.

  5. 5
    Спонсор: проверяется одним распоряжением

    Попросите кандидата в спонсоры сказать смежному отделу: «выделите на две недели одного человека под этот проект». Если после этой фразы человека выделили — спонсор настоящий. Если началось согласование — роль занята формально, и на первом же межотдельном конфликте проект встанет.

Часы по этапам: где на самом деле пик нагрузки

Интуиция подсказывает, что тяжелее всего заказчику в начале — когда пишут ТЗ. На практике пик приходится на пилот. Модельный проект: компания на 90 человек, автоматизируется один участок, бюджет внедрения 900 000 ₽, срок 12 недель от диагностики до запуска. Часы распределяются так.

ЭтапСпонсорКураторВладелец процессаЭксперты, двоеАдминистраторИтого часов
Диагностика и паспорт задачи21328
Карта процесса и цифры «до»1288120
ТЗ, смета, договор3353216
Прототип на ваших данных2374319
Внедрение и интеграции5125426
Пилот на части потока13915129
Запуск и обучение114219
Итого за проект1018483912127

Пилот забирает 29 часов из 127 — почти четверть. Причина в двойном контроле: две недели поток идёт и через новую систему, и через старый маршрут, и кто-то должен сверять результат. Это работа предметного эксперта, а не руководителя, поэтому у экспертов на пилоте 15 часов из их 39. Второй по тяжести этап — внедрение и интеграции, 26 часов, и здесь основная нагрузка ложится на владельца процесса: каждую неделю есть демонстрация, а после неё — решения по исключениям.

Прототип и пилот — это разные этапы и разные часы

Прототип проверяет одну гипотезу на обезличенных данных до основной разработки: распознаёт ли система ваши накладные, понимает ли робот ваших клиентов. Пилот запускает уже собранную систему на части живого потока рядом со старым процессом. Слова часто используют как синонимы, и из-за этого в план попадает один этап вместо двух — мы разбирали разницу между прототипом, пилотом и MVP с ценой каждого.

графикkto-chto-delaet-v-proekte-avtomatizacii--02
Диаграмма нагрузки заказчика по семи этапам проекта, пик на пилоте — 29 часов

Столбчатая диаграмма с накоплением по семи этапам. Ось X — этапы: диагностика, карта процесса, ТЗ и договор, прототип, внедрение, пилот, запуск. Ось Y — часы от 0 до 30. Высоты столбцов: 8, 20, 16, 19, 26, 29, 9. Внутри каждого столбца сегменты по ролям с подписями цветовой легенды: спонсор, куратор, владелец процесса, эксперты, администратор. Столбец «пилот» выделен и подписан «29 ч, из них 15 — предметные эксперты на двойном контроле». Внизу подпись «итого 127 часов за 12 недель». Чертёжный стиль, подписи по-русски.

Пик нагрузки заказчика — не ТЗ, а пилот: 29 часов из 127

Что эти часы стоят в деньгах

Час сотрудника считается по полной ставке, а не по окладу, делённому на 176. В полную ставку входят взносы, надбавка на премии и замещение, рабочее место, и делится всё это на фактически отработанные 146 часов в месяц — методику полного часа мы разбирали отдельно. Для модельного проекта берём 1 500 ₽/час для руководителей среднего звена, 900 ₽/час для линейных сотрудников и 2 630 ₽/час для первого лица.

Рабочее время заказчика на 12-недельном проекте с бюджетом 900 000 ₽
Спонсор: 10 ч × 2 630 ₽/час26 300 ₽
Куратор проекта: 18 ч × 1 500 ₽/час27 000 ₽
Владелец процесса: 48 ч × 1 500 ₽/час72 000 ₽
Два предметных эксперта: 39 ч × 900 ₽/час35 100 ₽
Администратор доступов: 12 ч × 1 500 ₽/час18 000 ₽
Итого178 400 ₽ за 127 часов — около 20 % к бюджету внедрения 900 000 ₽, средний час проекта 1 404 ₽

В разборе этапов мы называли цифру около 125 000 ₽ — это ядро нагрузки: владелец процесса, эксперты и администратор, то есть 72 000 ₽ плюс 35 100 ₽ плюс 18 000 ₽. Полная раскладка добавляет две роли, которые обычно не считают вовсе: спонсора на 26 300 ₽ и куратора на 27 000 ₽. Именно они выглядят необязательными на старте и именно их отсутствие потом объясняют словами «проект как-то заглох».

Сумма чувствительна к ставкам. Если владелец процесса — не начальник участка за 1 500 ₽/час, а коммерческий директор за 2 500 ₽/час, только эта строка вырастает с 72 000 ₽ до 120 000 ₽, и общий счёт уходит к 226 400 ₽. Это не повод ставить владельцем самого дешёвого сотрудника: полномочий у него не будет, и часы всё равно потратит руководитель, только не на решения, а на переспрашивание. Это повод считать часы заранее и класть их в расчёт окупаемости рядом со сметой подрядчика — как мы делаем в методике расчёта окупаемости.

графикkto-chto-delaet-v-proekte-avtomatizacii--03
Раскладка 178 400 рублей рабочего времени заказчика по пяти ролям проекта

Горизонтальная линейчатая диаграмма из пяти полос, отсортированных по убыванию суммы: владелец процесса 72 000 ₽ (48 ч × 1 500 ₽), эксперты 35 100 ₽ (39 ч × 900 ₽), куратор 27 000 ₽ (18 ч × 1 500 ₽), спонсор 26 300 ₽ (10 ч × 2 630 ₽), администратор доступов 18 000 ₽ (12 ч × 1 500 ₽). Справа итоговая плашка «178 400 ₽ за 127 часов». Под диаграммой узкая шкала сравнения: бюджет внедрения 900 000 ₽ и надстройка 178 400 ₽ с подписью «+20 %». Чертёжный стиль, подписи по-русски.

178 400 ₽ — это 20 % сверх бюджета внедрения, которых нет в смете подрядчика

Граница ответственности: что нельзя отдать наружу

Самая дорогая иллюзия в автоматизации звучит так: «мы отдали процесс на аутсорс, пусть подрядчик разберётся». Подрядчик действительно может разобраться в том, как процесс устроен технически. Но он не может решить, каким процесс должен быть, — не потому, что не хочет, а потому что за последствия отвечает не он.

ВопросКто отвечаетПочему именно так
Из каких компонентов собрана система, какие технологии и модели используютсяПодрядчикЭто его профессия и его риск: смета этапа фиксирована, ошибка в оценке — его убыток
Как связать 1С, CRM и телефонию, где хранить данные, как считать нагрузкуПодрядчикАрхитектурное решение с понятными критериями качества и проверяемым результатом
Что считается срочной заявкой, кому положена скидка, когда сделка переходит на следующий этапЗаказчик, делегировать нельзяЭто правила бизнеса. Подрядчик может их записать, но утвердить может только тот, кто отвечает за выручку
Какие данные считать достоверными, если склад и бухгалтерия расходятсяЗаказчик, делегировать нельзяВыбор источника истины меняет отчётность и налоговую базу — это управленческое решение
Что делать с 10–30 % случаев, которые уходят человекуЗаказчик задаёт правило, подрядчик реализуетПолной автономности не бывает; кто разбирает исключения и в какой срок — решает компания
Приоритет доработок, когда бюджета хватает на две из пятиЗаказчикПодрядчик не знает, какой из участков сейчас важнее для выручки
Ответственность перед клиентом и проверяющим за ошибку системыЗаказчикОператором персональных данных остаётесь вы, даже если систему построил и обслуживает подрядчик

Из последней строки следует практический вывод. Подрядчик может писать регламент, готовить инструкции, предлагать формулировки — и хороший подрядчик это делает. Утверждение остаётся внутри: подпись под правилом ставит человек, который будет по нему работать и отвечать. Мы фиксируем эту границу прямо в договоре — что мы гарантируем, чего не гарантируем и что происходит, если стороны разошлись, описано на странице гарантий и рисков.

«Напишите нам регламент сами» — это не экономия, а перенос риска

Когда заказчик просит подрядчика придумать правила процесса, происходит одно из двух. Либо подрядчик отказывается — и вы теряете две недели на возврат к тому же вопросу. Либо соглашается, пишет разумный с виду регламент, и через месяц после запуска выясняется, что в нём не учтён случай, который встречается у вас каждый вторник. Формально система работает по ТЗ, дефекта нет, а процесс сломан. Переделка оформляется допсоглашением и оплачивается заново.

сравнениеkto-chto-delaet-v-proekte-avtomatizacii--04
Три колонки разделения ответственности: подрядчик, заказчик и решения, которые нельзя делегировать

Сравнение в три колонки. Левая «Делает подрядчик»: архитектура и компоненты, интеграции 1С и CRM, качество кода, сроки этапа, фиксированная смета. Центральная «Делает заказчик»: приоритет доработок, выделение людей, приёмка этапов, обучение сотрудников. Правая «Не делегируется никогда» на выделенной заливке: правила процесса, источник достоверных данных, порядок разбора исключений, ответственность перед клиентом и проверяющим. Под колонками общая подпись: «Подрядчик может записать правило. Утвердить — только тот, кто по нему работает». Чертёжный стиль, подписи по-русски.

Технику можно отдать наружу, правила процесса — нет

Проект без выделенного человека: не дешевле, а длиннее

Отказ выделять людей не убирает часы — он их дробит. Те же 127 часов всё равно будут потрачены, но не блоками по два часа с подготовкой, а обрывками по 15–20 минут между другими делами. Разница не в сумме, а в том, что каждый обрывок начинается с восстановления контекста, а каждый вопрос ждёт своей очереди по несколько дней.

Механика простая. Подрядчик задаёт вопрос во вторник, ответ приходит в следующий вторник. За неделю ожидания команда переключилась на другую задачу, и на возврат нужен ещё день. Три таких вопроса подряд на одном этапе — и этап вырос на две недели, хотя ни строчки лишнего кода никто не написал. По нашей практике проект без назначенного владельца удлиняется на 4–6 недель из двенадцати, то есть на треть-половину срока.

Что стоит отсутствие выделенного человека на том же проекте
Те же 127 часов, раздробленные на обрывки по 15–20 минут178 400 ₽ — не экономятся
Сдвиг срока на 4 недели: 12 недель превращаются в 164 × 54 000 ₽ = 216 000 ₽
Второй круг сбора требований: эксперта не было на карте процесса56 000 ₽
Итого450 400 ₽ вместо 178 400 ₽ при той же смете внедрения — «сэкономленные» часы возвращаются с коэффициентом 2,5

Цену одной недели сдвига — 54 000 ₽ — мы считали в разборе сроков проекта автоматизации: это отложенная экономия плюс рабочее время команды на удержание проекта в живом состоянии. Второй круг сбора требований возникает, когда карту процесса рисовали по рассказу руководителя, а не по работе исполнителя: расхождение обнаруживается на демонстрации, и половину интервью приходится проводить заново.

этапыkto-chto-delaet-v-proekte-avtomatizacii--05
Две ленты времени: проект на 12 недель с выделенным человеком и на 16 недель без него

Две горизонтальные ленты времени одна под другой. Верхняя «С выделенным владельцем процесса»: 12 недель, семь этапов подряд без разрывов, отметки часов заказчика блоками. Нижняя «Без выделенного человека»: 16 недель, те же семь этапов, но между ними серые вставки с подписями «ожидание ответа 5 рабочих дней», «возврат в контекст», «второй круг интервью». Справа от лент две плашки с суммами: 178 400 ₽ и 450 400 ₽. Внизу подпись «часы одинаковые — 127; разница только в том, кто их держит». Чертёжный стиль, подписи по-русски.

Одни и те же 127 часов: сверху блоками, снизу обрывками — и четыре недели разницы

Совмещение ролей в компании до 50 человек

Пять отдельных людей — это норма для компании на 200–300 сотрудников. В компании на 30–50 человек ролей столько же, а людей меньше, и совмещать приходится. Некоторые пары работают хорошо, некоторые ломают проект тихо и незаметно.

Пара ролейВердиктЧто важно учесть
Куратор + владелец процессаРабочая пара, самая частая66 часов за проект, то есть 5,5 ч/нед. Реально при условии, что человека разгрузили от другой работы, а не добавили проект сверху
Владелец процесса + предметный экспертМожно и полезноПодходит, когда процесс живёт внутри одного отдела и руководитель сам делает часть операций. Опасно в другом: такой человек описывает процесс как надо, а не как есть
Спонсор + кураторМожно до 30 человек в компанииРаботает, если первое лицо действительно ведёт календарь проекта, а не подписывает счета. Иначе календаря нет ни у кого
Спонсор + владелец процессаРискованноПервое лицо не работает в процессе руками и не знает исключений. Решения будут приниматься по представлению о процессе, а не по процессу
Администратор доступов + владелец процессаЛомает проектИТ-специалист не отвечает за результат бизнес-процесса и не может утверждать его правила. Получается человек с ключами, но без полномочий
Собственник тянет все пять ролейЛомает проект и дорого стоит127 часов по ставке первого лица 2 630 ₽/час — это 334 010 ₽ и почти гарантированный сдвиг: у собственника нет 10 часов в неделю подряд

Практический минимум для компании на 30–50 человек — три человека: первое лицо в роли спонсора на 10 часов, руководитель отдела в связке «куратор плюс владелец процесса» на 66 часов и один линейный сотрудник как предметный эксперт. Доступы в такой конфигурации обычно закрывает внешний ИТ-подрядчик по 12 часам, и это нормально — при условии, что учётные записи именные, а не общая «integrator» на всех.

сравнениеkto-chto-delaet-v-proekte-avtomatizacii--06
Матрица совмещения ролей: рабочие пары, рискованные и те, что ломают проект

Матрица-сравнение из шести строк в трёх визуальных группах. Зелёная группа «Работает»: «куратор + владелец процесса — 66 ч, 5,5 ч/нед», «владелец процесса + предметный эксперт», «спонсор + куратор до 30 человек». Жёлтая группа «Рискованно»: «спонсор + владелец процесса». Красная группа «Ломает»: «администратор доступов + владелец процесса», «собственник тянет все пять ролей — 127 ч × 2 630 ₽ = 334 010 ₽». Справа врезка «минимум для 30–50 человек: 3 человека — 10 ч, 66 ч, 39 ч». Чертёжный стиль, подписи по-русски.

Три человека вместо пяти — рабочая схема, если это правильные три человека

Что записать в договор про доступность людей

Договор на разработку обычно подробно описывает обязанности подрядчика и одной строкой — обязанности заказчика: «оказывать содействие». Эта формулировка не работает ни в переговорах, ни в споре. Ниже шесть пунктов, которые превращают содействие в проверяемое обязательство; полный разбор договора мы собрали в статье о том, что должно быть в договоре на разработку.

  1. 1
    Поимённый список ролей приложением к договору

    ФИО, должность, роль в проекте, контакт и — обязательно — заместитель на случай отпуска или больничного. Роль без фамилии не назначена. Приложение обновляется допсоглашением, а не устной договорённостью на созвоне.

  2. 2
    Срок реакции на вопрос подрядчика — 3 рабочих дня

    Вопрос, влияющий на ход работ, направляется в согласованный канал и получает ответ за три рабочих дня. Не ответ по существу за три дня — хотя бы дата, к которой ответ будет. Молчание дольше срока автоматически продлевает этап на время ожидания.

  3. 3
    Окно приёмки этапа — 5 рабочих дней

    Заказчик проверяет результат этапа по заранее согласованным критериям и даёт либо акт, либо мотивированный отказ с перечнем замечаний. Формулировки, сроки и ловушку молчаливой приёмки мы разбирали в поэтапной приёмке в договоре.

  4. 4
    Простой по вине заказчика: как считается

    Если работы остановлены из-за невыданного доступа или неполученного ответа, срок этапа сдвигается на число дней простоя, а факт фиксируется письмом в тот же день. Это защищает обе стороны: подрядчика — от штрафа за чужую задержку, заказчика — от списывания на него любых опозданий задним числом.

  5. 5
    График отпусков и замещение

    Проект на 12 недель почти гарантированно накрывает чей-то отпуск. Достаточно посмотреть график до старта и записать в приложение, кто замещает владельца процесса и с какими полномочиями. Замещение без права утверждать правила — это не замещение.

  6. 6
    Право подрядчика приостановить этап

    Пункт выглядит недружелюбно, но защищает заказчика лучше любого штрафа. Он делает видимой ситуацию, в которой команда работает вхолостую: вместо тихого расползания сроков вы получаете письмо «работы приостановлены, ждём три решения» и можете вмешаться на первой неделе, а не на шестой.

схема процессаkto-chto-delaet-v-proekte-avtomatizacii--07
Схема маршрута вопроса подрядчика: три рабочих дня, эскалация и приостановка этапа

Схема маршрута одного вопроса из шести блоков со стрелками: «Вопрос подрядчика» → «Куратор: регистрирует и адресует, тот же день» → «Владелец процесса: решение за 3 рабочих дня». От блока владельца две ветки: верхняя «Решение принято → работы продолжаются», нижняя «Нет ответа 3 дня → эскалация спонсору». От эскалации ещё одна ветка вниз: «Нет решения 5 дней → приостановка этапа, срок сдвигается на дни простоя». Сбоку пометка «на время отпуска — назначенный заместитель с теми же полномочиями». Чертёжный стиль, подписи по-русски.

Вопрос без адресата и срока живёт в переписке в среднем десять рабочих дней

Что происходит с ролями после запуска

Проект заканчивается, а система остаётся. Часть ролей закрывается вместе с проектом, часть остаётся навсегда — и это тоже часы, которые лучше посчитать заранее, а не обнаружить через месяц после акта запуска.

РольЧто с ней после запускаЧасов в месяц, первые три месяца
СпонсорЧитает ежемесячный отчёт, решает по развитию и бюджету доработок1
Куратор проектаРоль закрывается вместе с проектом0
Владелец процессаОстаётся насовсем: смотрит метрики, задаёт приоритет доработок, утверждает изменения правил2
Предметный экспертСтановится первой линией: к нему идут вопросы «почему система так сделала»3
Администратор доступовОтзывает доступы подрядчика по чек-листу, дальше работает по заявкам1

Семь часов в месяц по тем же ставкам — это 9 830 ₽: 2 630 ₽ спонсора, 3 000 ₽ владельца процесса, 2 700 ₽ эксперта и 1 500 ₽ администратора. Через три-четыре месяца нагрузка падает примерно вдвое: вопросы «почему система так сделала» заканчиваются, остаются метрики и приоритеты. Эти часы стоит держать в голове рядом со стоимостью договора поддержки — что в него входит и зачем он нужен, разобрано на странице поддержки и в статье о том, сколько стоит поддержка.

Роль владельца процесса нельзя закрыть вместе с проектом

Самая частая причина, по которой рабочая система за год превращается в мёртвую: после акта запуска владельца процесса вернули к его обычным задачам, и теперь никто не смотрит на метрики и не решает, что делать с изменившимися правилами. Через полгода сотрудники обходят систему стороной, а руководство удивляется, почему эффект пропал. Два часа в месяц — это дешевле, чем повторное внедрение.

Когда людей выделить нельзя и проект лучше отложить

Отложить проект на квартал дешевле, чем провести его без людей. В первом случае вы теряете квартал отложенной экономии. Во втором — платите полную смету, получаете систему, собранную по представлению о процессе, и потом ещё платите за переделку. Пять ситуаций, в которых мы сами предлагаем подождать.

  • Сезонный пик у тех же людей. Бухгалтерия в январе, склад перед Новым годом, строительная бригада в июле. Владелец процесса физически не даст 4 часа в неделю, и это не вопрос мотивации. Проект переносится на межсезонье целиком, а не «начнём, а активную фазу сдвинем».
  • Единственный носитель знания уходит. Если человек, который один знает, как считается себестоимость или почему для этого клиента другая логистика, увольняется через месяц, сначала снимают знание с него — интервью, запись, регламент, — и только потом начинают проект. Иначе вы автоматизируете догадки.
  • Реорганизация или смена собственника. Пока не понятно, кто будет владеть процессом через два месяца, некому утверждать правила. Проект в такой момент не встаёт — он расползается: правила меняются вслед за расстановкой сил, и каждое изменение оплачивается.
  • У процесса нет общего руководителя. Процесс размазан между тремя отделами, и каждый отвечает за свой кусок. Сначала назначается один владелец с правом решать за все три участка — приказом, а не на словах. Без этого любое спорное решение уходит на согласование к первому лицу и стоит полторы-две недели.
  • Суммарно нельзя выделить 9 часов в неделю. Столько выходит в модельном проекте на 12 недель у трёх постоянных ролей: 4 часа владельца процесса, 1,5 часа куратора и 3,5 часа двух экспертов; спонсор и администратор доступов включаются разово. Если столько не набирается ни при какой перестановке, честный вывод — сузить объём до одного участка и вернуться к остальному через квартал.

Есть и шестой случай, менее очевидный: проект, в котором никто не может назвать цифру «до». Если непонятно, сколько сейчас занимает обработка заявки и сколько их в месяц, то и часы заказчика посчитать не на чем, и эффект потом не с чем сравнивать. Тогда первым шагом идёт не внедрение, а измерение процесса до внедрения — две недели работы, после которых становится видно, стоит ли вообще браться.

Подрядчика можно нанять. Владельца процесса нанять нельзя — его можно только назначить и разгрузить.